Как в 1С УПП сделать акт сверки взаиморасчетов

Акт сверки взаиморасчетов — документ, который подтверждает состояние расчетов с контрагентом на определенную дату: отгрузки, оплаты, возвраты и взаимные задолженности. В 1С:Управление производственным предприятием (УПП) акт сверки формируется типовым документом «Акт сверки взаиморасчетов с контрагентом», и на его подготовку у опытного пользователя уходит несколько минут.

Главная сложность не в самом документе, а в данных, на которые он опирается. Если в базе есть непроведенные документы, разрывы в расчетах или задвоенные договоры, акт покажет цифры, не совпадающие ни с бухгалтерией, ни с данными контрагента. Поэтому перед формированием акта расчеты полезно проверить, а после — сверить результат с оборотно-сальдовой ведомостью.

Ниже разобран полный цикл работы: где находится документ, как его заполнить, как вывести печатную форму, что делать при расхождениях и какие ошибки встречаются чаще всего.

Где находится акт сверки в УПП и что нужно проверить заранее

Документ расположен в меню Продажи → Акт сверки взаиморасчетов с контрагентом. Тот же документ доступен из раздела «Покупки» — это один и тот же объект, список общий. Создать новый акт можно кнопкой «Добавить» (или клавишей Insert) в журнале документов.

Перед созданием акта выполните три проверки. Во-первых, убедитесь, что все первичные документы по контрагенту за период сверки проведены: реализации, поступления, платежные поручения, приходные и расходные кассовые ордера, корректировки. Непроведенный документ в акт не попадет, и сальдо исказится. Во-вторых, проверьте, что расчеты ведутся по правильному договору — если у контрагента несколько договоров, акт по одному из них не покажет общую картину. В-третьих, сверьте текущую задолженность по отчету «Ведомость взаиморасчетов с контрагентами» или ОСВ по счетам 60 и 62, чтобы иметь контрольную цифру.

Создание документа и заполнение шапки

В журнале актов сверки нажмите «Добавить». В открывшейся форме заполните обязательные поля шапки:

• Организация — ваша организация, от имени которой ведется сверка. Если в базе несколько организаций, выбор влияет на отбор документов.
• Контрагент — партнер, с которым сверяются расчеты.
• Договор контрагента — если оставить поле пустым, в типовой УПП акт сформируется по всем договорам контрагента; конкретный договор ограничивает выборку.
• Период сверки — даты «с» и «по», за которые попадут обороты. Сальдо на начало периода программа рассчитает автоматически.
• Валюта — валюта взаиморасчетов; для рублевых договоров оставьте рубли.

Обратите внимание на флажки в форме: «Сверка согласована» ставится после того, как контрагент подтвердил данные, а «Разбить по договорам» или аналогичные настройки группировки определяют детализацию табличной части. В некоторых релизах УПП доступен отбор по счетам учета расчетов (60, 62, 76) — это полезно, когда с одним контрагентом есть и торговые, и прочие расчеты.

Заполнение табличной части по данным учета

После заполнения шапки нажмите кнопку «Заполнить» → «Заполнить по данным учета» (в некоторых релизах — «Заполнить по данным бухгалтерского учета»). Программа соберет все проведенные документы расчетов с контрагентом за период и сформирует строки: дебет — отгрузки и прочее увеличение долга контрагента, кредит — оплаты и поступления.

Результат выглядит как таблица с колонками «Дата», «Документ», «Дебет», «Кредит». Внизу формы отображаются итоги: сальдо на начало периода, обороты по дебету и кредиту и сальдо на конец периода. Именно конечное сальдо — ключевая цифра акта: она показывает, кто кому должен и сколько.

Если табличная часть заполнилась пустой, хотя расчеты точно были, проверьте три вещи: правильно ли выбрана организация, проведены ли документы и не заведены ли операции на другой договор или дублирующий элемент справочника контрагентов. Задвоенные контрагенты — частая причина «пустых» актов.

1. 1
   Проверьте, что все документы расчетов с контрагентом проведены за период сверки
2. 2
   Откройте Продажи → Акт сверки взаиморасчетов с контрагентом и создайте новый документ
3. 3
   Заполните организацию, контрагента, договор и период сверки
4. 4
   Нажмите «Заполнить по данным учета» и дождитесь формирования табличной части
5. 5
   Сверьте конечное сальдо с оборотно-сальдовой ведомостью по счетам 60/62
6. 6
   Проведите документ и выведите печатную форму
7. 7
   Передайте акт контрагенту, после подтверждения установите флажок «Сверка согласована»

Проверка результата перед печатью

Не отправляйте акт контрагенту, не сверив его с учетными данными. Самый надежный контроль — сравнение конечного сальдо акта с сальдо по оборотно-сальдовой ведомости по счетам 60.02 и 62.01 (плюс авансовые счета 60.01 и 62.02, если авансы учитываются обособленно) по данному контрагенту и договору. Цифры должны совпасть с точностью до копейки.

