Как выписать акт в 1С: пошаговое руководство

Акт выполненных работ (оказанных услуг) — один из самых частых документов в учёте: он подтверждает, что исполнитель сдал, а заказчик принял результат работ. В 1С акт создаётся как самостоятельный документ реализации либо формируется на основании счёта или заказа покупателя, что избавляет от повторного ввода данных.

Порядок действий зависит от конфигурации — чаще всего пользователи работают в «1С:Бухгалтерии 8» или «1С:Управление торговлей». Общая логика везде одинакова: выбрать вид документа, заполнить контрагента, договор и номенклатуру, провести документ и распечатать форму. Ниже разобраны все шаги, типичные ошибки и способы проверить результат.

Какой документ в 1С использовать для акта

В разных конфигурациях акт оформляется по-разному. В «1С:Бухгалтерии 8» ред. 3.0 для оказания услуг и выполнения работ используется документ «Реализация (акты, накладные)» с видом операции «Услуги» — печатная форма из него и есть акт. В «1С:Управлении торговлей» и «1С:Комплексной автоматизации» существует отдельный документ «Акт выполненных работ».

Если ваша организация оказывает услуги регулярно по одному договору, удобно завести типовой договор с видом «С покупателем» и привязывать все акты к нему. Это обеспечит корректную аналитику по взаиморасчётам и автоматическое заполнение реквизитов в печатной форме.

Создание акта в 1С:Бухгалтерии 8

Откройте раздел «Продажи» → «Реализация (акты, накладные)» и нажмите кнопку «Реализация» → «Услуги (акт)». В шапке документа укажите контрагента, договор и организацию, от имени которой выставляется акт. Номер и дата проставляются автоматически, но их можно изменить вручную — например, если акт выписывается задним числом в пределах открытого периода.

В табличной части добавьте строки с номенклатурой: выберите из справочника услугу или работу, укажите количество, цену и ставку НДС. Счета учёта (90.01, 62.01 и др.) подставляются автоматически из настроек счетов учёта номенклатуры, но их можно открыть и проверить по ссылке в строке документа.

Создание акта на основании счёта

Если покупателю ранее выставлялся счёт на оплату, не заполняйте акт вручную. Откройте нужный счёт, нажмите «Создать на основании» и выберите «Реализация (акты, накладные)». Программа перенесёт контрагента, договор, список услуг и суммы — останется проверить данные и провести документ. Это исключает расхождения между счётом и актом.

1. 1
   Откройте «Продажи» → «Реализация (акты, накладные)» и создайте документ с видом «Услуги (акт)»
2. 2
   Заполните организацию, контрагента и договор
3. 3
   Добавьте в табличную часть услуги, количество, цены и ставку НДС
4. 4
   Проверьте счета учёта и сумму документа
5. 5
   Нажмите «Провести», затем «Акт» для вывода печатной формы

Оформление акта в 1С:Управление торговлей

В «1С:Управлении торговлей 11» перейдите в раздел «Продажи» → «Акты выполненных работ» и создайте новый документ. Заполните поля «Клиент», «Соглашение» (или договор) и «Организация». На вкладке «Работы» добавьте услуги из справочника номенклатуры с типом «Услуга» или «Работа» — товары со складским учётом в акт добавить нельзя.

После заполнения нажмите «Провести и закрыть». Печатная форма вызывается кнопкой «Печать» → «Акт выполненных работ». Если в соглашении с клиентом настроены типовые условия продаж, цены и скидки подставятся автоматически.

Проведение документа и проверка проводок

Кнопка «Провести» записывает документ в регистры учёта: формируется выручка, задолженность покупателя и начисляется НДС. Если при проведении появляется ошибка — чаще всего не заполнен договор, не указана ставка НДС или документ пытаются провести в закрытом периоде. Текст ошибки указывает на конкретное незаполненное поле.

Проверить результат можно через кнопку «Дт/Кт» (в «1С:Бухгалтерии» — «Показать проводки»). Для акта услуг типовые проводки: Дт 62.01 — Кт 90.01 на сумму реализации и Дт 90.03 — Кт 68.02 на НДС. Если проводки не сформировались или счета отличаются от ожидаемых, проверьте настройки счетов учёта номенклатуры и договора.

