Документы и Печать · 10 мин
Как в 1С выписать УПД со статусом 2
Как в 1С выставить УПД со статусом 2: чем он отличается от статуса 1, настройки ЭДО, создание документа, проверка перед отправкой и типичные ошибки.
Универсальный передаточный документ (УПД) со статусом 2 — это документ, который выполняет только функцию первичного учётного документа (накладной или акта), но не является счётом-фактурой. Его применяют, когда организация работает без НДС (например, на УСН или освобождена по ст. 145 НК РФ), либо когда счёт-фактура не требуется по иным основаниям. В программах 1С статус УПД определяется настройками ЭДО и условиями договора с контрагентом.
Главная сложность для бухгалтера — понять, откуда программа берёт статус, и заставить её сформировать именно статус 2, а не 1. Ниже разобрано, какие настройки влияют на статус, как оформить документ в типовых конфигурациях (1С:Бухгалтерия 8, 1С:Управление торговлей, 1С:ERP), как проверить результат перед отправкой контрагенту и какие ошибки встречаются чаще всего.
Что означает статус 2 в УПД и когда он нужен
Формат УПД утверждён ФНС и предусматривает два статуса. Статус 1 означает, что документ одновременно является счётом-фактурой и первичным документом — его применяют плательщики НДС при обычной реализации. Статус 2 означает, что УПД работает только как товарная накладная или акт: счёт-фактура в этом случае либо не нужен вовсе, либо выставляется отдельно.
Типовые ситуации для статуса 2:
- организация применяет УСН, АУСН, патент или иной спецрежим без НДС;
- организация получила освобождение от НДС по ст. 145 НК РФ;
- операция не является объектом обложения НДС или облагается по ставке 0% в отдельных случаях, когда счёт-фактура оформляется иначе;
- реализация физическому лицу или по операциям, где счёт-фактура не выставляется.
Важно понимать: статус 2 — это не «упрощённый счёт-фактура», а полноценная накладная. Если организация обязана выставить счёт-фактуру, а отправила УПД со статусом 2, у покупателя возникнут проблемы с вычетом НДС, а у продавца — риск претензий при проверке.
Проверьте условия, от которых зависит статус УПД
В типовых конфигурациях 1С статус УПД не выбирается вручную в самом документе — программа определяет его автоматически по совокупности настроек. Перед формированием документа проверьте три вещи.
Учётная политика организации. В разделе настроек налогов и отчётов (в 1С:Бухгалтерии — «Главное → Настройки налогов и отчётов») должна быть указана система налогообложения без НДС, либо установлено освобождение от НДС. Если организация — плательщик НДС, программа по умолчанию сформирует УПД со статусом 1.
Договор и документ реализации. В документе реализации ставка НДС должна быть «Без НДС». Если в строках стоит ставка 20% или 10%, 1С сочтёт операцию облагаемой и сформирует статус 1 либо потребует счёт-фактуру.
Настройки ЭДО с контрагентом. Если документ отправляется по электронному документообороту, проверьте, что в настройках обмена с этим контрагентом (в 1С:Бухгалтерии — «Администрирование → Обмен электронными документами», далее карточка настройки ЭДО) разрешён обмен УПД и выбран актуальный формат. Устаревший формат может не поддерживать нужные признаки статуса.
Нужен ли статус 2 по конкретной операции и не потеряет ли покупатель вычет
Ставка «Без НДС» в реализации и корректная учётная политика
Актуальность формата УПД в настройках обмена с контрагентом
Настройте программу для формирования статуса 2
Если проверка показала, что настройки не соответствуют ситуации, скорректируйте их до создания документа. Порядок для 1С:Бухгалтерии 8 (ред. 3.0) выглядит так.
Шаг 1. Учётная политика. Откройте «Главное → Настройки налогов и отчётов», вкладка «Система налогообложения». Убедитесь, что выбран спецрежим без НДС либо на вкладке «НДС» установлено освобождение от исполнения обязанностей налогоплательщика. Сохраните настройки.
Шаг 2. Включение ЭДО. Перейдите в «Администрирование → Обмен электронными документами» и включите использование обмена электронными документами, если он ещё не включён. Настройте учётную запись у оператора ЭДО, с которым у вас заключён договор.
Шаг 3. Настройка с контрагентом. Создайте или откройте настройку ЭДО с нужным контрагентом, укажите виды документов, которыми будете обмениваться, и формат. Для УПД выбирайте актуальный формат универсального передаточного документа — программа подскажет доступные варианты.
Создайте УПД со статусом 2 по шагам
После настройки сформируйте сам документ. Алгоритм одинаков по сути и в 1С:Бухгалтерии, и в 1С:Управлении торговлей, отличаются только названия разделов.
