Как в 1С:Управление торговлей выставить счет на оплату

Счет на оплату покупателю — один из самых часто используемых документов в 1С:Управление торговлей 11. Он фиксирует условия сделки, резервирует товар под клиента и служит основанием для последующей отгрузки и оплаты. Документ не формирует проводок по бухгалтерскому учету, но участвует в расчетах с клиентами, управлении заказами и контроле задолженности.

В типовой конфигурации счет выставляется несколькими способами: напрямую из списка документов, на основании заказа клиента, коммерческого предложения или сделки. Выбор способа зависит от того, как построены процессы продаж в вашей компании — с предварительным согласованием условий или сразу с оформлением отгрузки.

Ниже разобраны все рабочие сценарии: от создания счета «с нуля» до печати, отправки клиенту и контроля оплаты. Инструкции приведены для интерфейса «Такси» конфигурации 1С:Управление торговлей 11; расположение команд в версии 10.3 отличается, о чем сказано отдельно.

Где находится документ «Счет на оплату» и что нужно проверить до начала

Журнал счетов расположен в разделе Продажи → Счета на оплату покупателям. Также документ доступен из раздела «Продажи → Заказы клиентов» — через создание на основании заказа. Если пункта меню нет, возможны две причины: у пользователя недостаточно прав или в настройках отключена соответствующая функциональность.

Перед выставлением первого счета убедитесь, что заполнены базовые данные. Во-первых, в справочнике «Организации» у вашей компании должны быть указаны ИНН, КПП, юридический адрес и банковский счет с реквизитами банка — именно они попадут в печатную форму. Во-вторых, у контрагента-покупателя должны быть заполнены наименование, ИНН и адрес. В-третьих, номенклатура должна содержать цены либо цены должны подставляться из соглашения с клиентом.

Проверьте также настройку нумерации и срока действия счета. По умолчанию в типовой конфигурации счет действует определенное число дней с даты выставления; этот параметр можно изменить в самом документе на вкладке «Дополнительно» или глобально в настройках продаж.

Как создать счет на оплату с нуля

Этот способ подходит, когда продажа оформляется без предварительного заказа — например, разовая отгрузка постоянному клиенту по телефонной заявке.

1. 1
   Откройте раздел «Продажи» и перейдите в журнал «Счета на оплату покупателям».
2. 2
   Нажмите кнопку «Создать». Откроется форма нового документа.
3. 3
   Заполните поле «Клиент» — выберите контрагента из справочника. Программа подставит договор и соглашение по умолчанию.
4. 4
   Проверьте поле «Организация» — от чьего имени выставляется счет. Если организаций несколько, выберите нужную.
5. 5
   На вкладке «Товары» добавьте позиции: кнопка «Добавить» или подбор через «Подобрать товары». Укажите количество и при необходимости скорректируйте цену и скидку.
6. 6
   Проверьте итоговую сумму, ставку НДС и валюту документа.
7. 7
   На вкладке «Дополнительно» при необходимости укажите менеджера, подразделение, срок действия счета и условия оплаты.
8. 8
   Нажмите «Провести» или «Провести и закрыть». Счет сохранен и готов к печати.

После проведения документ появится в общем журнале счетов. Его статус будет отображаться в списке, а при использовании механизма состояний оплаты программа начнет отслеживать поступление денег по этому счету.

Обратите внимание на поле «Соглашение» (или «Типовое соглашение»). Именно из соглашения подтягиваются условия продаж: валюта, вид цен, порядок оплаты, скидки. Если цены не заполняются автоматически, в первую очередь проверьте, выбрано ли соглашение и действует ли оно на дату документа.

Как выставить счет на основании заказа клиента

Если в компании продажи ведутся через заказы, счет создается в два клика, и риск ошибок в суммах минимален. Откройте нужный заказ клиента (раздел «Продажи → Заказы клиентов») и нажмите кнопку «Создать на основании» → «Счет на оплату покупателю». Программа автоматически перенесет клиента, организацию, соглашение и всю табличную часть с товарами и ценами.

