Как внести доверенность в 1С: пошаговая инструкция

Доверенность в 1С оформляется отдельным документом, который фиксирует, кому и на каких условиях организация доверяет получение товарно-материальных ценностей или представление интересов. Корректно внесённая доверенность нужна для печати формы М-2 (или М-2а), для привязки к поступлению товаров и для контроля сроков действия. Ошибки в реквизитах приводят к тому, что поставщик отказывается отгружать товар, а бухгалтерия не может подтвердить полномочия сотрудника.

Механизм зависит от конфигурации: в «1С:Бухгалтерия 8» доверенность оформляется как самостоятельный документ, в «1С:Управление торговлей» и «1С:ERP» она обычно создаётся на основании документа поступления или заказа поставщику. Ниже разобраны оба сценария, правила заполнения полей и типичные ошибки.

Где в 1С находится документ «Доверенность»

В «1С:Бухгалтерия 8.3» журнал доверенностей расположен в разделе Покупки → Доверенности. Если пункта нет в меню, откройте его через «Все функции» либо проверьте настройки видимости разделов — иногда журнал скрыт настройкой интерфейса. Также доверенность можно создать кнопкой «Создать на основании» из документа «Поступление (акты, накладные, УПД)».

В «1С:Управление торговлей 11» и «1С:ERP» доверенность оформляется в разделе закупок: Закупки → Доверенности на получение товаров или на основании «Заказа поставщику». Создание на основании предпочтительнее: программа подставит поставщика и список номенклатуры из заказа, что исключает расхождения между доверенностью и фактическим поступлением.

В старых конфигурациях (например, «1С:Управление производственным предприятием 1.3») доверенность находится в меню «Документы → Доверенность». Логика заполнения там аналогичная, отличается только расположение команд.

Как заполнить доверенность в 1С:Бухгалтерия

Откройте Покупки → Доверенности и нажмите «Создать». В шапке документа укажите организацию, от имени которой выдаётся доверенность, и дату. Номер присваивается автоматически при записи — вручную менять его не рекомендуется, чтобы не нарушить сквозную нумерацию.

Далее заполните ключевые поля:

• Сотрудник (физическое лицо) — выберите из справочника «Физические лица» или «Сотрудники». Если человека нет в базе, создайте карточку с паспортными данными: они понадобятся для печатной формы.
• Контрагент — поставщик, у которого сотрудник получит ценности. Документ, на основании которого выдаётся доверенность (договор, счёт, заказ), укажите в поле «Основание».
• Срок действия — дата, до которой доверенность действительна. По общему правилу срок не ограничен законодательно, но на практике организации выдают доверенности на разумный период, часто 10–15 дней под конкретную поставку.
• Перечень ценностей — табличная часть с номенклатурой и количеством либо текстовое описание («материалы по счёту №… от …»), если перечень точно не известен.

После заполнения нажмите «Записать», затем «Печать → Доверенность (М-2)». Программа сформирует унифицированную форму с отрывной частью. Проверьте, что в форму подтянулись паспортные данные сотрудника и реквизиты организации.

1. 1
   Откройте Покупки → Доверенности и нажмите «Создать»
2. 2
   Укажите организацию, сотрудника и контрагента-поставщика
3. 3
   Заполните основание, срок действия и перечень ценностей
4. 4
   Запишите документ и распечатайте форму М-2
5. 5
   Проверьте паспортные данные и реквизиты в печатной форме

Доверенность в 1С:Управление торговлей и ERP

В УТ 11 и ERP доверенность тесно связана с документооборотом закупок. Оптимальный путь — открыть «Заказ поставщику» или «Приобретение товаров и услуг» и выбрать Создать на основании → Доверенность на получение товаров. Программа автоматически перенесёт поставщика и табличную часть с номенклатурой, количеством и единицами измерения.

Останется указать сотрудника-получателя, срок действия и при необходимости скорректировать перечень — например, если доверенность выдаётся только на часть заказа. После проведения документ доступен для печати. В этих конфигурациях доверенность также участвует в статусной модели: можно контролировать, какие доверенности выданы, какие использованы, а какие просрочены.

Если доверенность создаётся без основания, табличную часть придётся заполнять вручную. Это допустимо, но повышает риск расхождений с фактическим поступлением — кладовщик поставщика сверяет перечень в доверенности с накладной.

Способы создания доверенности

Вручную из журнала

Подходит для разовых доверенностей без привязки к заказу; перечень ценностей заполняется вручную или текстом.

На основании заказа или поступления

Номенклатура и поставщик подставляются автоматически; рекомендуется в УТ и ERP, чтобы избежать расхождений.

