Как в 1С выписать доверенность на получение ТМЦ

Доверенность на получение товарно-материальных ценностей — документ, по которому сотрудник организации вправе получить товар у поставщика. В типовых конфигурациях 1С (Бухгалтерия предприятия, Управление торговлей, Комплексная автоматизация) доверенность оформляется отдельным документом и печатается по унифицированной форме М-2 (или М-2а), либо по собственной форме, утверждённой в учётной политике.

С 2021 года применение унифицированных форм первичных документов не обязательно, но формы М-2 и М-2а остаются де-факто стандартом: их принимают поставщики, перевозчики и проверяющие. В 1С эти формы встроены в печатные формы документа «Доверенность», поэтому выписать документ можно за пару минут, если правильно заполнить исходные данные.

Ниже разобрано, где находится документ в разных конфигурациях, какие поля обязательны, как привязать доверенность к поступлению и какие ошибки чаще всего приводят к тому, что поставщик отказывается отпускать товар.

Где находится документ «Доверенность» в разных конфигурациях

В 1С:Бухгалтерии 8 документ расположен в разделе Покупки → Доверенности. Если раздела не видно, проверьте настройки интерфейса: иногда документ скрыт при упрощённом режиме учёта и включается через «Главное меню → Все функции → Документы → Доверенность».

В 1С:Управление торговлей 11 и Комплексной автоматизации доверенность находится в разделе Закупки → Доверенности на получение ТМЦ (в некоторых релизах — «Склад и доставка»). Там же доступен журнал уже выписанных доверенностей с отборами по сотруднику и контрагенту.

В старших релизах УТ 11 доверенность можно создать прямо из документа «Заказ поставщику» или «Приобретение товаров и услуг» кнопкой «Создать на основании». Это удобно: перечень ТМЦ и контрагент подставятся автоматически, и риск расхождения между заказом и доверенностью снижается.

Подготовка данных до заполнения документа

Прежде чем выписывать доверенность, убедитесь, что в справочниках есть корректные данные. Документ тянет сведения из трёх источников: карточки организации, карточки сотрудника (физического лица) и карточки контрагента-поставщика.

В карточке сотрудника должны быть заполнены паспортные данные: серия, номер, кем и когда выдан документ. Именно они попадут в печатную форму М-2, и поставщик будет сверять их с оригиналом паспорта при отпуске товара. Если паспортные данные не введены, в форме останутся пустые строки, и такую доверенность у поставщика, скорее всего, не примут.

Также проверьте, что у организации указаны должность и ФИО руководителя и главного бухгалтера в разделе «Подписи» (в Бухгалтерии: Главное → Реквизиты организации → Подписи). Без этих данных печатная форма выйдет с незаполненными полями подписей.

Пошаговое заполнение доверенности

Создайте новый документ и последовательно заполните поля. Основные реквизиты типовой доверенности: организация, сотрудник (доверенное лицо), контрагент-поставщик, срок действия, номер и дата документа-основания (счёт, договор или накладная поставщика).

Поле «Срок действия» заполняйте реалистично: обычно достаточно 10–15 дней. По ГК РФ, если срок в доверенности не указан, она действует один год, но поставщики часто настороженно относятся к доверенностям без срока или с чрезмерно длинным сроком.

Перечень ТМЦ заполняется на вкладке «Товары» (или «Материальные ценности»). Можно ввести позиции вручную с указанием наименования, единицы измерения и количества, а можно подобрать из документа-основания. Второй способ надёжнее: номенклатура и количество совпадут с заказом поставщику.

1. 1
   Откройте раздел «Покупки → Доверенности» и нажмите «Создать»
2. 2
   Выберите организацию и сотрудника, которому выдаётся доверенность
3. 3
   Укажите контрагента-поставщика и реквизиты документа-основания (счёт, договор)
4. 4
   Установите срок действия доверенности
5. 5
   Заполните табличную часть перечнем ТМЦ вручную или подбором из заказа
6. 6
   Запишите документ и распечатайте форму М-2 по кнопке «Печать»
7. 7
   Передайте бумажную доверенность на подпись руководителю и главному бухгалтеру

Печать формы М-2 и подписание

По кнопке «Печать» в документе доступны формы М-2 и М-2а. Разница между ними в учёте корешков: М-2а применяется, когда доверенности выдаются часто и регистрируются в журнале с отрывными корешками. Для разовых выдач достаточно М-2.

Распечатанная доверенность подписывается руководителем организации (или лицом, уполномоченным приказом) и главным бухгалтером, затем заверяется печатью организации, если печать используется. Без подписей документ юридической силы не имеет: сотруднику на складе поставщика товар не отдадут.

