Документы и Печать · 11 мин
Как вывести акт сверки взаиморасчетов в 1С
Как сформировать и вывести акт сверки взаиморасчетов в 1С:Бухгалтерия 8.3: создание документа, заполнение данными, проверка расхождений и печать.
Акт сверки взаиморасчетов — документ, который подтверждает состояние расчетов с контрагентом на конкретную дату: сколько отгружено, сколько оплачено и какая задолженность числится за каждой стороной. В 1С он формируется автоматически на основании проведенных документов, поэтому основная работа бухгалтера сводится к правильному созданию документа сверки и проверке данных перед выводом на печать.
Инструкция ниже ориентирована на 1С:Бухгалтерию 8.3 (редакция 3.0) — самую распространенную конфигурацию. Отдельно разобраны особенности 1С:Управление торговлей и типичные ситуации, когда акт формируется с расхождениями или не формируется вовсе.
Где находится акт сверки в 1С:Бухгалтерия 8.3
Документ сверки расположен сразу в нескольких разделах, чтобы его было удобно найти в зависимости от роли пользователя. Основные точки входа: раздел «Покупки» → «Расчеты с контрагентами» → «Акты сверки расчетов» и раздел «Продажи» → «Расчеты с контрагентами» → «Акты сверки расчетов». Это один и тот же журнал документов, просто доступный из разных меню.
Если в меню такого пункта нет, проверьте настройки видимости разделов: в некоторых настроенных интерфейсах часть команд скрыта. Откройте раздел через «Главное меню» → «Все функции» и найдите в списке документов «Акт сверки расчетов» — оттуда документ доступен всегда при наличии прав.
Для быстрого доступа журнал актов можно добавить в избранное: нажмите на звездочку рядом с названием раздела в панели навигации. Это удобно, если сверки выполняются регулярно — например, ежемесячно перед закрытием периода.
Создание документа сверки: пошаговый порядок
Откройте журнал актов сверки и нажмите кнопку «Создать». Заполните шапку документа: организацию (если в базе их несколько), контрагента и договор. Поле договора можно оставить пустым — тогда сверка сформируется по всем договорам с этим контрагентом, что обычно и требуется для полной сверки расчетов.
Укажите период сверки — даты начала и окончания. Важно: акт сверки показывает сальдо на начало периода, обороты за период и сальдо на конец. Если контрагент просит сверку «на дату», укажите период с начала сотрудничества (или с даты последней подтвержденной сверки) по нужную дату.
- 1Откройте «Покупки» или «Продажи» → «Акты сверки расчетов» и нажмите «Создать»
- 2Заполните организацию, контрагента, договор и период сверки
- 3На закладке «По данным учета» нажмите «Заполнить» → «По данным бухгалтерского учета»
- 4Проверьте сальдо на начало и конец периода, сверьте обороты с отчетом контрагента
- 5При необходимости заполните закладку «По данным контрагента» и зафиксируйте расхождения
- 6Проведите документ и выведите печатную форму кнопкой «Печать»
После заполнения шапки перейдите на закладку «По данным учета» и нажмите «Заполнить» → «По данным бухгалтерского учета». Программа соберет все проведенные документы по выбранному контрагенту за указанный период: реализации, поступления, оплаты, возвраты, корректировки. В таблице появятся строки с датами, номерами документов и суммами по дебету и кредиту.
Проверка данных перед выводом на печать
Автоматическое заполнение не гарантирует правильность акта — программа берет данные из учета «как есть». Перед печатью сверьте ключевые цифры с отчетом «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» (60, 62, 76) по этому контрагенту за тот же период. Сальдо в акте и в ОСВ должны совпадать.
Обратите внимание на состав счетов, участвующих в сверке. В настройках документа (кнопка «Еще» или соответствующее поле) можно указать, по каким счетам учета формировать сверку. Если с контрагентом есть расчеты и по счету 62, и по 76 (например, претензии или НДС с авансов), убедитесь, что нужные счета включены, иначе сальдо будет неполным.
Как проверить акт перед отправкой контрагенту
Совпадает с сальдо по ОСВ счетов 60/62/76 по контрагенту
Суммы различаются — не все счета включены в сверку или есть непроведенные документы
Все реализации, поступления и оплаты за период присутствуют
Документы отсутствуют — проверьте, проведены ли они и не помечены ли на удаление
Равно сальдо на конец предыдущего подтвержденного акта
Начальное сальдо «плывет» — в прошлых периодах перепроводились документы
Отдельная ситуация — непроведенные документы. Акт сверки формируется только по проведенным документам. Если реализация создана, но не проведена, в акт она не попадет, и контрагент увидит расхождение. Перед сверкой полезно запустить «Экспресс-проверку ведения учета» (раздел «Отчеты») или просто отфильтровать журнал документов по контрагенту.
Закладка «По данным контрагента» и расхождения
Закладка «По данным контрагента» предназначена для фиксации данных, которые прислала вторая сторона. Если контрагент прислал свой акт со своими цифрами, заполните эту закладку вручную или скопируйте строки из закладки «По данным учета» и откорректируйте отличающиеся позиции.
После заполнения обеих закладок программа автоматически рассчитает расхождения и покажет их в документе. В печатной форме акта с расхождениями выводится итоговая строка: «По данным организации задолженность составляет…», «По данным контрагента…», «Расхождение…». Это стандартный формат, который принимают обе стороны.
