Документы и Печать · 10 мин
Как внести ТТН в 1С: пошаговая инструкция
Как внести ТТН в 1С: создание документа поступления, ввод данных накладной, проверка реквизитов, работа с ЭТТН и типичные ошибки при вводе.
Товарно-транспортная накладная (ТТН) подтверждает перевозку груза и служит основанием для оприходования товара на склад покупателя. В программах 1С данные из ТТН вносятся через документ поступления товаров, а сама накладная фиксируется как входящий документ с номером и датой. От корректности ввода зависят складские остатки, задолженность перед поставщиком и принятие НДС к вычету.
Единой кнопки «ввести ТТН» в типовых конфигурациях нет: бухгалтер создаёт документ «Поступление (акты, накладные, УПД)» в 1С:Бухгалтерии или «Приобретение товаров и услуг» в 1С:Управление торговлей, а реквизиты ТТН указывает в специальных полях или в комментарии. Если организация работает с электронными транспортными накладными (ЭТТН), документ загружается через сервис обмена электронными документами.
Ниже разобраны оба сценария — ручной ввод бумажной ТТН и работа с электронной накладной, а также проверка результата и типичные ошибки, которые приводят к расхождениям в учёте.
Подготовка: что проверить перед вводом ТТН
Прежде чем вносить накладную в программу, сверьте бумажный документ с фактической поставкой. Проверьте номер и дату ТТН, наименование грузоотправителя и грузополучателя, перечень товаров, количество мест и вес. Расхождение между накладной и фактически принятым товаром — основание для составления акта расхождений, а не для ввода документа «как есть».
Убедитесь, что контрагент-поставщик и перевозчик есть в справочнике 1С. Если поставщик новый, создайте карточку контрагента заранее и проверьте ИНН — программа подтянет реквизиты автоматически. Также проверьте, что номенклатура из ТТН сопоставлена с карточками товаров в базе: иначе придётся создавать новые позиции в процессе ввода.
Совпадают ли с данными счёта-фактуры или УПД
Кто указан в договоре — поставщик или сторонний склад
Совпадает ли с фактически принятым товаром
Заполнены ли все графы, нет ли незакрытых полей
Ввод ТТН в 1С:Бухгалтерии 8.3
Откройте раздел «Покупки» → «Поступление (акты, накладные, УПД)» и нажмите «Поступление» → «Товары (накладная)». В шапке документа укажите контрагента-поставщика, договор и склад поступления. Поля «Номер» и «от» в блоке входящего документа заполните номером и датой ТТН — именно эти данные попадут в книгу покупок и регистры взаиморасчётов.
В табличной части добавьте товары из накладной: выберите номенклатуру, укажите количество, цену и ставку НДС. Если цены в ТТН указаны без НДС, проверьте настройку «НДС включать в стоимость» или корректность суммы налога — от этого зависит проводка по счёту 19. После заполнения нажмите «Провести» и проверьте движения документа по кнопке «Дт/Кт».
Если перевозку выполняла сторонняя транспортная компания и её услуги нужно учесть отдельно, внесите второй документ «Поступление услуг» на перевозчика. Смешивать стоимость товара и доставки в одной строке поступления товаров не следует — это исказит себестоимость и налоговый учёт.
- 1Откройте «Покупки» → «Поступление (акты, накладные, УПД)»
- 2Создайте документ «Товары (накладная)» и укажите поставщика, договор, склад
- 3Введите номер и дату ТТН в поля входящего документа
- 4Заполните табличную часть: номенклатура, количество, цена, НДС
- 5Проведите документ и проверьте проводки по кнопке «Дт/Кт»
- 6Зарегистрируйте счёт-фактуру, если он получен отдельным документом
Ввод ТТН в 1С:Управление торговлей и Комплексной автоматизации
В 1С:Управление торговлей 11 документ называется «Приобретение товаров и услуг» и находится в разделе «Закупки». Порядок похож: шапка с поставщиком и соглашением, табличная часть с товарами, реквизиты входящего документа. Отличие в том, что здесь документ формирует ещё и складские движения в разрезе ордерного склада, если такой режим включён.
Если склад работает в ордерной схеме, после проведения «Приобретения товаров» кладовщик оформляет «Приходный ордер на товары» по факту приёмки. Расхождения между распоряжением (накладной) и ордером видны в отчёте «Оформление накладных и ордеров» — проверяйте его, чтобы не копились незакрытые распоряжения.
Удобный приём: если поставщик прислал электронный УПД или накладную через ЭДО, создайте документ поступления загрузкой из файла, а реквизиты ТТН добавьте вручную. Это исключает ошибки ручного переноса номенклатуры и количества.
Как внести электронную ТТН (ЭТТН)
Электронная транспортная накладная обменивается через операторов ЭДО в рамках системы электронных перевозочных документов. В 1С ЭТТН поступает в раздел обмена электронными документами (в 1С:Бухгалтерии — «ЭДО» → «Входящие документы»). Документ нужно открыть, проверить данные и подтвердить получение груза подписанием своего титула.