Обратите внимание: электронная подпись из 1С в этом сценарии обычно не применяется — доверенность предъявляется поставщику в бумажном виде вместе с паспортом получателя. Если ваш поставщик работает по ЭДО и принимает машиночитаемые доверенности, порядок оформления нужно согласовать с ним отдельно.

Учёт выданных доверенностей и связь с поступлением

Все выписанные доверенности сохраняются в журнале документов. Это важно для внутреннего контроля: по журналу видно, кому, на что и на какой срок выданы полномочия. Проведение документа «Доверенность» не формирует бухгалтерских проводок — это чисто регистрационный документ.

Когда сотрудник привозит товар, поступление оформляется стандартным документом «Поступление товаров и услуг» (или «Приобретение товаров и услуг» в УТ). Номер доверенности при этом можно указать в комментарии или в дополнительных реквизитах, чтобы при инвентаризации расчётов с поставщиками было легко сопоставить документы.

Если товар по доверенности не получен в срок, доверенность считается неиспользованной. Хранить её нужно вместе с другими первичными документами — требования к срокам хранения первички распространяются и на доверенности.

Удобный контрольный приём: раз в месяц сверяйте журнал доверенностей с документами поступления. Доверенности, по которым нет поступления и срок действия которых истёк, должны быть помечены как неиспользованные — это закрывает вопросы внутреннего аудита.

Типичные ошибки при оформлении

Чаще всего проблемы возникают не из-за программы, а из-за невнимательности при заполнении справочников и реквизитов. Ниже — ошибки, которые регулярно приводят к отказу поставщика отпускать товар.

Отдельная группа ошибок — организационные: доверенность выписывается на сотрудника, который уже уволен, или на лицо, вообще не состоящее в штате. Поставщик вправе отказать в отпуске товара, если не может убедиться, что получатель связан с организацией-покупателем.

Проверка результата перед выдачей сотруднику

Перед тем как отдать доверенность сотруднику, пройдитесь по контрольным точкам. Это занимает минуту и избавляет от ситуации, когда водитель приезжает на склад поставщика с недействительным документом.

Контрольные точки

Как проверить готовую доверенность

Паспортные данные в форме М-2

Норма

Серия, номер, кем выдан — всё заполнено и совпадает с паспортом сотрудника

Тревожный признак

Пустые поля или устаревшие данные после замены паспорта

Наименование поставщика

Норма

Совпадает с наименованием в счёте или договоре

Тревожный признак

Указано общеупотребимое название вместо юридического

Перечень ТМЦ

Норма

Наименования и количество совпадают с документом-основанием

Тревожный признак

Расхождения в единицах измерения или количестве

Подписи и срок

Норма

Подписано руководителем и главбухом, срок действия не истёк

Тревожный признак

Нет подписи или дата получения позже срока действия

FAQ

Обязательно ли использовать форму М-2, или можно свою?

Нет, унифицированная форма не обязательна. Организация вправе разработать собственную форму доверенности и закрепить её в учётной политике. Однако форма М-2, встроенная в 1С, знакома большинству поставщиков, поэтому с ней меньше споров при получении товара.

Можно ли выписать доверенность на физическое лицо, не являющееся сотрудником?

Гражданский кодекс не запрещает выдавать доверенность любому дееспособному лицу, например представителю транспортной компании. В 1С такое лицо заводится в справочник физических лиц без оформления трудовых отношений. Учтите, что часть поставщиков по внутренним правилам отпускает товар только штатным сотрудникам покупателя — уточните это заранее.

Нужно ли заводить доверенность в 1С, если поставщик отгружает по ЭДО?

Если товар доставляет сам поставщик или перевозчик по договору доставки и полномочия подтверждаются иным способом, бумажная доверенность может не требоваться. Но когда ваш сотрудник сам забирает товар со склада поставщика, доверенность нужна почти всегда — оформите её в программе для контроля и печати.

Что делать, если доверенность выписана с ошибкой?

Испорченный документ в 1С пометьте на удаление или оставьте в журнале с пометкой об аннулировании, а затем создайте новый с корректными данными. Бумажный экземпляр с ошибкой уничтожьте, чтобы он не попал к сотруднику или третьим лицам.

Формирует ли доверенность проводки в бухгалтерском учёте?

Нет. Документ «Доверенность» в 1С носит регистрационный характер: он фиксирует факт выдачи полномочий и служит основанием для печати формы. Бухгалтерские записи появятся позже — при оформлении поступления ТМЦ на основании документов поставщика.

Как аннулировать выданную доверенность?

Отзовите доверенность письменным распоряжением руководителя, уведомьте поставщика (лучше письменно, с подтверждением получения) и потребуйте вернуть оригинал. В 1С документ можно пометить как аннулированный в комментарии или через пометку удаления, если он ещё не использовался.