Документы и Печать · 9 мин
Как в 1С выписывать путевые листы
Как выписать путевой лист в 1С: настройка справочников, заполнение документа, расчёт ГСМ, печать формы и типичные ошибки при оформлении.
Путевой лист — первичный документ, который подтверждает использование транспортного средства и служит основанием для списания ГСМ, начисления зарплаты водителю и принятия расходов в налоговом учёте. В типовых конфигурациях 1С (Бухгалтерия предприятия, Управление автотранспортом, отраслевые решения) оформление путевых листов автоматизировано, но требует предварительной настройки справочников.
Порядок работы зависит от конфигурации. В «1С:Бухгалтерии 8» путевые листы доступны при включённой функциональности учёта транспорта, в специализированных решениях вроде «1С:Управление автотранспортом» возможности шире: маршруты, нормы расхода топлива, задания водителям. Ниже описан универсальный алгоритм, применимый к большинству конфигураций, с оговорками по отличиям.
Подготовка: включение функциональности и настройка справочников
До создания первого путевого листа проверьте, что в программе включён учёт транспортных средств. В «1С:Бухгалтерии 8.3» откройте раздел «Главное» → «Функциональность» и на закладке, отвечающей за ОС или запасы, активируйте опцию учёта транспортных средств и путевых листов. Без этого пункта документ «Путевой лист» в интерфейсе не появится.
Далее заполните справочники. В карточке транспортного средства укажите марку, госномер, вид топлива и норму расхода — именно по ней программа будет считать нормативное списание ГСМ. В карточке сотрудника-водителя проверьте данные удостоверения, если конфигурация выводит их в печатную форму. Если учёт ведётся по нескольким автомобилям, заведите каждое отдельным элементом справочника, а не одной обобщённой карточкой.
- 1Включите учёт транспорта в разделе «Главное» → «Функциональность»
- 2Заведите карточку автомобиля с нормой расхода топлива и госномером
- 3Проверьте карточку водителя: ФИО, данные удостоверения
- 4При необходимости заполните справочник маршрутов и норм ГСМ
- 5Проверьте, что документ «Путевой лист» доступен в меню
Создание путевого листа: пошаговый алгоритм
Откройте журнал путевых листов. В «1С:Бухгалтерии» это обычно раздел «Покупки» → «Путевые листы» (в некоторых релизах — «Операции» или «Банк и касса»). Нажмите «Создать» и выберите вид путевого листа, если программа предлагает варианты: для легкового или грузового автомобиля.
Заполните шапку документа: дату, организацию, автомобиль и водителя. Затем укажите показания одометра на выезде и по возвращении — разница даст пробег, от которого рассчитывается нормативный расход топлива. Если водитель заправлялся, внесите заправки на соответствующей закладке: количество литров, вид топлива, документ оплаты (чек, топливная карта).
После заполнения нажмите «Провести». Программа сформирует проводки по списанию ГСМ в пределах нормы либо зафиксирует фактический расход — поведение зависит от настроек учётной политики. Проверьте движения документа через кнопку «Дт/Кт», чтобы убедиться, что топливо списано на правильный счёт затрат.
Расчёт и списание ГСМ по путевому листу
Нормативный расход считается по формуле: пробег, умноженный на норму расхода из карточки автомобиля, с учётом поправочных коэффициентов (зимняя надбавка, работа в городе, кондиционер), если они заведены в программе. В типовой «Бухгалтерии» коэффициенты приходится учитывать в норме вручную, отраслевые решения позволяют задавать их отдельными параметрами с периодом действия.
Фактический расход определяется по остаткам в баке: остаток на выезде плюс заправлено минус остаток на возвращении. Расхождение факта с нормой — нормальная ситуация, но систематический перерасход требует пересмотра нормы в карточке ТС или проверки исправности автомобиля. Не занижайте норму искусственно: списание сверх обоснованной нормы налоговая может не принять.
Как проверить расчёт ГСМ
Равен разнице показаний одометра
Пробег не совпадает с показаниями или отрицательный
Заполнена в карточке ТС, учитывает сезон
Норма пустая — расчёт равен нулю
Остаток на возвращении неотрицательный
Отрицательный остаток — лишняя заправка или ошибка в остатках
Печать путевого листа
Печатная форма вызывается кнопкой «Печать» в документе. Типовые конфигурации предлагают формы по приказу Минтранса либо упрощённый бланк для собственного транспорта. Организация вправе разработать собственную форму, но она должна содержать все обязательные реквизиты: наименование и номер документа, дату, данные владельца ТС, сведения об автомобиле и водителе, показания одометра, дату и время выезда и возвращения, отметки о предрейсовых осмотрах.
