Как выгрузить ТТН из 1С: печать, сохранение в файл и отправка контрагенту

Транспортная накладная (ТТН) в 1С формируется на основании документа реализации или перемещения и может быть выгружена несколькими способами: распечатана по унифицированной форме 1-Т, сохранена в файл (PDF, Excel), передана через систему электронного документооборота или выгружена в обмен с программой грузоперевозчика. Выбор способа зависит от того, кому нужен документ — водителю в бумажном виде, бухгалтерии контрагента или логистическому оператору.

Конкретные кнопки и названия меню различаются между конфигурациями: в «1С:Управление торговлей 11», «1С:ERP» и «1С:Комплексная автоматизация» ТТН создаётся из документа «Реализация товаров и услуг», а в «1С:Бухгалтерии» печатная форма доступна прямо из документа отгрузки. Ниже разобраны все основные сценарии с указанием, где искать нужную команду и как проверить результат.

Что нужно проверить перед выгрузкой ТТН

Прежде чем формировать ТТН, убедитесь, что исходный документ заполнен корректно: указаны грузоотправитель и грузополучатель, адреса погрузки и доставки, сведения о перевозчике и транспортном средстве. ТТН подтягивает данные из карточек контрагентов и договоров — если адрес доставки не заполнен в документе реализации, в накладной соответствующие поля останутся пустыми.

Проверьте также права доступа. Если кнопка печати ТТН не отображается, возможно, у пользователя нет прав на печать документов или нужная внешняя печатная форма не подключена. В типовых конфигурациях форма 1-Т входит в стандартную поставку, но в доработанных решениях её могли заменить или отключить.

Статус документа тоже имеет значение: ТТН корректно формируется только по проведённому документу отгрузки. Черновик или непроведённая реализация даст либо пустую форму, либо ошибку при печати.

Контрольные точки

Как проверить готовность к выгрузке

Документ реализации проведён

Норма

В журнале нет пометки непроведённого документа

Тревожный признак

Документ не проведён — ТТН сформируется с ошибкой или пустой

Адреса погрузки и доставки

Норма

Поля заполнены в документе и карточках контрагентов

Тревожный признак

Пустые поля в печатной форме ТТН

Данные перевозчика и ТС

Норма

Указаны перевозчик, марка и номер автомобиля, ФИО водителя

Тревожный признак

Блок «Транспортное средство» пуст — форма не пройдёт проверку у контрагента

Как сформировать и распечатать ТТН из документа реализации

Основной сценарий для конфигураций «Управление торговлей 11», ERP и «Комплексная автоматизация». Откройте журнал «Документы продажи» (или «Реализации товаров и услуг»), найдите нужный документ и откройте его. В командной панели документа нажмите кнопку «Печать» — откроется список доступных печатных форм.

В списке выберите «Транспортная накладная (1-Т)». Программа сформирует табличный документ с предпросмотром. Если в вашей конфигурации используется отдельный документ «Транспортная накладная» (в ERP он создаётся по кнопке «Создать на основании»), сначала создайте его, заполните параметры перевозки и уже из него выполняйте печать.

В окне предпросмотра нажмите кнопку печати на принтер или Ctrl+P. Перед печатью проверьте ориентацию листа — форма 1-Т традиционно широкая, и при альбомной ориентации она помещается корректнее. Обычно ТТН печатают в нескольких экземплярах: для грузоотправителя, перевозчика и грузополучателя.

1. 1
   Откройте проведённую реализацию товаров и услуг
2. 2
   Нажмите «Печать» и выберите «Транспортная накладная (1-Т)»
3. 3
   Проверьте заполнение полей в предпросмотре
4. 4
   Распечатайте нужное количество экземпляров

Как сохранить ТТН в PDF или Excel

Если документ нужно отправить по электронной почте или приложить к письму, удобнее всего сохранить его в файл. В окне предпросмотра печатной формы откройте меню «Файл» → «Сохранить» или «Сохранить как» (в некоторых конфигурациях — кнопка с дискетой в командной панели табличного документа).

В диалоге сохранения выберите формат: PDF подходит для отправки контрагенту — файл нельзя случайно изменить, и он одинаково открывается на любых устройствах. Формат Excel (MXL или XLSX) выбирайте, если получатель просил редактируемый документ. Имя файлу лучше давать осмысленное: номер и дата ТТН, название контрагента.

Обратите внимание: сохранённый в PDF или Excel файл — это просто картинка документа. Юридической силы как электронный документ он не имеет, поскольку не подписан квалифицированной электронной подписью. Для юридически значимого обмена используйте ЭДО.

Как отправить ТТН контрагенту через ЭДО

Если в 1С подключён сервис электронного документооборота (1С-ЭДО, СБИС, Диадок или другой оператор), ТТН можно отправить напрямую контрагенту без печати и сканирования. Откройте документ реализации и нажмите кнопку «ЭДО» (или «Отправить по ЭДО» в меню «Ещё»).

В форме отправки выберите тип документа — электронная транспортная накладная. Убедитесь, что контрагент тоже подключён к ЭДО и принимает этот формат: если у получателя нет соглашения об обмене электронными документами, отправка не пройдёт. Проверить это можно в карточке контрагента на закладке настроек ЭДО.