Контрольные точки

Как проверить результат

Статус документа

Норма

Документ проведён, номер присвоен, в журнале нет пометки «не проведён»

Тревожный признак

Документ записан, но не проведён — выручка и задолженность не отражены

Проводки

Норма

Дт 62.01 — Кт 90.01 на сумму акта, при НДС — Дт 90.03 — Кт 68.02

Тревожный признак

Проводок нет или счета не соответствуют учётной политике

Печатная форма

Норма

В акте указаны обе стороны, номер, дата, перечень работ, суммы и подписи

Тревожный признак

Пустые реквизиты, неверный контрагент или расхождение суммы с документом

Печать и подписание акта

В проведённом документе нажмите кнопку «Печать» и выберите форму акта. В «1С:Бухгалтерии» доступны типовой «Акт об оказании услуг» и, при необходимости, форма КС-2 для строительных работ. Перед печатью используйте предварительный просмотр: проверьте реквизиты сторон, формулировки работ и итоговую сумму прописью.

Если типовая форма не подходит — например, нужна дополнительная графа или формулировка из договора — можно отредактировать макет через «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» → «Макеты печатных форм», либо подключить внешнюю печатную форму. Изменения макета лучше поручить специалисту по 1С, чтобы не нарушить обновление конфигурации.

Частые ошибки при выписке акта

Наиболее распространённая проблема — расхождение данных акта со счётом и договором: вручную созданный акт содержит другую цену или формулировку услуги. Вторая типичная ошибка — неверная ставка НДС в табличной части, из-за чего сумма налога в акте и счёте-фактуре не совпадает с договорными условиями.

Ещё одна группа ошибок связана с аналитикой: акт выписан не на тот договор или не на ту организацию (в базе с несколькими юрлицами). Такие документы искажают взаиморасчёты и попадают не в те отчёты. Перед проведением сверяйте шапку документа с письмом или заказом клиента.

FAQ

Можно ли выписать акт задним числом в 1С?

Да, если период ещё не закрыт для редактирования. Установите нужную дату в шапке документа — программа присвоит номер по хронологии. Если на дату установлен запрет изменения данных, сначала снимите его в разделе «Администрирование» → «Поддержка и обслуживание» → «Даты запрета изменения данных», но делать это должен ответственный пользователь.

Чем акт отличается от накладной в 1С?

Акт оформляет работы и услуги, не имеющие материальной формы; накладная — отгрузку товаров со склада. В «1С:Бухгалтерии» оба документа создаются через «Реализация (акты, накладные)», но с разными видами операции. Накладная дополнительно списывает товар со склада, акт — нет.

Почему не проводится акт в 1С?

Чаще всего не заполнены обязательные поля: договор, номенклатура, ставка НДС или счета учёта. Также проверьте дату документа — проведение в закрытом периоде запрещено. Программа выводит сообщение об ошибке с указанием конкретного поля, которое нужно исправить.

Как исправить ошибку в уже проведённом акте?

Откройте документ, внесите изменения и нажмите «Провести» повторно — проводки перезапишутся. Если период закрыт или акт уже подписан контрагентом, вместо исправления оформите корректировку реализации — она создаётся на основании исходного акта и формирует корректировочный счёт-фактуру.

Можно ли выписать один акт на несколько счётов или заказов?

В типовых конфигурациях акт обычно привязывается к одному основанию. Практический вариант — создать один акт без привязки и вручную добавить в табличную часть позиции из нескольких счётов, а в формулировках услуг указать реквизиты оснований. Либо выписывайте отдельный акт на каждый счёт — это упрощает сверку взаиморасчётов.

Нужно ли подписывать акт в 1С электронной подписью?

Сама по себе программа этого не требует: акт можно распечатать и подписать на бумаге. Если с контрагентом настроен электронный документооборот (ЭДО), акт отправляется прямо из 1С через сервис обмена документами и подписывается электронной подписью — бумажный экземпляр тогда не нужен.