Как в 1С:Управление торговлей оформить доверенность

Доверенность в 1С:Управление торговлей оформляется, когда сотрудник получает товарно-материальные ценности у поставщика по документам организации. Программа позволяет сформировать документ «Доверенность», заполнить его данными физического лица и контрагента, а затем распечатать бланк по типовой форме М-2 (или М-2а) либо по свободной форме, если организация использует собственный шаблон.

Важно понимать: с 2021 года унифицированные формы первичных документов не обязательны, но форма М-2 остаётся привычной и принимается большинством поставщиков. В типовой конфигурации УТ печатная форма доверенности как раз строится по этому образцу, поэтому дополнительная настройка шаблона обычно не требуется.

Ниже разобран полный цикл: где находится документ, как его создать вручную и на основании заказа поставщику, какие поля обязательны, как распечатать бланк и какие ошибки встречаются чаще всего. Инструкция актуальна для Управления торговлей редакции 11; в более старых версиях (10.3) механика отличается, и об этом сказано отдельно.

Где находится документ «Доверенность» в УТ 11

В типовой конфигурации журнал доверенностей находится в разделе «Закупки» → «Доверенности». Если пункта нет на панели навигации, откройте меню раздела через значок настройки навигации и перетащите команду «Доверенности» в видимую область — в УТ состав команд настраивается под каждого пользователя.

Второй путь — через общий список документов: раздел «НСИ и администрирование» → «См. также» → «Все документы» либо через функциональность «Все функции», если она включена. Но для повседневной работы удобнее стандартный журнал в разделе закупок.

Если документ не находится совсем, проверьте права пользователя: роль должна включать доступ к документам закупок. У кассира или менеджера по продажам без соответствующих прав журнал доверенностей может быть скрыт.

Подготовка: что заполнить в справочниках заранее

Чтобы доверенность заполнилась корректно и печатная форма не вышла с пустыми строками, проверьте три справочника до создания документа.

Первое — физическое лицо (сотрудник, на которого выписывается доверенность). Откройте карточку физлица через раздел «НСИ и администрирование» → «Физические лица» и убедитесь, что заполнены ФИО полностью и документ, удостоверяющий личность: серия, номер, кем и когда выдан. Именно эти данные попадают в паспортный блок формы М-2. Если паспорт не указан, в бланке будут прочерки, и поставщик такую доверенность может не принять.

Второе — организация: полное наименование, ИНН, КПП, юридический адрес. Третье — контрагент-поставщик с корректным наименованием, которое будет указано в строке «от кого получаются ценности». Реквизиты контрагента подставляются из карточки партнёра/контрагента, поэтому исправлять их нужно именно там, а не в самой доверенности.

Контрольные точки

Что проверить перед созданием доверенности

Паспортные данные физлица

Норма

Серия, номер, кем и когда выдан — заполнены в карточке физлица

Тревожный признак

В печатной форме пустые строки вместо паспорта

Реквизиты организации

Норма

ИНН, наименование и адрес актуальны

Тревожный признак

Устаревшие реквизиты попадут в бланк

Карточка контрагента

Норма

Наименование поставщика совпадает с его документами

Тревожный признак

Поставщик откажется отпускать товар по доверенности с ошибкой в названии

Пошаговое создание доверенности вручную

Откройте «Закупки» → «Доверенности» и нажмите «Создать». Заполните поля документа в следующем порядке.

Организация — от чьего имени выдаётся доверенность. Сотрудник (физическое лицо) — кому выдаётся; при выборе подтянутся должность и паспортные данные, если они введены в справочнике. Контрагент — поставщик, у которого сотрудник получит ценности. Срок действия — дата, до которой доверенность действительна; по общему правилу срок не ограничен законом, но на практике доверенности на получение ТМЦ выписывают на короткий срок, часто 10–15 дней.

В табличную часть или поле перечисления внесите перечень получаемых ценностей: наименования, единицы измерения и количество. Если доверенность выписывается по конкретному счёту или накладной поставщика, укажите реквизиты этого документа в поле основания — это упростит сверку при оприходовании.

1. 1
   Откройте «Закупки» → «Доверенности» и нажмите «Создать»
2. 2
   Выберите организацию и сотрудника-физлицо
3. 3
   Укажите контрагента-поставщика и срок действия доверенности
4. 4
   Заполните перечень получаемых ТМЦ и основание (счёт, договор, накладная)
5. 5
   Проведите документ и распечатайте форму М-2
6. 6
   Передайте бланк на подпись руководителю и главному бухгалтеру

Создание доверенности на основании заказа поставщику

Если получение товара связано с конкретным заказом, удобнее создать доверенность на его основании: откройте документ «Заказ поставщику» и в меню «Создать на основании» выберите «Доверенность». Программа автоматически подставит организацию, контрагента и табличную часть с номенклатурой из заказа.

Этот способ снижает риск расхождений: перечень ценностей в доверенности будет совпадать с заказом, и поставщик отпустит именно то, что запланировано. После создания проверьте количество — если товар отпускается частями, скорректируйте строки под конкретную отгрузку.

Останется вручную указать сотрудника и срок действия, затем провести документ. Связь с заказом сохранится, и при оприходовании товара будет проще контролировать исполнение.

Печать формы М-2 и проверка результата

После проведения документа нажмите кнопку «Печать» → «Доверенность (М-2)» — название может незначительно отличаться в зависимости от релиза. Сформируется типовой бланк с отрывной частью (корешком), который остаётся в бухгалтерии.

Проверьте печатную форму перед выдачей: ФИО и паспорт сотрудника, наименование поставщика, перечень ценностей с количеством, срок действия, номер и дата доверенности. Любая ошибка в этих полях — основание для поставщика отказать в отпуске товара.

Если организация использует собственный бланк, утверждённый в учётной политике, типовую форму можно доработать через механизм внешних печатных форм или попросить программиста скорректировать макет. Менять макет в типовой конфигурации напрямую не рекомендуется — изменения потеряются при обновлении.

Особенности для УТ 10.3 и типичные ошибки

В Управлении торговлей 10.3 доверенность находится в меню «Документы» → «Доверенности» и создаётся аналогично, но интерфейс и состав полей отличаются: там документ называется «Доверенность» и привязан к договору контрагента. Печатная форма М-2 также доступна из документа. Если вы работаете в старой редакции, ориентируйтесь на журнал доверенностей в общем списке документов.

Независимо от версии чаще всего проблемы возникают не из-за программы, а из-за незаполненных справочников и невнимательности при вводе.

Контроль использования доверенностей

Журнал доверенностей в УТ позволяет отслеживать, какие доверенности выданы, кому и на какой срок. Бухгалтерия должна сверять выданные доверенности с фактически поступившими товарами: сотрудник обязан отчитаться документами от поставщика (накладными, счетами-фактурами), а корешок доверенности остаётся в учёте.

Полезно периодически проверять список на «зависшие» доверенности — выданные, но не закрытые поступлением. Это признак того, что товар либо не получен, либо поступление не отражено в базе, и в обоих случаях нужна сверка.

Частые вопросы

Можно ли распечатать доверенность без проведения документа?

Технически печатная форма может сформироваться и из записанного документа, но корректная практика — проводить доверенность, чтобы она отражалась в учёте и попадала в отчёты по выданным доверенностям. Непроведённый документ легко потерять при сверке.

Что делать, если в печатной форме пустые паспортные данные?

Откройте карточку физического лица, перейдите в раздел документов удостоверения личности и заполните серию, номер, кем