Документы и Печать · 9 мин
Как выписать акт КС-2 в 1С
Как оформить акт КС-2 в 1С: где найти документ, как заполнить на основании договора и сметы, проверить суммы и вывести печатную форму.
Форма КС-2 — акт о приемке выполненных работ, который подрядчик и заказчик используют в строительстве для подтверждения объема и стоимости выполненных работ за отчетный период. В типовых конфигурациях 1С (Бухгалтерия предприятия, Управление нашей фирмой, ERP) акт о выполненных работах создается документом «Реализация (акт, накладная)» или «Акт выполненных работ», а унифицированная форма КС-2 выводится как печатная форма этого документа.
Главная сложность состоит в том, что КС-2 — это не просто акт, а документ со специфической структурой: шапка с реквизитами договора подряда, табличная часть с позициями сметы, нарастающий итог с начала работ и подписи сторон. Поэтому перед оформлением важно убедиться, что в программе корректно заведены договор подряда, номенклатура работ и цены.
Ниже разобран полный цикл: от подготовки справочников до печати КС-2 и связанной формы КС-3, а также типовые ошибки, из-за которых акт приходится переделывать.
Проверьте, поддерживает ли ваша конфигурация форму КС-2
В «1С:Бухгалтерии 8» документ реализации услуг имеет стандартную печатную форму «Акт об оказании услуг», но это не КС-2: в нем нет граф нарастающего итога и структуры сметы. Унифицированная форма КС-2 появляется в отраслевых решениях (например, конфигурациях для строительства) либо подключается как внешняя печатная форма.
Откройте документ реализации и нажмите кнопку «Печать». Если в списке есть «Акт о приемке выполненных работ (КС-2)» — все готово к работе. Если такой формы нет, у вас три пути: подключить внешнюю печатную форму через «Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Дополнительные отчеты и обработки», использовать отраслевую конфигурацию или формировать КС-2 вручную по данным акта.
Подготовьте справочники: договор, номенклатура, цены
КС-2 всегда привязан к договору подряда. Создайте или проверьте договор с контрагентом: вид договора — «С покупателем» (если вы подрядчик) или «С поставщиком» (если вы заказчик и учитываете работы подрядчика). В карточке договора укажите номер и дату — они попадут в шапку акта.
Каждая строка КС-2 соответствует позиции сметы. В справочнике «Номенклатура» создайте элементы с типом «Услуга» (или «Работа» в производственных конфигурациях). Название формулируйте так, как оно должно звучать в акте, например: «Монтаж металлоконструкций, т» или «Устройство стяжки пола, м²». Единица измерения должна совпадать со сметной (м², м³, т, шт.).
Цены можно задать документом «Установка цен номенклатуры» по выбранному типу цен договора. Тогда при заполнении акта цена подставится автоматически, а вам останется указать только количество — фактически выполненный объем за период.
Создайте документ акта выполненных работ
В «1С:Бухгалтерии 8» перейдите в раздел «Продажи → Реализация (акты, накладные)» и создайте документ с видом операции «Услуги (акт)». Заполните шапку: дата акта (обычно последний день отчетного периода), организация, контрагент, договор подряда.
В табличной части добавьте строки работ: выберите номенклатуру, укажите количество (выполненный объем за период), цену и ставку НДС. Сумма и сумма НДС рассчитаются автоматически. Если работы выполнялись по нескольким позициям сметы, каждая позиция — отдельная строка.
В поле комментария или дополнительных реквизитов укажите реквизиты, которые требуются для КС-2: номер и дату договора подряда, наименование объекта строительства, отчетный период. В отраслевых решениях для этого есть отдельные поля в шапке документа.
- 1Проверьте договор подряда и позиции номенклатуры с единицами измерения
- 2Создайте документ «Реализация (акт)» с датой окончания отчетного периода
- 3Заполните табличную часть: работы, объемы, цены, НДС
- 4Проведите документ и сверьте итоговую сумму со сметой
- 5Нажмите «Печать» и выберите форму «Акт о приемке выполненных работ (КС-2)»
- 6Проверьте печатную форму: реквизиты сторон, объект, период, итоги
- 7Выведите на печать или сохраните в PDF для подписания
Как вывести печатную форму КС-2
После проведения документа нажмите кнопку «Печать» в командной панели. Выберите «Акт о приемке выполненных работ (КС-2)». Форма откроется в предпросмотре: сверьте шапку (заказчик, подрядчик, объект, договор), табличную часть (номера позиций, наименования работ, единицы измерения, количество, цена, сумма) и итоговые строки.
Обратите внимание на графу «С начала проведения работ» — нарастающий итог. В типовых конфигурациях она часто не заполняется автоматически, так как программа не знает историю предыдущих актов. В отраслевых решениях нарастающий итог считается по договору; в базовых — значение придется вносить вручную или контролировать вне программы.
