Документы и Печать · 11 мин
Как выписать счёт-фактуру на оплату в 1С
Как выписать счёт-фактуру на оплату в 1С: создание на основании реализации и счёта, заполнение реквизитов, авансовые счета-фактуры, проверка и типичные ошибки.
Счёт-фактура — ключевой документ для учёта НДС: на его основании покупатель принимает налог к вычету, а продавец отражает начисление в книге продаж. В программах 1С (Бухгалтерия предприятия, Управление торговлей, Комплексная автоматизация) счёт-фактура почти никогда не создаётся «с нуля» вручную — он выписывается на основании первичного документа: реализации товаров и услуг, поступления аванса или акта. Такой подход исключает расхождения между суммой отгрузки и суммой в счёте-фактуре.
Прежде чем выписывать документ, убедитесь, что в базе корректно настроена учётная политика по НДС, у контрагента заполнены ИНН, КПП и адрес, а в договоре указан правильный порядок расчётов. Ошибки в этих данных — самая частая причина, по которой счёт-фактура не попадает в книгу продаж или формируется с неверными реквизитами.
Ниже разобраны основные сценарии: счёт-фактура на отгрузку, на аванс (предоплату), восстановление авансового счёта-фактуры после реализации, а также проверка документа и исправление ошибок.
Что проверить перед выпиской счёта-фактуры
Корректность счёта-фактуры на 90% зависит от данных, которые уже есть в базе. Потратьте пару минут на проверку — это быстрее, чем исправлять ошибочный документ и пересдавать отчётность.
Откройте карточку контрагента и убедитесь, что заполнены ИНН, КПП (для организаций) и юридический адрес — эти данные попадают в строки 2, 2а, 2б счёта-фактуры. Для самозанятых и контрагентов без НДС проверьте, что в договоре стоит корректная ставка «Без НДС», иначе программа может сформировать документ, который вообще не нужен.
В разделе учётной политики (Главное → Налоги и отчеты → вкладка НДС) проверьте систему налогообложения организации. Если организация на УСН без НДС, счета-фактуры по отгрузкам не выписываются — программа либо заблокирует создание, либо создаст документ без налоговых последствий, что тоже требует внимания.
- документ-основание (реализация, акт, поступление оплаты) проведён и содержит верные суммы;
- в табличной части указаны правильные ставки НДС (20%, 10%, 0% или «Без НДС»);
- у контрагента заполнены ИНН, КПП и адрес;
- в учётной политике выбрана верная система налогообложения.
Как выписать счёт-фактуру на основании реализации
Это основной сценарий: товар отгружен или услуга оказана, документ «Реализация (акты, накладные)» проведён, и нужно выставить покупателю счёт-фактуру.
Откройте документ реализации из раздела «Продажи». В нижней части формы есть поле «Счёт-фактура» и кнопка «Выписать счёт-фактуру» (в некоторых конфигурациях — «Создать на основании → Счёт-фактура выданный»). Нажмите её — программа создаст новый документ и автоматически перенесёт в него номенклатуру, количество, суммы и ставки НДС из реализации.
Проверьте в открывшейся форме дату и номер документа: номер присваивается автоматически по сквозной нумерации, дата по умолчанию равна дате реализации. Если отгрузка и счёт-фактура относятся к одному кварталу, обычно ничего менять не нужно. Нажмите «Провести и закрыть» — документ попадёт в книгу продаж соответствующего периода.
- 1Откройте проведённый документ «Реализация (акты, накладные)» в разделе «Продажи»
- 2Нажмите «Выписать счёт-фактуру» или «Создать на основании → Счёт-фактура выданный»
- 3Проверьте автоматически заполненные реквизиты: контрагент, суммы, ставки НДС
- 4Убедитесь, что дата и номер документа корректны
- 5Нажмите «Провести и закрыть»
- 6Распечатайте документ или отправьте его по ЭДО
Если кнопка «Выписать счёт-фактуру» недоступна
Чаще всего причина в том, что документ-основание не проведён или в нём указана ставка «Без НДС» по всем позициям. Также проверьте права пользователя: роль без права добавления документов по НДС не даст создать счёт-фактуру. В редких случаях помогает обновление формы или повторное открытие документа после его перепроведения.
Как выписать счёт-фактуру на аванс (предоплату)
Если покупатель перечислил предоплату, продавец обязан выписать авансовый счёт-фактуру. В 1С этот документ создаётся на основании поступления денег — документа «Поступление на расчётный счёт» с видом операции «Оплата от покупателя».
Есть два способа. Первый — вручную: откройте документ поступления оплаты и выберите «Создать на основании → Счёт-фактура на аванс». Второй — массовый: в разделе «Операции» (или «Банк и касса», в зависимости от конфигурации) есть обработка «Регистрация счетов-фактур на аванс». Она находит все непогашенные авансы за период и создаёт счета-фактуры пакетом — это удобно в конце квартала.
Сумма НДС в авансовом счёте-фактуре выделяется расчётным методом: при ставке 20% применяется расчётная ставка 20/120, при 10% — 10/110. Программа делает это автоматически, но проверить расчёт стоит: сумма НДС должна равняться сумме аванса, умноженной на расчётную ставку.
Что делать со счётом-фактурой на аванс после отгрузки
Когда по авансу проходит отгрузка, возникает два действия: выписывается обычный счёт-фактура на реализацию, а НДС с аванса принимается к вычету. В 1С вычет авансового НДС выполняется регламентным документом «Формирование записей книги покупок» (раздел «Операции → Регламентные операции НДС» в конце квартала) либо автоматически при проведении реализации — зависит от настроек учётной политики.
