Как выгрузить акт сверки в 1С Предприятие

Акт сверки взаиморасчётов — один из самых востребованных документов при работе с контрагентами: его запрашивают бухгалтеры партнёров, аудиторы и юристы при разрешении споров. В 1С Предприятие (конфигурации «Бухгалтерия предприятия», «Управление торговлей», «Комплексная автоматизация», ERP) акт сверки формируется штатным документом, а выгрузить его можно в печатную форму, PDF, Excel или отправить контрагенту напрямую из программы.

Главная сложность у пользователей обычно не в самой выгрузке, а в подготовке: документ нужно правильно заполнить, проверить расхождения по данным контрагента и только потом сохранять файл. Если в учёте есть непроведённые документы или разрывы по периодам, акт сформируется с искажёнными остатками, и контрагент получит недостоверные данные.

Ниже разобран полный цикл: где находится документ «Акт сверки», как его заполнить, в каких форматах выгрузить, как проверить результат и какие ошибки встречаются чаще всего. Инструкции применимы к типовым конфигурациям на управляемых формах; названия кнопок в разных релизах могут незначительно отличаться.

Где находится акт сверки в 1С

В типовой «1С:Бухгалтерии 8» документ расположен в разделе «Покупки» → «Акты сверки расчётов с контрагентами» (в некоторых релизах — «Продажи» → «Акты сверки»). Один и тот же журнал обслуживает и поставщиков, и покупателей: сторона определяется договором, который вы выберете в документе.

В «1С:Управление торговлей» и ERP путь аналогичный: раздел «Закупки» или «Продажи» → «Сверки взаиморасчётов» либо «Акты сверки расчётов». Если нужного пункта нет в меню, откройте полный список документов через «Все функции» (кнопка в правом верхнем углу или меню сервиса) и найдите «Акт сверки взаиморасчётов» в разделе «Документы».

Отсутствие документа в меню чаще всего означает, что у пользователя нет прав на создание актов сверки либо раздел скрыт настройками интерфейса. В первом случае потребуется администратор, во втором — достаточно открыть «Настройка навигации» в нужном разделе и перенести пункт в видимую область.

Как создать и заполнить документ

Нажмите «Создать» в журнале актов сверки. В шапке документа укажите организацию, контрагента и договор. Поле «Договор» определяет, по каким расчётам будет идти сверка: если у контрагента несколько договоров, для каждого формируется отдельный акт либо выбирается вариант сверки по контрагенту в целом (в конфигурациях, где это поддерживается).

Задайте период сверки — даты «с» и «по». Период должен совпадать с тем, что запросил контрагент: несовпадение границ — самая частая причина возврата акта на доработку. Если сверка выполняется за квартал, убедитесь, что период захватывает первое и последнее число квартала полностью.

После заполнения шапки нажмите кнопку «Заполнить» → «Заполнить по данным бухгалтерского учёта». Программа подтянет все проведённые документы по выбранному договору за указанный период: реализации, поступления, оплаты, корректировки. Табличная часть разбита на две стороны — «По данным организации» и «По данным контрагента».

1. 1
   Откройте «Покупки» → «Акты сверки расчётов с контрагентами» и нажмите «Создать»
2. 2
   Укажите организацию, контрагента и договор
3. 3
   Задайте период сверки по запросу контрагента
4. 4
   Нажмите «Заполнить» → «Заполнить по данным бухгалтерского учёта»
5. 5
   Проверьте сальдо на начало и конец периода
6. 6
   Заполните сторону «По данным контрагента», если получены его данные
7. 7
   Проведите документ и перейдите к печати или выгрузке

Как заполнить данные контрагента и свести расхождения

Вторая сторона акта — «По данным контрагента» — заполняется вручную на основании файла или бумажного акта, который прислал партнёр. Переносите суммы построчно, сверяя номера и даты первичных документов: расхождение даже в номере накладной затруднит поиск причины разницы.

Если контрагент прислал свои данные в Excel, часть конфигураций поддерживает загрузку из табличного документа через буфер обмена: скопируйте строки и вставьте их в табличную часть. После заполнения программа автоматически покажет расхождения — строки, которые есть только у одной из сторон, или суммы, не совпадающие по документу.

Типичные причины расхождений: документ проведён в разных периодах у двух сторон (накладная отгружена в марте, а получена и оприходована в апреле), не отражён возврат или частичная оплата, разные курсы пересчёта валютных договоров. Перед выгрузкой акта расхождения нужно либо устранить корректировкой учёта, либо зафиксировать в акте как согласованную разницу с пояснением.

Как выгрузить акт сверки в PDF, Excel и Word

После проведения документа нажмите кнопку «Печать» и выберите форму «Акт сверки взаиморасчётов». Откроется табличный документ с готовой печатной формой. Дальше есть несколько способов выгрузки.

