Документы и Печать · 10 мин
Как выгрузить акт сверки в 1С: инструкция для бухгалтера
Как сформировать и выгрузить акт сверки взаиморасчётов в 1С: создание документа, печать, сохранение в Excel и PDF, отправка контрагенту, типичные ошибки.
Акт сверки взаиморасчётов — документ, который подтверждает состояние расчётов с контрагентом на определённую дату. В 1С он формируется автоматически на основе проведённых документов, а выгрузить его можно в печатную форму, Excel, PDF или отправить контрагенту напрямую через ЭДО. Ниже разобраны все рабочие способы для типовых конфигураций: «1С:Бухгалтерия 8», «Управление торговлей» и «Комплексная автоматизация».
Точные названия пунктов меню могут немного отличаться в зависимости от версии конфигурации и релиза платформы, но общая логика везде одинакова: создать документ сверки, проверить данные, вывести печатную форму и сохранить или отправить её в нужном формате.
Где находится акт сверки в разных конфигурациях 1С
В «1С:Бухгалтерии 8.3» документ называется «Сверка взаиморасчётов» и находится в разделе «Покупки» или «Продажи» — в зависимости от того, с поставщиком или покупателем вы сверяетесь. Также общий список доступен через меню «Все функции → Документы → Сверка взаиморасчётов», если пункт не выведен в интерфейс.
В «1С:Управление торговлей 11» и «Комплексной автоматизации» документ называется «Сверка взаиморасчётов» и расположен в разделе «Продажи» (или «Закупки») в подсистеме взаиморасчётов. В старых версиях УТ 10.3 использовался документ «Акт сверки взаиморасчётов» из меню «Продажи».
Если нужного пункта нет в интерфейсе, проверьте права пользователя: роль «Бухгалтер» или «Добавление и изменение документов по расчётам с контрагентами» должна быть назначена. Также убедитесь, что в настройках функциональности включён учёт расчётов с контрагентами.
Как создать документ сверки
Откройте список документов сверки и нажмите «Создать». В шапке документа укажите организацию, контрагента и период сверки — даты начала и окончания. Если с контрагентом несколько договоров, выберите конкретный договор или оставьте поле пустым для сверки по всем договорам сразу.
После заполнения шапки перейдите на вкладку с табличной частью и нажмите «Заполнить» — программа автоматически подберёт все проведённые документы расчётов за указанный период: реализации, поступления, оплаты, возвраты, корректировки. Сальдо на начало и конец периода рассчитается автоматически.
- 1Откройте раздел «Покупки» или «Продажи» и выберите «Сверка взаиморасчётов»
- 2Нажмите «Создать» и укажите организацию, контрагента и период
- 3При необходимости выберите конкретный договор
- 4Нажмите «Заполнить» для автоматического подбора документов
- 5Проверьте сальдо на начало и конец периода
- 6Проведите документ и перейдите к печати
Перед проведением сверьте итоговое сальдо с данными контрагента. Если суммы не совпадают, в табличной части можно вручную скорректировать строки или добавить расхождение — многие конфигурации позволяют указать «данные контрагента» отдельной колонкой, чтобы акт показал разницу между вашими данными и данными второй стороны.
Как вывести печатную форму акта
После проведения документа нажмите кнопку «Печать» в командной панели. В типовых конфигурациях доступна форма «Акт сверки взаиморасчётов», а в некоторых версиях — несколько вариантов: с детализацией по документам, с расхождениями, сводный. Выберите нужный вариант из выпадающего списка кнопки «Печать».
Печатная форма откроется в виде табличного документа. Здесь можно визуально проверить результат: шапку с реквизитами сторон, таблицу операций, итоговое сальдо и строку о задолженности. Если в форме не хватает подписантов или реквизитов, они подтягиваются из карточки организации и договора — проверьте, что эти данные заполнены в справочниках.
Как сохранить акт сверки в Excel или PDF
Самый простой способ выгрузить акт — сохранить открытую печатную форму. В окне табличного документа нажмите «Файл → Сохранить как» (или значок дискеты) и выберите формат: PDF-документ, лист Excel (.xlsx) или табличный документ (.mxl). PDF подходит для отправки контрагенту и архива, Excel — если второй стороне нужно редактировать или сверять данные в своей системе.
В ряде конфигураций есть кнопка «Сохранить» прямо в командной панели печатной формы рядом с кнопкой печати на принтер. Также можно использовать команду «Ещё → Сохранить в файл», если она доступна в вашей версии платформы.
Выбор формата выгрузки
Подходит для отправки контрагенту и хранения в архиве; файл нельзя редактировать, что снижает риск случайных изменений
Удобен, когда контрагент сверяет данные в своей учётной системе или просит таблицу для обработки; перед отправкой проверьте, что формулы и итоги отображаются корректно
Внутренний формат 1С; используется для обмена между базами 1С, контрагенту без 1С отправлять бессмысленно
Юридически значимая отправка через оператора; требует настроенного обмена и действующего соглашения с контрагентом
При сохранении в Excel учтите ограничение: объединённые ячейки и сложное форматирование печатной формы иногда переносятся с искажениями. Откройте сохранённый файл и убедитесь, что колонки не «поплыли», а итоговые суммы читаемы.