Проверьте перенесенные данные и проведите документ. Связь между заказом и счетом сохраняется: из формы заказа видно, какие счета выставлены, а в счете отображается документ-основание. Это упрощает контроль — менеджер видит полную цепочку «заказ → счет → оплата → реализация».

Аналогично счет создается на основании коммерческого предложения клиенту и сделки. Если коммерческое предложение согласовано, выставление счета из него исключает ручной ввод позиций и расхождения между согласованными и выставленными условиями.

Как заполнить табличную часть и проверить цены

Товары добавляются в счет тремя способами: построчным добавлением с выбором из справочника номенклатуры, массовым подбором через кнопку «Подобрать товары» и вставкой из буфера обмена (например, из Excel — в УТ 11 поддерживается вставка скопированных строк с артикулами и количеством). Для больших счетов подбор удобнее: в форме подбора видны остатки на складах, цены и можно отобрать сразу несколько позиций.

Цена подставляется из вида цен, указанного в соглашении, или из последней установки цен номенклатуры. Если цена равна нулю, программа при проведении может выдать предупреждение — не игнорируйте его: счет с нулевой ценой уйдет клиенту с ошибкой. Скидки рассчитываются автоматически, если в соглашении настроены скидки (наценки), либо задаются вручную в колонке «% скидки».

Следите за ставкой НДС. Она подставляется из карточки номенклатуры и настроек налогообложения организации. Если организация работает без НДС (например, на упрощенной системе), убедитесь, что в документе выбран вариант «Без НДС», иначе в печатной форме появится некорректная строка с налогом.

Как распечатать счет и отправить клиенту

Для печати откройте проведенный счет и нажмите кнопку «Печать» в командной панели формы. В типовой конфигурации доступна форма «Счет на оплату» — она содержит реквизиты продавца и покупателя, таблицу товаров, итоговую сумму прописью и банковские реквизиты для платежа. Перед печатью откроется предварительный просмотр — сверьте реквизиты, суммы и НДС.

Из той же формы предварительного просмотра документ можно сохранить в PDF или Excel и отправить клиенту. Если в базе настроена учетная запись электронной почты (раздел «Администрирование → Органайзер» или «Настройка отправки писем» в зависимости от релиза), доступна прямая отправка по кнопке «Отправить» — счет уйдет вложением сразу из программы.

Если требуется счет с факсимиле (подписью и печатью), проверьте настройки печатных форм: в некоторых релизах подстановка факсимиле включается в настройках организации или дорабатывается через макет. Для массовой печати нескольких счетов выделите их в журнале списка и используйте команду печати из формы списка.

Перед отправкой счета новому клиенту распечатайте или сохраните его в PDF и проверьте глазами: совпадает ли наименование покупателя с реквизитами из его карточки, виден ли банковский счет вашей организации, корректно ли выведена сумма прописью. Большинство претензий клиентов к счетам связано именно с реквизитами, а не с товарами.

Как контролировать оплату и что делать дальше

После выставления счета его оплата отслеживается через документы поступления денежных средств: «Поступление безналичных денежных средств» или «Приходный кассовый ордер». При создании оплаты укажите счет в документе оплаты (или оплату на основании счета) — тогда программа свяжет деньги с конкретным требованием и корректно закроет задолженность.

Состояние оплаты видно в журнале счетов и в отчетах по расчетам с клиентами: «Задолженность клиентов», «Ведомость расчетов с клиентами». Если счет просрочен, он попадет в отчеты по просроченной задолженности — это удобный инструмент для работы менеджеров с должниками.

После оплаты на основании счета (или связанного заказа) оформляется «Реализация товаров и услуг» — именно она отражает отгрузку в учете. Если клиент отказался от сделки, счет можно пометить на удаление или аннулировать; при использовании заказов корректнее закрыть заказ с указанием причины отмены, чтобы не искажать статистику продаж.

