Как в 1С выписать счет на оплату покупателю

Счет на оплату — первый документ в цепочке продажи: он фиксирует намерение продавца поставить товар или оказать услугу и сообщает покупателю сумму и реквизиты для перевода. В типовых конфигурациях 1С (Управление торговлей, Бухгалтерия предприятия, Управление нашей фирмой) счет создается за пару минут, если заполнены справочники контрагентов и номенклатуры.

Главное, что нужно понимать перед началом работы: счет на оплату не является ни бухгалтерским, ни налоговым документом. Он не формирует проводок, не влияет на НДС и не подтверждает расходы покупателя. Его задача — сообщить сумму и реквизиты, а после оплаты на его основании оформляют отгрузку и счет-фактуру.

Ниже описан общий порядок выставления счета, различия между конфигурациями, способы отправки документа клиенту и проверка того, что оплата прошла и зачлась корректно.

Что подготовить перед выставлением счета

Счет формируется быстро только тогда, когда справочники заполнены заранее. Проверьте три вещи: карточку организации (ИНН, КПП, расчетный счет, банк, юридический адрес), карточку контрагента-покупателя (наименование, ИНН, адрес) и номенклатуру с актуальными ценами.

Если у покупателя несколько договоров, убедитесь, что создан нужный договор с корректным типом — «С покупателем». Именно договор подставляется в счет и влияет на дальнейшие документы отгрузки. Ошибка в договоре на этапе счета потянется по всей цепочке документов.

Отдельно проверьте банковские реквизиты, которые попадут в печатную форму. Если у организации несколько расчетных счетов, в карточке документа нужно выбрать тот, на который ждете оплату. Ошибка в реквизитах — самая частая причина «зависших» платежей.

Как создать счет в 1С:Управление торговлей и УНФ

В конфигурациях торгового блока (УТ 11, Управление нашей фирмой) документ называется «Счет на оплату покупателю» и находится в разделе «Продажи». Нажмите «Создать» и последовательно заполните шапку: организацию, покупателя, договор и при необходимости склад.

На вкладке «Товары» добавьте позиции кнопкой «Добавить» или «Подбор». Для каждой строки укажите количество и цену — сумма, НДС и итог посчитаются автоматически по ставке, заданной в номенклатуре. Если применяется скидка, включите ее в строке или через механизм скидок документа.

Проверьте поле «Оплата» или условия оплаты: там можно указать срок оплаты и этапы (например, предоплата 50%). После заполнения нажмите «Провести» — документ получит номер и станет доступен для печати и создания на его основании реализации.

1. 1
   Откройте «Продажи» → «Счета на оплату покупателям» → «Создать»
2. 2
   Выберите организацию, покупателя и договор
3. 3
   Добавьте товары или услуги, проверьте цены и НДС
4. 4
   Укажите банковский счет организации и срок оплаты
5. 5
   Нажмите «Провести», затем «Печать» → «Счет на оплату»
6. 6
   Отправьте PDF клиенту кнопкой «Отправить» → «По электронной почте»

Как выставить счет в 1С:Бухгалтерии предприятия

В Бухгалтерии предприятия 8.3 документ находится в разделе «Продажи» → «Счета покупателям». Форма проще торговой: нет складов и резервов, только организация, контрагент, договор и табличная часть с товарами или услугами.

Особенность Бухгалтерии — счет можно создать на основании документа «Реализация (акты, накладные)», если отгрузка уже оформлена, а счет нужен для архива или повторной оплаты. Для этого откройте реализацию и выберите «Создать на основании» → «Счет покупателю».

Печатная форма вызывается кнопкой «Печать» → «Счет на оплату». Если в печатной форме не хватает подписей или печати, проверьте, что в карточке организации заполнены руководитель, главный бухгалтер и загружены изображения подписи и печати в настройках печатных форм.

Счет с НДС и без НДС

Если организация на общей системе, в строках счета указывается ставка НДС, и в печатной форме налог выделяется отдельной строкой. Если применяется УСН или освобождение, в поле «НДС» выберите «Без НДС» — тогда в счете появится пометка «НДС не облагается».

Смешивать ставки в одном счете можно, но убедитесь, что покупателю понятна итоговая сумма: итог по документу считается с учетом всех строк. Ошибка в ставке НДС в счете сама по себе не страшна — налог считается по счету-фактуре, — но расхождение сумм между счетом и накладной вызовет вопросы у бухгалтерии покупателя.