Для сохранения в файл нажмите «Файл» → «Сохранить» (или «Сохранить как») либо кнопку с дискетой на панели табличного документа. В диалоге сохранения выберите формат: PDF-документ — для отправки контрагенту и архива, лист Excel (MXL, XLSX) — если партнёр просит редактируемый файл, документ Word — для ручных правок оформления. Рекомендуемый формат для официальной сверки — PDF: он исключает случайное изменение цифр.

Если в базе настроена отправка почты, доступна кнопка «Отправить» → «По электронной почте»: акт прикрепится к письму в выбранном формате без промежуточного сохранения на диск. В конфигурациях с подключённым ЭДО (1С-ЭДО, Такском, СБИС) акт можно отправить контрагенту как электронный документ через кнопку «ЭДО» — тогда подписание и возврат подтверждения происходят без бумаги.

Сравнение форматов выгрузки

PDF

Подходит для официальной отправки и архива; исключает случайную правку, но контрагент не сможет редактировать файл

Excel (XLSX)

Удобен, когда партнёр просит редактируемый формат для своей сверки; риск — формулы и итоги можно случайно изменить

MXL (табличный документ 1С)

Сохраняет оформление точно как в 1С, но открывается только в программах на платформе 1С — не подходит для отправки внешним контрагентам

Отправка по ЭДО

Юридически значимый обмен с подписанием; требует настроенного обмена и подключённого контрагента

Как проверить акт перед отправкой

Перед выгрузкой сверьте три контрольные цифры: сальдо на начало периода, обороты за период и сальдо на конец. Их можно перепроверить отчётом «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» (60, 62, 76 — в зависимости от договора) с отбором по контрагенту и договору за тот же период. Значения в акте и в ОСВ должны совпадать до копейки.

Проверьте, что все документы периода проведены: непроведённые реализации и оплаты не попадают в акт. Быстрый способ — отчёт «Анализ субконто» по контрагенту или журнал документов с фильтром по признаку «не проведён». Также убедитесь, что в акте указаны верные реквизиты сторон: подписант, должность, дата — эти поля берутся из карточки организации и ответственных лиц.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сальдо на начало периода

Норма

Совпадает с конечным сальдо предыдущего подписанного акта

Тревожный признак

Есть разница — ищите непроведённые или изменённые документы прошлых периодов

Обороты по акту и по ОСВ за тот же период

Норма

Суммы дебета и кредита совпадают до копейки

Тревожный признак

Расхождение — в акт не попали документы или выбран неверный договор

Печатная форма в PDF

Норма

Все страницы читаемы, итоги и подписи на месте, период указан верно

Тревожный признак

Обрезаны колонки, пустые поля подписантов, неверный период в шапке

Типичные ошибки и ограничения

Частая ошибка — формирование акта по контрагенту в целом, когда у него несколько договоров с разными счетами учёта: итоговое сальдо получается смешанным и не сходится ни с одной карточкой расчётов. Выгружайте акт строго в разрезе договора, если методология сверки в компании не предполагает консолидированный вариант.

Вторая группа ошибок связана с периодом: документы, проведённые задним числом после прошлой сверки, меняют входящее сальдо, и новый акт «не бьётся» с предыдущим. Перед формированием убедитесь, что прошлые периоды закрыты для редактирования (дата запрета изменения данных), либо зафиксируйте причину изменения.

Ограничение типовых конфигураций: стандартная печатная форма не всегда включает расшифровку по счетам-фактурам или валютные суммы. Если контрагент требует нестандартный формат, потребуется внешняя печатная форма — её подключает администратор через «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки».

Частые вопросы

Можно ли выгрузить акт сверки сразу за год по всем контрагентам?

Массового формирования актов по списку контрагентов в типовых конфигурациях нет — документ создаётся по каждому договору отдельно. Для массовой сверки используют отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» с группировкой по контрагентам либо подключают внешние обработки групповой печати.

Почему в акт не попадает документ оплаты?

Чаще всего документ не проведён, относится к другому договору или организации, либо дата оплаты выходит за границы периода сверки. Проверьте движения документа по счетам расчётов и отборы в шапке акта.

Как выгрузить акт сверки в 1С:Предприятие 7.7?

В «семёрке» акт сверки обычно формируется отчётом или обработкой из раздела «Отчёты» → «Акт сверки» (зависит от конфигурации). Сохранение в файл выполняется через «Файл» → «Сохранить как» с выбором формата Excel или текстового табличного документа; PDF в 7.7 сохраняется только через виртуальный принтер.

Что делать, если кнопка «Печать» неактивна?

Документ не проведён либо не заполнены обязательные поля (организация, контрагент, договор). Запишите и проведите документ — после этого печатные формы станут доступны. Если кнопка неактивна и после проведения, проверьте права пользователя.

Можно ли отправить акт контрагенту прямо из 1С?

Да, двумя способами: по электронной почте через кнопку «Отправить» (требуется настроенная учётная запись почты) или как юридически значимый электронный документ через сервис ЭДО, если он подключён и контрагент в нём зарегистрирован.