Как в 1С выписать транспортную накладную

Транспортная накладная подтверждает договор перевозки груза и нужна, когда товар везёт сторонний перевозчик или собственный транспорт компании. В типовых конфигурациях 1С (Управление торговлей 11, ERP, Комплексная автоматизация, Управление нашей фирмой) документ «Транспортная накладная» создаётся на основании реализации или перемещения и печатается по форме, утверждённой Правилами перевозок грузов автомобильным транспортом (Постановление Правительства № 2116).

Важно понимать разницу между тремя документами: товарная накладная ТОРГ-12 или УПД подтверждает переход права собственности, транспортная накладная (ТН) фиксирует факт перевозки, а товарно-транспортная накладная (ТТН, форма 1-Т) объединяет обе функции. Если вы оформляете УПД, это не отменяет обязанности выписать ТН, когда груз перевозит транспортная компания.

Ниже разобран порядок оформления ТН на примере 1С:Управление торговлей 11 — в ERP и КА логика аналогична, отличаются только названия разделов меню.

Когда транспортная накладная обязательна, а когда можно обойтись без неё

ТН нужна всякий раз, когда заключён договор перевозки груза автомобильным транспортом: вы наняли транспортную компанию, частного перевозчика или оформили рейс собственной машины как перевозку. Без накладной перевозчик не сможет подтвердить расходы на рейс, а вы — обосновать стоимость доставки в учёте.

Если покупатель сам забирает товар со склада (самовывоз) и договор перевозки не заключается, транспортная накладная не требуется — достаточно отгрузочных документов. То же касается доставки курьером в пределах города без оформления договора перевозки.

Отдельный случай — электронная транспортная накладная (ЭТрН). С момента вступления в силу обязательного обмена электронными перевозочными документами участники грузоперевозок обязаны оформлять ЭТрН через ГИС ЭПД, а бумажная ТН допускается лишь в оговорённых законом исключениях. В 1С для этого используется обмен с операторами ЭДО, поддерживающими передачу сведений в ГИС ЭПД.

Подготовка: включение функциональности и заполнение справочников

До первого оформления ТН проверьте, что в программе включён учёт доставки. В УТ 11 перейдите в раздел «НСИ и администрирование» → «Настройка НСИ и разделов» → «Склад и доставка» и установите флаг «Доставка товаров» (в некоторых релизах — «Управление доставкой»). Без этого документ «Транспортная накладная» будет недоступен.

Далее заполните справочники, из которых программа подтянет данные в накладную:

• Контрагент-перевозчик — карточка транспортной компании с ИНН, КПП, адресом и номером договора перевозки.
• Транспортные средства — марка, модель, государственный номер, тип автомобиля (в разделе «НСИ» → «Транспортные средства» или через карточку перевозчика).
• Водители — ФИО, серия и номер водительского удостоверения, телефон.
• Виды перевозок — например, «автомобильная перевозка», чтобы корректно заполнялся соответствующий реквизит ТН.
• Адреса — адрес погрузки (склад) и адрес доставки (грузополучатель) в формате ФИАС, иначе печатная форма может остаться с пустыми полями.

Потратьте время на справочники один раз — дальше оформление накладной займёт меньше минуты, потому что большинство полей заполнится автоматически.

Пошаговое оформление транспортной накладной

Основной сценарий — создание ТН на основании отгрузочного документа. Так программа перенесёт в накладную товары, вес, адреса и грузополучателя без ручного ввода.

1. 1
   Откройте проведённый документ «Реализация товаров и услуг» (или «Перемещение товаров»)
2. 2
   Нажмите «Создать на основании» и выберите «Транспортная накладная»
3. 3
   Проверьте автоматически заполненные поля: грузоотправитель, грузополучатель, адреса погрузки и доставки
4. 4
   Укажите перевозчика, транспортное средство и водителя
5. 5
   Заполните параметры груза: количество мест, массу брутто, при необходимости объём и объявленную стоимость
6. 6
   Укажите дату и время подачи автомобиля, сроки доставки, стоимость перевозки и порядок расчётов
7. 7
   Проведите документ и нажмите «Печать» → «Транспортная накладная»

Если отгрузочного документа нет (например, перевозка не связана с продажей), создайте ТН вручную: раздел «Склад и доставка» → «Транспортные накладные» → «Создать». В этом случае все поля заполняются самостоятельно, включая перечень груза.

Обратите внимание на массу груза: программа считает её по весу, указанному в карточках номенклатуры. Если вес в карточках не заполнен, поле останется пустым, а это критичный реквизит для перевозчика. Проверьте и при необходимости укажите массу вручную прямо в накладной.

Что проверить в печатной форме перед подписанием

Типовая печатная форма ТН в 1С повторяет структуру обязательных реквизитов из Правил перевозок грузов. Отсутствие обязательных сведений может стать основанием для штрафа при проверке и для споров с перевозчиком, поэтому перед подписанием пройдитесь по ключевым пунктам.

