Документы и Печать · 11 мин
Как в 1С вывести акт сверки по одному контрагенту
Пошаговая инструкция, как сформировать акт сверки взаиморасчётов по одному контрагенту в 1С:Бухгалтерии и Управлении торговлей: настройки, проверка, типичные ошибки.
Акт сверки взаиморасчётов — один из самых востребованных документов при работе с контрагентами: его запрашивают бухгалтеры партнёров, аудиторы и собственная служба контроля. В 1С сформировать его по одному конкретному контрагенту можно за пару минут, если знать, где находится нужный документ и какие настройки влияют на итоговые цифры.
Проблема в том, что путь к акту сверки отличается в разных конфигурациях: в 1С:Бухгалтерии 8.3 это отдельный документ в разделе «Покупки» или «Продажи», а в Управлении торговлей и Комплексной автоматизации — отчёт «Ведомость расчётов с партнёрами» или специализированный документ сверки. Ниже разобраны оба сценария, а также настройки, которые определяют, какие данные попадут в печатную форму.
Перед формированием акта важно убедиться, что в учёте нет непроведённых документов по выбранному контрагенту и что расчёты ведутся в нужном разрезе — по договорам или по контрагенту в целом. Иначе суммы в акте не сойдутся с данными контрагента, и сверку придётся повторять.
Что нужно проверить перед формированием акта
Акт сверки строится на основании проведённых документов: поступлений, реализаций, оплат, возвратов. Если часть документов по контрагенту не проведена или проведена не тем периодом, итоговое сальдо будет неверным. Поэтому первый шаг — проверить состояние расчётов через универсальный отчёт.
Откройте отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» (в Бухгалтерии — раздел «Отчёты») по счетам 60, 62, 76 с отбором по нужному контрагенту. Убедитесь, что сальдо на конец периода сверки соответствует вашим ожиданиям. Если на счёте 62.01 висит задолженность, которая давно оплачена, — вероятно, есть незакрытые авансы или задвоенные документы.
Также проверьте карточку контрагента: сверка формируется по конкретному элементу справочника «Контрагенты». Если один и тот же партнёр заведён в базе дважды (например, с полным и сокращённым наименованием), акт по одной карточке не покажет документы, оформленные на другую. Дубли стоит объединить заранее через обработку поиска и удаления дублей.
Как проверить готовность данных к сверке
Все документы за период проведены
Есть документы с пометкой удаления или непроведённые — акт покажет искажённые суммы
Одна карточка на партнёра
Две и более карточки — расчёты раздроблены
Сальдо логично и совпадает с первичкой
Необъяснимые остатки, «красные» суммы
Акт сверки в 1С:Бухгалтерия 8.3 — пошагово
В конфигурации «Бухгалтерия предприятия 8.3» акт сверки — это самостоятельный документ. Он находится в разделе «Покупки» → «Акты сверки расчётов с контрагентами» либо в разделе «Продажи» с тем же названием пункта. Оба пути ведут к одному журналу, поэтому неважно, откуда вы создадите документ.
Нажмите «Создать». В открывшейся форме укажите организацию (если в базе их несколько), контрагента и период сверки. Поле «Договор» можно оставить пустым — тогда в акт попадут расчёты по всем договорам с этим контрагентом, что обычно и требуется при сверке «по контрагенту в целом». Если нужна сверка по конкретному договору — выберите его.
После заполнения шапки нажмите кнопку «Заполнить» → «Заполнить по данным учёта». Программа автоматически соберёт все обороты по счетам расчётов за указанный период и выведет начальное сальдо, обороты по дебету и кредиту и конечное сальдо. Проверьте результат и нажмите «Провести».
