Как выдать доверенность в 1С

Доверенность в 1С оформляется как отдельный документ, который подтверждает право сотрудника получить товарно-материальные ценности от поставщика или представлять интересы организации. В типовых конфигурациях — 1С:Бухгалтерия 8, 1С:Управление торговлей, 1С:ERP — для этого есть готовый документ «Доверенность» с автоматической печатью по типовой форме М-2 (М-2а) или в свободной форме.

Документ заполняется на основании данных справочников: организации, сотрудника (физического лица) и контрагента-поставщика. При правильно ведённых справочниках оформление занимает пару минут: программа сама подставляет паспортные данные сотрудника, реквизиты организации и формирует печатный бланк.

Важно понимать: с 2021 года формы М-2 и М-2а не являются обязательными — организация вправе использовать собственную форму доверенности, утверждённую в учётной политике. Типовые конфигурации 1С позволяют печатать как унифицированную форму, так и доверенность в свободной форме, что покрывает оба сценария.

Где находится документ «Доверенность» в разных конфигурациях

Расположение документа зависит от конфигурации. В 1С:Бухгалтерии 8 (ред. 3.0) доверенность находится в разделе Покупки → Доверенности. В 1С:Управление торговлей 11 документ доступен в разделе Продажи → Доверенности на получение товаров либо через журнал документов по контрагенту. В 1С:ERP и Комплексной автоматизации доверенности также размещаются в разделе закупок или продаж.

Если документа нет в интерфейсе, проверьте настройки видимости разделов и права пользователя. У сотрудника с ролью только «бухгалтер по банку» доступа к доверенностям может не быть — тогда право добавляет администратор через профили групп доступа.

В некоторых конфигурациях доверенность можно создать прямо из документа-основания: например, из «Заказа поставщику» или «Счета на оплату поставщику» по кнопке Создать на основании. Это удобно, потому что реквизиты контрагента и перечень товаров подставятся автоматически.

Подготовка справочников перед оформлением

Корректная печать доверенности возможна только при заполненных справочниках. Проверьте три вещи: карточку организации, карточку физического лица (сотрудника) и карточку контрагента-поставщика.

В карточке сотрудника (справочник «Физические лица» или «Сотрудники») должны быть указаны: ФИО полностью, должность, паспортные данные — серия, номер, кем и когда выдан паспорт. Именно эти сведения программа выводит в строку «Доверенность выдана» и «паспорт» на печатной форме. Если поле паспортных данных пустое, на бланке останется прочерк, и поставщик вправе отказать в отпуске товара.

В карточке организации проверьте полное наименование, ИНН, КПП и юридический адрес. В карточке контрагента — наименование поставщика: оно попадёт в строку «на получение от» печатной формы.

Контрольные точки

Как проверить готовность справочников

Паспортные данные сотрудника

Норма

В карточке физлица заполнены серия, номер, кем и когда выдан

Тревожный признак

Поля пустые — на бланке будет прочерк

Должность сотрудника

Норма

Должность указана в карточке сотрудника

Тревожный признак

Должность отсутствует — строка на бланке пустая

Реквизиты организации

Норма

Полное наименование, ИНН, КПП заполнены

Тревожный признак

На бланке неполные реквизиты

Пошаговое оформление доверенности

Рассмотрим порядок действий на примере 1С:Бухгалтерии 8. В других конфигурациях логика та же, отличается только расположение команд.

1. 1
   Откройте раздел «Покупки → Доверенности» и нажмите «Создать».
2. 2
   Выберите организацию, от имени которой выдаётся доверенность.
3. 3
   Укажите сотрудника — получателя доверенности. Программа подставит должность и паспортные данные.
4. 4
   Заполните контрагента-поставщика и, при необходимости, номер и дату документа-основания (счёт, договор).
5. 5
   Укажите срок действия доверенности.
6. 6
   Заполните табличную часть: перечень получаемых материальных ценностей, количество и единицы измерения.
7. 7
   Проведите документ и нажмите «Печать» — выберите форму М-2 или свободную форму.

Табличная часть «Товары» (или «Материальные ценности») заполняется вручную либо подбирается из номенклатуры. Если доверенность создана на основании заказа поставщику, перечень подставится автоматически — останется проверить количество.

Срок действия доверенности указывается датой. По общему правилу срок не ограничен законом, но на практике организации выдают доверенности на срок, необходимый для получения конкретных ценностей — обычно от нескольких дней до месяца. Если срок не указан, доверенность считается выданной на один год.

Оформление на основании счёта или заказа

Создание на основании — самый быстрый сценарий. Откройте «Счёт на оплату поставщику» или «Заказ поставщику», нажмите Создать на основании → Доверенность. Реквизиты поставщика, номер счёта и перечень товаров заполнятся автоматически, вам останется выбрать сотрудника и срок действия.

