Документы и Печать · 11 мин
Как выгрузить акт сверки из 1С в СБИС
Как выгрузить акт сверки из 1С в СБИС: настройка обмена, отправка через ЭДО, выгрузка в файл, проверка результата и решение типичных ошибок.
Акт сверки взаиморасчётов — один из самых часто отправляемых документов между контрагентами. Если обе стороны работают в СБИС или контрагент принимает документы по ЭДО, выгрузить акт напрямую из 1С быстрее и надёжнее, чем печатать, подписывать и отправлять скан по почте. В зависимости от конфигурации 1С есть несколько рабочих способов: встроенный обмен с СБИС, универсальная выгрузка в файл или отправка через типовой механизм ЭДО.
Ниже разобраны все три сценария с конкретными действиями для типовых конфигураций «1С:Бухгалтерия 8», «1С:Управление торговлей» и «1С:Комплексная автоматизация». Вы узнаете, как подготовить акт, какой способ выбрать под свою ситуацию, как проверить, что документ дошёл, и что делать при типичных ошибках.
Что подготовить перед выгрузкой акта сверки
Прежде чем отправлять документ, убедитесь, что сам акт корректно сформирован в 1С. Откройте раздел «Покупки» или «Продажи» → «Акты сверки расчётов» (в некоторых конфигурациях — «Расчёты с контрагентами» → «Акт сверки»), создайте документ, укажите организацию, контрагента, договор и период сверки, затем нажмите «Заполнить». Проверьте сальдо на начало и конец периода — расхождение с данными контрагента приведёт к тому, что акт вернут на доработку.
Второе условие — действующее подключение к ЭДО. Для прямого обмена с СБИС нужен либо установленный плагин/расширение СБИС для вашей конфигурации 1С, либо настроенный типовой обмен ЭДО, где оператором контрагента указан СБИС (Тензор). Проверьте, что ваша учётная запись в СБИС активна, сертификат электронной подписи действителен, а у пользователя есть права на отправку документов.
Третий момент — карточка контрагента. В ней должны быть заполнены ИНН, КПП и наименование, совпадающие с данными в СБИС. Если контрагент не найден в сети ЭДО по ИНН, отправка не пройдёт, и придётся использовать выгрузку в файл.
Способ 1: отправка через встроенный обмен СБИС в 1С
Если в вашу 1С установлено расширение или плагин СБИС, в форме документа «Акт сверки» появляется отдельная кнопка — обычно «СБИС» или «Отправить через СБИС». Это самый короткий путь: документ уходит в СБИС напрямую, без промежуточных файлов.
Порядок действий: откройте записанный и проведённый акт сверки, нажмите кнопку СБИС в командной панели, выберите команду отправки. Система предложит авторизоваться в СБИС, если сессия истекла, — введите логин и пароль или подтвердите вход по сертификату. После этого документ попадёт в исходящие СБИС, где его нужно подписать электронной подписью и отправить контрагенту.
Если кнопки СБИС в документе нет, проверьте, установлено ли расширение: «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки» → «Расширения». При отсутствии расширения его устанавливает администратор или специалист по 1С — самостоятельная установка возможна только при наличии прав и понимании, что расширение меняет поведение конфигурации.
- 1Создайте и проведите акт сверки, проверьте сальдо
- 2Откройте документ и нажмите кнопку «СБИС» → «Отправить»
- 3Авторизуйтесь в СБИС при запросе
- 4Проверьте получателя в окне отправки — ИНН и наименование
- 5Подпишите документ электронной подписью
- 6Убедитесь, что акт появился в СБИС в разделе «Исходящие» со статусом «Отправлен»
Способ 2: отправка через типовой ЭДО 1С
Типовые конфигурации 1С имеют встроенный механизм «Обмен электронными документами» (1С-ЭДО). Если ваш контрагент зарегистрирован в СБИС, а вы подключены к 1С-ЭДО, документы могут идти через роуминг между операторами — вы отправляете из 1С, контрагент получает в СБИС.
Для этого в настройках ЭДО («Администрирование» → «Обмен электронными документами») должен быть активен профиль вашей организации, а в карточке контрагента — заполнен идентификатор участника ЭДО. Откройте акт сверки, нажмите «ЭДО» → «Отправить» (в некоторых версиях — «Подписать и отправить»). Документ уйдёт оператору, а статус доставки будет виден прямо в 1С.
Учтите ограничение: акт сверки как формализованный документ имеет отдельный формат, и поддержка его передачи зависит от версии конфигурации и настроек обмена. Если типовой механизм не предлагает отправку для акта сверки, используйте первый или третий способ.
Способ 3: выгрузка в файл и загрузка в СБИС вручную
Этот вариант подходит, когда интеграции нет, настроить её нельзя (например, нет прав администратора), а отправить акт нужно срочно. Из 1С документ выгружается в файл, который затем загружается в СБИС через веб-интерфейс.
Откройте акт сверки и нажмите «Печать» → выберите печатную форму акта. В форме предварительного просмотра нажмите «Сохранить» (значок дискеты) и выберите формат PDF. Альтернатива — команда «Ещё» → «Выгрузить» или «Отправить по почте», если нужен файл в формате Excel или MXL. Для юридически значимого обмена используйте PDF с последующим подписанием в СБИС.
Далее войдите в СБИС через браузер, откройте раздел «Документы» → «Исходящие», нажмите «Загрузить» и выберите сохранённый файл. Укажите получателя по ИНН, подпишите документ электронной подписью и отправьте. Контрагент получит акт в своём СБИС и сможет подписать его встречно или отклонить с комментарием.
