Как выписать доверенность в 1С: пошаговое руководство

Доверенность на получение товарно-материальных ценностей — один из самых частых документов, который бухгалтер оформляет в 1С перед отправкой сотрудника к поставщику. В типовых конфигурациях («Бухгалтерия предприятия», «Управление торговлей», «ERP») для этого предусмотрен отдельный документ с готовой печатной формой, поэтому ручная работа сводится к корректному заполнению реквизитов.

Ошибки в доверенности приводят к тому, что поставщик отказывается отпускать товар, а бухгалтерия не может принять документы к учёту. Чаще всего проблемы возникают из-за неправильно указанного паспорта сотрудника, пропущенного срока действия или незаполненного перечня ценностей. Ниже разобрано, где находится документ в разных конфигурациях, как его заполнить и проверить перед печатью.

Инструкция ориентирована на типовые конфигурации 1С. Если ваша база сильно доработана, названия разделов и документов могут отличаться — в этом случае ориентируйтесь на поиск по слову «доверенность» в списке всех функций.

Какую доверенность можно оформить в 1С и когда она нужна

В типовых конфигурациях 1С документ «Доверенность» предназначен для выдачи сотруднику полномочий на получение товарно-материальных ценностей от поставщика. Именно такую доверенность чаще всего требуют на складах при отгрузке по предоплате или при самовывозе.

Доверенность на представление интересов организации в налоговой, банке или суде в 1С не формируется как отдельный документ — её обычно готовят в текстовом редакторе по шаблону юриста. Не путайте эти два вида: бухгалтерский документ в 1С решает только задачу получения ценностей.

Обратите внимание: с уточнением форм первичных документов жёсткая обязательная форма доверенности отменена, организация вправе использовать собственный бланк. Однако типовая печатная форма из 1С по-прежнему устраивает большинство поставщиков, и менять её без необходимости не стоит.

Где найти документ «Доверенность» в разных конфигурациях

Расположение документа зависит от конфигурации. В «1С:Бухгалтерии 8» откройте раздел «Покупки» и найдите пункт «Доверенности» в группе документов по закупкам. Если пункта нет, откройте «Главное меню → Все функции → Документы» и найдите «Доверенность» в списке.

В «1С:Управление торговлей» и «1С:ERP» документ находится в разделе «Закупки» — «Документы закупки» или отдельным пунктом «Доверенности на получение ТМЦ». В некоторых релизах доверенность создаётся на основании документа «Заказ поставщику» или «Счёт на оплату поставщику» кнопкой «Создать на основании» — это удобно, потому что перечень ценностей и контрагент подставляются автоматически.

Если документа нет вообще, проверьте права пользователя и функциональность программы: в некоторых конфигурациях возможность оформления доверенностей включается в настройках. Также убедитесь, что у пользователя есть право добавления документов этого вида — типичная ситуация, когда документ «не находится», связана именно с ограничением прав.

1. 1
   Откройте раздел «Покупки» (в УТ — «Закупки») и найдите журнал «Доверенности»
2. 2
   Создайте новый документ или используйте «Создать на основании» из заказа поставщику
3. 3
   Заполните организацию, дату, сотрудника и его паспортные данные
4. 4
   Укажите поставщика, документ-основание и срок действия доверенности
5. 5
   Заполните табличную часть с перечнем ценностей
6. 6
   Проведите документ и распечатайте форму, подпишите у руководителя и главбуха

Как заполнить шапку документа

В шапке укажите организацию, от имени которой выдаётся доверенность, и дату документа. Дата важна: срок действия доверенности отсчитывается от неё, и поставщик сверяет её при отпуске товара. Номер присваивается автоматически, менять его без необходимости не нужно.

Поле «Физическое лицо» или «Сотрудник» заполняется из одноимённого справочника. Если сотрудник заведён в базе корректно, паспортные данные подтягиваются автоматически. Если паспорт не заполнен, откройте карточку физического лица и внесите серию, номер, дату выдачи и наименование выдавшего органа — без этого печатная форма выйдет с пустыми строками, и поставщик может такую доверенность не принять.

В поле «Контрагент» или «Поставщик» выберите организацию, у которой сотрудник получит ценности. Если доверенность создаётся на основании заказа или счёта, контрагент и документ-основание заполнятся сами — проверьте только актуальность данных.

Как заполнить срок действия и перечень ценностей

Срок действия доверенности указывается в поле «Срок действия» или «Действительна до». Распространённая практика — 10–15 дней, но организация вправе установить любой срок в соответствии со своей учётной политикой и требованиями поставщика. Не ставьте срок «с запасом» в несколько месяцев без необходимости: это увеличивает риск использования доверенности не по назначению.

Табличная часть «Товары» или «Материальные ценности» заполняется перечнем того, что сотрудник должен получить: наименование, единица измерения, количество. При создании на основании заказа перечень подставляется автоматически — сверьте его с фактическим заданием сотруднику и удалите лишние строки.

Если ценности получаются по счёту или накладной, укажите номер и дату документа-основания в соответствующем поле — поставщики часто требуют, чтобы в доверенности была ссылка на конкретный документ оплаты или отгрузки.

