Как в 1С выставить счёт контрагенту из Беларуси

Выставление счёта белорусскому покупателю в 1С отличается от обычного счёта российскому контрагенту несколькими моментами: страной регистрации и УНП в карточке контрагента, валютой договора и расчётов, ставкой НДС 0% при экспорте в рамках ЕАЭС, а также реквизитами в печатной форме. Если эти настройки выполнить заранее, сам документ «Счёт покупателю» создаётся стандартным способом за пару минут.

Материал ориентирован на типовые конфигурации «1С:Бухгалтерия 8» и «1С:Управление торговлей» / «Комплексная автоматизация». Названия команд могут немного отличаться в зависимости от релиза, но логика одна: сначала корректно заполняются справочники (контрагент, договор, номенклатура), затем создаётся счёт, проверяется печатная форма и при необходимости оформляются документы на отгрузку с нулевой ставкой НДС.

Что подготовить перед выставлением счёта

До создания документа соберите реквизиты покупателя: полное наименование организации, УНП (учётный номер плательщика Республики Беларусь, 9 цифр), юридический и почтовый адреса, банковские реквизиты, если их требуется указывать в счёте. УНП вводится в 1С в поле ИНН — отдельного поля для него в типовых конфигурациях нет.

Определите валюту расчётов. На практике расчёты с белорусскими контрагентами ведутся в российских рублях, белорусских рублях, долларах или евро — это влияет на настройку договора и на то, как 1С будет пересчитывать суммы по курсу при оплате и отгрузке. Уточните также, кто платит банковские комиссии за трансграничный перевод, и при необходимости отразите это в тексте счёта.

Проверьте, что в базе включена нужная функциональность: расчёты в валюте (если договор валютный) и, при экспорте товаров, возможность указывать ставку НДС 0%. В «1С:Бухгалтерии» это раздел «Администрирование» → «Функциональность», вкладки «Расчёты» и «НДС».

Настройка карточки контрагента из Беларуси

Откройте справочник «Контрагенты» (раздел «Справочники» или «Покупки»/«Продажи» в зависимости от конфигурации) и создайте новый элемент. Тип контрагента — «Юридическое лицо», страна регистрации — «Беларусь». После выбора страны программа изменит подсказки к полям: вместо ИНН/КПП останется одно поле для регистрационного номера, куда вносится УНП.

Заполните наименование так, как оно указано в договоре с партнёром, — именно оно попадёт в печатную форму счёта. Адрес укажите с индексом и страной: это важно для счета-фактуры и для документов по подтверждению нулевой ставки НДС, где адрес покупателя проверяется налоговой.

Если контрагент уже существует в базе, но заведён как российский, не создавайте дубль — откройте карточку и исправьте страну регистрации. Дубли контрагентов приводят к разрыву взаиморасчётов: оплата «повиснет» на одной карточке, а отгрузка пройдёт по другой.

Договор и валюта расчётов

В карточке контрагента создайте договор с видом «С покупателем». Ключевое поле — «Валюта расчётов» (в «Бухгалтерии» — «Расчёты в валюте/у.е.»). Если счёт выставляется в белорусских рублях или долларах, выберите соответствующую валюту и убедитесь, что курсы валют в базе актуальны — 1С подтягивает их автоматически при подключённом интернете либо их можно загрузить вручную в регистре «Курсы валют».

При договоре в валюте счёт формируется в валюте, а оплата может приходить в рублях по курсу — это штатная схема, 1С корректно рассчитает рублёвый эквивалент и курсовые разницы при проведении поступления на расчётный счёт. Если же и счёт, и оплата в российских рублях, договор оставьте рублёвым — так проще для учёта.

В поле «Условия оплаты» или комментарии к договору зафиксируйте срок оплаты и порядок расчётов. Эти данные можно вывести в печатную форму счёта через дополнительные реквизиты, если типовая форма не содержит нужных полей.

НДС 0% при экспорте в Беларусь

Беларусь входит в ЕАЭС, поэтому отгрузка товаров белорусскому покупателю — это экспорт в рамках союза, и к ней применяется ставка НДС 0% при условии подтверждения. В счёте на предоплату и в документе реализации ставку устанавливают «НДС 0%», а не «Без НДС»: это принципиально разные значения, от которых зависят проводки и декларация по НДС.

Нулевая ставка подтверждается пакетом документов: договором, заявлением покупателя о ввозе товаров и уплате косвенных налогов с отметкой белорусской налоговой, транспортными документами. Срок подтверждения — 180 календарных дней с даты отгрузки. В 1С для этого предусмотрен документ «Подтверждение нулевой ставки НДС» (раздел «Операции» → «НДС»).

Если документы не собраны в срок, НДС придётся начислить по ставке 20% с возможностью последующего вычета после подтверждения. Поэтому дату отгрузки и срок подтверждения полезно контролировать прямо в базе — через напоминания или отчёт по неподтверждённым отгрузкам.

Пошаговое создание счёта покупателю

После настройки справочников сам документ создаётся стандартно. В «1С:Бухгалтерии» это раздел «Продажи» → «Счета покупателям» → «Создать». В «Управлении торговлей» счёт обычно оформляется на основании заказа клиента или соглашения.

