Документы и Печать · 11 мин
Как в 1С заполнить грузоотправителя и грузополучателя
Пошаговая инструкция: как в 1С указать грузоотправителя и грузополучателя в реализации, ТТН и ТОРГ-12, когда поля отличаются от продавца и покупателя, типичные ошибки.
Поля «Грузоотправитель» и «Грузополучатель» встречаются в транспортной накладной, ТТН, УПД и печатной форме ТОРГ-12. Они обозначают организации, которые физически отгружают и принимают товар, и не всегда совпадают с продавцом и покупателем по договору. Ошибка в этих полях приводит к отказу контрагента принимать документы, вопросам при перевозке и претензиям при сверке.
В типовых конфигурациях 1С (Управление торговлей 11, ERP, Комплексная автоматизация, Бухгалтерия предприятия 3.0) эти реквизиты заполняются в документе реализации или в специализированном документе «Транспортная накладная». Программа умеет подставлять значения автоматически, но автозаполнение работает корректно только при правильно настроенных карточках контрагентов и договоров.
Ниже разобраны типовые сценарии: когда грузоотправитель совпадает с продавцом, когда отгрузка идёт со склада стороннего перевозчика или от поставщика напрямую покупателю, как исправить уже проведённый документ и как проверить печатную форму перед отправкой.
Где в 1С находятся поля грузоотправителя и грузополучателя
В «1С:Управление торговлей 11» и «1С:ERP» поля расположены в документе «Реализация товаров и услуг» на вкладке «Дополнительно» — блок «Грузоотправитель / Грузополучатель». В ряде версий этот блок доступен также через гиперссылку «Доставка» в шапке документа, где указываются адрес доставки, перевозчик и стороны отгрузки.
В «1С:Бухгалтерии 3.0» реквизиты грузоотправителя и грузополучателя находятся в документе «Реализация (акты, накладные, УПД)» — по ссылке «Доставка» или в расширенной форме накладной, если включён соответствующий функциональный опциями режим. Для ТТН используется отдельный документ или печатная форма из реализации.
Если поля не видны в форме, проверьте настройку «Ещё → Изменить форму»: иногда реквизиты скрыты администратором. Также убедитесь, что в настройках функциональности (НСИ и администрирование) включена опция «Доставка товаров» или «Транспортные накладные».
Стандартное заполнение: грузоотправитель совпадает с продавцом
Самый частый случай — вы отгружаете товар со своего склада, а покупатель получает его по своему адресу. В этом сценарии 1С подставляет значения автоматически: грузоотправитель — ваша организация из шапки документа, грузополучатель — контрагент-покупатель.
Чтобы автозаполнение сработало, в карточке контрагента должны быть заполнены полное наименование, ИНН, КПП и адрес. Если адрес пустой, в печатной форме ТОРГ-12 и ТТН строка грузополучателя окажется неполной, и транспортная компания может отказаться принимать груз по таким документам.
Порядок действий в типовой УТ 11: создайте «Реализацию товаров и услуг», заполните организацию, контрагента и табличную часть, затем откройте вкладку «Дополнительно» и проверьте блок грузоотправителя и грузополучателя. Если поля пустые — укажите значения вручную из справочников «Организации» и «Контрагенты».
- 1Создайте документ «Реализация товаров и услуг» и заполните организацию, контрагента и товары
- 2Откройте вкладку «Дополнительно» или ссылку «Доставка»
- 3Проверьте, что грузоотправитель и грузополучатель подставились автоматически
- 4При необходимости замените значения выбором из справочников
- 5Проведите документ и откройте печатную форму ТОРГ-12 или ТТН
- 6Сверьте строки грузоотправителя и грузополучателя с адресами и реквизитами
Когда грузоотправитель или грузополучатель отличаются от сторон договора
Транзитная поставка от поставщика напрямую покупателю
При транзите вы продаёте товар, который ваш поставщик отгружает напрямую вашему клиенту. В документе реализации грузоотправителем нужно указать поставщика, а не свою организацию: именно он физически передаёт груз перевозчику. В УТ 11 для этого в поле «Грузоотправитель» выбирается контрагент-поставщик, а в ТТН дополнительно указывается заказчик перевозки.
Отгрузка со склада комитента или комиссионера
При торговле по договорам комиссии фактический владелец товара — комитент, и в транспортных документах он нередко указывается грузоотправителем. Проверьте настройки договора с комитентом: в типовых конфигурациях вид операции договора влияет на то, какие данные попадут в печатные формы.
Доставка в обособленное подразделение покупателя
Если покупатель просит доставить товар в филиал или на склад по другому адресу, грузополучателем может оставаться то же юрлицо, но с адресом филиала, либо указывается само подразделение, если оно выделено как отдельный контрагент. Адрес доставки задайте в поле «Адрес доставки» — в УТ 11 он заполняется через классификатор адресов (ФИАС/КЛАДР) и попадает в ТТН.
Варианты заполнения
Стандартная отгрузка со своего склада. Поля заполняются автоматически, ручная правка не требуется.
Транзитная поставка. В реализации вручную укажите поставщика грузоотправителем, иначе в ТТН окажется ваша организация, которая груз физически не передавала.
Доставка в филиал или на склад покупателя. Укажите фактического получателя и адрес доставки через классификатор адресов.
Заполнение транспортной накладной и ТТН
Транспортная накладная в 1С оформляется либо отдельным документом «Транспортная накладная» (в УТ 11 и ERP — журнал «Транспортные накладные» в разделе «Продажи» или «Склад и доставка»), либо печатной формой из реализации. Документ создаётся на основании реализации и наследует оттуда грузоотправителя, грузополучателя и адреса.