Признак того, что всё сработало правильно: в книге продаж авансовый счёт-фактура появился в квартале получения оплаты, а в книге покупок тот же счёт-фактура отражён в квартале отгрузки. Если аванс «завис» и не зачтён, проверьте, что реализация и поступление оплаты связаны одним договором и одним документом расчётов.
Как выбрать действие
Как проверить выписанный счёт-фактуру
После проведения документа проверьте три вещи: печатную форму, регистры НДС и связь с основанием. Печатная форма открывается кнопкой «Печать → Счёт-фактура» — сверьте номер, дату, реквизиты продавца и покупателя, итоговую сумму и сумму НДС с документом реализации.
Движения по регистрам смотрите через кнопку «Ещё → Движения документа» (или «Показать проводки и движения»). Должна быть запись в регистре «НДС продажи» (или аналогичном) — без неё документ не попадёт в книгу продаж. Затем сформируйте книгу продаж за период и убедитесь, что счёт-фактура там есть с корректными суммами.
Как проверить результат
Совпадают с суммами документа реализации или поступления оплаты
Расхождения в копейках или неверная ставка
Документ присутствует в книге продаж нужного квартала
Документа нет в книге — проверяйте дату и регистры
ИНН, КПП и адрес заполнены и совпадают с карточкой контрагента
Пустые или устаревшие реквизиты в строках 6, 6а, 6б
В поле «Документ-основание» указана реализация или оплата
Поле пустое — документ создан вручную без основания
Как исправить ошибку в счёте-фактуре
Если ошибка обнаружена до отправки покупателю и до сдачи декларации, проще всего отменить проведение счёта-фактуры, исправить документ-основание и выписать счёт-фактуру заново. Прямая правка сумм в самом счёте-фактуре — плохая практика: расходятся данные с реализацией и регистрами.
Если период закрыт и декларация сдана, ручное исправление недопустимо. В этом случае используется корректировочный счёт-фактура (при изменении стоимости — создаётся на основании документа «Корректировка реализации») либо исправительный счёт-фактура (при технических ошибках в реквизитах — в документе счёта-фактуры есть механизм «Исправление»). Оба варианта отражаются в дополнительных листах книги покупок или продаж.
Печать и отправка покупателю
Печатная форма счёта-фактуры формируется по утверждённому макету: кнопка «Печать → Счёт-фактура» в форме документа. Если нужен универсальный передаточный документ (УПД) со статусом «1», он формируется из документа реализации и заменяет собой и накладную, и счёт-фактуру — это сокращает документооборот.
При работе через ЭДО (операторы, подключённые к 1С-ЭДО) счёт-фактура отправляется прямо из программы кнопкой «Отправить» в форме документа или из списка обмена электронными документами. Электронный счёт-фактура юридически равнозначен бумажному и автоматически фиксируется у обеих сторон.
Сравнение вариантов
Классический вариант: накладная + счёт-фактура. Подходит, когда покупатель требует оба документа или обмен идёт на бумаге
Один документ вместо накладной и счёта-фактуры. Удобен при ЭДО и массовых отгрузках, но покупатель должен принимать УПД
Отправляется из 1С через оператора. Быстро и юридически значимо, но требует подключения контрагента к ЭДО
Что важно запомнить
Счёт-фактура в 1С всегда создаётся на основании первичного документа: реализации — для отгрузки, поступления оплаты — для аванса. Проверяйте реквизиты контрагента, ставки НДС и дату до проведения, а результат контролируйте по книге продаж. Ошибки в закрытом периоде исправляйте только корректировочными или исправительными документами.
Частые вопросы
Можно ли выписать один счёт-фактуру на несколько реализаций одному покупателю?
Да, в 1С есть механизм групповой регистрации: в форме списка счетов-фактур или через обработку можно создать один счёт-фактуру по нескольким документам реализации одного контрагента. Все реализации должны быть проведены, по одному договору и с одинаковыми условиями НДС.
Почему счёт-фактура не попадает в книгу продаж?
Основные причины: документ не проведён, дата относится к другому кварталу, в учётной политике не настроен учёт НДС, либо документ создан вручную без движений по регистрам. Проверьте движения документа через «Ещё → Движения документа» — запись в регистре НДС обязательна.
Нужно ли выписывать счёт-фактуру, если организация на УСН?
По общему правилу «упрощенцы» не являются плательщиками НДС и счета-фактуры не выставляют. Исключения — выставление счёта-фактуры по просьбе покупателя с выделенным НДС (тогда налог придётся уплатить и сдать декларацию) или работа в качестве налогового агента. В 1С это контролируется настройкой системы налогообложения в учётной политике.
Как изменить номер счёта-фактуры, если нумерация сбилась?
Номер можно отредактировать вручную в шапке документа до его передачи покупателю. Если номера сбились массово (например, после восстановления базы), используйте обработку перенумерации документов в разделе администрирования. После отправки документа покупателю менять номер нельзя — только через исправительный счёт-фактуру.
Чем отличается корректировочный счёт-фактура от исправительного?
Корректировочный создаётся при изменении цены или количества по согласованию сторон (на основании документа «Корректировка реализации»). Исправительный — при технических ошибках в реквизитах: неверный адрес, ИНН, номер. В 1С исправление оформляется прямо в форме ошибочного счёта-фактуры через механизм «Исправить».
Можно ли выписать счёт-фактуру задним числом?
Технически программа позволяет поставить прошлую дату, но документ попадёт в книгу продаж того квартала, к которому относится дата. Если период закрыт и отчётность сдана, потребуется уточнённая декларация по НДС. Перед такой операцией проверьте, не нарушит ли это последовательность нумерации и проведение других документов.