Сравнение способов выгрузки
Самый быстрый: отправка в 2–3 клика прямо из документа. Ограничение — требуется установка расширения и его поддержка при обновлениях конфигурации.
Не требует дополнительных установок, статусы видны в 1С. Ограничение — зависит от роуминга операторов и поддержки формата акта сверки.
Работает всегда и без настроек. Ограничение — ручная загрузка в СБИС, нет автоматических статусов в 1С, выше риск ошибиться с файлом.
Как проверить, что акт дошёл и подписан
Отправка не завершает процесс — акт сверки считается действительным, когда его подписали обе стороны. В СБИС откройте раздел «Исходящие» и найдите документ: статус «Доставлен» означает, что файл получен контрагентом, «Подписан» — что встречная подпись поставлена. Если акт долго висит без реакции, свяжитесь с бухгалтерией контрагента напрямую.
При отправке через типовой ЭДО статусы смотрите в 1С: в форме документа по гиперссылке «ЭДО» открывается карточка обмена с историей — отправка, доставка, подписание, ошибки. Расхождение статусов между 1С и СБИС обычно означает задержку синхронизации; проверьте актуальное состояние в веб-версии СБИС.
Как проверить результат
«Доставлен» или «Подписан»
«Ошибка отправки» или документ отсутствует в исходящих
ИНН и наименование совпадают с договором
Отправлено другому филиалу или устаревшему реквизиту
В PDF видны период, сальдо, обе организации и подписи
Пустой файл, обрезанная таблица или неверный период
Контрагент подписал акт в разумный срок
Акт отклонён или без реакции — нужно уточнить причину
Типичные ошибки и их решение
Самая частая проблема — отсутствие кнопки отправки. Причины: не установлено расширение СБИС, у пользователя нет прав на обмен ЭДО, либо документ не проведён. Решается проверкой расширений, прав доступа (профиль «Выполнение обмена электронными документами») и состояния документа.
Вторая группа ошибок связана с получателем: «контрагент не найден в сети ЭДО» означает, что по указанному ИНН нет зарегистрированного участника или реквизиты не совпадают. Сверьте ИНН и КПП с актуальными данными, при необходимости уточните у контрагента, в какой системе он принимает документы. Третья типичная ситуация — истёкший сертификат подписи: проверьте срок действия в разделе «Администрирование» → «Обмен электронными документами» → «Настройки электронной подписи».
Какой способ выбрать в вашей ситуации
Если акты сверки вы отправляете регулярно и контрагенты массово работают в СБИС, однозначно ставьте плагин СБИС для 1С — экономия времени окупит настройку за несколько недель. Для разовых отправок достаточно выгрузки в PDF с ручной загрузкой. Типовой ЭДО удобен, когда у вас уже настроен 1С-ЭДО для счетов-фактур и накладных — акт сверки отправится тем же маршрутом.
При выборе учитывайте и обратную сторону процесса: как вы будете получать подписанные акты от контрагентов и хранить их. Плагин СБИС и типовой ЭДО автоматически загружают подписанные документы обратно в 1С, а при ручной выгрузке подтверждение придётся сохранять отдельно.
Как выбрать действие
Частые вопросы
Можно ли отправить акт сверки из 1С в СБИС без электронной подписи?
Технически можно передать файл контрагенту без подписи, но юридически значимым такой документ не будет. Для обмена по ЭДО подпись обязательна — без неё СБИС не даст завершить отправку юридически значимого документа. Если подписи нет, используйте акт как информационный документ и договоритесь с контрагентом о порядке подтверждения.
Почему в списке документов для отправки нет акта сверки?
В типовом ЭДО перечень отправляемых видов документов зависит от версии конфигурации и настроек обмена. Если акт сверки не поддерживается формализованно, отправляйте его как неформализованный документ (произвольный файл) или через плагин СБИС, который работает с печатными формами напрямую.
Как отправить акт сверки сразу нескольким контрагентам?
В списке «Акты сверки» выделите нужные документы с зажатой клавишей Ctrl и используйте команду отправки через СБИС или ЭДО из командной панели списка. При массовой рассылке заранее проверьте, что у всех получателей корректно заполнены ИНН и настройки обмена, иначе часть отправок завершится ошибкой.
Контрагент просит акт в формате XML — как его получить из 1С?
Формализованный XML акт сверки формируется при отправке через механизм ЭДО — файл создаётся автоматически по утверждённому формату. Вручную из печатной формы XML не выгружается. Если контрагенту нужен именно формализованный документ, настройте обмен ЭДО или плагин СБИС.
Что делать, если акт отправлен с ошибкой в данных?
Если контрагент ещё не подписал документ, попросите его отклонить акт, исправьте документ в 1С и отправьте заново. Если акт уже подписан обеими сторонами, потребуется новый корректирующий акт сверки с правильными данными — отменить подписанный документ в одностороннем порядке нельзя.
Нужно ли что-то настраивать в СБИС для приёма актов из 1С?
Для получателя специальная настройка обычно не требуется: документ появится во «Входящих», его нужно открыть, проверить и подписать. Отправителю достаточно активной учётной записи СБИС, действующего сертификата и корректных реквизитов контрагента.
Что важно запомнить
Быстрее всего акт сверки уходит из 1С в СБИС через плагин СБИС; запасной вариант — типовой ЭДО или выгрузка в PDF с ручной загрузкой. Перед отправкой проверьте сальдо, реквизиты получателя и срок действия сертификата. Акт считается завершённым только после встречной подписи контрагента.