В форме транспортной накладной дополнительно указываются перевозчик, заказчик перевозки, автомобиль, водитель и стоимость доставки. Заказчик перевозки — это сторона, которая оплачивает перевозку; он не обязан совпадать с грузоотправителем. Проверьте, чтобы в разделах «Грузоотправитель» и «Грузополучатель» были заполнены наименование, адрес и телефон — без них перевозчик вправе не принять груз.
Если вы пользуетесь обменом с ГИС ЭТРН или сервисами электронного документооборота (ЭДО), данные грузоотправителя и грузополучателя передаются в электронную транспортную накладную автоматически из документа. Ошибка в карточке контрагента в этом случае уйдёт контрагенту и перевозчику сразу, поэтому сверяйте реквизиты до отправки.
Настройка автозаполнения через карточки контрагентов и договоры
Чтобы не править документы вручную, настройте источники данных заранее. В карточке контрагента заполните полное наименование, юридический и фактический адреса, ИНН и КПП. В УТ 11 адрес доставки по умолчанию можно задать в карточке партнёра или в соглашении с клиентом — тогда он подставится в каждую реализацию.
В договоре с контрагентом проверьте вид договора и параметры комиссии: от них зависит, кто попадёт в транспортные документы. Для постоянной транзитной схемы удобно создать типовое соглашение с поставщиком и покупателем и проверить на одном тестовом документе, как заполняются поля.
Если ваша организация имеет несколько обособленных подразделений, убедитесь, что в карточке организации выбрано правильное подразделение-грузоотправитель: в печатной форме ТОРГ-12 указываются реквизиты именно той организации, что стоит в шапке документа.
Проверка результата и исправление ошибок
После проведения документа откройте печатные формы: ТОРГ-12, ТТН (1-Т) и транспортную накладную. Сверьте строки «Грузоотправитель» и «Грузополучатель»: наименование, адрес, ИНН. В ТОРГ-12, если грузоотправитель совпадает с поставщиком, допустимо прочерк или повтор реквизитов — это норма формы, а не ошибка заполнения.
Если ошибка найдена до передачи документов контрагенту, откройте реализацию, исправьте поля и перепроведите документ, затем перепечатайте формы. Если документ уже ушёл по ЭДО, согласуйте с контрагентом аннулирование или оформите исправление в соответствии с правилами вашего оператора ЭДО — простая правка в базе исправленный документ контрагенту не отправит.
Для массовой проверки используйте отчёты по реализациям с выводом реквизитов доставки или обработку группового изменения реквизитов (в УТ 11 — раздел «НСИ и администрирование», «Обслуживание»). Перед групповой обработкой сделайте резервную копию базы и проверьте результат на одном-двух документах.
Как проверить результат
Строки грузоотправителя и грузополучателя содержат полное наименование, адрес и ИНН
Пустые строки, обрыв адреса или чужая организация
Указаны грузоотправитель, грузополучатель, заказчик перевозки и адреса пунктов погрузки и выгрузки
Нет заказчика перевозки или адрес введён произвольным текстом
Документ принят контрагентом без замечаний, реквизиты в электронной форме совпадают с базой
Отказ в приёме или расхождение данных после правки проведённого документа
Часто задаваемые вопросы
Что ставить в поле «Грузоотправитель», если отгружаем сами?
Вашу организацию из шапки документа. Обычно 1С подставляет её автоматически; если поле пустое, выберите организацию вручную из справочника «Организации» и проверьте, что в её карточке заполнены адрес и реквизиты.
Можно ли указать грузополучателем физическое лицо?
Да, если фактическим получателем груза является физлицо. Заведите его как контрагента с видом «Физическое лицо» и заполните ФИО и адрес. Учтите, что для перевозчика и в ТТН потребуются паспортные данные получателя — уточните требования транспортной компании заранее.
Почему в печатной форме ТОРГ-12 грузоотправитель пустой?
Чаще всего поле не заполнено в документе или у организации/контрагента не указан адрес. Откройте вкладку «Дополнительно» в реализации, заполните реквизит, затем проверьте карточку организации. Если поле отсутствует в форме, включите его через «Ещё → Изменить форму».
Чем грузополучатель отличается от плательщика?
Плательщик — сторона договора, которая оплачивает товар; грузополучатель — тот, кто физически принимает груз. Они могут различаться, например, когда головная компания оплачивает поставку, а товар доставляется в её филиал. В документе реализации контрагентом остаётся плательщик, а грузополучатель указывается отдельно.
Нужно ли исправлять ТТН, если ошиблись в адресе грузополучателя?
Да. Адрес грузополучателя — существенный реквизит транспортной накладной: по нему перевозчик доставляет груз и подтверждает передачу. Исправьте документ до отправки по ЭДО; если документ уже передан, согласуйте с контрагентом и перевозчиком аннулирование и выпуск исправленной накладной.
Как заполнить поля при доставке собственным транспортом?
Грузоотправитель и грузополучатель заполняются по тем же правилам — меняется только раздел о перевозчике: в нём указывается ваша организация, собственный автомобиль и водитель. Сам факт самовывоза или своей доставки не отменяет необходимости корректно указать стороны отгрузки.
Что важно запомнить
Грузоотправитель и грузополучатель — фактические стороны отгрузки, которые могут отличаться от продавца и покупателя. Заполняйте их в реализации или транспортной накладной, держите в актуальном состоянии адреса в карточках контрагентов и не правьте проведённые документы после отправки УПД без согласования с бухгалтером и контрагентом.