Как выписать инвойс в 1С: пошаговая инструкция

Инвойс в контексте 1С — это чаще всего счёт на оплату покупателю, который выставляется до отгрузки товара или оказания услуги. Во внешнеторговой деятельности под инвойсом понимают коммерческий инвойс (commercial invoice) — документ для таможни и банка. В обеих ситуациях документ создаётся в 1С за несколько минут, если правильно заполнены карточки контрагента, организации и номенклатуры.

Основная масса ошибок при выставлении инвойса связана не с самим документом, а с исходными данными: устаревшие банковские реквизиты, неверный договор, не та ставка НДС. Поэтому порядок работы строится так: сначала проверяем справочники, затем создаём документ, затем проверяем печатную форму перед отправкой контрагенту.

Ниже разобраны два практических сценария: стандартный счёт на оплату в конфигурациях «1С:Бухгалтерия 8» и «1С:Управление нашей фирмой», а также коммерческий инвойс для экспортной поставки. Последовательность действий в других конфигурациях (УТ, КА, ERP) похожа — отличается расположение разделов меню.

Проверьте исходные данные перед созданием инвойса

Документ подтягивает реквизиты из справочников, поэтому ошибка в карточке организации или контрагента автоматически попадёт в инвойс. Перед выставлением первого счёта новому клиенту откройте карточку контрагента и сверьте ИНН, КПП, юридический адрес и банковский счёт с официальным письмом или карточкой предприятия, которую прислал покупатель.

В карточке собственной организации проверьте расчётный счёт, который будет указан в счёте для оплаты. Если у компании несколько счетов в разных банках, убедитесь, что основной назначен тот, на который вы реально хотите получить деньги. Оплата на «не тот» счёт — одна из самых частых причин зависания сверки и лишней переписки с бухгалтерией покупателя.

Также убедитесь, что с контрагентом создан договор с правильным видом (с покупателем) и валютой. Если планируется расчёт в валюте, а договор заведён в рублях, суммы в документе придётся исправлять вручную, и легко ошибиться в курсе пересчёта.

Как выписать счёт на оплату (инвойс) в 1С:Бухгалтерии

Откройте раздел «Продажи» → «Счета покупателям» и нажмите кнопку «Создать». Программа откроет форму нового документа. Номер и дата проставляются автоматически — дату при необходимости можно изменить, но номер лучше оставить системный, чтобы не нарушать сквозную нумерацию.

Заполните поля сверху вниз: организация, контрагент, договор. После выбора договора программа подставит валюту и условия расчётов. Затем перейдите на вкладку «Товары и услуги» (или «Товары») и добавьте позиции: номенклатуру, количество, цену и ставку НДС. Сумма и итог по документу пересчитаются автоматически.

Если покупатель просит выставить счёт на аванс или частичную оплату, сумму можно изменить вручную либо выставить счёт на процент от заказа — для этого счёт удобнее создавать на основании документа «Заказ покупателя» через кнопку «Создать на основании». Тогда состав позиций и суммы подтянутся из заказа без ручного ввода.

После заполнения нажмите «Провести» или «Провести и закрыть». Счёт на оплату не формирует бухгалтерских проводок — это информационный документ, поэтому его проведение не влияет на учёт до момента поступления оплаты.

1. 1
   Откройте «Продажи» → «Счета покупателям» → «Создать»
2. 2
   Выберите организацию, контрагента и договор
3. 3
   Добавьте товары или услуги, укажите количество, цены, НДС
4. 4
   Проверьте итоговую сумму и банковские реквизиты
5. 5
   Нажмите «Провести», затем «Печать» → «Счёт на оплату»
6. 6
   Сохраните PDF и отправьте покупателю

Печать, подпись и отправка инвойса покупателю

Из формы документа нажмите кнопку «Печать» и выберите «Счёт на оплату». Откроется печатная форма с реквизитами поставщика, покупателя, таблицей позиций и итоговой суммой прописью. Внимательно проверьте блок банковских реквизитов внизу: получатель, ИНН, КПП, банк, БИК, корреспондентский и расчётный счета.

Если в организации настроена печать и подпись в документах (параметры организации), программа подставит изображения автоматически. Иначе счёт нужно распечатать, подписать и отсканировать либо отправить без подписи — для счёта на оплату это допустимо, так как он не является первичным учётным документом.

Для отправки используйте «Файл → Сохранить как → PDF» либо кнопку «Отправить по электронной почте» прямо из печатной формы. Отправка в PDF исключает случайное редактирование документа получателем и сохраняет вёрстку. Если с контрагентом настроен обмен электронными документами (ЭДО), счёт можно отправить через оператора ЭДО одной кнопкой.

Как выписать инвойс для экспорта (commercial invoice)

Во внешнеторговых операциях инвойс — это коммерческий документ на английском языке, по которому банк проводит валютный контроль, а таможня оформляет груз. В 1С такой инвойс формируется на основании документа реализации или счёта с договором в иностранной валюте. В «1С:Управление нашей фирмой» и УТ доступны печатные формы «Инвойс» с англоязычным макетом.

Чтобы печатная форма заполнилась корректно, в карточке номенклатуры укажите наименование для печати на английском языке, а в договоре — валюту расчётов. В самом документе заполните условия поставки по Инкотермс (например, FCA, CIF), страну происхождения товара и код ТН ВЭД, если он требуется для декларирования.