Текстовое описание вместо перечня

Допустимо, когда точный список неизвестен; указывается ссылка на счёт или договор, но часть поставщиков требует точный перечень.

Как правильно указать срок действия и основание

Срок действия — самое ошибкоопасное поле. Доверенность с пропущенной датой окончания поставщик вправе не принять, а слишком длинный срок увеличивает риск злоупотреблений. Практическая рекомендация — выдавать доверенность под конкретную поставку на срок, достаточный для получения груза с запасом в несколько дней.

В поле «Основание» укажите документ, подтверждающий право получения ценностей: номер и дату договора, счёта на оплату или заказа. Эта строка попадает в печатную форму, и поставщик сверяет её со своими документами. Формулировка должна быть однозначной: «Договор № 17 от 12.03» или «Счёт № 245 от 03.04».

Если доверенность выдаётся на получение по нескольким основаниям, перечислите их через запятую в том же поле. Не оставляйте основание пустым — форма М-2 без основания формально заполнена неполностью.

Печать формы М-2 и проверка результата

После записи документа нажмите кнопку «Печать» и выберите форму М-2 (для разовой доверенности) или М-2а (для типовых доверенностей при массовом получении ценностей). Форма состоит из двух частей: отрывной, которую сотрудник передаёт поставщику, и корешка, остающегося в бухгалтерии.

Перед выдачей проверьте печатную форму по контрольным точкам:

• полное наименование организации и её реквизиты (ИНН, ОГРН) заполнены;
• ФИО, должность и паспортные данные получателя присутствуют полностью;
• номер и дата доверенности, срок действия указаны;
• перечень ценностей совпадает с документом-основанием;
• есть место под подпись руководителя и печать организации (при её использовании).

Доверенность подписывает руководитель организации или уполномоченное лицо. Подпись сотрудника-получателя в форме также проставляется — она служит образцом для поставщика. Электронная доверенность из 1С без подписи юридической силы не имеет: распечатанный документ нужно подписать вручную.

Контрольные точки

Как проверить результат

Печатная форма М-2

Норма

Все реквизиты заполнены, данные сотрудника и поставщика корректны

Тревожный признак

Пустые поля паспорта или реквизитов — карточки справочников заполнены не полностью

Перечень ценностей

Норма

Совпадает с заказом или накладной поставщика

Тревожный признак

Расхождения в номенклатуре или количестве — поставщик откажет в отгрузке

Срок действия

Норма

Дата окончания позже планируемой даты получения груза

Тревожный признак

Срок истёк или не указан — доверенность недействительна

Типичные ошибки и как их избежать

Чаще всего проблемы возникают не из-за программы, а из-за незаполненных справочников. Если в печатной форме пустые поля, причина почти всегда в карточке физического лица или организации. Заполните паспортные данные в справочнике «Физические лица» (ссылка «Личные данные») и реквизиты в карточке организации, затем перепечатайте форму.

Вторая группа ошибок — организационные: доверенность оформлена в 1С, но не подписана, либо выдана на сотрудника, который уже уволен. Перед выдачей сверяйте статус сотрудника, а журнал доверенностей периодически ревизуйте на предмет просроченных и неиспользованных документов.

Частые вопросы

Можно ли изменить доверенность после того, как она распечатана?

Технически документ можно отредактировать и перепечатать, но если оригинал уже выдан сотруднику, исправленная версия создаст две разные доверенности с одним номером. Правильнее отменить старый документ (пометить на удаление или оформить отмену, если конфигурация это поддерживает) и создать новую доверенность с новым номером.

Что делать, если в разделе «Покупки» нет пункта «Доверенности»?

Откройте журнал через меню «Все функции» (кнопка с тремя полосками → Все функции → Документы → Доверенности). Если документ недоступен и там, проверьте права пользователя у администратора — у роли может не быть доступа к документам закупок.

Обязательно ли заполнять табличную часть с номенклатурой?

Нет, допускается текстовое описание ценностей со ссылкой на основание, например «материалы по счёту № 245 от 03.04». Но часть поставщиков требует точный перечень, поэтому при возможности заполняйте табличную часть — в УТ и ERP она подставляется автоматически из заказа.

Как оформить доверенность на получение товара по нескольким поставщикам?

Одна доверенность оформляется на одного контрагента-поставщика. Если сотрудник получает ценности у нескольких поставщиков, создайте отдельную доверенность на каждого — это требование логики документа и печатной формы М-2.

Можно ли хранить доверенности только в электронном виде в 1С?

Записи в базе 1С — это учётный регистр, но не замена бумажного документа. Доверенность приобретает силу после подписания руководителем, а корешок с отметками об использовании хранится в бухгалтерии в бумажном виде. Электронная запись нужна для печати, нумерации и контроля сроков.