Как отправить счет клиенту и контролировать оплату

Самый быстрый способ — кнопка «Отправить» в форме документа: программа сформирует PDF и откроет окно отправки через настроенную учетную запись электронной почты. Если почта в 1С не настроена, сохраните счет в PDF через «Печать» → «Сохранить» и отправьте любым привычным способом.

Контроль оплаты в торговых конфигурациях ведется по состоянию счета: после загрузки банковской выписки программа распределяет поступление и меняет статус на «Оплачен» или «Оплачен частично». В Бухгалтерии оплату видно по отчету «Анализ расчетов с покупателями» или по оборотно-сальдовой ведомости по счету 62.

Контрольные точки

Как проверить результат

Реквизиты в печатной форме

Норма

ИНН, КПП, расчетный счет и БИК совпадают с карточкой организации

Тревожный признак

Пустые поля, старый счет или чужой банк

Сумма и НДС

Норма

Итог по счету равен сумме строк, НДС выделен или указано «Без НДС»

Тревожный признак

Разница между строками и итогом, неверная ставка

Зачет оплаты

Норма

После загрузки выписки счет закрыт платежом, долг равен нулю

Тревожный признак

Поступление есть, а счет висит неоплаченным — оплата не распределена

Типичные ошибки при выставлении счетов

Большинство проблем со счетами связано не с самим документом, а с данными, которые в него подтягиваются. Программа берет реквизиты из справочников на момент создания документа: если потом изменить карточку организации, в уже созданном счете реквизиты не обновятся автоматически — его нужно перезаполнить или пересоздать.

Вторая группа ошибок — ручная правка цен и сумм. Если менеджер вручную изменил цену в строке, а потом кто-то пересчитал документ, итог может «поехать». После любых правок перепроверяйте итоговую сумму перед отправкой клиенту.

Что делать после оплаты счета

После поступления денег счет становится основанием для отгрузки. В УТ и УНФ откройте оплаченный счет и нажмите «Создать на основании» → «Реализация товаров и услуг» — все позиции и цены перенесутся автоматически. Затем оформляется счет-фактура или УПД.

Если покупатель оплатил частично, на основании счета можно создать реализацию на оплаченную часть, скорректировав количество в строках. Остаток по счету продолжит числиться как неоплаченный до полного расчета.

Аннулировать выставленный счет, если сделка отменена, можно пометкой на удаление или установкой статуса «Отменен» (в конфигурациях, где статусы поддерживаются). Удалять оплаченные счета нельзя — они связаны с платежными документами и реализацией.

Частые вопросы

Можно ли изменить счет после отправки покупателю?

Технически можно: откройте документ, измените данные и снова проведите. Но обязательно отправьте клиенту исправленную версию и убедитесь, что он оплатит именно ее. Если оплата уже прошла по старой сумме, оформляйте дополнительный счет на разницу или возврат излишне уплаченного.

Почему в печатной форме нет печати и подписей?

Изображения подписи и печати подставляются из настроек организации. Откройте карточку организации, раздел печатных форм (или «Подписи и печать»), загрузите изображения и укажите ответственных лиц. После этого пересоздайте печатную форму счета.

Как выставить счет в валюте?

В договоре с контрагентом укажите валюту расчетов, тогда в счете можно будет выбрать валюту документа. Цены пересчитаются по курсу на дату счета. Учтите, что оплата в рублях по валютному счету зачтется по курсу на дату платежа, и возникнет курсовая разница.

Чем счет на оплату отличается от заказа покупателя?

Заказ фиксирует потребность клиента и резервирует товар на складе, счет — только требование оплаты. В УТ и УНФ счет обычно создается на основании заказа. В Бухгалтерии заказов нет вовсе, там счет — основной документ до отгрузки.

Нужно ли нумеровать счета по особым правилам?

Жестких требований к нумерации счетов на оплату законодательство не содержит — это внутренний документ. 1С присваивает номера автоматически и сквозной нумерацией в пределах года. Главное — не менять номера вручную без необходимости, чтобы не было дублей.

Что делать, если покупатель оплатил, но счет не закрылся?

Проверьте, распределено ли поступление на расчетный счет: откройте платежное поручение входящее и убедитесь, что в нем указаны тот же контрагент и договор. Если оплата «зависла» как аванс без привязки, укажите в документе оплаты конкретный счет или перераспределите зачет аванса.