Как в 1С внести акт выполненных работ

Акт выполненных работ в 1С оформляется документом реализации услуг: в «Бухгалтерии предприятия» это «Реализация (акты, накладные, УПД)» с видом операции «Услуги», в «Управлении торговлей» — «Реализация товаров и услуг». Документ отражает выручку, начисляет НДС, формирует счёт-фактуру и служит основанием для закрытия сделки с покупателем.

Ошибки при внесении акта приводят к зависшей задолженности, расхождениям по НДС и неверной себестоимости. Поэтому важно не только «провести бумажку», а понимать, какие проводки формирует программа и как проверить результат до сдачи отчётности.

Ниже разобран полный цикл: подготовка справочников, создание акта, настройка счетов учёта, проверка проводок, печать и типовые проблемы. Инструкция ориентирована на конфигурации «1С:Бухгалтерия 8» и «1С:Управление торговлей 11», но логика одинакова и в других типовых решениях.

Подготовка: что проверить перед внесением акта

До создания документа убедитесь, что в базе корректно заполнены базовые справочники. Если контрагент, договор или услуга введены с ошибками, акт унаследует их, и исправлять придётся уже цепочку документов.

Проверьте карточку контрагента: ИНН, КПП, наименование — эти данные попадут в печатную форму акта и счёт-фактуру. Ошибка в ИНН покупателя сделает счёт-фактуру недействительной для вычета у клиента, и документ придётся исправлять.

Откройте договор с покупателем и убедитесь, что вид договора — «С покупателем», указана валюта расчётов и при необходимости порядок расчётов. В договоре часто заданы счета расчётов по умолчанию — они подставятся в акт автоматически.

Номенклатура услуги должна иметь вид «Услуга», а не «Товар». Если ошибочно выбрать номенклатуру с типом «Товар», программа потребует склад и попытается списать позицию со склада, что для услуг некорректно. В карточке услуги также проверяют ставку НДС и статью доходов.

Контрольные точки

Что проверить перед проведением акта

Карточка контрагента

Норма

ИНН, КПП и наименование совпадают с реквизитами из договора

Тревожный признак

Опечатки в ИНН или устаревшее наименование

Номенклатура услуги

Норма

Вид номенклатуры — «Услуга», указана ставка НДС

Тревожный признак

Вид «Товар», программа требует склад

Договор

Норма

Вид «С покупателем», корректные счета расчётов

Тревожный признак

Договор с поставщиком или без счетов учёта

Создание документа «Реализация (акты, накладные, УПД)»

В «1С:Бухгалтерии 8.3» перейдите в раздел «Продажи» → «Реализация (акты, накладные, УПД)» и нажмите «Создать». В поле «Вид операции» выберите «Услуги» — от этого зависит состав табличной части и набор счетов учёта.

Заполните шапку документа: дату акта (по умолчанию — текущая, но её нужно привести к дате фактического подписания), контрагента и договор. После выбора договора программа подставит счета расчётов и валюту. Если ведётся учёт по нескольким организациям, проверьте поле «Организация» — это самая частая причина «потерянных» документов.

В табличной части нажмите «Добавить» и выберите услугу из номенклатуры. Укажите количество, цену и ставку НДС. Сумма и сумма НДС рассчитаются автоматически. Если работ много, удобнее пользоваться кнопкой «Подбор» — она позволяет перенести сразу несколько позиций.

Поле «Счёт доходов» обычно заполняется автоматически из настроек номенклатуры (счёт 90.01 «Выручка»). Если учёт доходов ведётся по видам деятельности или статьям, проверьте аналитику: субконто «Номенклатурные группы» влияет на управленческие отчёты и расчёт налога на прибыль.

1. 1
   Откройте «Продажи» → «Реализация (акты, накладные, УПД)» → «Создать»
2. 2
   Выберите вид операции «Услуги», укажите дату, организацию, контрагента и договор
3. 3
   Добавьте услуги в табличную часть, задайте количество, цену и ставку НДС
4. 4
   Проверьте счета учёта: доходы 90.01, НДС 90.03, расчёты 62.01
5. 5
   Нажмите «Провести», затем «Дт/Кт» и сверьте проводки
6. 6
   Выпишите счёт-фактуру кнопкой «Выписать счёт-фактуру» и распечатайте акт

Счета учёта, НДС и проводки

После проведения документ формирует типовые проводки: Дт 62.01 Кт 90.01 — отражена выручка, Дт 90.03 Кт 68.02 — начислен НДС. Если по договору был аванс, дополнительно выполняется зачёт: Дт 62.02 Кт 62.01. Проверить проводки можно кнопкой «Дт/Кт» в форме документа.

Ставка НДС подставляется из карточки номенклатуры, но её можно изменить вручную в строке документа. Для операций, освобождённых от НДС, выбирается ставка «Без НДС» — в этом случае проводка по 68.02 не формируется, а счёт-фактура либо не требуется, либо оформляется в особом порядке по ст. 149 НК РФ.

Если организация применяет УСН, документ не формирует проводок по НДС, а выручка попадает в книгу учёта доходов и расходов по факту оплаты. Убедитесь, что в учётной политике корректно настроен налоговый режим, иначе программа будет начислять НДС там, где его нет.