Отметки медицинского и технического контроля в программе обычно не заполняются автоматически — их проставляют ответственные лица на бумажном бланке. Если в организации нет штатного медработника и механика, порядок осмотров оформляется договором со сторонней организацией, а в путевом листе делается соответствующая запись.
Особенности для разных ситуаций
Несколько рейсов в одном путевом листе
Если водитель за смену выполняет несколько поездок, в отраслевых конфигурациях маршрут заполняется табличной частью: каждая строка — отдельный рейс с адресами и временем. В типовой «Бухгалтерии» детализация маршрутов ограничена, поэтому компании с интенсивными перевозками часто используют «1С:Управление автотранспортом» или внешние печатные формы.
Арендованный и личный транспорт
Для арендованного автомобиля путевой лист оформляется так же, но в карточке ТС укажите, что транспорт не принадлежит организации, чтобы программа не требовала данных по амортизации. Использование личного авто сотрудника в служебных целях оформляется либо путевыми листами с договором аренды, либо компенсацией за использование личного транспорта — это разные схемы учёта, и смешивать их нельзя.
Топливные карты
При заправках по топливным картам путевой лист фиксирует факт заправки, а оприходование топлива делается на основании отчёта поставщика топлива за месяц. Сверяйте литры в путевых листах с отчётом оператора топливных карт: расхождения говорят о неучтённых заправках или ошибках ввода.
Типичные ошибки и контроль результата
Главная ошибка — вести путевые листы формально, «для галочки», без сверки с реальными данными. Программа посчитает всё, что введено, включая ошибки: неверная норма, перепутанный автомобиль, пропущенная заправка. Раз в месяц сверяйте обороты по счёту учёта топлива с суммой заправок по путевым листам и отчётами АЗС.
Вторая группа ошибок — организационная. Путевой лист должен быть оформлен до начала рейса (по дате выезда), а не задним числом пакетом в конце месяца. Документы, созданные одним числом за весь период, — очевидный маркер формального учёта при любой проверке.
Что важно запомнить
Путевые листы в 1С выписываются документом «Путевой лист» после настройки справочников ТС, водителей и норм расхода. Программа считает пробег и списание ГСМ по показаниям одометра и заправкам. Контролируйте непрерывность показаний одометра, заполненность норм и совпадение заправок с отчётами по топливным картам.
Частые вопросы
Можно ли оформлять один путевой лист на месяц?
Для транспорта, не занятого коммерческими перевозками пассажиров и грузов, допустимо оформление на срок до одного месяца, если это позволяет характер работы. Для коммерческих перевозок путевой лист оформляется на каждый рейс или смену. Закрепите выбранный порядок в учётной политике.
Что делать, если в моей конфигурации 1С нет документа «Путевой лист»?
Сначала проверьте настройки функциональности — документ может быть скрыт. Если его нет в принципе (некоторые базовые версии), используйте внешнюю обработку или печатную форму, либо оформляйте списание ГСМ документом «Требование-накладная» с приложением бумажных путевых листов.
Как исправить ошибку в уже проведённом путевом листе?
Если документ в открытом периоде — отмените проведение, исправьте данные и проведите заново. Если период закрыт от редактирования, создайте корректировочный документ или исправление в текущем периоде, чтобы не нарушать закрытые отчёты.
Нужно ли распечатывать путевые листы, если учёт электронный?
Отметки о предрейсовых медицинском и техническом осмотрах пока ставятся уполномоченными лицами, и на практике большинство организаций печатает бланки. Электронные путевые листы допустимы при соблюдении требований к форме и подписи, но порядок их применения следует согласовать с регламентом вашей организации.
Почему программа не списывает топливо при проведении путевого листа?
Чаще всего причины три: не заполнена норма расхода в карточке автомобиля, не указан пробег (показания одометра пустые или равны), либо на счёте учёта топлива нет остатка для списания. Проверьте эти три пункта в указанном порядке.