Если макет формы в вашей конфигурации отличается от требуемого заказчиком (например, генподряд требует свою расшифровку граф), попросите специалиста по 1С доработать макет печатной формы — это стандартная доработка, не затрагивающая учетные данные.
Оформление КС-3 и связь с КС-2
КС-2 подтверждает объем работ, а справка КС-3 — стоимость выполненных работ и затрат для расчетов. Обычно КС-3 формируется на основании одного или нескольких актов КС-2 за период. В отраслевых конфигурациях справка создается кнопкой «Создать на основании» из документа акта.
В «1С:Бухгалтерии» без отраслевого модуля КС-3 формируется как внешняя печатная форма того же документа реализации: суммы берутся из акта, включая НДС. Проверьте, чтобы итог КС-3 совпадал с суммой КС-2 за тот же период — расхождение является основанием для отказа в приемке документов.
Варианты оформления КС-2 в 1С
Подходит, если актов немного и учет простой. Ограничение: нарастающий итог и структуру сметы придется контролировать вручную.
Подходит строительным компаниям с потоком актов: ведутся сметы, нарастающие итоги, связь КС-2/КС-3. Ограничение: стоимость внедрения и обучение.
Данные берутся из акта реализации, а сам КС-2 заполняется в Excel или Word. Подходит как временный вариант, но повышает риск арифметических ошибок.
Проверка результата и типичные ошибки
Перед подписанием акта сверьте пять контрольных точек: реквизиты договора в шапке, соответствие наименований работ смете, единицы измерения, арифметику (количество × цена = сумма) и совпадение итога акта с суммой документа в 1С. Ошибка в любой из этих точек — типовая причина возврата документов заказчиком.
Как проверить готовый акт
Заказчик, подрядчик, объект и договор указаны полностью и совпадают с реквизитами
Пустые поля, устаревшие реквизиты, неверный номер договора
Позиции соответствуют смете, количество × цена = сумма по строке
Арифметические расхождения, другие наименования работ
Итог акта равен сумме документа в 1С, НДС выделен корректно
Разница между печатной формой и проведенным документом
Сумма с начала работ не превышает стоимость договора
Превышение сметы или пропуски в цепочке актов
Заведите в 1С отдельный тип цен «По договору подряда» и фиксируйте в нем сметные цены один раз. Тогда при ежемесячном оформлении актов меняется только количество, а риск ошибиться в цене исчезает.
Частые вопросы
В «1С:Бухгалтерии» нет печатной формы КС-2. Что делать?
Подключите внешнюю печатную форму через «Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки», предварительно включив использование дополнительных отчетов и обработок. Файл формы должен соответствовать вашей версии конфигурации. Альтернатива — отраслевое решение или ручное заполнение формы по данным акта.
Как оформить КС-2, если работы выполнялись частично?
Укажите в табличной части фактический объем за период — только выполненную часть по каждой позиции сметы. Остаток перейдет в акт следующего периода. Следите, чтобы сумма всех актов по позиции не превысила сметный объем.
Можно ли исправить уже проведенный акт КС-2?
Да, если акт еще не подписан обеими сторонами: откройте документ, отмените проведение, внесите изменения и проведите заново, затем перепечатайте форму. Если подписанный акт уже передан заказчику, оформляйте корректировку реализации, а не редактируйте исходный документ.
Обязательна ли форма КС-2 или можно использовать свой акт?
Унифицированные формы КС-2 и КС-3 не являются обязательными: стороны вправе утвердить собственную форму акта в договоре. Однако многие заказчики и госзаказчики требуют именно КС-2, поэтому форму обычно согласуют до начала работ.
Как в КС-2 попадает нарастающий итог с начала работ?
В отраслевых конфигурациях он рассчитывается автоматически по цепочке актов договора. В типовых решениях автоматического расчета нет: ведите реестр актов по каждому договору (например, отчетом по расчетам с контрагентом) и сверяйте нарастающий итог вручную перед печатью.
Чем КС-2 отличается от обычного акта оказания услуг в 1С?
Обычный акт подтверждает факт оказания услуг, а КС-2 — приемку выполненных строительно-монтажных работ по смете с разбивкой на позиции, единицами измерения и нарастающим итогом. Для строительных подрядов обычного акта, как правило, недостаточно.
Что важно запомнить
КС-2 в 1С создается документом реализации услуг по договору подряда: аккуратно заведите номенклатуру работ и цены, заполните объемы за период, проведите документ и выведите печатную форму. Перед подписанием сверьте реквизиты, арифметику, итог с суммой документа и нарастающий итог по договору.