Печать доверенности: форма М-2 и свободная форма

После проведения документа нажмите кнопку Печать. В типовых конфигурациях доступны варианты: «Доверенность (М-2)» — унифицированная межотраслевая форма, и «Доверенность» — свободная форма на фирменном бланке. В Управлении торговлей может присутствовать также форма М-2а для типографских бланков.

Форма М-2 содержит две части: саму доверенность, которую получает сотрудник, и корешок, остающийся в бухгалтерии. При печати на обычном листе А4 корешок отрезается и подшивается в журнал учёта. Свободная форма выводится целиком и должна содержать все обязательные реквизиты: наименование организации, дату выдачи, ФИО и паспортные данные доверенного лица, перечень полномочий, срок действия, подпись руководителя и главного бухгалтера (если это предусмотрено формой).

Подпись руководителя на печатной форме не проставляется автоматически — бланк подписывается вручную после распечатки. Печать организации на доверенности не обязательна, если организация отказалась от печати, но многие поставщики по инерции её требуют — учитывайте это при выдаче.

Сравнение форм доверенности

Форма М-2 (М-2а)

Привычна поставщикам, содержит отрывной корешок для учёта. Подходит, когда контрагент требует унифицированный бланк.

Свободная форма

Законно допустима, если содержит все обязательные реквизиты и утверждена учётной политикой. Удобна для печати на фирменном бланке.

Учёт выданных доверенностей и контроль

Все созданные доверенности хранятся в журнале документов — это и есть электронный журнал учёта. По журналу можно отследить, кому, когда и на получение каких ценностей выдавались доверенности, и быстро перепечатать бланк при утере.

Полезная практика — контролировать возврат: после получения товара сотрудник передаёт в бухгалтерию накладные и отчёт по доверенности. В 1С факт поступления фиксируется документом «Поступление товаров и услуг», который можно связать с тем же заказом или счётом. Так вы видите, по каким доверенностям ценности получены, а по каким — нет.

Нумерация доверенностей в 1С ведётся автоматически в пределах года. Если учётная политика требует сквозной нумерации с особым префиксом, настройте префикс в карточке организации — он добавится к номеру документа.

Ограничения типовых механизмов и альтернативы

Типовой документ «Доверенность» в 1С предназначен в первую очередь для получения товарно-материальных ценностей. Для доверенностей на представление интересов в налоговой, фондах или банке типовой печатной формы может не быть — такие документы обычно оформляются по формам ведомств вне 1С либо через внешние печатные формы.

Машиночитаемая доверенность (МЧД) для электронного документооборота — отдельная тема. Она создаётся по утверждённому ФНС формату, подписывается усиленной квалифицированной подписью и регистрируется в распределённом реестре. В свежих релизах 1С механизмы работы с МЧД встроены в подсистему электронного взаимодействия, но их настройка требует действующей электронной подписи руководителя и актуальной версии конфигурации.

Если типовая печатная форма не устраивает — например, нужна доверенность на нескольких сотрудников или с особыми реквизитами — подключается внешняя печатная форма через механизм «Дополнительные отчеты и обработки». Разработку такой формы лучше поручить специалисту по 1С, чтобы не нарушить обязательный состав реквизитов.

Частые вопросы

Можно ли оформить доверенность на нескольких сотрудников сразу?

В типовом документе «Доверенность» указывается один получатель. Если ценности может получить любой из нескольких сотрудников, оформляется отдельная доверенность на каждого. Альтернатива — внешняя печатная форма с перечнем доверенных лиц, разработанная под ваши требования.

Обязательно ли использовать форму М-2?

Нет, унифицированные формы первичных документов не обязательны. Организация вправе применять собственную форму доверенности, утверждённую в учётной политике, при условии наличия всех обязательных реквизитов. В 1С доступна печать и в свободной форме.

Что делать, если на бланке не выводятся паспортные данные?

Откройте карточку физического лица (или сотрудника) и заполните документ, удостоверяющий личность: серию, номер, кем и когда выдан. После сохранения перепроведите доверенность и сформируйте печатную форму заново — данные подтянутся.

Как отозвать выданную доверенность в 1С?

Типового документа «отзыв доверенности» нет. Практический вариант — пометить документ на удаление или установить пометку «не действует» через комментарий, а сам отзыв оформить письменным распоряжением руководителя с уведомлением контрагента. Для МЧД отзыв выполняется через механизм электронного взаимодействия.

Можно ли выдать доверенность без документа-основания?

Да, документ «Доверенность» создаётся самостоятельно, без счёта или заказа. Достаточно указать контрагента и перечень получаемых ценностей. Основание удобно лишь для автоматического заполнения и последующего контроля поступления.

Нужна ли печать организации на доверенности?

Закон не требует печати, если организация официально отказалась от неё. Однако отдельные поставщики по внутренним правилам могут запросить оттиск. Практичный вариант — уточнить требования контрагента заранее, чтобы не переоформлять документ на месте.