Как в 1С создать товарную накладную

Товарная накладная в 1С — это документ реализации, который оформляет отгрузку товаров покупателю и одновременно служит основанием для списания товара со склада. В большинстве конфигураций (1С:Управление торговлей, 1С:Комплексная автоматизация, 1С:ERP) он называется «Реализация товаров и услуг», а в 1С:Бухгалтерии — «Реализация (акты, накладные, УПД)». На его основе печатается унифицированная форма ТОРГ-12 или универсальный передаточный документ.

Работа с накладной строится одинаково почти во всех типовых решениях: создаётся документ, заполняются шапка и табличная часть с товарами, документ проводится, после чего формируется печатная форма. Отличия между конфигурациями касаются в основном расположения команд и названий полей, а не логики учёта. Ниже разобран порядок действий на примере типовых конфигураций с пояснениями, где именно могут отличаться названия.

Перед созданием накладной убедитесь, что в базе заведены контрагент-покупатель, договор с ним, склад, с которого идёт отгрузка, и номенклатура с актуальными остатками. Если этих данных нет, документ либо не проведётся, либо проведётся с ошибками в учёте.

Где находится документ реализации в разных конфигурациях

В 1С:Управление торговлей 11 документ находится в разделе «Продажи» → «Реализации товаров и услуг». Также его можно создать через раздел «Продажи» → «Все документы продаж». В 1С:Бухгалтерии 8 путь выглядит так: «Продажи» → «Реализация (акты, накладные, УПД)», при создании выбирается вид документа «Товары (накладная)».

В 1С:ERP и Комплексной автоматизации документ тоже называется «Реализация товаров и услуг» и располагается в разделе «Продажи» или «CRM и маркетинг» в зависимости от настроек интерфейса. Если нужного пункта нет в меню, воспользуйтесь поиском по функциям (кнопка с лупой или меню «Все функции») и введите «Реализация товаров».

Если отгрузка оформляется на основании заказа покупателя или счёта на оплату, накладную удобнее создавать не с нуля, а на основании: откройте исходный документ и нажмите «Создать на основании» → «Реализация товаров и услуг». Тогда покупатель, договор и список товаров подставятся автоматически, а в учёте сохранится связь между документами.

Заполнение шапки документа

Нажмите «Создать» в списке документов реализации. В первую очередь заполните поля шапки, потому что от них зависят цены, налоги и проводки:

• Организация — от чьего имени идёт продажа; подставляется по умолчанию, если организация одна.
• Покупатель (контрагент) — выберите из справочника; если контрагента нет, создайте его прямо из поля ввода.
• Договор — подставляется основной договор с видом «С покупателем»; от договора зависят условия оплаты и валюта.
• Склад — склад отгрузки; важно указать правильно, иначе товар спишется не с того места хранения.
• Дата документа — должна соответствовать фактической дате отгрузки, от неё зависят проводки и счёт-фактура.

В Управлении торговлей также проверьте поле «Налогообложение» (с НДС, без НДС) и признак «Цена включает НДС» — от них зависит расчёт сумм. В 1С:Бухгалтерии аналогичные настройки находятся в ссылке «Цены в документе».

Заполнение табличной части с товарами

Товары добавляются в табличную часть «Товары» кнопкой «Добавить» (построчно) или «Подбор» (окно подбора из справочника с остатками и ценами). Подбор удобнее при большом количестве позиций: в нём видны свободные остатки на складе и действующие цены.

Для каждой строки укажите номенклатуру, количество и цену. Сумма, ставка НДС и сумма НДС рассчитаются автоматически. Если цены не подставились, проверьте, заполнен ли вид цен в документе или установлены ли цены номенклатуры документом «Установка цен номенклатуры».

При отгрузке со склада с ордерной схемой или с учётом по сериям и характеристикам заполните дополнительные колонки: характеристику, серию, упаковку. Если колонка не видна, включите её через меню «Ещё» → «Изменить форму» или проверьте настройки номенклатуры — учёт по характеристикам включается в карточке вида номенклатуры.

1. 1
   Откройте «Продажи» → «Реализация товаров и услуг» и нажмите «Создать»
2. 2
   Заполните организацию, покупателя, договор, склад и дату отгрузки
3. 3
   Добавьте товары через «Подбор», проверьте количество, цены и НДС
4. 4
   Проверьте итоговую сумму документа и условия оплаты
5. 5
   Нажмите «Провести» и убедитесь, что документ провёлся без ошибок
6. 6
   Через кнопку «Печать» сформируйте ТОРГ-12 или УПД

Проверка остатков перед проведением

Частая причина ошибок — попытка продать больше товара, чем есть на складе. В Управлении торговлей свободный остаток виден прямо в подборе, а в Бухгалтерии остатки проверяются отчётом «Остатки товаров на складах». Контроль отрицательных остатков зависит от настроек программы: где-то он запрещает проведение, где-то только предупреждает.

Если товара не хватает, сначала разберитесь с причиной: возможно, не оформлено поступление, товар числится на другом складе или зарезервирован под другой заказ. Проводить накладную «в минус» и разбираться потом — плохая практика: это искажает себестоимость и взаиморасчёты.

