Как выписать счет и накладную в 1С

Выписка счета на оплату и товарной накладной — базовая операция продажи в любой конфигурации 1С. Счет фиксирует намерение продать и служит основанием для оплаты покупателем, а накладная (реализация товаров и услуг) отражает факт отгрузки, списывает товар со склада и формирует задолженность. Важно понимать: счет не делает проводок и не влияет на учет, а накладная — полноценный учетный документ, ошибки в котором попадают в отчетность.

Механика работы в популярных конфигурациях (1С:Бухгалтерия 8, Управление торговлей 11, Комплексная автоматизация, ERP) построена по одному принципу: сначала создается счет, затем на его основании вводится реализация. Такая цепочка сохраняет связь документов, упрощает сверку оплат и позволяет анализировать неотгруженные счета. Ниже разобран порядок действий от подготовки справочников до печати и отправки документов покупателю.

Перед началом работы убедитесь, что у вас заполнены карточки контрагентов, номенклатуры и договоров, а в учетной политике заданы корректные настройки НДС. Большинство проблем при выписке документов связано не с самими документами, а с незаполненными справочниками.

Подготовка: что должно быть заполнено до выписки документов

Документы продажи берут данные из справочников, поэтому сначала проверьте четыре вещи. В карточке контрагента должны быть указаны ИНН, КПП, юридический адрес и банковские реквизиты — они попадут в печатную форму. В карточке номенклатуры проверьте единицу измерения, ставку НДС и признак «товар» или «услуга». Для организации должны быть заполнены реквизиты продавца, включая банк и расчетный счет, иначе счет распечатается без платежных данных.

Также проверьте договор с покупателем: в 1С:Бухгалтерии договор подставляется в документ автоматически, если он один, но при нескольких договорах программа может выбрать не тот. От вида договора зависят счета учета расчетов и порядок отражения операции в отчетности.

Как выписать счет на оплату покупателю

В 1С:Бухгалтерии 8 откройте раздел «Продажи» → «Счета на оплату покупателям» и нажмите «Создать». В Управлении торговлей путь аналогичный: «Продажи» → «Заказы клиентов» или «Счета на оплату». Заполните шапку документа: покупателя, договор, при необходимости — склад и срок оплаты. Программа автоматически подставит номер и дату, менять их вручную без необходимости не стоит.

В табличной части добавьте товары или услуги. При выборе номенклатуры подтянутся цена из установленного вида цен, ставка НДС и счета учета. Если цена не подставилась, проверьте, задана ли она документом «Установка цен номенклатуры» на дату счета, или укажите цену вручную — программа пересчитает сумму и НДС.

После заполнения нажмите «Провести» или «Провести и закрыть». Счет не формирует бухгалтерских проводок — это нормально, он нужен только для печати и контроля оплаты. Распечатайте документ кнопкой «Печать» → «Счет на оплату»: покупатель получит форму с реквизитами, таблицей позиций и итоговой суммой.

1. 1
   Откройте «Продажи» → «Счета на оплату покупателям» → «Создать»
2. 2
   Выберите покупателя и проверьте договор
3. 3
   Добавьте товары, проверьте цены и ставки НДС
4. 4
   Проверьте итоговую сумму и реквизиты организации
5. 5
   Нажмите «Провести», затем «Печать» → «Счет на оплату»

Как выписать накладную на отгрузку

Правильный способ — создать накладную на основании счета. Откройте проведенный счет, нажмите «Создать на основании» и выберите «Реализация (акты, накладные)». Программа перенесет покупателя, договор и все позиции с ценами. Это исключает расхождения между тем, что выставлено к оплате, и тем, что фактически отгружено.

В документе реализации обязательно проверьте три момента. Дата документа должна соответствовать фактической отгрузке — от нее зависят период признания выручки и дата счета-фактуры. Склад списания должен совпадать с реальным местом хранения товара, иначе остатки по складу станут отрицательными. Количество и цены сверьте со счетом: если отгрузка частичная, удалите лишние строки или скорректируйте количество.

Нажмите «Провести». Если товара на складе не хватает или не введено поступление, программа либо выдаст ошибку (при включенном контроле остатков), либо спишет товар в минус — это зависит от настроек. После проведения доступны печатные формы: ТОРГ-12, товарная накладная, УПД (универсальный передаточный документ), а также счет-фактура через кнопку «Выписать счет-фактуру» или вводом на основании.

Печать и отправка документов покупателю

Все печатные формы вызываются из документа кнопкой «Печать». Для счета доступна стандартная форма с реквизитами организации и таблицей позиций. Для реализации — ТОРГ-12 (при продаже товаров), акт (для услуг), товарная накладная по форме 1-Т (для транспортной логистики) и УПД, который объединяет накладную и счет-фактуру в одном документе.

Если стандартная форма не подходит — например, нужен логотип, дополнительные поля или подпись — форму можно изменить через «Ещё» → «Изменить макет» (в конфигурациях с поддержкой редактирования макетов) или подключить внешнюю печатную форму. Простые правки вроде добавления текста в подвал выполняются средствами самой программы без программирования.