Обратите внимание: ЭТТН сама по себе не формирует бухгалтерские проводки — это транспортный документ. Основанием для оприходования товара остаётся товарная накладная или УПД от поставщика. Поэтому после приёма ЭТТН всё равно создаётся документ поступления, в котором можно указать связь с электронной накладной.
Проверка результата после ввода
После проведения документа убедитесь, что товар встал на остатки: откройте отчёт «Остатки товаров на складах» и сверьте количество по позициям из ТТН. Затем проверьте взаиморасчёты — в отчёте «Задолженность поставщикам» должна появиться сумма по этой накладной с корректным номером входящего документа.
Если к поставке прилагался счёт-фактура, проверьте его регистрацию: в документе поступления внизу должна быть ссылка на зарегистрированный счёт-фактуру. Без неё НДС не попадёт в книгу покупок, и вычет придётся восстанавливать вручную.
Как проверить результат
Количество по отчёту совпадает с ТТН
Позиции нет в остатках или количество дублируется
Дт 41 (10) — Кт 60, НДС на 19 счёте
Проводок нет или счета не соответствуют настройкам
Долг поставщику равен сумме накладной
Долг задвоен — возможен повторный ввод документа
Зарегистрирован и привязан к поступлению
Строка «Счёт-фактура» пустая
Типичные ошибки при вводе ТТН
Чаще всего проблемы возникают не из-за программы, а из-за невнимательности при переносе данных. Характерная ошибка — ввод номера ТТН в поле номера счёта-фактуры или наоборот: в итоге книга покупок заполняется неверными реквизитами. Другая частая ситуация — дублирование поступления, когда один документ создан вручную, а второй загружен из ЭДО.
Отдельная группа ошибок связана с номенклатурой: один и тот же товар заводится под разными названиями («Гвоздь 100 мм» и «гвозди 100мм»), из-за чего остатки дробятся, а отчёты становятся нечитаемыми. Перед созданием новой карточки всегда ищите существующую по наименованию и артикулу.
Ограничения и когда нужен специалист
Стандартный ввод ТТН не требует доработок конфигурации. Но если у компании нестандартный документооборот — например, многоэтапная приёмка, комиссионная схема или товары в пути, — типовой документ поступления может не закрывать все задачи. В таких случаях настраивают дополнительные статусы, распределение по заказам или обмен с WMS.
Также к специалисту стоит обратиться при массовой загрузке накладных: обработки пакетного ввода и настройку сопоставления номенклатуры поставщика лучше делать один раз централизованно, чем исправлять сотни документов вручную.
Что важно запомнить
ТТН вносится в 1С через документ поступления товаров: реквизиты накладной указываются как входящий документ, товары — в табличной части. После проведения обязательно сверьте остатки, проводки и счёт-фактуру, а при расхождениях с фактической поставкой сначала оформляйте акт, а не вводите данные «как есть».
Частые вопросы
Можно ли внести ТТН без счёта-фактуры?
Да, документ поступления проводится и без счёта-фактуры — товар встанет на остатки, задолженность сформируется. Счёт-фактуру можно зарегистрировать позже, когда поставщик его предоставит, но до конца квартала документ нужен для вычета НДС.
Куда вводить номер ТТН, если поставщик прислал УПД?
В поля входящего документа внесите номер и дату УПД — именно они нужны для книги покупок. Номер ТТН при этом можно указать в комментарии или дополнительных сведениях документа для внутренней прослеживаемости.
Что делать, если ТТН пришла позже товара?
Товар можно оприходовать по факту приёмки документом с актуальной датой, а когда накладная поступит — скорректировать реквизиты входящего документа в шапке. Главное — не оставлять товар без документального оформления, чтобы остатки в учёте совпадали с фактическими.
Как загрузить ТТН из файла поставщика?
Если поставщик прислал электронный документ через ЭДО, откройте входящий документ в разделе ЭДО и создайте поступление кнопкой «Создать документ учёта» — номенклатура сопоставится автоматически или потребует ручного указания один раз. Из таблицы Excel данные можно загрузить через типовую обработку «Загрузка данных из файла» в разделе администрирования.
Почему после ввода ТТН товар не виден в остатках?
Проверьте три вещи: проведён ли документ (не сохранён как черновик), правильно ли указан склад в шапке и нет ли ордерной схемы, при которой остатки появляются только после оформления приходного ордера. Также убедитесь, что в отчёте выбран тот же склад, что и в документе.
Нужно ли заводить перевозчика как контрагента?
Если транспортная компания только указана в ТТН, а услуги доставки оплачивает поставщик, заводить её карточку не обязательно. Контрагент-перевозчик нужен, когда вы отдельно оплачиваете доставку и должны учесть эти расходы документом поступления услуг.