Как распечатать и подписать доверенность

После заполнения проведите документ кнопкой «Провести» или «Провести и закрыть». Затем нажмите кнопку «Печать» и выберите форму доверенности — в типовых конфигурациях доступна стандартная форма, соответствующая общепринятому бланку доверенности на получение ТМЦ.

Проверьте предварительный просмотр: ФИО и паспорт сотрудника, наименование поставщика, срок действия, перечень ценностей, наименование вашей организации. Любое пустое поле в печатной форме — признак того, что в документе или справочниках не заполнены данные.

Распечатанную доверенность подписывают руководитель организации и главный бухгалтер, ставится печать организации (если она используется). Корешок доверенности, если форма его предусматривает, остаётся в бухгалтерии для контроля использования. Сотрудник при получении товара предъявляет доверенность вместе с паспортом.

Контрольные точки

Как проверить результат

Паспортные данные в печатной форме

Норма

Совпадают с действующим паспортом сотрудника

Тревожный признак

Пустые строки или устаревший паспорт

Срок действия

Норма

Дата окончания позже планируемой даты получения товара

Тревожный признак

Срок истекает раньше поездки сотрудника

Перечень ценностей

Норма

Совпадает с заказом или счётом поставщика

Тревожный признак

Лишние позиции или отсутствуют нужные

Подписи и печать

Норма

Подписано руководителем и главбухом

Тревожный признак

Доверенность выдана без подписей

Контроль использования доверенностей в учёте

Выданные доверенности нужно контролировать: сотрудник после получения ценностей передаёт в бухгалтерию оправдательные документы (накладные, счета-фактуры), а использованная доверенность или её корешок прикрепляется к ним. В 1С журнал доверенностей позволяет видеть все выданные документы и сверять их с поступлениями.

Практический приём: периодически сверяйте список выданных доверенностей с документами «Поступление товаров и услуг». Доверенность, по которой нет поступления и срок которой истёк, должна быть возвращена сотрудником и погашена — такие «повисшие» доверенности создают риск злоупотреблений.

Если доверенность выписана ошибочно, не удаляйте её без следа, если номер уже попал в сквозную нумерацию и был использован на бумаге. Правильнее пометить документ на удаление в программе, а бумажный экземпляр погасить надписью «Отменено» и хранить с остальными доверенностями.

Если типовой формы недостаточно

Иногда поставщик требует доверенность по собственному бланку или организация хочет добавить в форму дополнительные реквизиты. В этом случае есть два пути: заполнить бланк поставщика вручную по данным из 1С или заказать доработку внешней печатной формы у специалиста по 1С.

Внешняя печатная форма подключается через «Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки → Дополнительные отчёты и обработки» и не требует изменения конфигурации — это безопасный способ, который не нарушает поддержку типового решения. Самостоятельно править встроенный макет в конфигураторе без опыта не стоит: ошибка может сломать печать для всех пользователей.

Частые вопросы

Можно ли выписать доверенность на сотрудника, который не оформлен в штате?

Формально программа позволит выбрать любое физическое лицо из справочника. Однако по смыслу доверенность выдаётся представителю организации, и большинство компаний выписывают её только на штатных сотрудников — это снижает риски при проверках и спорах с поставщиками. Для внештатных лиц корректнее оформлять доверенность через юриста по гражданско-правовым основаниям.

Что делать, если сотрудник потерял доверенность?

Составьте акт об утрате, погасите документ в учёте (пометьте на удаление в 1С с сохранением номера в хронологии) и при необходимости выпишите новую доверенность с новым номером. О факте утраты разумно уведомить поставщика, указанного в доверенности, чтобы исключить получение ценностей посторонним лицом.

Можно ли выписать одну доверенность на несколько поставщиков?

Типовой документ в 1С рассчитан на одного контрагента: поле поставщика одно, и печатная форма формируется под конкретного получателя. Если сотрудник едет к нескольким поставщикам, оформите отдельную доверенность на каждого — это и проще, и безопаснее с точки зрения контроля.

Обязательно ли проводить документ, или достаточно распечатать?

Документ следует провести: только тогда он попадает в учётные регистры и журнал с корректным статусом, а нумерация остаётся последовательной. Печать непроведённого документа технически возможна, но это создаёт риск расхождений между бумажными доверенностями и данными программы.

Почему в печатной форме не выводятся паспортные данные?

Причина почти всегда в незаполненной карточке физического лица. Откройте справочник «Физические лица», найдите сотрудника и внесите документ, удостоверяющий личность: серию, номер, кем и когда выдан. После этого переформируйте печатную форму — данные подтянутся автоматически.

Можно ли оформить доверенность в 1С:ЗУП?

«1С:Зарплата и управление персоналом» предназначена для кадрового учёта и расчёта зарплаты, документа «Доверенность на получение ТМЦ» там нет. ЗУП хранит кадровые данные сотрудников, а сама доверенность оформляется в учётной программе — «Бухгалтерии», «Управлении торговлей» или ERP, куда данные о сотрудниках синхронизируются.