Как выписать счет на оплату в 1С 8.3 Предприятие

Счет на оплату покупателю — один из самых частых документов в 1С 8.3. Он не формирует проводок и не влияет на учет, но фиксирует условия сделки: что продается, по какой цене и на какой расчетный счет нужно перечислить деньги. Ошибки в счете приводят к тому, что покупатель платит не туда, не за то или отказывается от оплаты из-за неверных реквизитов.

Инструкция ниже написана для типовой конфигурации «1С:Бухгалтерия 8.3», но логика действий почти такая же в «Управлении торговлей» и «Комплексной автоматизации». Отличаются только названия разделов меню и набор полей.

Перед тем как выписывать счет, убедитесь, что в базе заполнены три вещи: карточка вашей организации с расчетным счетом, карточка контрагента-покупателя и номенклатура с ценами. Без этого документ придется заполнять вручную, а риск опечатки возрастает.

Где находится документ «Счет на оплату»

В «1С:Бухгалтерии 8.3» журнал счетов открывается через меню Продажи → Счета на оплату покупателям. Если раздела «Продажи» нет в главном меню, проверьте настройки интерфейса: возможно, функциональность продаж отключена в разделе «Главное → Функциональность».

В «Управлении торговлей 11» и «Комплексной автоматизации» путь другой: Продажи → Счета на оплату или через раздел «CRM и маркетинг», если счет выписывается из сделки. Вне зависимости от конфигурации ищите журнал документов с названием «Счета на оплату».

Открыв журнал, нажмите кнопку «Создать». Откроется форма нового документа с автоматически подставленной текущей датой и следующим по порядку номером.

Как заполнить шапку документа

В шапке счета укажите организацию-продавца. Если в базе ведется учет по одной организации, поле заполнится автоматически. Проверьте, что в поле «Расчетный счет» подставлен правильный банковский счет — именно на него покупатель будет переводить деньги. Ошибка в этом поле — самая частая причина «потерянных» платежей.

Далее выберите покупателя из справочника контрагентов. Если покупателя нет в базе, создайте его прямо из документа: введите ИНН в поле поиска, и программа предложит заполнить карточку по данным из реестра автоматически. После выбора контрагента подставится договор — по умолчанию основной договор с видом «С покупателем».

Поле «Налогообложение» определяет, будет ли в счете выделен НДС. Если организация на общей системе, оставьте «Продажа облагается НДС»; на упрощенке программа обычно подставляет «Продажа не облагается НДС (упрощенная система)» — тогда в печатной форме будет строка «Без налога (НДС)».

Как заполнить табличную часть с товарами и услугами

Нажмите «Добавить» в табличной части и выберите номенклатуру из справочника. Программа подставит цену из установленного вида цен (например, «Оптовая» или «Розничная»), ставку НДС из карточки номенклатуры и единицу измерения. Останется указать количество — сумма и итог по НДС пересчитаются автоматически.

Если позиций много, удобнее кнопка «Подбор»: откроется окно справочника, где можно двойным щелчком переносить товары в документ. Для услуг логика та же — выбирается номенклатура с типом «Услуга», количество обычно равно единице.

Цену можно изменить вручную прямо в строке документа — это не сломает учет. Но помните: ручная цена действует только в этом счете, а при выписке следующего документа снова подставится цена из справочника. Если скидка постоянная, корректнее оформить ее через вид цен или соглашение с клиентом.

1. 1
   Откройте «Продажи → Счета на оплату покупателям» и нажмите «Создать»
2. 2
   Выберите организацию и проверьте расчетный счет
3. 3
   Укажите покупателя и договор
4. 4
   Заполните табличную часть: номенклатура, количество, цена
5. 5
   Проверьте итоговую сумму и НДС
6. 6
   Нажмите «Записать», затем «Провести»
7. 7
   Распечатайте счет кнопкой «Печать → Счет на оплату»

Как выписать счет на основании другого документа

Ручное заполнение не всегда нужно. Если сделка уже оформлена в программе, счет создается на основании существующего документа — так исключаются расхождения в суммах и позициях.

Счет на основании заказа покупателя

Откройте заказ покупателя и нажмите «Создать на основании → Счет на оплату». Программа перенесет покупателя, договор и всю табличную часть. Останется проверить реквизиты и провести документ.

Счет на основании реализации

Если товар уже отгружен, а счет не выставлялся, откройте документ «Реализация (акты, накладные)» и создайте счет на его основании. Это удобно при постоплате: покупатель получает счет с точными отгруженными количествами.

Способы создания счета

Вручную через «Создать»

Подходит для новых сделок без оформленного заказа. Минус — все данные вводятся руками, выше риск опечаток.

На основании заказа

Лучший вариант, если ведется учет заказов: суммы и позиции совпадают автоматически, видна связь документов.