- 1Откройте «Покупки» или «Продажи» → «Акты сверки расчётов с контрагентами»
- 2Нажмите «Создать» и укажите организацию, контрагента и период
- 3Поле «Договор» оставьте пустым для сверки по всем договорам
- 4Нажмите «Заполнить» → «Заполнить по данным учёта»
- 5Проверьте сальдо и обороты, при необходимости скорректируйте вручную
- 6Проведите документ и выведите печатную форму кнопкой «Печать» → «Акт сверки»
Печатная форма и её настройка
После проведения документа станет доступна кнопка «Печать». В типовой конфигурации предлагается форма «Акт сверки взаиморасчётов», где обороты выводятся в разрезе документов: по каждой реализации, поступлению и оплате указывается дата, номер и сумма. Именно такой детальный вариант обычно требуют контрагенты.
Если документов за период очень много, акт получится громоздким. В этом случае можно свернуть обороты: в табличной части документа вручную удалить детализацию и оставить итоговые суммы, либо сгруппировать строки. Однако учитывайте, что контрагенту для сверки нужна детализация — свёрнутый акт часто возвращают с просьбой расписать по документам.
Печатную форму можно сохранить в PDF или Excel через стандартные кнопки сохранения вверху окна предварительного просмотра — это удобно для отправки контрагенту по электронной почте. Также акт можно отправить напрямую из 1С через встроенный почтовый клиент или по ЭДО, если обмен настроен.
Акт сверки в 1С:Управление торговлей и Комплексной автоматизации
В конфигурациях «Управление торговлей 11» и «Комплексная автоматизация 2» логика другая: здесь используется документ «Сверка взаиморасчётов». Он находится в разделе «Продажи» (или «Закупки») → «Сверки взаиморасчётов». Если пункта нет в меню, проверьте настройки интерфейса — возможно, раздел скрыт настройками прав или функциональности.
Создайте новый документ, укажите партнёра (в этих конфигурациях используется двойной справочник «Партнёры» и «Контрагенты»), период и нажмите «Заполнить по данным учёта». Документ покажет расчёты в разрезе заказов, накладных и оплат. Особенность этих конфигураций — расчёты могут вестись по заказам или накладным, поэтому при расхождениях проверяйте, в каком разрезе ведутся взаиморасчёты по соглашению с партнёром.
Дополнительно для быстрой проверки без создания документа можно использовать отчёт «Ведомость расчётов с партнёрами» или «Сверка расчётов с партнёрами» в разделе отчётов по продажам или закупкам. Он не заменяет официальный акт, но позволяет быстро увидеть состояние расчётов перед формированием документа.
Сравнение способов сверки
Подходит для официальной сверки с печатной формой и хранения в базе; заполняется по счетам бухучёта
Подходит для торговых компаний; опирается на расчёты по заказам и накладным, а не только на бухгалтерские счета
Быстрая проверка без создания документа; не имеет официальной печатной формы акта, но удобен для внутреннего контроля
Ручная корректировка и ввод данных контрагента
Иногда акт нужно показать не только по своим данным, но и отразить расхождения с данными контрагента. В документе «Акт сверки» в Бухгалтерии есть возможность вручную добавить строки или изменить суммы в табличной части. Это полезно, когда контрагент прислал свою сверку и вы видите, какие документы у него не отражены (или отражены лишние).
Ручная правка не меняет данные учёта — она влияет только на печатную форму конкретного акта. Поэтому если расхождение вызвано ошибкой в учёте (например, не проведена оплата), исправлять нужно первичный документ, а не акт сверки. Ручная корректировка акта — это временный инструмент для согласования, а не способ исправления учёта.
В некоторых версиях конфигураций акт сверки имеет табличные части «По данным организации» и «По данным контрагента» — это позволяет вывести в одном документе обе стороны и автоматически показать расхождение. Если такой функциональности нет в вашей версии, расхождения оформляются отдельным протоколом или комментарием.
Частые ошибки и их устранение
Самая распространённая проблема — акт заполняется пустым или сальдо в нём не совпадает с обороткой. Причины обычно такие: неверно указан период, выбран не тот договор, в отборе организации указана другая организация, либо расчёты с контрагентом ведутся на счёте, который не входит в типовой список счетов расчётов (например, используется счёт 76.АВ или специальный субсчёт).
