Документы и Печать · 9 мин
Как распечатать личную карточку Т-2 в 1С:ЗУП
Пошаговая инструкция: как в 1С:ЗУП 8.3 найти, заполнить и распечатать личную карточку работника по форме Т-2. Печать, настройки, типичные ошибки.
Личная карточка работника по форме Т-2 — кадровый документ, который объединяет основные сведения о сотруднике: паспортные данные, образование, стаж, состав семьи, воинский учёт и историю приёма и переводов. В 1С:Зарплата и управление персоналом карточка формируется автоматически из данных, внесённых в карточку сотрудника, поэтому печать занимает несколько минут — при условии, что справочная информация заполнена корректно.
Унифицированная форма Т-2 утверждена постановлением Госкомстата и с 2013 года не является обязательной: организация может использовать собственный шаблон. Однако в 1С:ЗУП встроена именно типовая форма, и большинство компаний продолжают применять её, потому что она знакома проверяющим и удобно структурирована.
Ниже разобраны два практических сценария: печать карточки одного сотрудника и массовая печать по списку, а также настройка заполнения, проверка результата и типичные ошибки, из-за которых в Т-2 попадают пустые разделы.
Где находится печатная форма Т-2 в 1С:ЗУП
Быстрый способ распечатать карточку одного работника — открыть его личную карточку в справочнике сотрудников. Перейдите в раздел «Кадры», выберите пункт «Сотрудники», найдите нужного человека в списке и откройте его карточку двойным щелчком.
В верхней части формы нажмите кнопку «Печать» и в выпадающем списке выберите «Личная карточка (Т-2)». Программа сформирует документ на основе данных, которые уже внесены в информационную базу: кадровых приказов, личных данных и сведений об образовании.
Если пункт «Личная карточка (Т-2)» отсутствует в меню печати, проверьте, что используется типовая конфигурация ЗУП, а не доработанная, и что у пользователя есть права кадровика. В некоторых доработанных конфигурациях форма может быть заменена собственным макетом или вынесена в отдельную обработку.
- 1Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники»
- 2Найдите сотрудника и откройте его карточку
- 3Нажмите «Печать» → «Личная карточка (Т-2)»
- 4Проверьте заполнение разделов в предварительном просмотре
- 5Нажмите «Печать» или сохраните файл в PDF
Массовая печать карточек по списку сотрудников
Когда нужно распечатать карточки сразу для нескольких работников — например, при аудите кадрового делопроизводства или переходе на бумажный архив, — открывать каждого сотрудника по отдельности нерационально. Для этого в ЗУП предусмотрен кадровый отчёт.
Перейдите в раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты» и найдите отчёт «Печатные формы личных карточек» (в зависимости от версии конфигурации он может называться «Личные карточки (Т-2)»). В настройках отчёта задайте отбор: по организации, подразделению или конкретному списку сотрудников, выбранному через поле «Сотрудник» с режимом «в списке».
После нажатия «Сформировать» программа выведет карточки всех отобранных работников в один табличный документ. Каждая карточка начинается с новой страницы, поэтому документ можно отправить на принтер целиком или сохранить в PDF и распечатать выборочно.
Что должно быть заполнено до печати
Форма Т-2 собирается из разных источников внутри программы, и пустые разделы — почти всегда следствие незаполненных данных, а не ошибки печати. Перед формированием карточки проверьте ключевые блоки.
В карточке сотрудника по ссылкам в шапке должны быть заполнены: личные данные (ФИО, дата и место рождения), паспортные данные, ИНН и СНИЛС, адреса регистрации и проживания, образование, состав семьи и сведения о воинском учёте. Кадровая история (приём, переводы, увольнение) подтягивается из соответствующих документов — если приказы введены в программу, разделы III и VII заполнятся автоматически.
Отдельное внимание уделите дате формирования. Карточка строится на указанную дату, и если сотрудник был принят недавно, а отчёт сформирован на более раннюю дату, часть данных не попадёт в форму.
Что проверить перед печатью
Раздел I заполнен полностью, данные актуальны
Пустые строки — не внесён документ, удостоверяющий личность
В разделе III отражены приём и переводы
Раздел пуст — в программе нет кадровых приказов
Раздел II содержит сведения об учебных заведениях
Пусто — не заполнен блок «Образование» в карточке сотрудника
Дата не раньше даты приёма сотрудника
Дата раньше приёма — карточка выходит пустой
Настройка печатной формы и сохранение в файл
Сформированная карточка открывается как табличный документ со стандартной панелью инструментов. Перед печатью полезно открыть предварительный просмотр и проверить разбиение на страницы: форма Т-2 занимает четыре страницы, и при нестандартных полях строки могут «уезжать».