Как отправить акт сверки контрагенту через ЭДО
Если в базе настроен обмен электронными документами (1С-ЭДО, СБИС, Контур и другие операторы), акт сверки можно отправить напрямую, без выгрузки в файл. В документе сверки нажмите кнопку «ЭДО» или «Отправить по ЭДО», выберите формат документа и подтвердите отправку. Контрагент получит акт в своей системе и сможет подписать его встречной подписью.
Акт сверки, подписанный обеими сторонами через ЭДО квалифицированными подписями, имеет юридическую силу без бумажного оригинала. Это удобно при регулярных сверках и при подготовке к судебным спорам, где акт используется как доказательство признания долга.
Проверка результата и типичные ошибки
После формирования акта сверьте его с оборотно-сальдовой ведомостью по счетам расчётов за тот же период. Сальдо на конец периода в акте должно совпадать с сальдо по контрагенту в ОСВ. Расхождение — признак того, что в сверку попали не все документы или часть операций отражена вручную.
Как проверить результат
Совпадает с ОСВ по счетам 60/62/76 по данному контрагенту
Суммы различаются — ищите непроведённые или ручные документы
Все реализации, поступления и оплаты за период присутствуют
Документов не хватает — проверьте договор и период в шапке
Наименования, ИНН, адреса заполнены и актуальны
Пустые поля — заполните карточку организации или контрагента
Открывается, все страницы и итоги читаемы
Обрезаны колонки или пустые страницы — настройте масштаб печати
Если стандартная форма не подходит
Когда типовая печатная форма не устраивает — например, контрагент требует свой шаблон акта или нужна дополнительная колонка — есть два пути. Первый: выгрузить форму в Excel и доработать вручную, это допустимо для разовых случаев. Второй: заказать доработку внешней печатной формы у специалиста по 1С — внешние формы подключаются через «Администрирование → Печатные формы, отчёты и обработки» без изменения конфигурации.
Не редактируйте типовые макеты внутри конфигурации напрямую: при обновлении релиза изменения будут потеряны, а конфигурация потеряет полную поддержку. Для любых постоянных изменений используйте механизм внешних печатных форм или расширения конфигурации.
Для регулярных сверок удобно хранить созданные документы сверки в базе, а не только выгруженные файлы: по ним легко отследить историю расхождений с контрагентом, а при повторной сверке скопировать предыдущий документ и изменить период.
Частые вопросы
Почему в акт сверки не попадают некоторые документы?
Чаще всего причина в том, что документы не проведены, относятся к другому договору или выходят за границы периода сверки. Также проверьте, что в шапке акта не установлен отбор по конкретному договору, если нужна сверка по всем договорам. Ручные операции по счетам расчётов в табличную часть автоматически не подбираются.
Можно ли выгрузить акт сверки сразу по нескольким контрагентам?
В типовых конфигурациях документ создаётся по одному контрагенту. Для массовой выгрузки используются внешние обработки или создаются документы последовательно с последующей печатью из списка через «Ещё → Печать» с выделением нескольких строк.
Чем акт сверки в 1С отличается от отчёта «Анализ расчётов с контрагентами»?
Акт сверки — двусторонний документ, который подписывают обе стороны и который имеет юридическое значение. Отчёт «Анализ расчётов» — внутренний инструмент для проверки задолженности, контрагенту его обычно не отправляют.
Как выгрузить акт, если кнопка «Печать» неактивна?
Убедитесь, что документ проведён — печать недоступна для непроведённых документов. Также проверьте права пользователя: у роли должно быть право на вывод печатных форм. Если документ помечен на удаление, снимите пометку и проведите его заново.
Имеет ли акт сверки, отправленный по email в PDF, юридическую силу?
PDF-файл без электронной подписи — это копия документа, а не оригинал. Для юридической значимости нужен либо бумажный акт с подписями и печатями, либо электронный документ, подписанный обеими сторонами через ЭДО квалифицированными подписями.
Как выгрузить акт сверки в 1С:Управление нашей фирмой (УНФ)?
В УНФ документ называется «Акт сверки» и находится в разделе «Компания» или «Продажи» в подсистеме расчётов. Логика та же: создать документ, заполнить по контрагенту за период, провести и через «Печать» вывести форму, которую затем сохранить в PDF или Excel.
Что важно запомнить
Акт сверки выгружается из проведённого документа «Сверка взаиморасчётов»: создайте его по контрагенту за период, проверьте сальдо по ОСВ, выведите печатную форму и сохраните в PDF или Excel через «Файл → Сохранить как». Для юридически значимой отправки используйте ЭДО, а не выгруженный файл.