Для корректного зачёта авансов важна связка «договор + документ расчётов». Если оплата и акт привязаны к разным документам расчётов, зачёт аванса не произойдёт автоматически — задолженность «раздвоится» на авансовую и дебиторскую.

Внесение акта в «1С:Управление торговлей» и на основании других документов

В «1С:Управление торговлей 11» акт оформляется документом «Реализация товаров и услуг» (раздел «Продажи»). Логика та же: клиент, соглашение или договор, табличная часть с услугами, статусы документа. Особенность УТ — документ может находиться в статусе «К отгрузке» и не формировать финансовый результат до перевода в статус «Реализовано».

Часто акт создаётся на основании другого документа: заказа клиента, счёта на оплату или отчёта комитенту. Ввод «на основании» удобен тем, что переносит контрагента, договор и состав услуг автоматически, а также связывает документы в структуру подчинённости — по ней легко отследить, закрыта ли сделка полностью.

Для ввода на основании откройте исходный документ (например, заказ клиента) и нажмите «Создать на основании» → «Реализация товаров и услуг». Проверьте перенесённые количество и цены: если заказ выполнен частично, откорректируйте строки вручную, иначе программа закроет заказ целиком.

Способы внесения акта

Ручное создание документа

Подходит для разовых услуг без предварительного заказа. Полный контроль над заполнением, но все данные вводятся вручную.

Ввод на основании заказа или счёта

Удобен при работе по схеме «заказ → акт → оплата»: данные переносятся автоматически, документы связываются. Требует корректного исходного документа.

Загрузка из ЭДО или внешнего файла

Применяется при обмене с контрагентами через операторов ЭДО или массовом импорте. Экономит время, но требует настроенного обмена и сопоставления номенклатуры.

Печать акта и оформление УПД

Печатная форма акта вызывается кнопкой «Печать» в документе. В типовой «Бухгалтерии» доступны формы «Акт об оказании услуг» и «Акт (руб.)». Если у организации утверждён собственный шаблон, его подключают как внешнюю печатную форму через «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки».

Вместо акта и счёта-фактуры можно оформить универсальный передаточный документ (УПД) — он объединяет оба документа и упрощает документооборот. Для этого в настройках печати выбирается форма УПД, а в документе указывается статус, определяющий, заменяет ли документ счёт-фактуру.

Перед подписанием сверьте печатную форму с договором: номер и дату акта, наименование работ, итоговую сумму и сумму НДС. Расхождение между бумажным актом и данными базы — частая причина претензий при сверках взаиморасчётов.

Проверка результата и типичные ошибки

После проведения акта выполните контрольную проверку. Откройте отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 62» с отбором по контрагенту: должен появиться дебетовый оборот на сумму акта. Затем сформируйте «Анализ счёта 90.01» — выручка по соответствующей номенклатурной группе должна увеличиться на сумму без НДС.

Проверьте книгу продаж: счёт-фактура по акту должен в ней отражаться. Если записи нет, чаще всего причина в том, что счёт-фактура не выписан, не проведён или датирован другим кварталом.

Типичная ошибка — неверная дата документа. Акт, проведённый «задним числом» после закрытия периода, меняет уже сданную отчётность. Если период закрыт, используйте механизм корректировки реализации текущей датой, а не редактирование старого документа.

Ещё одна распространённая проблема — дублирование документов: акт введён дважды (вручную и на основании заказа). Перед проведением полезно открыть список реализаций по контрагенту за период и убедиться, что аналогичного документа нет.

Частые вопросы

Чем акт выполненных работ отличается от накладной в 1С?

Акт оформляет реализацию услуг и работ, накладная — отгрузку товаров. В «1С:Бухгалтерии» это разные виды операции одного документа «Реализация (акты, накладные, УПД)»: для услуг не требуется склад и не формируются проводки по списанию со счёта 41.

Можно ли внести акт, если услуги ещё не оплачены?

Да, и это стандартная ситуация: акт отражает выручку и дебиторскую задолженность покупателя (Дт 62.01). Оплата оформляется позже отдельным документом «Поступление на расчётный счёт», который закроет задолженность.

Почему после проведения акта нет проводки по НДС?

Проверьте ставку НДС в строке документа: если выбрано «Без НДС», проводка Дт 90.03 Кт 68.02 не формируется. Также убедитесь, что организация не применяет УСН или патент — в этом случае начисление НДС в проводках отсутствует по настройкам учётной политики.

Как исправить ошибку в уже проведённом акте?

Если период открыт, документ можно отредактировать и перепровести — проводки перезапишутся. Если период закрыт и отчётность сдана, создайте документ «Корректировка реализации» на основании исходного акта: он оформит исправление текущей датой и корректно отразит изменения по НДС.

Как оформить акт в валюте?

В договоре с контрагентом укажите валюту расчётов. В документе программа пересчитает суммы в рубли по курсу на дату акта, а при поступлении оплаты автоматически рассчитает курсовую разницу. Курсы валют должны быть загружены в базе на соответствующие даты.

Нужно ли создавать акт, если оформляется УПД?

Нет, отдельный акт не требуется: УПД юридически объединяет передаточный документ и счёт-фактуру. В 1С достаточно провести реализацию и напечатать форму УПД — в учёте документ отразится так же, как обычный акт.