Вторая типичная ситуация — в акт попадают документы, которые не должны там быть: например, внутренние перемещения или документы по другому контрагенту из-за дублей в справочнике. Лечится объединением дублей и проверкой аналитики в документах.
Третья ошибка — попытка сформировать акт за период, когда учёт ещё не закрыт: есть непроведённые документы или не выполнена регламентная операция закрытия месяца. В этом случае сальдо может быть промежуточным и измениться после проведения документов, поэтому сверку лучше делать после закрытия периода.
Как проверить итоговый акт перед отправкой
Перед тем как распечатать или отправить акт контрагенту, сверьте его ключевые показатели с отчётом по учёту. Откройте «Анализ счёта» или ОСВ по счетам расчётов с отбором по контрагенту за тот же период: начальное сальдо, обороты и конечное сальдо должны совпадать с актом до копейки.
Проверьте реквизиты в печатной форме: наименование и ИНН вашей организации и контрагента, период сверки, валюту (если расчёты валютные — акт должен показывать суммы корректно). Ошибка в реквизитах — частая причина, по которой контрагент возвращает акт без подписания.
Если акт формируется впервые за длительный период (например, за год), имеет смысл сначала сформировать его за последний квартал и сверить с контрагентом текущее сальдо — так проще локализовать расхождение, чем искать его среди сотен документов за год.
Что важно запомнить
Акт сверки по одному контрагенту создаётся документом «Акт сверки расчётов» (Бухгалтерия) или «Сверка взаиморасчётов» (УТ/КА): выбираете контрагента, период, оставляете договор пустым для полной сверки и нажимаете «Заполнить по данным учёта». Перед формированием проверьте проведённость документов и отсутствие дублей контрагента, после — сверьте итоги с обороткой по счетам 60, 62, 76.
Частые вопросы
Почему акт сверки заполняется пустым, хотя документы по контрагенту есть?
Чаще всего причина в одном из трёх: выбрана не та организация в шапке документа, указан договор, по которому нет оборотов, либо расчёты ведутся на субсчёте, не входящем в типовой перечень счетов расчётов. Проверьте ОСВ по счетам 60, 62, 76 с отбором по контрагенту — если там обороты есть, а акт пустой, сравните отборы и счета.
Можно ли сформировать акт сверки по нескольким договорам одного контрагента?
Да. Оставьте поле «Договор» пустым — тогда в акт попадут все расчёты с этим контрагентом по всем договорам. Если нужно вывести только часть договоров, сформируйте отдельные акты по каждому нужному договору.
Как вывести акт сверки в разрезе документов, а не сводными суммами?
Типовая печатная форма акта в 1С:Бухгалтерии по умолчанию выводит детализацию по каждому документу: дата, номер, сумма. Если у вас выводятся только итоги, проверьте, что акт заполнен кнопкой «Заполнить по данным учёта», а не вручную сводными строками.
Что делать, если сальдо в акте не совпадает с данными контрагента?
Сначала сформируйте детальный акт с расшифровкой по документам и попросите контрагента прислать его версию сверки. Построчное сравнение покажет, какие документы отражены только у одной стороны: обычно это непроведённые оплаты, потерянные накладные или документы, оформленные на дубль контрагента.
Можно ли отправить акт сверки контрагенту прямо из 1С?
Да, двумя способами. Если настроен обмен электронными документами (ЭДО), акт можно отправить контрагенту через оператора ЭДО прямо из документа. Если ЭДО нет — сохраните печатную форму в PDF и отправьте через встроенную почту 1С или любым другим способом.
Нужно ли проводить акт сверки и влияет ли он на учёт?
Акт сверки не формирует проводок и не изменяет данные бухгалтерского учёта — это справочный документ. Проведение нужно лишь для фиксации документа в журнале и доступности печатной формы. Ручные правки в акте тоже не затрагивают учётные данные.