Как в 1С ЗУП распечатать список сотрудников

Потребность распечатать список сотрудников возникает постоянно: для проверки кадровых документов, сверки с бухгалтерией, подготовки к инвентаризации личных дел или формирования ведомостей. В 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) это можно сделать несколькими способами — через справочник «Сотрудники», кадровые отчёты или универсальную форму списка с выводом на печать.

Выбор способа зависит от того, какие данные нужны в распечатке: просто ФИО, сотрудники с подразделениями и должностями, работающие на конкретную дату или полный список с табельными номерами. Ниже разобраны основные варианты с точными действиями для типовой конфигурации ЗУП 3.1.

Важно понимать: в справочнике «Сотрудники» отображаются все когда-либо принятые люди, включая уволенных. Поэтому перед печатью почти всегда требуется настроить отбор, иначе список будет содержать лишние строки и вводить в заблуждение проверяющих.

Способ 1. Печать через справочник «Сотрудники»

Самый простой путь — вывести список прямо из справочника. Откройте раздел «Кадры» → «Сотрудники». По умолчанию в списке показываются и действующие, и уволенные сотрудники, поэтому сначала настройте отбор.

Нажмите кнопку «Ещё» → «Настроить список». Добавьте условие отбора: поле «Уволен», вид сравнения «Равно», значение «Нет». При необходимости добавьте отбор по подразделению или организации, если в базе ведётся учёт по нескольким юридическим лицам.

После настройки отбора нажмите «Ещё» → «Вывести список». В открывшемся окне отметьте колонки, которые должны попасть в печатную форму (например, «Сотрудник», «Подразделение», «Должность»), и нажмите «ОК». Программа сформирует табличный документ, который можно отправить на принтер через «Файл» → «Печать» или сохранить в Excel или PDF.

1. 1
   Откройте «Кадры» → «Сотрудники»
2. 2
   Нажмите «Ещё» → «Настроить список» и добавьте отбор «Уволен = Нет»
3. 3
   При необходимости добавьте отбор по организации или подразделению
4. 4
   Нажмите «Ещё» → «Вывести список» и отметьте нужные колонки
5. 5
   Проверьте табличный документ и отправьте его на печать

Способ 2. Отчёт «Штатная расстановка»

Если нужен список сотрудников в разрезе подразделений и должностей, удобнее использовать типовой отчёт. Откройте раздел «Кадры» → «Кадровые отчёты» → «Штатная расстановка». Отчёт показывает, кто на какой должности работает, с окладами и ставками.

Укажите дату, на которую нужна информация — отчёт корректно покажет сотрудников, работавших именно на этот день, что важно для сверок за прошлые периоды. При необходимости настройте отбор по подразделению через кнопку «Настройки».

Нажмите «Сформировать», проверьте результат и распечатайте через «Файл» → «Печать». Если вам не нужны оклады и ставки, в настройках отчёта можно отключить соответствующие поля, оставив только ФИО, подразделение и должность.

Способ 3. Универсальный отчёт для нестандартных колонок

Когда типовые отчёты не дают нужного набора полей — например, требуется список с датами приёма, датами рождения или ИНН — используйте «Универсальный отчёт». Он находится в разделе «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки» или в разделе отчётов, в зависимости от настроек интерфейса.

В универсальном отчёте выберите тип объекта «Справочники», объект «Сотрудники». Добавьте нужные поля в структуру отчёта и задайте отборы (например, только работающие). Сформированный результат выводится в табличный документ и печатается стандартно.

Учтите, что универсальный отчёт по справочнику «Сотрудники» показывает данные карточек, но не кадровое состояние на дату. Если нужны подразделение и должность, актуальные на конкретное число, надёжнее использовать кадровые отчёты — они берут данные из регистров кадрового учёта.

Настройка состава колонок и отборов

Качество распечатки определяется правильным отбором. Типичные условия: «Уволен = Нет» для списка работающих, отбор по организации при учёте нескольких юрлиц, отбор по подразделению для ведомостей по отделам. В отчётах дополнительно можно группировать строки по подразделениям — так распечатка читается легче.