После отправки документ проходит подписание вашей электронной подписью и уходит оператору. Отследить статус можно в журнале «Электронные документы»: состояния «Отправлен», «Доставлен», «Подписан получателем» покажут, на каком этапе находится обмен.

Выгрузка ТТН для обмена с другими программами

Иногда ТТН нужно выгрузить не как печатную форму, а как структурированные данные — например, для передачи в систему транспортной логистики, на сайт грузоперевозчика или в другую базу 1С. Здесь применяются другие механизмы.

Выгрузка через универсальный обмен данными

Для передачи документов между базами 1С используется типовая обработка «Универсальный обмен данными в формате XML». Откройте её через «Файл» → «Открыть» (обработка поставляется на диске ИТС или встроена в конфигурацию), загрузите правила обмена, укажите период и отберите документы реализации или транспортные накладные. Результат — XML-файл, который загружается в базу-приёмник той же обработкой.

Выгрузка списком из журнала документов

Если нужен реестр ТТН за период (а не сами документы), откройте журнал документов, установите отбор по периоду и контрагенту, затем через «Ещё» → «Вывести список» сформируйте табличный документ и сохраните его в Excel. Так получают сводную таблицу номеров, дат и сумм для отчётности.

Способы выгрузки ТТН

Печать на бумаге

Подходит для передачи водителю. Требует принтера, документ не редактируется после подписания.

Сохранение в PDF/Excel

Для отправки по почте как копии. Не имеет юридической силы без подписи.

Отправка по ЭДО

Юридически значимый обмен. Требует подключения обеих сторон к оператору ЭДО.

Обмен XML между базами

Для синхронизации двух баз 1С. Требует правил обмена и технических навыков.

Типичные ошибки и как их исправить

Чаще всего пользователи сталкиваются с тем, что в печатной форме ТТН пустые поля. Причина почти всегда в незаполненных данных: адрес доставки в документе, параметры перевозчика, сведения о водителе. Заполните их в документе реализации или в отдельном документе «Транспортная накладная» и сформируйте печать заново — форма подтянет данные автоматически.

Вторая частая ситуация — в списке печатных форм нет ТТН. Проверьте, подключены ли дополнительные печатные формы в разделе «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки», и есть ли у пользователя права. В редких случаях форму отключили при доработке конфигурации — тогда нужна помощь специалиста по сопровождению.

Третья ошибка — выгрузка в Excel «ломает» форматирование: слипаются колонки, пропадают рамки. Это ограничение конвертации табличного документа. Для передачи контрагенту надёжнее использовать PDF, а Excel оставить для внутренних реестров.

Как проверить, что выгрузка прошла успешно

После печати сверьте бумажную ТТН с документом в базе: номер, дата, перечень товаров и количество мест должны совпадать. Если после печати документ реализации изменили, ТТН нужно перепечатать — иначе бумажный и электронный варианты разойдутся.

При отправке по ЭДО контрольной точкой служит статус в журнале электронных документов. Обмен считается завершённым, когда получатель подписал документ своей подписью и вы получили извещение. Если документ долго висит в статусе «Ожидает подписания контрагентом», свяжитесь с получателем — возможно, у него не настроено уведомление.

Частые вопросы

Где в 1С:Бухгалтерии найти печать ТТН?

Откройте документ «Реализация (акты, накладные)», нажмите кнопку «Печать» в командной панели и выберите «Транспортная накладная (1-Т)» или «ТТН». Если формы нет в списке, проверьте подключение дополнительных печатных форм в разделе «Администрирование».

Можно ли выгрузить ТТН в Excel с сохранением оформления?

Полностью сохранить оформление не получится — при конвертации в Excel часть рамок и объединённых ячеек теряется. Если важен внешний вид документа, сохраняйте в PDF. Excel используйте только для реестров и списков документов.

Что делать, если в ТТН не подтягиваются данные перевозчика?

Заполните сведения о перевозчике, транспортном средстве и водителе в самом документе отгрузки (поля на закладке «Доставка» или «Дополнительно») либо создайте отдельный документ «Транспортная накладная» на основании реализации и укажите данные там.

Можно ли отправить ТТН по ЭДО, если контрагент не подключён?

Нет, электронный документооборот работает только между подключёнными участниками. Если контрагент не использует ЭДО, передайте ТТН в бумажном виде, а PDF отправьте как информационную копию.

Как выгрузить все ТТН за месяц одним файлом?

Сформируйте реестр: откройте журнал документов реализации, установите отбор по периоду, через «Ещё» → «Вывести список» создайте таблицу и сохраните её в Excel. Сами печатные формы пакетно можно вывести через групповую печать — выделите документы в журнале и нажмите «Печать».

Изменили реализацию после печати ТТН — что делать?

Сформируйте и распечатайте ТТН заново, а старый бумажный экземпляр замените. Если документ ушёл по ЭДО, используйте механизм исправления или аннулирования электронного документа — простое редактирование в базе не отменит уже отправленный файл.