Документы и Печать · 11 мин
Как добавить дополнительную информацию в счет на оплату в 1С 8
Как в 1С 8 добавить дополнительную информацию в счет на оплату: комментарии, дополнительные условия, реквизиты и настройка печатной формы.
В счете на оплату часто нужно указать сведения, которых нет в стандартных полях документа: условия оплаты, срок действия счета, номер договора, комментарий для клиента или реквизиты для перевода. В 1С 8 это решается несколькими способами — от простого заполнения поля «Дополнительная информация» до изменения макета печатной формы.
Выбор способа зависит от того, где должна появиться информация: только внутри программы, в печатной форме счета или и там, и там. Также важно, нужен ли текст в каждом счете индивидуально или это типовая фраза, которую выгоднее задать один раз в настройках.
Ниже разобраны основные варианты для типовых конфигураций 1С 8.3 (Бухгалтерия предприятия, Управление торговлей, УНФ): заполнение штатных полей, работа с дополнительными реквизитами, настройка печатных форм через механизм «Администрирование — Печатные формы, отчеты и обработки» и изменение макета через конфигуратор.
Определите, где должна отображаться информация
Прежде чем что-то менять, ответьте на три вопроса. Первый: информация нужна только для внутреннего учета или ее должен видеть покупатель в печатной форме? Второй: это разовый текст для конкретного счета или постоянная надпись для всех счетов? Третий: достаточно ли стандартного расположения текста внизу документа или нужно вывести его в конкретное место макета?
От ответов зависит инструмент. Разовый текст для клиента проще всего вписать в поле «Дополнительная информация». Постоянные условия (например, «Счет действителен в течение 5 банковских дней») логичнее задать в настройках печати. Нестандартные требования — например, вывести текст между табличной частью и подписями — решаются только правкой макета.
Как выбрать способ
Способ 1: поле «Дополнительная информация» в документе
В типовой «Бухгалтерии предприятия 8.3» в документе «Счет на оплату покупателю» есть специальное поле для произвольного текста. Откройте счет и прокрутите форму вниз — под табличной частью находится поле «Дополнительная информация». Текст, введенный сюда, автоматически выводится в печатной форме счета под таблицей товаров и услуг.
Заполните поле нужным текстом: условиями оплаты, сроком действия счета, ссылкой на договор или спецификацию. Затем нажмите «Записать» и откройте печатную форму кнопкой «Печать — Счет на оплату». Проверьте, что текст появился внизу документа.
В «Управлении торговлей 11» и «УНФ» аналогичное поле может называться «Дополнительная информация» или располагаться на закладке «Дополнительно». Если поля не видно, проверьте настройки видимости элементов формы через меню «Еще — Изменить форму».
- 1Откройте документ «Счет на оплату покупателю»
- 2Прокрутите форму вниз до поля «Дополнительная информация»
- 3Введите нужный текст (условия оплаты, срок действия, реквизиты договора)
- 4Нажмите «Записать»
- 5Откройте «Печать — Счет на оплату» и убедитесь, что текст отображается внизу формы
Способ 2: комментарий и внутренние пометки
Поле «Комментарий» есть практически в каждом документе 1С. Важно понимать: в типовых конфигурациях содержимое комментария обычно не выводится в печатную форму счета. Оно предназначено для служебных заметок — например, «клиент просил отсрочку до пятницы» или «согласовано с руководителем отдела продаж».
Если в вашей конфигурации комментарий все же попадает на печать (такое встречается в доработанных макетах), будьте осторожны: внутренняя информация может уйти контрагенту. Перед отправкой счета клиенту всегда открывайте предварительный просмотр печатной формы.
Для структурированных внутренних данных лучше подойдут дополнительные реквизиты и сведения — о них ниже. Комментарий же удобен для свободных заметок, которые не требуют поиска и отборов.
Способ 3: дополнительные реквизиты и сведения
Когда информации несколько видов и ее нужно использовать в отборах, отчетах или печатных формах, подойдет механизм дополнительных реквизитов. Он доступен в большинстве типовых конфигураций через «Администрирование — Общие настройки — Дополнительные реквизиты и сведения».
Включите флажок «Дополнительные реквизиты и сведения», затем откройте список дополнительных реквизитов и найдите набор для документа «Счет на оплату». Добавьте новый реквизит, например «Срок действия счета» или «Основание платежа», задайте тип значения (строка, дата, число). После этого реквизит появится в документе на закладке «Дополнительно» или отдельным полем.
Учтите: дополнительный реквизит сам по себе в печатную форму не попадает. Чтобы он выводился на печать, нужно либо использовать механизм настраиваемых печатных форм (если конфигурация его поддерживает), либо доработать макет. В некоторых конфигурациях есть настройка «Печать дополнительных реквизитов» в параметрах печатной формы.
Способ 4: настройка типового текста в печатной форме
Если один и тот же текст нужен во всех счетах, незачем вводить его вручную в каждый документ. В ряде конфигураций есть настройки печатных форм: откройте «Администрирование — Печатные формы, отчеты и обработки» и проверьте доступные параметры. В некоторых решениях там задаются колонтитулы, логотип, текст по умолчанию для счетов.
