Как внести договор в 1С:Документооборот

Договор в 1С:Документооборот регистрируется как внутренний документ с видом «Договор» (или с одним из его подвидов — договор поставки, оказания услуг, аренды и т. д.). Карточка договора объединяет реквизиты контрагента, сумму, сроки действия, ответственных лиц и прикреплённые файлы, а также служит отправной точкой для согласования, подписания и учёта связанных документов — дополнительных соглашений, актов и счетов.

Перед внесением договора убедитесь, что в вашей базе настроены виды внутренних документов, заполнен справочник контрагентов и у вашей учётной записи есть права на создание внутренних документов. Если нумерация договоров ведётся автоматически, номер присвоится при записи; если регистрация выполняется вручную, номер нужно будет ввести самостоятельно по принятому в организации правилу.

Что подготовить перед внесением договора

Корректное внесение договора начинается с подготовки данных. Проверьте, что контрагент уже есть в справочнике «Контрагенты» с заполненными ИНН, КПП и юридическим адресом — иначе придётся прерывать работу и создавать его в процессе. Если контрагента нет, создайте его заранее через раздел «Справочники», чтобы не дублировать записи.

Подготовьте скан или электронный файл договора в формате PDF, DOCX или ином принятом в организации виде. Файл лучше назвать понятно: «Договор поставки № 15 от 10.03 — ООО Ромашка». Это облегчит поиск и исключит путаницу при прикреплении нескольких версий документа.

Также уточните у руководителя или в регламенте организации: какой вид документа использовать, кто назначается ответственным, требуется ли согласование и по какому маршруту, в какую папку помещать документ. Эти сведения напрямую влияют на заполнение карточки.

Где находится журнал договоров и как создать карточку

Откройте раздел «Документы и файлы» и перейдите в список «Внутренние документы». Во многих конфигурациях договоры вынесены в отдельный пункт рабочего стола — «Договоры» или «Внутренние документы (договоры)». Нажмите кнопку «Создать» и выберите нужный вид документа, например «Договор», «Договор поставки» или «Договор оказания услуг».

Если при создании программа предлагает выбрать шаблон, используйте его: шаблон автоматически подставит папку, вид документа, гриф доступа и часть реквизитов. Это сокращает время ввода и снижает риск ошибок при массовом внесении однотипных договоров.

1. 1
   Откройте «Документы и файлы» → «Внутренние документы» и нажмите «Создать»
2. 2
   Выберите вид документа «Договор» или подходящий подвид
3. 3
   Заполните заголовок, контрагента, сумму, сроки и ответственного
4. 4
   Прикрепите файл договора на вкладке «Файлы» или перетаскиванием
5. 5
   Запишите документ и зарегистрируйте его для получения номера
6. 6
   Проверьте карточку и при необходимости запустите согласование

Как заполнить реквизиты карточки договора

Поле «Заголовок» заполняйте кратко и информативно: «Договор поставки № 15 с ООО Ромашка». Заголовок отображается в списках и результатах поиска, поэтому по нему документ должны легко находить коллеги. Поле «Содержание» используйте для краткого описания предмета договора.

Укажите контрагента и при необходимости его контактное лицо. Заполните сумму договора и валюту — эти данные используются в отчётах и при контроле исполнения. Срок действия задаётся полями «Действует с» и «Действует по»; если договор бессрочный, оставьте дату окончания пустой или отметьте соответствующий признак, если он предусмотрен видом документа.

Поле «Подготовил» обычно заполняется автоматически текущим пользователем. Проверьте организацию (если в базе ведётся учёт по нескольким юрлицам), подразделение и папку документа. Гриф доступа ограничивает круг лиц, которые увидят карточку, — для конфиденциальных договоров это критично.

Регистрационный номер

Пока документ не зарегистрирован, номер в карточке отсутствует или носит временный характер. Регистрация выполняется кнопкой «Зарегистрировать» в карточке документа — программа присвоит номер по нумератору, настроенному для вида документа. После регистрации изменение ряда реквизитов может быть ограничено настройками прав, поэтому проверяйте данные до нажатия кнопки.

Как прикрепить файл договора

Перейдите на вкладку «Файлы» в карточке документа и нажмите «Добавить» → «Из файла на диске», либо просто перетащите файл мышью в область списка файлов. Программа создаст карточку файла, связанную с документом. Если договор состоит из нескольких частей (основной текст, приложения, спецификации), прикрепляйте каждый файл отдельно — так удобнее управлять версиями и подписями.

Для отсканированных документов полезно сразу заполнить признак «Оригинал» или отметить файл как скан-копию, если такие реквизиты используются в вашей настройке. При последующих правках файла используйте механизм версий: занимайте файл на редактирование и освобождайте с новой версией, а не заменяйте файл удалением — так сохранится история изменений.

Согласование и подписание договора

После заполнения карточки договор обычно отправляется на согласование. Нажмите «Создать на основании» → «Согласование» или запустите процесс кнопкой «Запустить в обработку» — состав действий зависит от настроек комплексного процесса для данного вида документов. В карточке согласования укажите согласующих лиц и сроки исполнения.

