Как в 1С вывести документ на печать

Печать документов — одна из самых частых операций в 1С: счета, накладные, акты, доверенности и приказы ежедневно отправляются на принтер или сохраняются в PDF. В типовых конфигурациях (1С:Бухгалтерия, 1С:Управление торговлей, 1С:ERP) механизм печати устроен одинаково, поэтому, освоив его один раз, вы сможете работать в любой программе линейки.

Основной способ — кнопка «Печать» в форме документа. Она открывает список доступных печатных форм: для накладной это может быть ТОРГ-12, товарная накладная, акт об оказании услуг, счёт на оплату и другие варианты. Выбранная форма сначала открывается в режиме предварительного просмотра, и только после проверки её можно отправить на принтер.

Важно понимать: документ можно распечатать только после того, как он записан в базу. Если документ не проведён или не сохранён, часть печатных форм будет недоступна, а данные в них могут оказаться неполными. Поэтому перед печатью убедитесь, что документ записан и, если требуется, проведён.

Где находится кнопка печати и какие формы доступны

В управляемых формах (интерфейс «Такси») кнопка «Печать» расположена в командной панели документа — рядом с кнопками «Провести», «Записать» и «Создать на основании». Иногда она скрыта под общей кнопкой «Ещё», если панель переполнена. В списке документов печать также доступна: выделите строку и нажмите «Печать» в командной панели журнала.

Набор печатных форм зависит от вида документа и настроек конфигурации. Для реализации товаров это обычно ТОРГ-12, УПД, товарная накладная и счёт; для кадровых документов — типовые формы приказов. Если в списке нет нужной формы, возможно, она не предусмотрена конфигурацией или отключена в настройках подсистемы печати.

Как распечатать документ: пошаговый порядок

Стандартная последовательность одинакова для большинства конфигураций. Сначала откройте нужный документ из журнала, убедитесь, что все реквизиты заполнены корректно — номер, дата, контрагент, табличная часть. Ошибки, допущенные в документе, полностью перенесутся в печатную форму.

Затем нажмите «Печать» и выберите форму из выпадающего списка. Программа сформирует табличный документ и покажет его в окне предварительного просмотра. Здесь можно листать страницы, масштабировать и оценивать разбиение на листы. Если всё в порядке — нажмите пиктограмму принтера или сочетание Ctrl+P, выберите принтер, количество копий и подтвердите вывод.

1. 1
   Откройте документ и проверьте заполнение реквизитов
2. 2
   Запишите и при необходимости проведите документ
3. 3
   Нажмите кнопку «Печать» в командной панели
4. 4
   Выберите нужную печатную форму из списка
5. 5
   Проверьте результат в окне предпросмотра
6. 6
   Нажмите Ctrl+P или значок принтера, укажите принтер и число копий
7. 7
   Проверьте распечатанный экземпляр: номер, дату, итоги, подписи

Как сохранить документ в PDF или Excel вместо печати

Отправка на бумагу — не единственный вариант. В окне предварительного просмотра доступна команда сохранения: меню «Файл — Сохранить» или «Сохранить копию», либо кнопка с дискетой в командной панели. Документ можно выгрузить в форматы PDF, XLSX, MXL (родной формат табличных документов 1С), ODS и другие.

PDF удобен для отправки контрагенту по электронной почте: файл нельзя случайно изменить, и он одинаково отображается на любом устройстве. Excel подходит, если получатель будет дальше обрабатывать данные. Во многих конфигурациях есть и кнопка «Отправить» — она сразу формирует письмо с вложенной печатной формой через настроенную учётную запись почты.

Сравнение вариантов вывода

Печать на принтер

Подходит для документов, требующих живой подписи и печати. Ограничение — нужен настроенный принтер и физический доступ к нему.

Сохранение в PDF

Оптимально для отправки контрагентам и архива. Файл защищён от случайного редактирования, но требует отдельной передачи получателю.

Сохранение в Excel

Удобно, когда данные будут обрабатываться дальше. Минус — форматирование может отличаться от оригинальной формы.

Отправка по почте из 1С

Самый быстрый способ доставки. Требует предварительной настройки учётной записи электронной почты в программе.