Контрольные точки

Как проверить результат

Реквизиты сторон

Норма

Заполнены грузоотправитель, грузополучатель и перевозчик с ИНН и адресами

Тревожный признак

Пустой грузополучатель или только название без реквизитов

Адреса погрузки и доставки

Норма

Полные адреса в формате ФИАС с индексом

Тревожный признак

«Склад» или «офис покупателя» вместо адреса

Данные о грузе

Норма

Наименование, количество мест, масса брутто заполнены

Тревожный признак

Нулевая или пустая масса, нет числа мест

Транспорт и водитель

Норма

Марка, госномер автомобиля, ФИО и права водителя указаны

Тревожный признак

Перевозчик есть, а машина и водитель пустые

Стоимость и сроки

Норма

Указаны стоимость перевозки и срок доставки

Тревожный признак

Поля пустые при платной перевозке

Накладная оформляется минимум в трёх экземплярах: для грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика. Печатайте нужное количество копий сразу — в печатной форме 1С можно указать число экземпляров в диалоге печати.

Особые сценарии оформления

Несколько реализаций в одном рейсе

Когда одна машина везёт товар нескольким получателям, в УТ 11 используется документ «Задание на перевозку»: в него включают несколько реализаций, и на его основании формируются транспортные накладные по каждому получателю. Это правильнее, чем выписывать одну ТН «в общем виде», — у каждого грузополучателя должна быть своя накладная со своим перечнем груза.

Перевозка собственным транспортом

Если доставку выполняет ваша машина и штатный водитель, перевозчиком в ТН указывается собственная организация. Данные автомобиля и водителя заполняются из тех же справочников. Такая накладная подтверждает маршрут и обосновывает списание ГСМ по путевым листам.

Доставка через транспортную компанию с терминалом

При схеме «склад → терминал ТК → получатель» грузополучателем в ТН указывается терминал транспортной компании или конечный получатель — в зависимости от условий договора с ТК. Уточните требования конкретного перевозчика: некоторые просят оформлять накладную на терминал с пометкой о конечном получателе в поле наименования груза или в дополнительных сведениях.

Заведите в карточке договора с перевозчиком номер и дату договора перевозки — 1С подставит их в печатную форму ТН, и не придётся вписывать вручную в каждой накладной.

Типичные ошибки и ограничения

Учтите ограничение: транспортная накладная в 1С — это печатный и учётный документ, она не формирует бухгалтерских проводок и не влияет на остатки склада. Списание товара выполняет реализация или перемещение, а стоимость перевозки попадает в расходы через документ «Поступление услуг» от перевозчика.

Контроль и хранение оформленных накладных

Все выписанные ТН доступны в журнале «Склад и доставка» → «Транспортные накладные». Удобно фильтровать список по перевозчику или периоду, чтобы сверить количество рейсов с актами транспортной компании в конце месяца.

Для контроля расчётов сопоставляйте три документа: транспортную накладную, счёт и акт перевозчика. Расхождения в количестве рейсов или стоимости — повод запросить у ТК пояснения до оплаты. Подписанные экземпляры ТН храните вместе с договором перевозки: они подтверждают обоснованность транспортных расходов.

Частые вопросы

Чем транспортная накладная отличается от ТТН (форма 1-Т)?

ТН подтверждает только договор перевозки и содержит сведения о грузе, маршруте и сторонах. ТТН дополнительно включает товарный раздел с ценами и суммами и используется для списания и оприходования товара. Если покупателю нужен документ для постановки товара на учёт, а вы не выставляете УПД, оформляйте ТТН; если УПД есть, достаточно ТН.

Можно ли выписать ТН без документа реализации?

Да. Создайте накладную вручную из журнала «Транспортные накладные» кнопкой «Создать» и заполните все поля самостоятельно, включая перечень груза, массу и адреса. Такой вариант подходит для перевозок, не связанных с продажей, — например, возврата тары или доставки оборудования на ремонт.

Почему в печатной форме пустые адреса или масса груза?

Чаще всего причина в незаполненных данных источников: адрес склада или контрагента введён не через адресный классификатор, а вес не указан в карточках номенклатуры. Откройте соответствующие карточки, заполните сведения и перезаполните накладную из документа-основания.

Нужно ли оформлять ТН при самовывозе покупателем?

Нет. Если покупатель забирает товар своим транспортом и договор перевозки с вашей стороны не заключается, достаточно отгрузочных документов. Транспортную накладную в этом случае оформляет сам покупатель, если ему нужно подтвердить перевозку.

Формирует ли транспортная накладная проводки в учёте?

Нет. ТН — учётно-печатный документ: она не списывает товар со склада и не начисляет расходы. Списание выполняет реализация, а стоимость перевозки отражается документом поступления услуг от транспортной компании.

Как оформить перевозку, если одна машина везёт заказы нескольким покупателям?

Используйте документ «Задание на перевозку»: включите в него несколько реализаций, а затем сформируйте отдельную транспортную накладную для каждого грузополучателя. У каждого получателя должна быть своя ТН с собственным перечнем груза и адресом доставки.