Документы и Печать · 8 мин
Как вставить акт сверки в 1С
Как создать и вставить акт сверки взаиморасчётов в 1С:Бухгалтерии 8.3: пошаговая инструкция, настройка, проверка расхождений, печать и типичные ошибки.
Акт сверки взаиморасчётов — документ, который подтверждает состояние расчётов между вашей организацией и контрагентом на определённую дату. В программах 1С он формируется автоматически на основании проведённых документов: реализаций, поступлений, оплат и возвратов. Ручной ввод строк в акт не предусмотрен — система сама собирает данные из регистров взаиморасчётов.
Чаще всего акт сверки создают в 1С:Бухгалтерии 8.3, но аналогичный механизм есть в «Управлении торговлей», «Комплексной автоматизации» и ERP. Ниже разобран порядок действий для типовой бухгалтерской конфигурации, а также варианты для случаев, когда акт нужно сформировать по договору, задолженности или загрузить подписанный скан от контрагента.
Где находится акт сверки в 1С:Бухгалтерии
В типовой конфигурации 1С:Бухгалтерия 8.3 документ расположен в разделе «Продажи» → «Акты сверки расчётов с контрагентами». Тот же журнал доступен из раздела «Покупки» — это один и тот же список документов, просто с разных точек входа. Если документа нет в меню, проверьте права пользователя и настройки видимости команд интерфейса.
В «1С:Управление торговлей» акт сверки ищите в разделе «Продажи» или «Закупки» → «Сверки взаиморасчётов», а в ERP — в разделе «Казначейство» или «Продажи» в подсистеме взаиморасчётов. Названия могут немного отличаться, но логика одинаковая: документ строится по регистрам расчётов с контрагентами.
Пошаговое создание акта сверки
Откройте журнал актов сверки и нажмите «Создать». В шапке документа укажите организацию, контрагента и период сверки. Период обычно берут с начала года или с даты последней подтверждённой сверки — так проще отследить, откуда пошло расхождение, если оно обнаружится.
После заполнения шапки нажмите кнопку «Заполнить» → «По данным бухгалтерского учёта» (в некоторых версиях — «Заполнить по данным учёта»). Программа подберёт все проведённые документы по счетам расчётов: 60, 62, 66, 67, 76 и другим, указанным в настройках. Табличная часть заполнится реализациями, поступлениями и платёжными документами с суммами дебета и кредита.
- 1Откройте «Продажи» → «Акты сверки расчётов с контрагентами» и нажмите «Создать»
- 2Укажите организацию, контрагента и период сверки
- 3При необходимости выберите договор или валюту расчётов
- 4Нажмите «Заполнить» → «По данным бухгалтерского учёта»
- 5Проверьте табличную часть и итоговое сальдо
- 6Проведите документ и выведите печатную форму
Настройка параметров: договор, счета, валюта
Если с контрагентом несколько договоров, акт можно сузить до одного — заполните поле «Договор». Это удобно, когда сверка идёт по отдельному проекту или поставке. Если поле оставить пустым, в акт попадут расчёты по всем договорам контрагента с выбранной организацией.
Состав счетов учёта настраивается на закладке или по кнопке настройки (в зависимости от релиза). По умолчанию берутся стандартные счета расчётов. Если вы ведёте расчёты на нестандартных счетах — например, авансы выделены на отдельный субсчёт, — добавьте его в список, иначе часть операций в акт не попадёт.
Для валютных расчётов укажите валюту в шапке документа. Тогда акт сформируется в этой валюте, а не в рублях. Это важно для сверки с иностранными контрагентами: рублёвая оценка валютных операций из-за курсовых разниц может не совпасть с данными партнёра.
Проверка результата и расхождений
После заполнения сверьте итоговое сальдо с данными контрагента. В акте выводится сальдо на начало периода, обороты по дебету и кредиту и сальдо на конец. Если начальное сальдо не равно нулю или конечному сальдо прошлой сверки — значит, за прошлые периоды есть неподтверждённые операции.