Контрольные точки

Как проверить документ перед проведением

Остатки на складе

Норма

Свободного остатка хватает на все строки

Тревожный признак

Остаток меньше количества в накладной или товар на другом складе

Цены и суммы

Норма

Цены подставились, итог совпадает со счётом или договорённостью

Тревожный признак

Цены нулевые или валюта/НДС не соответствуют договору

Дата документа

Норма

Дата равна фактической отгрузке и попадает в открытый период

Тревожный признак

Дата в закрытом периоде или раньше даты поступления товара

Проведение документа и печать ТОРГ-12

После заполнения нажмите «Провести» или «Провести и закрыть». Программа спишет товар со склада, сформирует задолженность покупателя и (в Бухгалтерии) бухгалтерские проводки по дебету 62 и кредиту 90, а также списание себестоимости. Проверить движения можно кнопкой «Дт/Кт» или через «Ещё» → «Движения документа».

Печатная форма вызывается кнопкой «Печать» в шапке документа. Доступные формы зависят от конфигурации: «Товарная накладная (ТОРГ-12)», «Универсальный передаточный документ (УПД)», «Товарная накладная с услугами». Если используется УПД со статусом «1», он заменяет и накладную, и счёт-фактуру.

Номер накладной присваивается автоматически при записи. Если нужна особая нумерация (например, с префиксом филиала), она настраивается в параметрах нумерации документов — изменять номер вручную в проведённом документе не стоит, это может нарушить сквозную нумерацию.

Если покупателю нужны и ТОРГ-12, и счёт-фактура, проще печатать УПД: один документ закрывает обе задачи, и подписывать его придётся один раз. Но предварительно согласуйте этот формат с контрагентом — не все бухгалтерии принимают УПД по умолчанию.

Типичные ошибки и как их избежать

Большинство проблем с накладными возникает не из-за программы, а из-за исходных данных. Ниже — ситуации, которые встречаются чаще всего.

Если ошибка обнаружена после проведения, не удаляйте документ, если по нему уже выписаны счёт-фактура и подписаны бумажные документы. Корректнее оформить документ «Корректировка реализации» (в УТ и ERP) или отменить проведение, исправить и провести заново — в зависимости от того, ушёл ли документ покупателю.

Особые сценарии оформления

Накладная на основании счёта или заказа

Если продажа началась со счёта на оплату или заказа покупателя, создавайте реализацию кнопкой «Создать на основании» из исходного документа. Программа перенесёт товары, цены и покупателя, а оплата по счёту автоматически зачтётся на отгрузку. Это исключает расхождения между тем, что обещали клиенту, и тем, что отгрузили.

Частичная отгрузка

Когда товар отгружается частями, создавайте на основании одного заказа несколько реализаций: программа покажет, сколько осталось отгрузить. В Управлении торговлей статус отгрузки по заказу виден в самом заказе и в отчёте по заказам покупателей. Вручную копировать строки из заказа в новую накладную не нужно — это нарушает контроль остатка к отгрузке.

Возврат от покупателя

Возврат не оформляется редактированием исходной накладной. Для этого существует отдельный документ «Возврат товаров от покупателя», который также создаётся на основании реализации. Он сторнирует выручку и возвращает товар на склад с корректными проводками.

Частые вопросы

Чем ТОРГ-12 отличается от УПД и что печатать?

ТОРГ-12 — это только товарная накладная, подтверждающая передачу товара. УПД (универсальный передаточный документ) со статусом «1» объединяет накладную и счёт-фактуру в одном документе. Если покупатель согласен работать с УПД, печатайте его — это один документ вместо двух. Если контрагент требует классический комплект, печатайте ТОРГ-12 и отдельно счёт-фактуру.

Почему документ не проводится и пишет про нехватку товара?

На указанном складе нет нужного свободного остатка. Проверьте отчётом остатки по номенклатуре: возможно, товар числится на другом складе, зарезервирован под заказ или поступление вообще не оформлено. Исправьте склад в накладной или сначала оформите поступление, затем проведите реализацию повторно.

Можно ли изменить накладную после того, как покупатель её подписал?

Технически можно, но правильно — нет. Если бумажный документ уже подписан и передан, изменения оформляются документом «Корректировка реализации» (или «Корректировка поступления» у покупателя), чтобы у обеих сторон совпадали данные учёта. Простое перепроведение исходной накладной приведёт к расхождению с первичными документами.

Как выставить счёт-фактуру к накладной?

В проведённой реализации внизу формы есть поле «Счёт-фактура» — нажмите ссылку «Выписать счёт-фактуру» (в 1С:Бухгалтерии) или оформите его через кнопку «Создать на основании» (в Управлении торговлей). Номер и дата подставятся из накладной автоматически.

Почему в накладной не подставляются цены?

Цены берутся из документа «Установка цен номенклатуры» по виду цен, указанному в договоре или документе. Если цены пустые — либо вид цен не выбран, либо для номенклатуры цена не установлена на дату документа. Установите цены и перезаполните табличную часть, либо введите цены вручную, если это разрешено настройками.

Как оформить накладную, если товар отгружается с нескольких складов?

В типовых конфигурациях склад указывается в шапке документа и относится ко всем строкам (в УТ 11 склад можно задавать и в каждой строке при соответствующей настройке). Если построчное указание недоступно, оформляйте отдельную реализацию на каждый склад отгрузки — так остатки и себестоимость спишутся корректно.