Документы и Печать · 10 мин
Как завести бланки строгой отчетности в 1С
Пошаговая инструкция: как завести бланки строгой отчетности (БСО) в 1С, настроить учет серий и номеров, выдать бланки сотрудникам и провести инвентаризацию.
Бланки строгой отчетности (БСО) — это номерные формы, которые учитываются на забалансовом счете как денежные документы: квитанции, билеты, путевые листы, абонементы, акты приемки. Каждый бланк имеет уникальную серию и номер, а его движение — поступление от типографии, выдача сотруднику, использование, порча — должно фиксироваться в учете.
В типовых конфигурациях 1С (Бухгалтерия предприятия, Управление торговлей, Комплексная автоматизация) учет БСО ведется на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности» с аналитикой по номенклатуре и, при необходимости, по сериям. Чтобы система корректно отслеживала номера бланков, нужно заранее настроить справочники, счета учета и документы движения.
Ниже разобран полный цикл: от первичной настройки до оприходования, выдачи, списания и инвентаризации БСО. Примеры даны для 1С:Бухгалтерии 8.3, но логика аналогична в других конфигурациях.
Когда нужен учет БСО и какие требования действуют
С 2019 года при расчетах с населением вместо типографских БСО в большинстве случаев применяется онлайн-касса, которая формирует электронный бланк строгой отчетности. Однако бумажные БСО остаются актуальны для организаций без ККТ, для внутренних документов (путевые листы, талоны, абонементы) и для отраслей, где номерные формы обязательны по отраслевым правилам.
Ключевые требования к учету: каждый бланк должен иметь уникальный номер, храниться в сейфе или металлическом шкафу, выдаваться под отчет, а испорченные бланки — не уничтожаться, а храниться с отметкой «Испорчен» до инвентаризации. Нарушение порядка учета БСО приравнивается к нарушению кассовой дисциплины.
Подготовка: включение функциональности и создание карточки БСО
Первый шаг — проверить настройки функциональности программы. Откройте раздел «Администрирование» → «Настройки программы» → «Функциональность» и убедитесь, что включены опции учета по сериям (характеристикам) номенклатуры и ведения забалансового учета. В некоторых конфигурациях опция называется «Серии номенклатуры» или «Учет бланков строгой отчетности».
Далее создайте карточку БСО в справочнике «Номенклатура». Откройте «Справочники» → «Номенклатура» → «Создать». Укажите наименование, например «Квитанция БСО (серия АА)», выберите тип номенклатуры «Товар» или «Материал», а в поле счета учета задайте забалансовый счет 006. Если ведется учет по сериям, включите в карточке признак «Вести учет по сериям» — сериями будут диапазоны номеров бланков.
Для удобства создайте отдельную группу номенклатуры «Бланки строгой отчетности», чтобы бланки не смешивались с обычными товарами в отчетах и документах. Это также упростит настройку прав доступа и отборов.
- 1Включите в функциональности учет по сериям и забалансовые счета
- 2Создайте группу номенклатуры «Бланки строгой отчетности»
- 3Создайте карточку номенклатуры для каждого вида БСО
- 4Укажите в карточке забалансовый счет 006
- 5Включите учет по сериям, если нужен контроль номеров бланков
- 6Проверьте, что счет 006 доступен в плане счетов и активен
Оприходование бланков от типографии
Поступление БСО оформляется документом «Поступление товаров и услуг» (в Бухгалтерии — «Поступление (акты, накладные, УПД)») с видом операции «Товары». Укажите поставщика (типографию), созданную карточку БСО, количество бланков и стоимость изготовления.
Если включен учет по сериям, в табличной части документа заполните колонку «Серия»: создайте серию с указанием диапазона номеров, например «АА 000001–001000». Именно серия позволит потом отследить, какие конкретно номера выданы, использованы или испорчены.
Проводка документа формирует запись по дебету счета 006 на количество бланков. Стоимость изготовления при этом относится на расходы (счет 20, 26 или 44 в зависимости от учетной политики) отдельной проводкой по балансовому учету.
Выдача бланков сотрудникам и оформление движения
Выдача БСО материально ответственному лицу или кассиру оформляется внутренним перемещением. В зависимости от конфигурации используйте документ «Передача материалов в эксплуатацию», «Требование-накладная» или «Перемещение товаров» с указанием подразделения-получателя или сотрудника.
Если типовой документ не позволяет указать сотрудника как получателя, ведите аналитику по складам: создайте виртуальные склады «БСО у Иванова И.И.», «БСО у кассира» и перемещайте бланки между ними. Это дает прозрачную картину, у кого какие номера на руках.
Параллельно с электронным учетом ведите бумажную книгу учета БСО: дата выдачи, серия и номера, ФИО получателя, подпись. При проверке контролирующие органы в первую очередь запрашивают именно книгу учета, а данные 1С должны с ней совпадать.
Удобно выдавать бланки блоками по 25–50 штук с фиксацией диапазона номеров в комментарии документа. Тогда при списании легко сверить: все номера блока либо использованы, либо испорчены, либо остались на руках — разрывы в нумерации сразу видны.
