Как выписать накладную на товар в 1С

Накладная на отпуск товара — один из самых частых документов в торговом учёте. В 1С она оформляется документом «Реализация (акты, накладные, УПД)» в конфигурациях «Бухгалтерия предприятия» и «Управление торговлей», и именно этот документ списывает товар со склада, формирует задолженность покупателя и служит основанием для печати ТОРГ-12 или УПД.

Ошибка в накладной приводит к расхождениям в остатках, неверной выручке и проблемам при сверке с контрагентом. Поэтому важно не просто «провести документ», а правильно заполнить шапку, табличную часть и проверить движения после проведения. Ниже — полный порядок работы от подготовки справочников до печати и исправления ошибок.

Инструкция ориентирована на типовые конфигурации 1С:Бухгалтерия 8 и 1С:Управление торговлей 11. Названия кнопок и разделов могут немного отличаться в зависимости от релиза, но логика документа одинакова.

Подготовка: что должно быть заполнено до выписки накладной

Документ реализации берёт данные из справочников, и если они не заполнены, накладную придётся править вручную или проведение завершится ошибкой. Проверьте четыре вещи: карточку контрагента с реквизитами, договор с правильным видом операции, карточки номенклатуры с единицами измерения и ставками НДС, а также склад, с которого отгружается товар.

Особое внимание уделите договору: от него зависит порядок расчётов, тип цен, подставляемый по умолчанию, и валюта документа. Если у покупателя несколько договоров, программа выберет основной — убедитесь, что это именно тот договор, по которому идёт отгрузка.

Также проверьте остатки на складе через отчёт «Остатки товаров на складах» или «Ведомость по товарам на складах». Если товара не хватает, документ либо не проведётся (при включённом контроле остатков), либо уйдёт в минус, что потом придётся разбирать при инвентаризации.

Создание документа «Реализация товаров и услуг»

В 1С:Бухгалтерия 8 перейдите в раздел «Продажи» → «Реализация (акты, накладные, УПД)» и нажмите кнопку «Реализация» → «Товары (накладная)». В 1С:Управление торговлей путь похож: «Продажи» → «Реализации товаров и услуг» → «Создать». Откроется форма нового документа.

Есть и более быстрый способ — ввод на основании. Если отгрузка идёт по счёту или заказу покупателя, откройте исходный документ и нажмите «Создать на основании» → «Реализация товаров и услуг». Программа перенесёт контрагента, договор, товары и цены автоматически, а вам останется скорректировать количество и дату.

1. 1
   Откройте «Продажи» → «Реализация (акты, накладные, УПД)» и создайте документ вида «Товары (накладная)»
2. 2
   Заполните контрагента, договор и склад в шапке документа
3. 3
   Добавьте товары в табличную часть, проверьте количество, цены и ставки НДС
4. 4
   Проверьте итоговую сумму и при необходимости номер ГТД для импортного товара
5. 5
   Нажмите «Провести» или «Провести и закрыть»
6. 6
   Распечатайте ТОРГ-12 или УПД кнопкой «Печать»

Заполнение шапки документа

В шапке укажите дату отгрузки — именно на неё будут сформированы проводки и списание товара. Не путайте дату документа с датой его ввода в базу: если отгрузка была вчера, а накладную выписываете сегодня, ставьте фактическую дату отгрузки, но учитывайте ограничения закрытого периода.

Заполните поля «Контрагент», «Договор» и «Склад». В бухгалтерской конфигурации дополнительно проверьте счета учёта расчётов (обычно 62.01 для расчётов с покупателем) — они подставляются из настроек, но при нестандартном договоре могут потребовать ручной корректировки.

Если организация работает с НДС, проверьте поле «НДС включать в стоимость» и ставку налога. Для УПД также важен статус документа (счёт-фактура или первичный документ) и правильный код вида операции.

Заполнение табличной части с товарами

Товары добавляются кнопкой «Добавить» (построчно) или «Подбор» (из списка номенклатуры с остатками и ценами). Подбор удобнее при большом количестве позиций: в нём видно свободный остаток, и можно сразу отфильтровать товар по группам.

По каждой строке проверьте количество, цену и ставку НДС. Цена подставляется из типа цен договора или из последней цены продажи — сверьте её с согласованной с покупателем. Если действует скидка, в Управлении торговлей она рассчитывается автоматически по настроенным правилам или указывается вручную в колонке «% скидки».

Для импортных товаров заполните страну происхождения и номер ГТД — без этого печатная форма ТОРГ-12 будет неполной. Для маркируемых товаров (обувь, одежда, табак и другие группы) потребуется указать коды маркировки, иначе документ не пройдёт проверку при передаче данных в «Честный ЗНАК» через УПД.

Проведение и проверка движений документа

После заполнения нажмите «Провести». Программа спишет товар со склада в партионном учёте, сформирует проводки по выручке (Дт 62.01 — Кт 90.01), себестоимости (Дт 90.02 — Кт 41.01) и НДС, а также зарегистрирует задолженность покупателя. В Управлении торговлей дополнительно двигаются регистры продаж и расчётов с клиентами.

Проверить результат можно кнопкой «Дт/Кт» (в Бухгалтерии) или «Отчёты» → «Движения документа». Убедитесь, что проводки сформированы на ожидаемые суммы, а себестоимость не нулевая — нулевая себестоимость почти всегда означает, что товара не было на остатке и он списался «в минус».