На основании реализации

Подходит при отгрузке до выставления счета или при постоплате.

Копированием

Быстро для повторяющихся счетов одному покупателю, но требует проверки даты, номера и актуальности цен.

Как распечатать и отправить счет покупателю

После записи документа нажмите кнопку «Печать» и выберите форму «Счет на оплату». Откроется предварительный просмотр типовой печатной формы с реквизитами продавца, покупателя, таблицей позиций и итоговой суммой прописью.

Проверьте в печатной форме ключевые блоки: наименование и ИНН обеих сторон, банковские реквизиты получателя, назначение платежа (обычно формируется автоматически с номером счета) и итоговую сумму. Если организация — плательщик НДС, в форме должна быть строка «В том числе НДС» с суммой налога.

Из формы предварительного просмотра счет можно сразу отправить по электронной почте кнопкой «Отправить» — программа сформирует PDF и приложит к письму, если настроена учетная запись почты. Также доступно сохранение в PDF или Excel через «Файл → Сохранить копию».

Контрольные точки

Как проверить готовый счет

Расчетный счет получателя

Норма

Совпадает со счетом в договоре с покупателем

Тревожный признак

Подставился старый или закрытый счет

Итоговая сумма и НДС

Норма

Сумма позиций сходится с итогом, НДС выделен корректно

Тревожный признак

Расхождение копеек, НДС отсутствует у плательщика НДС

Реквизиты покупателя

Норма

Наименование, ИНН и адрес совпадают с договором

Тревожный признак

Устаревшие реквизиты из карточки контрагента

Номер и дата счета

Норма

Номер уникален, дата актуальна

Тревожный признак

Дублирующийся номер или прошлая дата при копировании

Типичные ошибки и как их избежать

Большинство проблем со счетами возникает не из-за самой программы, а из-за незаполненных справочников: в карточке организации нет расчетного счета, у контрагента не указан договор, у номенклатуры не задана цена. Программа в таких случаях либо оставляет поля пустыми, либо подставляет неподходящие значения.

Еще одна частая ситуация — счет выписан, проведен, а потом покупатель просит изменить состав или сумму. Исправлять нужно в самом документе: откройте счет из журнала, измените данные и перепроведите. Печатная форма обновится автоматически. Не создавайте второй счет с теми же позициями — получите дубли и путаницу в оплатах.

Что происходит со счетом после оплаты

Сам по себе счет не создает задолженности в учете. Задолженность появляется в момент отгрузки (документ «Реализация») или получения аванса (документ «Поступление на расчетный счет» с видом «Оплата от покупателя»). Счет лишь связывает эти события: при загрузке банковской выписки программа может автоматически подставить счет в поступление, если он указан в назначении платежа.

Отследить оплату удобно через отчет «Анализ оплаты счетов» (если он есть в вашей конфигурации) или просто открыв счет — в некоторых версиях по ссылке «Оплата» видны связанные поступления. Если счет не будет оплачен, его можно пометить на удаление или просто оставить — на учет это не влияет.

Частые вопросы

Почему кнопка «Создать» неактивна или журнала счетов нет в меню?

Скорее всего, отключена функциональность продаж. Откройте «Главное → Функциональность» и включите нужные опции на закладке «Продажи». Также проверьте права пользователя: у роли без доступа к документам продаж журнал не отображается.

Можно ли изменить счет после того, как покупатель его получил?

Да, счет можно отредактировать и перепровести в любой момент — он не является первичным документом. Но после изменения обязательно отправьте покупателю новую печатную форму с тем же номером, чтобы избежать оплаты по устаревшей версии.

Как выставить счет в валюте?

В договоре с покупателем укажите валюту расчетов. После этого в счете появится поле валюты, а суммы будут вводиться в валюте с пересчетом по курсу на дату документа. Учтите, что расчеты в валюте с российскими контрагентами ограничены законодательством.

Чем счет на оплату отличается от счета-фактуры?

Счет на оплату — коммерческий документ для покупателя, он не участвует в учете. Счет-фактура — налоговый документ для НДС, оформляется при отгрузке или авансе и отражается в книге продаж. В 1С это два разных документа с разными журналами.

Как выставить счет на частичную оплату заказа?

Создайте счет на основании заказа, затем вручную откорректируйте количество или сумму в табличной части до нужной доли. Либо удалите лишние строки и оставьте только оплачиваемые позиции. Связь с заказом при этом сохранится.

Нужно ли проводить счет, если он не делает проводок?

Да. Проведение фиксирует документ в учетной системе, делает его доступным для связей с оплатами и отгрузками и защищает от случайного изменения. Просто записанный, но не проведенный счет может не участвовать в отчетах и механизмах связывания документов.