Если сальдо не сходится, ищите причину до печати. Типовые источники расхождений: документ проведен после даты формирования ОСВ, ручные операции по счетам расчетов, которые акт не подбирает, корректировки долга, оформленные не тем документом, и разнесение оплаты на другой договор. Удобно открыть отчет «Анализ взаиморасчетов с контрагентами» и пройтись по оборотам за период.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сальдо на конец периода в акте

Норма

Совпадает с сальдо ОСВ по счетам 60/62 по этому контрагенту и договору

Тревожный признак

Разница даже в копейках — ищите непроведенные или ручные операции

Состав табличной части

Норма

Все реализации и оплаты за период присутствуют, документы узнаваемы

Тревожный признак

Пропущены документы или есть чужие операции другого договора

Сальдо на начало периода

Норма

Равно сальдо предыдущего акта сверки с этим контрагентом

Тревожный признак

Разрыв с прошлым актом — изменились данные закрытого периода

Печать и согласование акта

Проведите документ кнопкой «Провести» и нажмите «Печать» — в типовой УПП доступна печатная форма «Акт сверки взаиморасчетов». Форма содержит шапку с реквизитами организации и контрагента, таблицу операций, итоговое сальдо и текстовую расшифровку задолженности («на дату сверки задолженность в пользу...»), а также места для подписей и печатей обеих сторон.

Акт печатается в двух экземплярах: один передается контрагенту, второй остается у вас с подписью и печатью контрагента после согласования. Документ можно сохранить в PDF или отправить по электронной почте прямо из формы, если настроена учетная запись почты. После получения подписанного экземпляра установите в документе флажок «Сверка согласована» — это зафиксирует статус и упростит контроль несогласованных актов в журнале.

Если контрагент прислал свой вариант акта с расхождениями, не редактируйте свой документ под чужие цифры. Сначала найдите разницу: запросите у контрагента расшифровку спорных строк и сопоставьте со своими документами. Чаще всего расхождения — это оплата, проведенная у одной стороны в другом периоде, или неотфактурованная поставка.

Особые сценарии и ограничения типового документа

Сверка по нескольким договорам

Если с контрагентом несколько договоров, есть два подхода: сформировать один акт без указания договора (по всем расчетам контрагента) или отдельные акты по каждому договору. Первый вариант быстрее и удобнее для контрагента, второй — точнее, когда договоры ведутся в разных валютах или по ним разные ответственные. Типовая форма при сверке без договора группирует данные по договорам автоматически.

Сверка в валюте и по прочим расчетам

Для валютных договоров укажите валюту взаиморасчетов в шапке — акт сформируется в этой валюте. Помните, что рублевое сальдо в бухгалтерском учете может отличаться от валютного из-за переоценки, и для контрагента корректна именно валютная цифра. Если с контрагентом есть расчеты по счету 76 (претензии, прочие операции), проверьте, попадают ли они в акт в вашем релизе; при необходимости сформируйте отдельный акт с отбором по счету 76.

Что типовой акт не делает

Документ «Акт сверки» в УПП — отчетный, он не формирует проводок и не изменяет задолженность. Исправление расхождений выполняется отдельными документами: «Корректировка долга», «Корректировка записей регистров» или вводом пропущенной первички. Также типовая печатная форма не всегда совпадает с формой, которую требует контрагент, — в этом случае макет дорабатывается программистом или акт выгружается в Excel и оформляется вручную.

Маршрут решения

Как выбрать действие

Акт заполнился пустым, хотя расчеты былиПроверьте организацию, проведенность документов и отсутствие дублей контрагента

Сальдо акта не совпадает с ОСВНайдите ручные операции и документы вне периода через отчет «Анализ взаиморасчетов»

Контрагент прислал акт с другими цифрамиЗапросите расшифровку и сверьте построчно, не правя свой акт без причины

Нужна сверка сразу по всем договорамОставьте поле договора пустым и проверьте группировку в печатной форме

Частые вопросы

Можно ли сформировать акт сверки за прошлый, уже закрытый период?

Да, документ создается за любой период — данные берутся из учета на момент заполнения. Осторожность нужна в другом: если после закрытия периода документы перепроводились, сальдо могло измениться, и акт не совпадет с ранее выданным. Сравните сальдо на начало с прошлым согласованным актом.

Почему в акте не видно авансов контрагента?

Авансы учитываются на отдельных субсчетах (60.01, 62.02). Если акт формируется с отбором по конкретным счетам, проверьте, что авансовые счета включены. В релизах без отбора по счетам авансы попадают в акт автоматически вместе с остальными расчетами.

Можно ли добавить в акт документ вручную?

Табличная часть редактируется: строки можно добавлять, удалять и менять суммы. Но ручные правки используйте только для технических корректировок представления — если документа нет в учете, правильнее ввести его в базу, а не рисовать в акте. Иначе расхождение останется в учете и всплывет при следующей сверке.

Чем акт сверки отличается от отчета «Ведомость взаиморасчетов»?

Ведомость — внутренний аналитический отчет для вашей проверки, акт сверки — официальный документ для контрагента с печатной формой, подписями и статусом согласования. Цифры в них должны совпадать, поэтому ведомость удобно использовать как контроль перед печатью акта.

Как исправить расхождение, если причина — пропущенная оплата?

Введите недостающий платежный документ (выписку банка или ПКО) датой фактической операции и перепроведите его. Затем перезаполните акт кнопкой «Заполнить по данным учета» — строка появится автоматически, и сальдо сойдется. Редактировать сам акт при этом не требуется.

Нужно ли проводить документ «Акт сверки»?

Проведение не создает проводок, но фиксирует документ в учетной системе и делает доступной печать в штатном режиме. Непроведенные акты остаются черновиками — их легко потерять в журнале, поэтому после проверки документ рекомендуется провести.