Контрольные точки

Как проверить результат

Документ проведен

Норма

Счет отображается в журнале без значка непроведенного документа

Тревожный признак

Счет сохранен, но не проведен — печать и контроль оплаты работают некорректно

Печатная форма

Норма

Видны реквизиты обеих сторон, таблица товаров, сумма прописью, НДС

Тревожный признак

Пустые реквизиты банка или покупателя, нулевые цены

Связь с оплатой

Норма

В отчете по расчетам счет закрывается поступлением денег

Тревожный признак

Оплата висит «авансом», счет остается неоплаченным — значит, оплата не привязана к счету

Особенности: УТ 10.3, частичная оплата и ограничения

Счет в Управлении торговлей 10.3

В редакции 10.3 документ называется «Счет на оплату покупателю» и находится в меню «Продажи → Счета на оплату покупателям» либо через «Документы → Продажи». Логика заполнения аналогична: контрагент, договор, табличная часть, проведение, печать. Отличия касаются интерфейса (обычные формы вместо «Такси») и отсутствия части механизмов соглашений — условия продаж задаются через договор и тип цен.

Частичная оплата и несколько счетов по заказу

Если клиент платит частями, в УТ 11 можно выставить несколько счетов на один заказ — например, авансовый и окончательный. Для этого в заказе настраиваются этапы оплаты (вкладка с графиком оплаты), и счета выставляются на сумму каждого этапа. Это корректнее, чем ручная правка одного счета: сохраняется прозрачная структура расчетов.

Ограничения типового решения

Типовая печатная форма счета закрывает большинство потребностей, но если требуется нестандартный макет (логотип, дополнительные колонки, QR-код для оплаты), форму дорабатывают через механизм внешних печатных форм или изменение макета в конфигураторе. Внешняя печатная форма предпочтительнее: она подключается без снятия конфигурации с поддержки и не ломается при обновлениях.

Часто задаваемые вопросы

Почему в счете не подставляются цены на товары?

Чаще всего причина в том, что не выбрано соглашение с клиентом либо для вида цен из соглашения не зафиксированы значения документом «Установка цен номенклатуры». Проверьте соглашение в шапке счета, затем наличие действующих цен на дату документа. Также убедитесь, что валюта цен совпадает с валютой счета или настроен пересчет.

Можно ли изменить счет после его отправки клиенту?

Технически документ можно отредактировать и перепровести, если по нему нет оплаты и реализации. Но после отправки клиенту корректнее выставить новый счет или оформить изменения через цепочку документов, чтобы у обеих сторон были согласованные версии. Если оплата уже поступила, счет лучше не трогать — корректируйте последующие документы.

Как выставить счет в валюте?

В соглашении с клиентом или прямо в документе выберите нужную валюту — программа пересчитает суммы по курсу на дату счета. Убедитесь, что курсы валют загружены в базе, иначе пересчет будет неверным. Оплата по валютному счету может поступать как в валюте, так и в рублях — это настраивается в договоре с контрагентом.

Почему счет не печатается или форма выглядит неправильно?

Проверьте, что документ проведен, а у организации заполнены все реквизиты. Если форма открывается, но содержит ошибки верстки, возможно, в базу подключена внешняя печатная форма, несовместимая с текущим релизом — отключите ее в разделе «Дополнительные отчеты и обработки» и проверьте типовую форму.

Чем счет на оплату отличается от счета-фактуры?

Это разные документы. Счет на оплату — коммерческое требование об оплате, он не участвует в налоговом учете. Счет-фактура — налоговый документ для НДС, который формируется на основании реализации или поступления аванса. В 1С:УТ счет-фактура создается отдельно, после отгрузки или оплаты, и не заменяет счет на оплату.

Как выставить счет сразу нескольким покупателям?

Штатной групповой обработки выставления счетов «в один клик» в типовой УТ нет. Обычно используют создание счетов на основании нескольких заказов либо подключают внешнюю обработку для пакетного формирования. Для массовой рассылки уже выставленных счетов удобно выделить документы в журнале и использовать команду печати или отправки по email из формы списка.