Настройка печатной формы: подписи, логотип, параметры страницы

Многие элементы печатной формы подтягиваются автоматически из справочников. ФИО руководителя и главного бухгалтера берутся из карточки организации и данных об ответственных лицах, реквизиты — из учётной политики и карточки организации. Если в форме пустые подписи или неверные реквизиты, править нужно не макет, а эти справочники — тогда исправление применится ко всем документам сразу.

Параметры страницы — ориентацию, поля, масштаб — можно изменить в окне предпросмотра через меню «Файл — Параметры страницы». Если таблица не помещается на лист, попробуйте альбомную ориентацию или уменьшите масштаб. Логотип и факсимиле в типовых конфигурациях обычно подключаются через настройки организации или печатных форм, а не редактированием макета.

Как изменить макет печатной формы

Если типовая форма не устраивает — нужен другой порядок колонок, дополнительная строка или фирменный бланк — макет можно доработать. В конфигурациях на БСП (библиотека стандартных подсистем) есть механизм внешних печатных форм: файл с расширением .epf подключается через «Администрирование — Печатные формы, отчеты и обработки — Дополнительные отчеты и обработки» и появляется в меню «Печать» рядом со штатными формами.

Глубокая правка встроенного макета выполняется в конфигураторе и требует снятия объекта с полной поддержки, что усложняет обновление конфигурации. Безопасный путь для большинства задач — внешняя печатная форма: она не затрагивает типовую конфигурацию и сохраняется при обновлениях. Разработку такой формы лучше поручить специалисту, если у вас нет опыта работы в конфигураторе.

Проблемы при печати и их решение

Если печатная форма не формируется, программа выдаёт ошибку или показывает пустой лист, начните с простых проверок. Убедитесь, что документ записан, заполнены обязательные реквизиты (организация, контрагент, табличная часть), а у пользователя есть права. Часто причина — незаполненное поле, которое макет не может вывести.

Если форма открывается, но принтер не печатает, проблема обычно вне 1С: проверьте, что принтер выбран и доступен, печатает ли он тестовую страницу из других программ, не переполнена ли очередь печати. При работе через терминальный доступ (RDP) убедитесь, что локальные принтеры проброшены в сессию — иначе в списке принтеров 1С их просто не будет.

Контрольные точки

Как проверить результат

Предпросмотр формы

Норма

Все данные на месте, таблица не обрезана, разбиение на страницы корректное

Тревожный признак

Пустые поля, съехавшие колонки, лишние пустые листы

Распечатанный экземпляр

Норма

Номер, дата, итоги и подписи совпадают с документом в базе

Тревожный признак

Расхождения с данными документа — форма устарела, пересформируйте её

Сохранённый PDF

Норма

Файл открывается, текст читаем, все страницы присутствуют

Тревожный признак

Иероглифы вместо текста или обрезанные страницы — проблема со шрифтами или параметрами страницы

Частые вопросы

Почему кнопка «Печать» неактивна или её нет?

Чаще всего документ не записан — сначала нажмите «Записать». Также проверьте права пользователя: администратор мог ограничить доступ к печати. В некоторых журналах кнопка появляется только при выделенной строке документа.

Можно ли распечатать сразу несколько документов?

Да. Выделите несколько строк в журнале документов (с зажатой Ctrl или Shift) и нажмите «Печать» — программа сформирует формы для каждого выделенного документа. В некоторых конфигурациях есть отдельная обработка групповой печати.

Как добавить факсимиле подписи и печать в форму?

В типовых конфигурациях изображения подписи и печати подключаются через настройки организации или параметры печатных форм, если такая возможность предусмотрена. Если штатной настройки нет, потребуется доработка макета — обычно через внешнюю печатную форму.

Что делать, если в форме устаревшие данные?

Печатная форма формируется на момент нажатия кнопки и не обновляется автоматически. Измените документ, запишите его и сформируйте форму заново — старое окно предпросмотра можно просто закрыть.

Почему при печати таблица разрывается неудобно?

Разбиение на страницы зависит от параметров страницы и настроек макета. Попробуйте изменить масштаб или ориентацию в «Файл — Параметры страницы». Если проблема постоянная, в макете можно настроить повторение шапки таблицы на каждой странице — это задача для доработки формы.

Можно ли печатать без предварительного просмотра?

В ряде конфигураций есть настройка «Печать без предварительного просмотра» в параметрах пользователя или подсистеме печати — форма сразу отправляется на принтер по умолчанию. Использовать её стоит только для отлаженных форм, иначе ошибки обнаружатся уже на бумаге.