Документы и Печать · 10 мин
Как выгрузить файл из 1С в СБИС
Способы выгрузки документов и данных из 1С в СБИС: через обработки, обмен по API, форматы выгрузки, настройка синхронизации, типичные ошибки и их решение.
СБИС (система «Тензор») используется для электронного документооборота, отчётности и электронной подписи, а 1С остаётся основной учётной системой большинства организаций. Поэтому задача передать документы из 1С в СБИС возникает постоянно: отправить счёт-фактуру контрагенту, сдать отчётность, обменяться актами и накладными. Существует несколько рабочих способов такой выгрузки, и выбор зависит от конфигурации 1С, объёма документов и установленных модулей.
Основных пути три: штатная выгрузка файла из 1С с последующей загрузкой в СБИС, использование фирменного плагина СБИС для 1С и настройка автоматической синхронизации. Первый вариант подходит для разовых операций, второй и третий — для регулярного документооборота. Ниже разобраны все способы с конкретными действиями и типичными ошибками.
Какие форматы файлов понимает СБИС
Перед выгрузкой важно понять, какой формат нужен. СБИС принимает XML-файлы утверждённых форматов ФНС (счета-фактуры, УПД, акты, накладные ТОРГ-12), а также обычные офисные форматы: PDF, XLSX, DOCX, JPEG. Для юридически значимого электронного документооборота нужен именно XML утверждённого формата — только его можно подписать и отправить контрагенту как официальный документ.
В 1С электронные документы формируются через подсистему обмена электронными документами (в типовых конфигурациях — «Обмен электронными документами» или «ЭДО»). При выгрузке «для контрагента» 1С создаёт XML по формату ФНС, который СБИС распознаёт автоматически. Если выгружать документ просто как печатную форму в PDF, СБИС загрузит его как «неформализованный документ» — его можно отправить, но у контрагента он не встанет на учёт автоматически.
Способ 1: выгрузка файла из 1С и загрузка в СБИС вручную
Этот способ не требует никаких дополнительных модулей и работает в любой конфигурации 1С. Подходит, когда документов немного или обмен происходит редко.
- 1Откройте документ в 1С (реализация, счёт-фактура, акт)
- 2Нажмите «Ещё» → «Выгрузить» или используйте кнопку обмена электронными документами — зависит от конфигурации
- 3Выберите формат: XML (для ЭДО) или PDF (для неформализованной отправки)
- 4Сохраните файл на диск в известную папку
- 5Зайдите в СБИС, раздел «Документы» → «Исходящие»
- 6Нажмите «Загрузить» или «Создать» → «Загрузить файл» и укажите сохранённый файл
- 7Проверьте, что СБИС распознал контрагента и тип документа, затем подпишите и отправьте
В типовых конфигурациях «1С:Бухгалтерия 8» и «1С:Управление торговлей» выгрузка XML доступна из карточки документа: команда может называться «Выгрузить в файл», «Поделиться» или находиться в подменю «ЭДО». Если такой команды нет, документ можно сохранить как печатную форму: «Печать» → выбрать форму → кнопка «Сохранить» → формат PDF или Excel.
После загрузки в СБИС обязательно проверьте распознавание: система должна определить контрагента по ИНН из файла и тип документа. Если контрагент не найден, СБИС предложит создать его карточку вручную — проверьте ИНН и КПП до отправки, ошибка в реквизитах сделает документ юридически недействительным.
Способ 2: плагин СБИС для 1С
Компания «Тензор» выпускает официальное расширение (плагин) для 1С, которое встраивает кнопки СБИС прямо в интерфейс учётной системы. После установки в формах документов появляется команда «Отправить через СБИС», и файл передаётся без промежуточного сохранения на диск.
Плагин скачивается из личного кабинета СБИС: раздел «Настройки» → «Интеграция с 1С» (название раздела может незначительно отличаться в зависимости от версии личного кабинета). Перед установкой проверьте совместимость: плагин поддерживает основные типовые конфигурации на управляемых формах, для сильно доработанных или старых конфигураций может потребоваться адаптация.
После установки выполните первичную настройку: укажите логин и пароль СБИС (или API-ключ), сопоставьте организации в 1С и СБИС, выберите типы документов для обмена. Дальше отправка сводится к двум кликам: открыть документ → «СБИС» → «Отправить». Статусы доставки (отправлен, доставлен, подписан контрагентом) возвращаются обратно в 1С и отображаются в журнале документов.
Способ 3: автоматическая синхронизация 1С и СБИС
Для регулярного обмена разумно настроить автосинхронизацию: документы, проведённые в 1С, сами попадают в СБИС, а входящие документы из СБИС загружаются в 1С. Это исключает ручные операции и пропуски документов.