Если контрагент прислал свой вариант акта с расхождениями, найдите отличающиеся строки: чаще всего это непроведённые или неотправленные документы, разные даты оплаты (деньги в пути) или разная нумерация счетов-фактур. В типовой конфигурации есть возможность внести данные контрагента в отдельную табличную часть «По данным контрагента» — тогда программа покажет расхождения автоматически.
Как проверить результат
Совпадает с конечным сальдо предыдущей подписанной сверки
Отличается — есть неподтверждённые операции прошлых периодов
Все реализации и оплаты периода присутствуют
Отсутствуют документы — проверьте проведение и счета учёта
Совпадает с данными контрагента или расхождение объяснено
Расхождение без причины — нужен разбор по документам
Печать, подписание и отправка контрагенту
Для вывода на бумагу нажмите кнопку «Печать» → «Акт сверки». Печатная форма содержит таблицу операций, итоговое сальдо и места для подписей и печатей обеих сторон. Убедитесь, что в карточке организации заполнены данные руководителя и главного бухгалтера — они подставляются в подписи автоматически.
Отправить акт можно по электронной почте прямо из программы (кнопка «Отправить») либо через ЭДО, если с контрагентом настроен обмен электронными документами. Подписанный скан от контрагента удобно прикрепить к документу через скрепку «Присоединённые файлы» — так акт с отметками партнёра всегда будет под рукой при инвентаризации расчётов.
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая проблема — пустая табличная часть после нажатия «Заполнить». Причины: выбран не тот контрагент (дубли в справочнике), расчёты ведутся по другому договору, документы не проведены или используются счета, не включённые в настройку сверки. Проверьте эти четыре пункта до обращения к программисту.
Вторая типичная ситуация — в акт попадают лишние документы. Так бывает, если по контрагенту оформлялись операции, не относящиеся к сверке: например, расчёты по претензиям или займам. Сузьте акт по договору или исключите лишние счета из настройки.
Помните об ограничении: акт сверки — не первичный документ и не основание для бухгалтерских проводок. Он лишь фиксирует состояние расчётов. Для исправления задолженности используются корректировочные документы, а не ручная правка акта.
Что важно запомнить
Акт сверки создаётся в разделе «Продажи» → «Акты сверки расчётов», заполняется автоматически по проведённым документам. Перед сверкой проверьте проведение первички, правильность контрагента и состав счетов учёта. Расхождения исправляйте учётными документами, а не правкой акта.
Вопросы и ответы
Можно ли вставить в 1С акт сверки, полученный от контрагента на бумаге или в Excel?
Да, но не как учётный документ. Скан или файл прикрепляется к созданному в программе акту сверки через механизм присоединённых файлов (скрепка в форме документа). Данные контрагента при этом можно внести в табличную часть «По данным контрагента», чтобы программа показала расхождения с вашими учётными данными.
Почему акт сверки заполняется пустым, хотя документы по контрагенту есть?
Проверьте четыре момента: тот ли выбран элемент справочника контрагентов (бывают дубли), проведены ли документы, совпадает ли организация в акте и в документах, входят ли используемые счета расчётов в настройку сверки. В большинстве случаев причина — одна из этих.
Как сделать акт сверки только по одному договору?
В шапке документа заполните поле «Договор» — тогда в табличную часть попадут только операции по этому договору. Если поле пустое, сверка строится по всем договорам контрагента с выбранной организацией.
Проводит ли акт сверки какие-либо суммы по счетам?
Нет. Акт сверки не формирует проводок и не изменяет учётные данные — это справочный документ, фиксирующий состояние расчётов. Для исправления задолженности используются корректировки, дополнительные счета-фактуры и другие учётные документы.
За какой период лучше формировать сверку?
Оптимально — с даты последней подписанной сверки. Если сверки не проводились, берите период с начала года или с момента начала работы с контрагентом. Слишком длинный период затрудняет поиск расхождений, поэтому при первом расхождении период дробят на кварталы или месяцы.
Можно ли отправить акт сверки контрагенту прямо из 1С?
Да. Через кнопку «Отправить» акт выгружается в письмо по электронной почте, а при настроенном обмене электронными документами (ЭДО) его можно направить контрагенту в электронном виде и получить подписанный ответ без бумажного оборота.