Если в организации применяется электронная подпись, после согласования документ подписывается внутри системы: на вкладке «Подписи» файла или через процесс «Подписание». Статус подписания отображается в карточке, а подписанный файл защищается от изменений. Для обмена с контрагентами может использоваться интеграция с сервисами ЭДО — тогда подписание контрагентом также отражается в карточке.

До завершения согласования не отправляйте договор контрагенту и не передавайте в бухгалтерию как действующий. Статус документа («Проект», «На согласовании», «Согласован», «Подписан», «Действует») — основной индикатор его текущего состояния для всех участников.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Договор ещё не согласован внутри организацииЗапустите процесс согласования и дождитесь его завершения, не регистрируя документ как действующий

Договор уже подписан на бумаге и нужно только учесть егоЗаполните карточку, прикрепите скан, зарегистрируйте и установите состояние «Действует»

К подписанному договору нужно добавить измененияСоздайте дополнительное соглашение как новый внутренний документ и свяжите его с основным договором

Связи договора с другими документами

Сила 1С:Документооборота — в учёте связей. Дополнительные соглашения, акты, счета, протоколы разногласий и переписка должны быть связаны с карточкой договора. При создании документа на основании договора связь устанавливается автоматически; для уже существующих документов её можно добавить вручную на вкладке «Связи».

Заполненные связи позволяют видеть всю историю взаимоотношений по договору в одном окне, строить отчёты по исполнению и быстро находить приложения. Не пренебрегайте этим механизмом: договор без связей — это просто карточка с файлом, а не инструмент управления обязательствами.

Как проверить, что договор внесён правильно

После записи и регистрации откройте карточку повторно и сверьте ключевые данные с бумажным или электронным оригиналом: номер, дату, контрагента, сумму, сроки. Убедитесь, что файл открывается и содержит именно ту версию документа, которая подписана.

Найдите договор через общий поиск по номеру и по названию контрагента — документ должен находиться обоими способами. Проверьте, что договор отображается в нужной папке и что права доступа соответствуют грифу: пользователи без доступа не должны видеть конфиденциальную карточку.

Контрольные точки

Как проверить результат

Регистрационный номер

Норма

Номер присвоен по нумератору и соответствует бумажному оригиналу

Тревожный признак

Номер пустой, временный или не совпадает с подписанным экземпляром

Прикреплённый файл

Норма

Файл открывается, это актуальная подписанная версия

Тревожный признак

Файл не открывается, прикреплён черновик или устаревшая редакция

Статус документа

Норма

Статус отражает реальное состояние (согласован, подписан, действует)

Тревожный признак

Договор подписан, но в карточке остался статус «Проект»

Типичные ошибки при внесении договоров

Самая распространённая ошибка — дублирование контрагентов: пользователь не находит контрагента в списке и создаёт новый с немного другим написанием. В результате договоры одной компании разбросаны по разным карточкам, а отчёты искажаются. Перед созданием нового контрагента выполните поиск по ИНН.

Вторая группа ошибок — работа с файлами: прикрепление черновика вместо подписанной версии, замена файла удалением вместо создания новой версии, отсутствие приложений и спецификаций. Третья типичная проблема — неверный вид документа, из-за которого договор получает неправильный номер или не попадает в нужный маршрут согласования.

Частые вопросы

Можно ли внести договор, если контрагента нет в справочнике?

Да, карточку контрагента можно создать прямо из поля выбора в карточке договора. Однако предварительно выполните поиск по ИНН или наименованию, чтобы не создать дубликат. Если поиск ничего не дал, создавайте нового контрагента и сразу заполняйте ИНН, КПП и адрес.

Что делать, если при регистрации присвоился неверный номер?

Не правьте номер вручную без необходимости. Обратитесь к администратору или ответственному за делопроизводство: нумератор можно скорректировать, а документ перерегистрировать. Ручное исправление номеров нарушает сквозную нумерацию и создаёт проблемы при проверках.

Как внести дополнительное соглашение к действующему договору?

Создайте новый внутренний документ с видом «Дополнительное соглашение» (или ближайшим по смыслу) на основании карточки основного договора — связь установится автоматически. Заполните реквизиты, прикрепите файл и зарегистрируйте соглашение по общим правилам.

Можно ли изменить карточку после завершения согласования?

Технически возможность зависит от прав и настроек, но по смыслу делать это не следует. Согласованная редакция зафиксирована; содержательные изменения оформляются новой версией файла с повторным согласованием или дополнительным соглашением.

Как найти все договоры по конкретному контрагенту?

Откройте карточку контрагента и перейдите на вкладку связанных документов, либо в списке внутренних документов установите отбор по полю «Контрагент». Также работает полнотекстовый поиск по наименованию или ИНН контрагента.

Нужно ли прикреплять скан, если договор подписан электронно?

Нет, если файл договора подписан электронной подписью внутри системы или через ЭДО, отдельный скан не требуется — юридическую силу имеет подписанный электронный файл. Скан нужен только для документов, подписанных на бумаге.