Заполните шапку: покупатель — созданный белорусский контрагент, договор подставится автоматически (проверьте валюту), организация и банковский счёт продавца — тот, реквизиты которого должен видеть плательщик. В табличную часть добавьте номенклатуру, количество и цену; в колонке «% НДС» выберите «0%» для товаров на экспорт.

Проведите документ и откройте печатную форму кнопкой «Счёт» (или «Печать» → «Счёт на оплату»). Проверьте: наименование и адрес покупателя, УНП в строке покупателя, валюту и сумму прописью, ставку НДС, реквизиты вашего банка. При необходимости добавьте в форму текстовый блок (например, назначение платежа с указанием номера договора) — в типовых формах для этого есть поле «Дополнительная информация».

1. 1
   Создайте контрагента: страна «Беларусь», УНП в поле ИНН, адрес с индексом
2. 2
   Заведите договор «С покупателем» и укажите валюту расчётов
3. 3
   Откройте «Продажи» → «Счета покупателям» → «Создать»
4. 4
   Заполните покупателя, договор, номенклатуру, цены и ставку НДС 0%
5. 5
   Проведите документ и откройте печатную форму счёта
6. 6
   Проверьте реквизиты, сумму прописью и валюту, затем отправьте покупателю PDF

Проверка результата и отправка покупателю

Готовый счёт выгружается в PDF через кнопку «Сохранить» в печатной форме либо отправляется по электронной почте прямо из 1С, если настроена учётная запись почты. Перед отправкой сверьте сумму в валюте и её рублёвый эквивалент по курсу на дату счёта — расхождения на этом этапе говорят о неактуальных курсах валют в базе.

После оплаты убедитесь, что поступление на расчётный счёт «закрыло» именно этот счёт или договор: откройте отчёт «Анализ субконто» или «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 62» по контрагенту. Если оплата пришла в другой валюте, чем счёт, проверьте корректность пересчёта и курсовых разниц.

Контрольные точки

Как проверить результат

Печатная форма счёта

Норма

УНП покупателя, валюта, НДС 0%, верные банковские реквизиты

Тревожный признак

Российский ИНН, ставка 20%, не та валюта

ОСВ по счёту 62 по контрагенту

Норма

После оплаты сальдо по счёту закрыто

Тревожный признак

Оплата висит на другом договоре или дубле контрагента

Курсовые разницы

Норма

Суммы в рублях пересчитаны по курсу на дату операции

Тревожный признак

Курс устарел, эквивалент не сходится с банковской выпиской

Подтверждение нулевой ставки

Норма

В базе заведён документ подтверждения, срок 180 дней не истёк

Тревожный признак

Отгрузка без заявления о ввозе по истечении срока

Типичные ошибки и как их избежать

Чаще всего проблемы возникают не при создании счёта, а из-за настроек справочников. Неправильная страна в карточке контрагента ломает нумерацию реквизитов в печатных формах, неверная валюта договора приводит к пересчёту сумм не по тому курсу, а ставка «Без НДС» вместо «0%» искажает декларацию и лишает права на вычет «входного» НДС по экспортной отгрузке.

Отдельная группа ошибок — расчётные: счёт выставлен в белорусских рублях, а оплата пришла в российских (или наоборот) без указания этого в договоре. В таком случае бухгалтеру приходится вручную разбирать эквиваленты и курсовые разницы. Зафиксируйте валюту счёта и валюту платежа в договоре заранее.

FAQ

Можно ли выставить счёт в белорусских рублях, если расчётный счёт в российских?

Да. Договор и счёт оформляются в BYN, а оплата поступает в RUB по согласованному курсу — 1С пересчитает сумму и отразит курсовую разницу. Условие о валюте платежа должно быть прописано в договоре с покупателем.

Куда вводить УНП белорусской организации?

В стандартное поле «ИНН» карточки контрагента. После выбора страны регистрации «Беларусь» программа перестаёт требовать КПП и принимает 9-значный УНП без ошибок проверки формата.

Чем ставка «НДС 0%» отличается от «Без НДС» при экспорте?

«0%» — это льготная ставка, которую нужно подтвердить документами в течение 180 дней; она даёт право на вычет входного НДС. «Без НДС» означает, что операция вообще не облагается налогом (например, услуги, местом реализации которых не является РФ). Путать их нельзя — проводки и декларация формируются по-разному.

Нужно ли выставлять счёт-фактуру на аванс от белорусского покупателя?

При получении предоплаты под экспортную отгрузку со ставкой 0% авансовый НДС, как правило, не начисляется, если нулевая ставка применяется к отгрузке. Конкретный порядок зависит от учётной политики и условий договора — при сомнениях сверьтесь с методикой, принятой в вашей организации, или с аудитором.

Как отправить счёт покупателю прямо из 1С?

Настройте учётную запись электронной почты в разделе «Администрирование» → «Органайзер», затем в печатной форме счёта нажмите «Отправить» — программа сформирует письмо с вложенным PDF. Либо сохраните форму в PDF и отправьте через обычный почтовый клиент.

Что делать, если оплата пришла, а счёт не закрылся в учёте?

Откройте документ поступления на расчётный счёт и проверьте договор и документ расчётов в нём — чаще всего оплата привязана к другому договору или к дублю контрагента. Исправьте реквизиты в документе оплаты и перепроведите его, затем сверьтесь отчётом по счёту 62.