Ориентация и поля задаются через «Файл» → «Параметры страницы». Типовой макет рассчитан на книжную ориентацию формата A4; менять масштаб стоит только если принтер обрезает края — в этом случае включите режим «Уместить на странице» в настройках печати табличного документа.
Для передачи карточки в электронном виде используйте «Файл» → «Сохранить» и формат PDF. Это удобно, когда карточку нужно отправить в обособленное подразделение или приложить к ответу на запрос, не распечатывая бумагу.
Типичные ошибки и как их исправить
Самая частая жалоба — «карточка печатается пустой». В подавляющем большинстве случаев причина в отсутствии кадровых документов: сотрудник заведён в справочник вручную, а приказ о приёме не проведён. Форма Т-2 берёт данные о приёме именно из документа «Приём на работу», поэтому без него разделы о работе останутся пустыми.
Вторая типичная ситуация — устаревшие паспортные данные. Если сотрудник сменил паспорт, а в программе новый документ не зарегистрирован, в карточку попадут старые сведения. Паспортные данные в ЗУП хранятся с историей изменений, поэтому важно вносить новый документ с правильной датой регистрации изменения.
Третья ошибка — попытка отредактировать готовую форму вручную прямо в табличном документе. Такие правки не сохраняются в базе и будут потеряны при следующем формировании. Все исправления нужно вносить в исходные данные: карточку сотрудника или кадровые документы.
Особенности для разных версий и режимов работы
В 1С:ЗУП редакции 3.1 описанный путь («Кадры» → «Сотрудники» → «Печать») стабилен и не зависит от релиза. В более старых редакциях 2.5 меню печати находится в карточке физического лица и в списке сотрудников через кнопку «Печать» командной панели.
Если в организации включён обмен с 1С:Бухгалтерией, учтите, что печатная форма Т-2 доступна только на стороне ЗУП — в бухгалтерской программе кадровые печатные формы ограничены. Формируйте карточку там, где ведётся кадровый учёт.
При работе через веб-клиент или тонкий клиент печать выполняется так же, но для вывода на локальный принтер может потребоваться установка расширения для работы с файлами — программа предложит это автоматически при первой печати.
Как выбрать способ печати
Как проверить результат и что делать при расхождениях
После формирования сверьте карточку с первоисточниками: раздел I — с паспортом и СНИЛС сотрудника, раздел III — с приказами о приёме и переводах, подписи и даты — с фактическими данными. Расхождение почти всегда означает, что в базе устаревшая или неполная информация.
Если данные в программе исправлены, карточку нужно сформировать заново — печатная форма не обновляется автоматически. Закройте старый табличный документ и повторите команду печати.
Для уволенных сотрудников карточка печатается тем же способом: в списке сотрудников снимите фильтр «показывать только работающих», найдите человека и сформируйте форму. Раздел об увольнении заполнится из приказа о расторжении договора.
Что важно запомнить
Форма Т-2 в 1С:ЗУП печатается из карточки сотрудника или массово через кадровый отчёт. Качество карточки полностью зависит от полноты данных: проведённых приказов, паспортных сведений и личной информации. Все исправления вносятся в исходные данные, а не в готовый макет.
Можно ли распечатать Т-2 для уволенного сотрудника?
Да. В списке сотрудников отключите отбор по работающим, найдите уволенного и используйте стандартную команду печати. Раздел XI об увольнении заполнится из приказа о прекращении трудового договора.
Почему в карточке Т-2 пустые разделы?
Чаще всего в программе нет проведённого приказа о приёме или не заполнены личные данные сотрудника: паспорт, образование, состав семьи. Форма собирается только из внесённых в базу сведений и ничего не дозаполняет автоматически.
Можно ли изменить макет формы Т-2 под шаблон организации?
Типовой макет меняется только доработкой конфигурации. Если нужна собственная форма, проще сформировать типовую карточку, сохранить её в Excel или PDF и доработать внешне, либо заказать внешнюю печатную форму у специалиста по 1С.
Как распечатать карточки сразу для всех сотрудников?
Используйте кадровый отчёт с печатной формой личных карточек в разделе «Кадры» → «Кадровые отчёты». Задайте отбор по организации или подразделению и сформируйте — все карточки выведутся в один документ с разбивкой по страницам.
Обязательна ли сейчас форма Т-2?
Унифицированная форма не обязательна — организация вправе утвердить собственный бланк личной карточки. Однако вести учёт персональных данных работников требуется, и типовая Т-2 из 1С:ЗУП остаётся удобным и привычным для проверяющих вариантом.
В каком формате сохранить карточку для отправки по электронной почте?
Оптимальный вариант — PDF: он сохраняет разметку формы и не редактируется случайно. Используйте «Файл» → «Сохранить» в окне сформированной карточки. Помните, что файл содержит персональные данные и требует защищённой передачи.