В «Бухгалтерии предприятия» часть постоянной информации подтягивается из карточки организации: адрес, телефоны, банковские реквизиты. Если в счете не хватает, например, адреса или e-mail, проверьте и заполните эти поля в справочнике «Организации» — часто это решает задачу без правки макетов.
Еще один вариант — заполнить поле «Дополнительная информация» в одном счете и дальше создавать новые счета копированием (кнопка «Скопировать» в списке документов). Текст перенесется автоматически, останется заменить контрагента и состав. Способ простой, но требует дисциплины: при копировании легко перенести и устаревшие данные.
Сравнение способов
Быстро, сразу выводится на печать. Подходит для разового текста, но не участвует в отборах и отчетах
Структурированное хранение, доступны в отчетах. Для вывода на печать может потребоваться доработка
Один раз настроил — работает для всех счетов. Зависит от возможностей конкретной конфигурации
Полная свобода размещения текста. Требует навыков программирования и усложняет обновление конфигурации
Способ 5: изменение макета печатной формы
Когда штатных средств не хватает — нужно вывести текст в определенном месте, добавить новую строку реквизитов или изменить структуру счета — потребуется правка макета. В типовых конфигурациях макеты печатных форм находятся в конфигураторе: «Конфигурация — Открыть конфигурацию», далее в ветке документов или общих макетов найдите макет печатной формы счета.
В макете можно добавить новую область с параметром, а в модуле менеджера печати — код, который заполняет этот параметр данными документа (например, значением дополнительного реквизита). Это работа для программиста 1С или пользователя, уверенно владеющего конфигуратором и встроенным языком.
Перед изменением типовой конфигурации сделайте резервную копию информационной базы. Учтите, что измененные типовые макеты и модули усложняют обновление: при обновлении конфигурации доработки могут быть затерты или потребуют повторного сопоставления. Альтернатива — внешняя печатная форма, подключаемая через «Администрирование — Печатные формы, отчеты и обработки — Дополнительные отчеты и обработки». Внешняя печатная форма не меняет конфигурацию и переживает обновления.
Проверка результата и типичные ошибки
После любого способа обязательно проверьте печатную форму: откройте счет, нажмите «Печать» и просмотрите документ целиком. Убедитесь, что текст не обрезан, не налезает на таблицу и не содержит служебных данных. Если счет отправляется в PDF, сформируйте файл и откройте его — иногда верстка в PDF отличается от предпросмотра.
Проверьте и повторное использование: создайте следующий счет и убедитесь, что постоянный текст подставляется автоматически (если вы настраивали это через шаблон или копирование). Для дополнительных реквизитов проверьте, что они доступны в отборах списка документов.
Как проверить результат
Дополнительный текст виден внизу документа, читается полностью
Текст отсутствует, обрезан или содержит служебные пометки
Постоянный текст подставляется автоматически
Текст приходится вводить заново вручную
Верстка совпадает с предпросмотром, все строки на месте
В PDF текст съехал или обрезался
Частые вопросы
Почему поле «Дополнительная информация» не отображается в документе?
Возможные причины: поле скрыто настройками формы (проверьте «Еще — Изменить форму»), у пользователя ограничены права, либо в вашей конфигурации это поле называется иначе или находится на закладке «Дополнительно». В «Управлении торговлей» и «УНФ» ищите его именно там.
Можно ли вывести в счет текст из договора с контрагентом?
Да, если в конфигурации настроена связь документа с договором. Часть условий (например, основание платежа) подтягивается из карточки договора автоматически. Для вывода произвольных условий договора на печать обычно требуется доработка макета или внешняя печатная форма.
Как добавить в счет логотип и печать организации?
В «Бухгалтерии предприятия» это делается через «Администрирование — Печатные формы, отчеты и обработки» или настройки печати в карточке организации: загрузите изображения логотипа, печати и подписи. После этого в печатной форме счета появится соответствующий вариант с факсимиле.
Что лучше: править типовой макет или сделать внешнюю печатную форму?
Внешняя печатная форма предпочтительнее: она подключается без изменения конфигурации, не мешает обновлениям и легко отключается. Правка типового макета оправдана только если механизм внешних печатных форм в вашей конфигурации недоступен или не покрывает задачу.
Дополнительная информация попадет в УПД или счет-фактуру?
Нет, поле «Дополнительная информация» счета на оплату влияет только на печатную форму самого счета. УПД и счет-фактура формируются по своим правилам с регламентированным составом полей, куда произвольный текст добавляется только в специально отведенные строки.
Можно ли задать текст по умолчанию для всех новых счетов?
Штатной настройки «текст по умолчанию» для поля «Дополнительная информация» в типовых конфигурациях обычно нет. Обходные пути: создавать счета копированием образцового документа, использовать шаблоны через доработку либо подставлять текст программно в печатной форме.
Что важно запомнить
Для разового текста используйте поле «Дополнительная информация» — оно сразу выводится на печать. Для структурированных данных — дополнительные реквизиты, для постоянного текста — настройки печати или копирование. Нестандартное размещение текста требует доработки макета, и безопаснее делать ее через внешнюю печатную форму с предварительной резервной копией базы.