При выводе списка из справочника состав колонок выбирается в момент печати. Отметьте только нужные поля: избыточные колонки делают таблицу широкой, и она перестаёт помещаться на лист А4. Если колонок много, перед печатью переключите ориентацию страницы на альбомную в настройках печати табличного документа.

Сравнение способов печати

Справочник «Сотрудники»

Быстро и просто, подходит для списка ФИО. Ограничение: нет данных о состоянии на дату, только текущие сведения карточек.

Отчёт «Штатная расстановка»

Показывает подразделения, должности и состояние на любую дату. Избыточен, если нужны только ФИО.

Универсальный отчёт

Гибкий набор полей из карточки сотрудника. Требует навыка настройки и не отражает кадровую историю.

Проверка результата перед печатью

Перед отправкой на принтер сверьте количество строк в распечатке с ожидаемой численностью. Если строк заметно больше — скорее всего, не сработал отбор по уволенным. Если меньше — проверьте, не отобрана ли случайно одна организация или подразделение.

Обратите внимание на сотрудников, работающих по совместительству: в штатной расстановке они могут отображаться отдельными строками по каждому месту работы. Это нормально для штатного отчёта, но для списка «по головам» такие дубли нужно учитывать.

Контрольные точки

Как проверить результат

Количество строк в списке

Норма

Совпадает с ожидаемой численностью работающих

Тревожный признак

В списке присутствуют уволенные или пропущены работающие

Подразделения и должности

Норма

Соответствуют текущему состоянию сотрудников

Тревожный признак

Показаны старые должности — отчёт сформирован не на ту дату

Организация в шапке

Норма

Указана нужная организация

Тревожный признак

Список включает сотрудников другого юрлица

Типичные ошибки и ограничения

Наиболее частая ошибка — печать списка без отбора по уволенным, из-за чего документ содержит людей, уволенных годы назад. Вторая типичная проблема — отсутствие кнопки «Вывести список» или нужного отчёта у пользователя: это признак ограниченных прав. Обратитесь к администратору 1С, чтобы он выдал права на кадровые отчёты или сформировал список сам.

В файловой базе с большим числом сотрудников формирование отчётов может занимать заметное время — дождитесь завершения, не закрывая программу. Также помните, что внешний вид и набор отчётов могут отличаться в доработанных конфигурациях: если пункты меню не совпадают с описанными, уточните у администратора, не изменена ли конфигурация.

FAQ: частые вопросы

Как распечатать список только работающих сотрудников?

В справочнике «Сотрудники» нажмите «Ещё» → «Настроить список», добавьте условие «Уволен равно Нет», затем выведите список через «Ещё» → «Вывести список». Альтернатива — отчёт «Штатная расстановка» на текущую дату, где уволенные не отображаются по умолчанию.

Можно ли сохранить список в Excel вместо печати?

Да. Любой табличный документ в 1С сохраняется через «Файл» → «Сохранить» или «Сохранить копию» с выбором формата XLSX, PDF или другого. Сохранённый файл удобно доработать или отправить по внутренней почте.

Почему в списке нет кнопки «Вывести список»?

Чаще всего это связано с правами пользователя или настройками интерфейса. Проверьте, что список открыт именно как справочник, а не в режиме выбора. Если кнопки нет и там — обратитесь к администратору для проверки ролей доступа.

Как получить список сотрудников на прошлую дату?

Используйте кадровые отчёты — «Штатная расстановка» или «Остатки отпусков и кадровые отчёты» с указанием даты. Справочник «Сотрудники» показывает только текущее состояние карточек и не подходит для ретроспективы.

Как распечатать список по одному подразделению?

В справочнике добавьте в настройку списка отбор «Подразделение равно [нужное подразделение]». В отчёте «Штатная расстановка» тот же отбор задаётся через кнопку «Настройки» на закладке «Отбор».

Почему один сотрудник отображается в списке дважды?

Обычно это внутреннее совместительство: в штатной расстановке каждое место работы выводится отдельной строкой. Если дубли появились в самом справочнике, проверьте, не заведена ли человеку вторая карточка сотрудника по ошибке.