Как ввести УПД в 1С: пошаговая инструкция

Универсальный передаточный документ (УПД) объединяет в себе первичный учетный документ и счет-фактуру. В 1С он вводится как отдельный документ либо формируется на основании реализации или поступления — выбор зависит от того, вы выставляете УПД покупателю или регистрируете полученный от поставщика.

Дальнейшая инструкция ориентирована на типовые конфигурации 1С:Бухгалтерия 8 и 1С:Управление торговлей 11. Названия команд могут немного отличаться в зависимости от версии и настроек интерфейса, но логика действий одинакова: сначала вводится товарный документ, затем на его основании регистрируется счет-фактура или УПД со статусом 1.

Что такое УПД и как он представлен в 1С

УПД — это документ, разработанный на основе формы счета-фактуры с добавлением блока первичного документа. Он имеет статус 1 (заменяет счет-фактуру и накладную одновременно) или статус 2 (используется только как первичный документ, счет-фактура оформляется отдельно).

В 1С нет самостоятельного вида документа «УПД». Программа работает с обычными документами реализации и поступления, а УПД получается как печатная форма и как запись в регистрах счетов-фактур. Поэтому корректный ввод УПД — это правильное заполнение документа отгрузки или поступления плюс регистрация счета-фактуры.

Как выставить УПД покупателю в 1С:Бухгалтерии

Откройте раздел «Продажи» и выберите «Реализация (акты, накладные, УПД)». Создайте новый документ, укажите контрагента, договор и склад, заполните табличную часть товарами или услугами. Проверьте ставки НДС в каждой строке — от них зависит корректность счета-фактуры.

После заполнения нажмите кнопку «Выписать счет-фактуру» в нижней части документа. Программа создаст связанный документ «Счет-фактура выданный», номер и дата которого совпадут с накладной. Именно эта связка и является УПД со статусом 1.

Для печати нажмите кнопку «Печать» и выберите «Универсальный передаточный документ (УПД)». Если такой формы нет в списке, проверьте, что счет-фактура выписан, — без него печатная форма УПД недоступна.

1. 1
   Создайте документ «Реализация (акты, накладные, УПД)» и заполните шапку и табличную часть
2. 2
   Проверьте ставки НДС и счета учета в строках
3. 3
   Нажмите «Выписать счет-фактуру» внизу документа
4. 4
   Проведите документ и убедитесь, что счет-фактура зарегистрирован
5. 5
   Распечатайте форму «УПД» или отправьте документ по ЭДО

Как ввести полученный УПД от поставщика

В разделе «Покупки» откройте «Поступление (акты, накладные, УПД)» и создайте документ с видом операции, соответствующим содержимому УПД: товары, услуги или товары и услуги вместе. Заполните контрагента, договор и табличную часть по бумажному или электронному документу.

Внизу документа в полях «Счет-фактура №» и «от» введите номер и дату из УПД поставщика и нажмите «Зарегистрировать». Программа создаст документ «Счет-фактура полученный». Проверьте, что в нем указан код вида операции 01 (покупка товаров, работ, услуг) — для типовой закупки это стандартное значение.

Если поставщик прислал УПД со статусом 2, счет-фактура оформляется отдельным документом. Тогда номер и дату счета-фактуры вводите по отдельному документу, а не по УПД, иначе данные в книге покупок не совпадут с декларацией поставщика.

Ввод УПД в 1С:Управлении торговлей

В УТ 11 логика аналогична, но документы называются «Реализация товаров и услуг» и «Приобретение товаров и услуг». После проведения реализации счет-фактура выставляется по ссылке внизу формы документа или из списка «Счета-фактуры выданные» с созданием на основании.

При получении УПД от поставщика номер и дату входящего счета-фактуры указывают на закладке «Дополнительно» документа приобретения либо в полях под табличной частью — в зависимости от версии конфигурации. После регистрации счет-фактура появляется в списке полученных счетов-фактур.

Проверка результата после ввода

После ввода УПД убедитесь, что документ корректно отразился в учете. Для полученного УПД откройте отчет «Книга покупок»: счет-фактура должен попасть туда после выполнения регламентной операции формирования записей книги покупок или при установленном флаге отражения вычета в самом счете-фактуре.

Для выданного УПД проверьте «Книгу продаж» и движения документа по регистрам. Сумма НДС в счете-фактуре должна совпадать с суммой НДС в накладной — расхождение даже на копейку приведет к ошибкам при сверке с контрагентом.

Контрольные точки

Как проверить результат

Связь накладной и счета-фактуры

Норма

Внизу документа отображается гиперссылка на зарегистрированный счет-фактуру с теми же номером и датой

Тревожный признак

Поле счета-фактуры пустое или выделено красным

Печатная форма УПД

Норма

В списке печати доступна форма «Универсальный передаточный документ», статус 1 проставлен автоматически

Тревожный признак

Форма УПД отсутствует или печатается без номера счета-фактуры

Книга покупок/продаж

Норма

Счет-фактура виден в книге за нужный квартал с корректной суммой НДС

Тревожный признак

Запись отсутствует или сумма НДС не совпадает с документом

Типичные ошибки при вводе УПД

Самая частая проблема — попытка найти отдельный вид документа «УПД» в списках программы. Его не существует: УПД — это способ оформления реализации или поступления, а не самостоятельный объект.

Вторая распространенная ошибка — ввод номера УПД со статусом 2 как номера счета-фактуры. При статусе 2 вычет НДС оформляется по отдельному счету-фактуре, и его реквизиты нужно брать именно из него.

Обмен УПД по ЭДО

Если в базе подключен обмен электронными документами, УПД можно отправить и получить прямо из 1С. Для выданного документа используется команда «ЭДО — Отправить» из формы реализации: программа сформирует XML-файл УПД в актуальном формате ФНС и передаст его оператору.

Полученный по ЭДО УПД загружается из раздела «ЭДО — Входящие документы». При загрузке 1С автоматически создает поступление и счет-фактуру, сопоставляя номенклатуру по данным поставщика. Перед проведением проверьте сопоставление позиций — несопоставленная номенклатура создаст дубли или пустые строки.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли ввести УПД без счета-фактуры в 1С?

Да, если УПД имеет статус 2 и используется только как первичный документ. В этом случае вводится обычное поступление или реализация без регистрации счета-фактуры, а печатается форма УПД со статусом 2. Счет-фактура оформляется отдельно.

Почему в списке печатных форм нет УПД?

Чаще всего потому, что к документу реализации не выписан счет-фактура. Нажмите «Выписать счет-фактуру» внизу документа — после регистрации форма УПД станет доступна. Также проверьте вид операции документа: для некоторых операций форма УПД не предусмотрена.

Как исправить ошибку в уже зарегистрированном полученном УПД?

Если ошибку допустил поставщик, запросите у него исправленный УПД и введите в 1С корректировочный или исправленный счет-фактуру через механизм «Корректировка поступления». Самостоятельно править суммы в исходном документе нельзя — это создаст расхождения с данными контрагента.

Чем ввод УПД отличается от ввода обычной накладной?

Технически в 1С — ничем: используются те же документы реализации и поступления. Разница только в оформлении: для УПД счет-фактура обязательно регистрируется с теми же номером и датой, а печать выполняется по форме УПД вместо ТОРГ-12 и отдельного счета-фактуры.

Нужно ли вводить УПД, если организация на УСН без НДС?

Да, документ вводится как обычное поступление, но счет-фактуру можно не регистрировать, если права на вычет нет. Если поставщик прислал УПД со статусом 1, достаточно отразить поступление товаров и услуг — сумма НДС включится в стоимость или расходы согласно настройкам учетной политики.