Суммы в инвойсе указываются в валюте договора. Программа пересчитывает рублёвые цены по курсу ЦБ на дату документа, если цены ведутся в рублях. Проверьте, что курс валюты загружен на дату инвойса: при пустом курсе суммы будут нулевыми или документ не проведётся.

Типичные ошибки и как их исправить

Самая распространённая ошибка — счёт выставлен по устаревшим реквизитам. Покупатель сменил банк или юридический адрес, а в 1С осталась старая карточка. Исправление: обновите карточку контрагента, затем перепроведите счёт и заново сформируйте печатную форму — реквизиты в документе подтянутся из справочника при повторном открытии.

Вторая частая ситуация — неверная ставка НДС. Она подставляется из карточки номенклатуры, и если там указана ставка, не совпадающая с условиями сделки (например, «Без НДС» вместо действующей ставки), покупатель оплатит счёт с ошибочной суммой налога. Исправьте ставку прямо в табличной части документа, а заодно проверьте карточку номенклатуры, чтобы ошибка не повторилась.

Третья группа ошибок — дубли счетов. Менеджер выставляет счёт вручную, хотя он уже создан на основании заказа. Перед созданием нового документа откройте список счетов по контрагенту и убедитесь, что действующий счёт на эту сделку ещё не выставлен. Лишний счёт удалите или пометьте на удаление, чтобы он не попал в сверку.

Как проверить результат и исправить выставленный счёт

После проведения документа выполните три контрольные проверки. Во-первых, откройте печатную форму и сверьте итоговую сумму с коммерческим предложением или заказом. Во-вторых, проверьте банковские реквизиты получателя — они должны совпадать с текущим счётом организации. В-третьих, убедитесь, что контрагент и договор в шапке соответствуют сделке.

Если счёт уже отправлен, а ошибка обнаружена, исправьте документ в 1С (счёт на оплату можно редактировать в любой момент — он не формирует проводок), перевыставьте печатную форму и отправьте покупателю новую версию с пометкой, что она заменяет предыдущую. Сохранять тот же номер документа допустимо, но некоторые компании предпочитают выставлять новый номер, чтобы избежать путаницы в своём учёте.

Когда оплата поступила, проверьте зачёт платежа: в списке счетов оплаченный счёт меняет статус, а в отчёте «Анализ оплаты счетов» или оборотно-сальдовой ведомости по контрагенту видно закрытие задолженности. Если платёж не привязался к счёту автоматически, откройте поступление на расчётный счёт и укажите счёт вручную.

Контрольные точки

Как проверить результат

Итоговая сумма в печатной форме

Норма

Совпадает с заказом или КП

Тревожный признак

Расхождение в сумме или НДС

Банковские реквизиты

Норма

Текущий расчётный счёт организации

Тревожный признак

Старый банк или счёт другой организации

Статус счёта после оплаты

Норма

Счёт отмечен как оплаченный

Тревожный признак

Платёж есть, счёт не закрыт

Валютный инвойс

Норма

Суммы в валюте, курс загружен

Тревожный признак

Нулевые суммы, нет курса

Часто задаваемые вопросы

Чем инвойс отличается от счёта-фактуры в 1С?

Счёт на оплату (инвойс) — это предложение оплатить, он не создаёт проводок и не влияет на налоги. Счёт-фактура — налоговый документ, который оформляется при отгрузке и служит основанием для вычета НДС. В 1С это два разных документа, и счёт-фактура обычно создаётся на основании реализации, а не счёта на оплату.

Можно ли выставить счёт без договора с контрагентом?

Технически в некоторых конфигурациях документ проведётся без договора, но делать этого не стоит: без договора не подтянутся валюта и условия расчётов, а при оплате платёж может не распределиться автоматически. Создайте договор в карточке контрагента — это занимает меньше минуты.

Как выставить счёт на частичную оплату или аванс?

Создайте счёт на основании заказа покупателя и вручную измените сумму или количество позиций под нужный размер аванса. Второй вариант — добавить в счёт одну строку с формулировкой «Авансовый платёж по договору» и нужной суммой. После полной оплаты остаток выставляется отдельным счётом.

Обязательно ли подписывать счёт на оплату печатью и подписью?

Нет, счёт на оплату не относится к первичным учётным документам, поэтому закон не требует подписи и печати. Однако многие покупатели внутренними регламентами принимают к оплате только подписанные счета, поэтому на практике подпись руководителя и бухгалтера лучше ставить — в 1С это настраивается в параметрах организации.

Как отправить инвойс на английском языке?

Используйте печатную форму «Инвойс» (в УНФ, УТ и ERP она есть в списке печатных форм документа). Чтобы наименования товаров вывелись на английском, заполните поле «Наименование для печати» в карточке номенклатуры. Если типовой формы нет, макет добавляется через внешнюю печатную форму.

Что делать, если покупатель оплатил счёт, но платёж не виден в 1С?

Проверьте, загружена ли выписка банка за дату платежа: раздел «Банк и касса» → «Банковские выписки». Если выписка загружена, а счёт не закрыт, откройте документ поступления и проверьте заполнение полей «Счёт на оплату» и «Договор» — при ручном создании платежа их часто оставляют пустыми.