Списание использованных и испорченных бланков
Использованный бланк (выданный клиенту, приложенный к акту) списывается с забалансового учета документом «Списание материалов» или «Списание товаров» с указанием счета 006, серии и количества. В комментарии укажите конкретные номера списанных бланков — это критично для последующей инвентаризации.
Испорченные бланки списываются отдельным документом с пометкой «Испорчен» и номерами. Сами бланки не выбрасываются: они перечеркиваются, подписываются ответственным лицом и хранятся до ближайшей инвентаризации, после которой уничтожаются по акту.
Для автоматизации можно настроить типовую операцию «Списание БСО» через документ «Операция» с ручными проводками по кредиту 006, если в вашей конфигурации нет специализированного документа. Главное — чтобы каждое списание было подтверждено первичным документом.
Инвентаризация и отчеты по БСО
Инвентаризация БСО проводится документом «Инвентаризация товаров» с отбором по счету 006 и группе номенклатуры «Бланки строгой отчетности». Фактические остатки сверяются с учетными по каждой серии: пересчитываются бланки в сейфе и у сотрудников, сверяются номера.
Для текущего контроля используйте отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету 006» или «Остатки товаров» с отбором по группе БСО. Если включен учет по сериям, отчет «Ведомость по сериям номенклатуры» покажет движение каждого диапазона номеров.
По результатам инвентаризации недостача оформляется актом, сумма взыскивается с материально ответственного лица. Излишки приходуются с указанием причины — как правило, это ошибка в ранее проведенном документе.
Как проверить результат
Совпадает с фактическим количеством бланков в сейфе и у сотрудников
Расхождение — ищите непроведенные или ошибочные документы движения
Диапазоны номеров не пересекаются, разрывов без объяснения нет
Дубли номеров или «дырки» без документов списания
Каждая запись подтверждена документом в 1С
Записи в книге без документов или наоборот
Отличия в разных конфигурациях 1С
В 1С:Бухгалтерии 8.3 учет ведется через счет 006 и документы поступления/списания, специализированного блока БСО нет. В 1С:Управление торговлей и Комплексной автоматизации доступен расширенный учет серий с указанием номеров в каждом документе. В отраслевых решениях (1С:Автотранспорт, 1С:Медицина) есть встроенные механизмы учета путевых листов и номерных форм.
Если типовых возможностей не хватает — например, нужен автоматический контроль последовательности номеров или печать книги учета — задача решается небольшой доработкой: дополнительным регистром сведений «Номера БСО» и обработкой заполнения. Это безопаснее, чем вести номера в Excel параллельно с программой.
Сравнение вариантов учета
Подходит при небольшом количестве бланков; контроль номеров ведется вручную в книге учета
Контроль диапазонов номеров в программе; требует заполнения серий в каждом документе
Поштучный контроль каждого номера и печать книги учета; требует участия программиста
Часто задаваемые вопросы
Можно ли завести БСО в 1С:Бухгалтерии без доработок?
Да. Создайте номенклатуру с забалансовым счетом 006, включите учет по сериям для контроля диапазонов номеров и оформляйте движение типовыми документами поступления, перемещения и списания. Этого достаточно для большинства организаций.
Что делать, если бланки уже оприходованы на счет 10 или 41?
Отмените проведение ошибочных документов, исправьте счет учета в карточке номенклатуры на 006 и проведите документы заново. Если период закрыт, сделайте корректировку текущей датой через операцию вручную: кредит 10 (41) и дебет 006 на то же количество.
Как учесть БСО, если сотрудники работают в разных филиалах?
Создайте отдельные склады для каждого филиала и перемещайте бланки между складами документом «Перемещение товаров». Аналитика по складам покажет остатки по каждой точке, а оборотно-сальдовая ведомость по 006 — общую картину.
Нужно ли заводить электронные БСО с онлайн-кассы в учет?
Нет. Электронный БСО формируется кассой в момент расчета и не является заранее изготовленным номерным бланком, поэтому на счете 006 он не учитывается. Учет ведется через фискальные данные кассы и отчеты ОФД.
Как списать остатки БСО при переходе на онлайн-кассу?
Проведите инвентаризацию, составьте акт об уничтожении неиспользованных бланков с перечислением серий и номеров, уничтожьте бланки комиссионно и спишите их с счета 006 документом списания на основании акта.
Где в 1С посмотреть, какие номера бланков у конкретного сотрудника?
Если выдача оформлялась перемещением на склад сотрудника, откройте отчет «Остатки товаров» с группировкой по складам и сериям — он покажет диапазоны номеров по каждому складу. Без серий доступно только количество, номера смотрите в книге учета.
Что важно запомнить
БСО заводятся в 1С как номенклатура с забалансовым счетом 006 и учетом по сериям для контроля номеров. Поступление, выдача, использование и порча оформляются отдельными документами с указанием диапазонов номеров, а испорченные бланки хранятся до инвентаризации. Регулярно сверяйте остатки по счету 006 с книгой учета и фактическим наличием бланков.