- 1Создайте документ «Реализация (акты, накладные, УПД)» в разделе «Продажи»
- 2Заполните контрагента, договор и склад, проверьте ставку «Без НДС» в табличной части
- 3Проведите документ и нажмите кнопку печати — выберите форму «Универсальный передаточный документ (УПД)»
- 4Проверьте, что в печатной форме в поле статуса стоит «2»
- 5Нажмите «ЭДО → Отправить» (или сформируйте электронный документ из списка ЭДО) и подпишите документ
- 6Дождитесь статуса доставки и, при необходимости, получения извещения от контрагента
Если документ отправляется на бумаге, распечатайте УПД из той же формы печати. Статус документа проставляется в верхней части формы — в поле «Статус» должно стоять «2». Если там «1», вернитесь к настройкам: программа считает операцию облагаемой НДС.
В 1С:Управлении торговлей и 1С:ERP документ создаётся через «Реализацию товаров и услуг», а отправка УПД выполняется из подсистемы ЭДО — кнопка формирования электронного документа доступна в командной панели документа или в рабочем месте «Электронные документы».
Проверьте документ перед отправкой контрагенту
Ошибку в статусе проще поймать до отправки: после подписания и передачи документа исправление потребует формирования корректировочного или исправленного документа и согласования с контрагентом.
Как проверить результат
Указано значение «2»
Стоит «1» — программа считает операцию облагаемой НДС
Во всех строках «Без НДС»
Есть строки со ставкой 20% или 10%
Блоки счёта-фактуры не заполнены
Заполнены номер счёта-фактуры и суммы НДС
«Отправлен» / «Доставлен», без ошибок формата
Ошибка формата или отказ оператора ЭДО
Дополнительно откройте сам электронный документ (в списке «ЭДО → Исходящие документы») и посмотрите его содержимое. В представлении документа видно, какие данные уйдут контрагенту. Если оператор ЭДО возвращает ошибку формально-логического контроля, обычно причина в незаполненных обязательных полях — ИНН/КПП сторон, кодах единиц измерения по ОКЕИ или кодах товаров.
Типичные ошибки и как их исправить
Отдельная ситуация — когда контрагент просит «накладную по форме ТОРГ-12», а вы отправляете УПД со статусом 2. Юридически УПД со статусом 2 заменяет ТОРГ-12, но если в договоре жёстко зафиксирована форма ТОРГ-12, согласуйте с контрагентом переход на УПД или отправляйте требуемую форму. Это не вопрос настройки 1С, а вопрос договорных отношений.
Если обмена ЭДО нет: бумажный и смешанный варианты
Сравнение вариантов
Быстрая доставка и юридическая значимость без бумаги; требует действующего договора с оператором ЭДО и настройки обмена с контрагентом
Подходит при отсутствии ЭДО; печатается из той же формы, подписывается вручную, статус проверяется визуально в поле «Статус»
Вариант, если контрагент не готов принимать УПД или это закреплено договором; в 1С формируется из того же документа реализации
При бумажном документообороте порядок тот же: реализация со ставкой «Без НДС», печать формы УПД, проверка статуса. Разница лишь в том, что вместо электронной подписи документ подписывают уполномоченные лица сторон, а дату передачи фиксируют фактически.
Что важно запомнить
Статус 2 в УПД не выбирается вручную — 1С формирует его автоматически, когда операция идёт без НДС. Проверьте учётную политику, ставку «Без НДС» в строках реализации и формат ЭДО, затем убедитесь, что в печатной форме стоит «2», и только после этого отправляйте документ контрагенту.
Частые вопросы
Можно ли вручную переключить статус УПД с 1 на 2 в документе?
В типовых конфигурациях отдельного переключателя статуса в документе нет: программа определяет его по наличию НДС в операции. Чтобы получить статус 2, нужно, чтобы в реализации стояла ставка «Без НДС» и учётная политика это допускала. Ручное «принудительное» изменение статуса — признак того, что в учёте ошибка.
Чем УПД со статусом 2 отличается от ТОРГ-12?
По содержанию — практически ничем: оба документа подтверждают передачу товара. УПД со статусом 2 имеет унифицированный формат, удобный для ЭДО, и одобрен ФНС как замена накладной. Многие операторы ЭДО поддерживают именно УПД, поэтому при электронном обмене его использовать проще.
Нужно ли регистрировать УПД со статусом 2 в книге продаж?
Нет. УПД со статусом 2 не является счётом-фактурой, поэтому в книге продаж и книге покупок он не регистрируется. Он отражается только в бухгалтерском учёте как первичный документ по реализации.
Оператор ЭДО отклоняет УПД со статусом 2, что делать?
Посмотрите текст ошибки в карточке электронного документа. Чаще всего причина в незаполненных обязательных полях (ИНН/КПП, ОКЕИ, коды товаров) или в устаревшем формате УПД в настройке обмена. Исправьте данные, обновите формат и сформируйте документ заново штатным механизмом исправления.
Можно ли отправить УПД со статусом 2 контрагенту на ОСНО?
Да, если вы сами не являетесь плательщиком НДС по этой операции — например, работаете на УСН. Покупатель на ОСНО примет такой документ как обычную накладную, вычета по НДС у него просто не будет, поскольку налог не предъявлялся. Претензий это не вызывает, если статус соответствует реальному налоговому режиму продавца.