Контрольные точки

Как проверить результат

Себестоимость в проводках

Норма

Сумма Дт 90.02 соответствует учётной стоимости товара

Тревожный признак

Себестоимость нулевая или явно занижена — товар списан в минус

Остаток на складе

Норма

После проведения остаток по позициям неотрицательный

Тревожный признак

В отчёте по остаткам появились отрицательные значения

Задолженность покупателя

Норма

В акте сверки появилась дебиторка на сумму накладной

Тревожный признак

Задолженность не сформировалась или повисла на другом договоре

Печать ТОРГ-12, УПД и других форм

Из проведённого документа по кнопке «Печать» доступны основные формы: «Товарная накладная (ТОРГ-12)», «Универсальный передаточный документ (УПД)», «Счёт-фактура», а также накладная на отпуск материалов на сторону (М-15) при безвозмездной передаче. Выбор формы зависит от договорённости с покупателем: сейчас большинство организаций работают с УПД, так как он заменяет и накладную, и счёт-фактуру.

Перед печатью проверьте, что в карточке организации заполнены подписанты (руководитель, главный бухгалтер, ответственный за отгрузку) — они выводятся в ТОРГ-12. Если печатаете УПД со статусом «1» (счёт-фактура), убедитесь, что номер и дата документа идут в общей нумерации счетов-фактур.

Для электронного документооборота накладная отправляется прямо из документа через сервис 1С-ЭДО кнопкой «ЭДО». Это быстрее бумажного обмена, а подписанный УПД сразу попадает в учёт покупателя.

Сравнение вариантов печатных форм

ТОРГ-12 + счёт-фактура

Классический комплект. Подходит, если покупатель требует привычную форму, но это два документа вместо одного.

УПД (статус 1)

Один документ заменяет накладную и счёт-фактуру, обязателен для обмена по ЭДО с маркируемыми товарами. Требует корректного заполнения кодов операций.

Накладная М-15

Используется при отпуске товара на сторону без реализации: перемещение, безвозмездная передача. Не для обычной продажи.

Типичные ошибки и как их исправить

Самая частая проблема — неверная дата или склад, из-за чего товар списывается не с того места хранения. Если документ уже проведён, не редактируйте его молча: сначала проверьте, не ушёл ли он по ЭДО и не вошёл ли в отчётность. Для исправления используйте распроведение, корректировку реализации или сторнирование — в зависимости от ситуации.

Вторая распространённая ошибка — дубли номенклатуры и контрагентов. Если при подборе вы видите несколько одинаковых карточек товара, отгрузка может пойти по «не той» позиции, и остатки разойдутся. Дубли следует сворачивать штатной обработкой «Поиск и удаление дублей», а не плодить новые карточки.

Когда нужны корректировка и возврат

Если после отгрузки изменилось количество или цена (пересорт, недовложение, согласованная скидка задним числом), оформляется документ «Корректировка реализации» на основании исходной накладной. Он выпускает корректировочный счёт-фактуру и правит проводки, не трогая исходный документ.

Если покупатель вернул товар, оформляется «Возврат товаров от покупателя» — также на основании реализации. Тогда товар корректно вернётся на склад, а задолженность уменьшится. Не заменяйте возврат ручным сторнированием накладной: при ЭДО и сданной отчётности это создаст расхождения с покупателем и налоговой.

Частые вопросы

Чем накладная отличается от счёта на оплату?

Счёт — это предложение оплатить, он не двигает склад и не формирует выручку. Накладная (реализация) — факт отгрузки: списывает товар, создаёт задолженность покупателя и проводки по выручке. Обычно сначала выставляют счёт, потом на его основании оформляют реализацию.

Можно ли выписать накладную без договора с покупателем?

Технически программа может подставить договор «без договора» или основной договор, но для корректного учёта расчётов и печати реквизитов в ТОРГ-12 договор лучше завести. Без него затрудняются акты сверки и контроль задолженности.

Почему документ не проводится и пишет про нехватку товара?

Сработал контроль остатков: на выбранном складе недостаточно товара на дату документа. Проверьте склад в шапке, дату документа и остатки отчётом. Если товар оприходован позже даты отгрузки, измените дату накладной или дату поступления по регламенту вашей учётной политики.

Как выписать накладную на часть товара из заказа?

Создайте реализацию на основании заказа покупателя и в табличной части удалите лишние строки или уменьшите количество. В Управлении торговлей остаток по заказу останется открытым, и по нему можно будет оформить следующую отгрузку.

Что делать, если накладная уже отправлена по ЭДО, а в ней ошибка?

Не редактируйте исходный документ. Оформите «Корректировку реализации» на основании накладной — по ЭДО уйдёт корректировочный УПД, и у покупателя данные сойдутся с вашими. Прямая правка отправленного документа приведёт к расхождению электронных документов у сторон.

Нужно ли подписывать ТОРГ-12, если работаем по ЭДО с УПД?

Если с покупателем действует соглашение об электронном документообороте и УПД подписан квалифицированной электронной подписью, бумажная ТОРГ-12 не требуется. Бумажный комплект нужен только контрагентам, которые не подключены к ЭДО.