Отправить документы можно напрямую из 1С: кнопка «Отправить» → «По электронной почте» сформирует письмо с PDF-вложением. Для обмена юридически значимыми документами используйте ЭДО (сервисы 1С-ЭДО, СБИС, Диадок и аналоги): УПД и счета-фактуры передаются в электронном виде и имеют юридическую силу без бумажных копий.

Какую форму отгрузки выбрать

ТОРГ-12

Классическая товарная накладная для продажи товаров. Подходит, если счет-фактура оформляется отдельно.

УПД

Объединяет накладную и счет-фактуру. Удобен для сокращения документооборота, обязателен при обмене по ЭДО во многих сценариях.

Акт

Для услуг и работ вместо накладной. Выбирается автоматически, если в документе только услуги.

Частные сценарии

Частичная оплата и частичная отгрузка

Если покупатель оплатил счет частично или товар отгружается несколькими партиями, создавайте несколько реализаций на основании одного счета. В каждой накладной оставляйте только фактически отгруженные позиции. Связь с исходным счетом сохранится, и в отчете «Анализ счетов» или по кнопке «Связанные документы» будет видно, что еще не отгружено.

Счет без последующей накладной

Счет можно выписать и без отгрузки — например, для предоплаты. В этом случае счет просто «висит» в базе до оплаты. Если сделка отменена, пометьте счет на удаление или установите статус «Отменен» (в конфигурациях, где статусы поддерживаются), чтобы он не попадал в отчеты по неоплаченным счетам.

Исправление ошибочного документа

Если ошибка обнаружена до передачи документов покупателю, просто отредактируйте и перепроведите документ. Если накладная уже передана и подписана, исправляйте ее через документ «Корректировка реализации» — он создается на основании исходной реализации и корректно отразит изменения в учете НДС. Прямое редактирование подписанного документа прошлого периода может привести к расхождению с данными покупателя и налоговыми рисками.

Как проверить результат

После проведения накладной убедитесь, что проводки сформировались: кнопка «Дт/Кт» (или «Показать проводки») покажет записи по дебету 62 и кредиту 90.01 для выручки, списание себестоимости по кредиту 41 и начисление НДС по дебету 90.03. Отсутствие проводок обычно означает, что документ не проведен или в настройках отключено формирование движений.

Проверьте остатки: отчет «Остатки товаров на складах» должен показать уменьшение количества по отгруженным позициям. Задолженность покупателя видна в отчете «Задолженность покупателей» или «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 62». Если счет-фактура выписан, он должен отображаться в журнале счетов-фактур и попадать в книгу продаж.

Контрольные точки

Как проверить результат

Проводки реализации (Дт/Кт)

Норма

Есть записи по выручке, себестоимости и НДС

Тревожный признак

Проводок нет или суммы не совпадают с документом

Остатки на складе

Норма

Количество товара уменьшилось на отгруженное

Тревожный признак

Остатки не изменились или ушли в минус

Счет-фактура

Норма

Выписан, проведен, виден в книге продаж

Тревожный признак

Отсутствует или сумма НДС отличается от накладной

Печатная форма

Норма

Реквизиты обеих сторон и итоги корректны

Тревожный признак

Пустые реквизиты, неверный договор или адрес

Часто задаваемые вопросы

Можно ли выписать накладную без счета?

Да, документ «Реализация (акты, накладные)» создается и самостоятельно через «Продажи» → «Реализация (акты, накладные)» → «Создать». Счет нужен только для выставления покупателю на предоплату; если отгрузка идет сразу или по постоплате, накладной достаточно.

Почему в счете не подставляются цены?

Цены подтягиваются из документа «Установка цен номенклатуры» на дату счета. Если цена пустая, проверьте, установлена ли она для нужного вида цен и не устарела ли дата установки. Как временное решение цену можно ввести вручную — программа пересчитает сумму и НДС.

Как выписать счет-фактуру к накладной?

Откройте проведенную реализацию и нажмите «Выписать счет-фактуру» внизу документа или создайте счет-фактуру на основании. Все данные подставятся автоматически. Альтернатива — печатать УПД вместо отдельных накладной и счета-фактуры.

Что делать, если накладная проведена с ошибкой и уже передана покупателю?

Не редактируйте исходный документ напрямую. Создайте на его основании «Корректировку реализации», укажите правильные данные и проведите — программа сформирует корректирующий счет-фактуру и сторнирующие проводки. Покупателю передайте скорректированный комплект документов.

Как изменить печатную форму счета — добавить логотип или текст?

В типовых конфигурациях откройте счет, нажмите «Печать» → «Счет на оплату», затем в форме предпросмотра «Ещё» → «Изменить макет». Доступно редактирование ячеек, вставка изображений и текста. Для сложных доработок подключается внешняя печатная форма через «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки».

Можно ли выписывать документы задним числом?

Технически программа позволяет поставить прошлую дату, но это влияет на последовательность проведения, остатки и закрытые периоды. Если период закрыт, потребуется его открытие и перепроведение документов. Документы задним числом вводите только при реальной необходимости и после согласования с бухгалтером.