Синхронизация настраивается в том же модуле интеграции: задаётся расписание (например, каждые 15 минут), фильтры по видам документов и контрагентам, правила подписания. Возможна автоматическая отправка без участия пользователя — тогда документы подписываются сертификатом, хранящимся на сервере СБИС (облачная подпись), либо отправка идёт в полуавтоматическом режиме: документы формируются автоматически, а бухгалтер только проверяет и подписывает пакет.
Выгрузка отчётности и других данных
Помимо документов ЭДО, из 1С в СБИС переносят регламентированную отчётность, справочники контрагентов и номенклатуры. Отчётность проще всего сдавать напрямую из 1С, если подключена «1С-Отчётность», но если отчётность ведётся через СБИС, выгрузите отчёт из 1С в файл обмена (кнопка «Выгрузить» в форме отчёта) и загрузите его в раздел «Отчётность» в СБИС.
Справочники выгружаются стандартной обработкой «Выгрузка и загрузка данных XML» или через «Универсальный обмен данными». Для контрагентов и номенклатуры удобнее формат Excel: в 1С список сохраняется через «Ещё» → «Вывести список» → сохранить как табличный документ, а СБИС умеет импортировать справочники из XLSX с сопоставлением колонок.
Сравнение способов выгрузки
Подходит для разовых операций и любых конфигураций. Ограничение: трудоёмко при десятках документов в день, нет статусов доставки в 1С
Оптимален для регулярного обмена: отправка из формы документа, статусы возвращаются в 1С. Ограничение: требует установки и совместимости с конфигурацией
Для больших объёмов: документы передаются по расписанию без участия пользователя. Ограничение: требует аккуратной настройки и контроля на старте
Проверка результата и типичные ошибки
После отправки убедитесь, что документ дошёл и принят. В СБИС у документа отображается цепочка статусов: «Отправлен» → «Доставлен» → «Подписан получателем» (или «Отклонён»). Если используется плагин, эти статусы подтягиваются в 1С автоматически по расписанию.
Как проверить результат
«Доставлен» или «Подписан»
«Ошибка» или зависание на «Отправляется» более часа
ИНН и КПП совпадают с карточкой в 1С
СБИС создал дубль контрагента с неверными реквизитами
Суммы и номенклатура совпадают с документом в 1С
Расхождения в суммах, пустые строки, обрезанные наименования
Когда обращаться к специалисту
Самостоятельно безопасно выполнять ручную выгрузку файлов, загрузку в СБИС и отправку через плагин в типовой конфигурации. К помощи специалиста по 1С или поддержки «Тензор» стоит прибегнуть, если конфигурация сильно доработана и плагин конфликтует с расширениями, если нужна интеграция через API с нестандартной логикой (например, выгрузка по событию из собственных документов) или если требуется настроить двусторонний обмен входящими документами с автоматическим созданием поступлений в 1С.
Что важно запомнить
Для разовой отправки выгрузите XML или PDF из 1С и загрузите в СБИС вручную. Для регулярного обмена установите плагин СБИС или настройте автосинхронизацию. Всегда проверяйте статус доставки и реквизиты контрагента, а для ЭДО используйте XML утверждённого формата, а не печатные формы.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли выгрузить из 1С в СБИС без установки плагина?
Да. Выгрузите документ стандартными средствами 1С в XML (через подсистему ЭДО) или в PDF, а затем загрузите файл в СБИС через раздел «Документы» кнопкой загрузки. Плагин нужен только для удобства и автоматизации, а не как обязательное условие.
Почему СБИС не распознаёт выгруженный из 1С файл?
Чаще всего файл имеет устаревший формат XML или выгружен как печатная форма, а не как электронный документ. Проверьте, что выгрузка выполнялась через механизм обмена электронными документами, и обновите конфигурацию 1С, если формат ФНС менялся.
Как передать в СБИС сразу много документов?
Используйте групповую выгрузку: в журнале документов 1С выделите нужные строки и выполните команду выгрузки — файлы сохранятся пакетом. В СБИС при загрузке можно выбрать несколько файлов одновременно. При больших объёмах эффективнее настроить плагин или синхронизацию.
Нужна ли электронная подпись для отправки через СБИС?
Для юридически значимых документов (счета-фактуры, УПД, акты) — да, документ подписывается квалифицированной электронной подписью. Подпись может храниться на токене у пользователя или в облаке СБИС. Неформализованные файлы (письма, сканы) можно отправлять без подписи.
Что делать, если документ отправлен с ошибкой?
Если контрагент ещё не подписал документ, можно отправить уведомление об уточнении или аннулировать документ по согласованию сторон, затем выгрузить исправленную версию из 1С. Если документ уже подписан обеими сторонами, потребуется формальное аннулирование в СБИС и корректировочный документ.
Поддерживает ли СБИС обратную загрузку — из СБИС в 1С?
Да, при использовании плагина или синхронизации входящие документы от контрагентов загружаются в 1С и могут автоматически создавать документы поступления. Это настраивается в параметрах интеграции отдельно от исходящего обмена.