Типичные причины расхождений: документ оплаты проведен у вас в одном периоде, а у контрагента — в другом (деньги «в пути»); непроведенные или помеченные на удаление документы; разные курсы пересчета при расчетах в валюте; корректировки и возвраты, о которых одна из сторон забыла. Каждое расхождение нужно разобрать до подписания акта, а не после.
Вывод акта на печать и сохранение в файл
Для вывода печатной формы нажмите кнопку «Печать» в документе и выберите «Акт сверки расчетов». Откроется предварительный просмотр табличного документа. В нем выводятся: шапка с реквизитами сторон, период сверки, таблица оборотов, итоговое сальдо с расшифровкой («долг контрагента» или «наш долг») и места для подписей.
Из предварительного просмотра акт можно отправить на принтер, сохранить в PDF или Excel (кнопка «Сохранить» в панели табличного документа) либо отправить по электронной почте прямо из программы, если настроена учетная запись почты. Для отправки контрагенту предпочтителен PDF — файл нельзя случайно отредактировать.
Если печатная форма не устраивает (например, нужен другой формат шапки или дополнительные колонки), в типовой конфигурации можно подключить внешнюю печатную форму через «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки» → «Дополнительные отчеты и обработки». Изменять типовой макет напрямую в конфигураторе не рекомендуется — при обновлении изменения будут потеряны.
Особенности в других конфигурациях 1С
В 1С:Управление торговлей 11 документ называется «Сверка взаиморасчетов» и находится в разделе «Продажи» (или «Закупки») → «Документы» → «Сверки взаиморасчетов». Логика та же: указывается партнер/контрагент, соглашение, период, затем документ заполняется по данным учета кнопкой «Заполнить». Печатная форма выводится через кнопку «Печать».
В 1С:Комплексная автоматизация и 1С:ERP механизм аналогичен УТ 11. Отличие — более детальная настройка: можно сверять расчеты в разрезе отдельных заказов, накладных или объектов расчетов, что удобно при большом количестве сделок с одним контрагентом.
Сравнение вариантов сверки
Юридически значимый документ для подписания с контрагентом. Формируется по конкретному контрагенту и договору, фиксирует расхождения. Требует проверки перед подписанием.
Внутренний отчет для быстрой проверки сальдо по контрагенту. Не предназначен для передачи контрагенту, но незаменим для контроля акта перед печатью.
Подходит для оперативного анализа задолженности по всем контрагентам сразу. Не заменяет акт сверки, так как не является двусторонним документом.
Типичные ошибки при выводе акта сверки
Самая частая ошибка — неверный период. Если начало периода указано позже даты первого документа, начальное сальдо может не совпасть с ожиданиями контрагента. Всегда согласовывайте период сверки со второй стороной до формирования документа.
Вторая ошибка — сверка по неполному набору счетов. Например, авансы учитываются на 62.02, а расчеты по отгрузке на 62.01; если в сверку включен только один субсчет, сальдо будет искажено. Проверяйте настройку счетов в документе сверки.
Часто задаваемые вопросы
Почему акт сверки формируется пустым, хотя документы по контрагенту есть?
Наиболее вероятные причины: документы не проведены, выбран не тот период, указан конкретный договор, по которому нет движений, или в настройках сверки отключены нужные счета учета. Проверьте документы через отчет «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» с отбором по контрагенту — если там обороты есть, проблема в настройках акта.
Можно ли сформировать акт сверки сразу по всем контрагентам?
Типовой документ формируется по одному контрагенту. Для массовой сверки используются внешние обработки группового создания актов, которые подключаются через «Дополнительные отчеты и обработки». Для внутреннего контроля по всем контрагентам подойдет отчет «Оборотно-сальдовая ведомость» или «Задолженность контрагентов».
Как вывести в акте сверки валютные расчеты?
При расчетах в валюте акт формируется в валюте договора с отображением валютных сумм. Убедитесь, что в договоре корректно указана валюта расчетов. Курсовые разницы в акт сверки обычно не включаются как отдельные строки — они отражаются в учете, а не в расчетах с контрагентом.
Что делать, если контрагент просит акт в другом формате?
Типовую печатную форму можно дополнить внешней печатной формой, разработанной под требования контрагента. Подключите её через «Администрирование» → «Печатные формы, отчеты и обработки», включив использование дополнительных отчетов и обработок. Типовую конфигурацию при этом менять не нужно.
Нужно ли проводить документ «Акт сверки расчетов»?
Да, документ следует провести — тогда он фиксируется в журнале и его данные сохраняются. Проведение не формирует бухгалтерских проводок и не влияет на учет: акт сверки носит информационный характер. Но проведенный документ подтверждает, что сверка выполнялась, и позволяет вернуться к её данным позже.
Как исправить акт, если после отправки нашлась ошибка?
Откройте документ, скорректируйте данные (или перезаполните после исправления учетных документов) и перепроведите его. Затем сформируйте новую печатную форму и направьте контрагенту уточненный акт с пояснением причины замены. Старый подписанный экземпляр при этом считается недействительным только по согласованию обеих сторон.
Что важно запомнить
Акт сверки в 1С выводится через документ «Акт сверки расчетов» в разделе «Покупки» или «Продажи»: заполните контрагента, период и счета, нажмите «Заполнить», сверьте сальдо с оборотно-сальдовой ведомостью и только после этого печатайте. Подписанный акт — юридически значимый документ, поэтому любые расхождения разбирайте до отправки контрагенту.