Документы и Печать · 10 мин
Как в 1С создать счет-фактуру на основании счета
Пошаговая инструкция, как в 1С создать счет-фактуру на основании счета покупателю: ввод на основании, проверка НДС, авансовые счета-фактуры и типичные ошибки.
Счет на оплату сам по себе не является основанием для начисления НДС — это лишь предложение оплатить товары или услуги. Счет-фактура же — обязательный налоговый документ, и в 1С он создается либо по отгрузке, либо по полученной предоплате. Поэтому связка «счет → счет-фактура» напрямую работает только в определенных сценариях, которые важно понимать до начала работы.
В конфигурациях «1С:Бухгалтерия 8» и «1С:Управление нашей фирмой» механизм ввода на основании позволяет создать счет-фактуру из счета в несколько кликов, но результат зависит от того, оплачен ли счет и отгружен ли товар. Ниже разобраны оба сценария: авансовый счет-фактура по оплаченному счету и счет-фактура на отгрузку.
Инструкция ориентирована на «1С:Бухгалтерия 8.3» как наиболее распространенную конфигурацию, но логика действий в других решениях (УНФ, Комплексная автоматизация, ERP) практически совпадает — отличаются только названия пунктов меню.
Когда счет-фактура создается на основании счета, а когда нет
Главное условие: счет-фактура выставляется при отгрузке товаров (работ, услуг) или при получении аванса. Сам по себе неоплаченный счет не порождает обязанности выставить счет-фактуру, и в 1С корректная цепочка документов строится с учетом этого правила.
На практике возможны три ситуации. Первая — покупатель оплатил счет полностью или частично авансом: тогда на основании счета создается авансовый счет-фактура. Вторая — товар отгружен: счет-фактура создается на основании документа «Реализация (акты, накладные)», а счет служит лишь началом цепочки. Третья — счет выставлен, но не оплачен и не отгружен: счет-фактура пока не нужна вовсе.
Как выбрать действие
Подготовка: что проверить в счете до создания счета-фактуры
Прежде чем вводить счет-фактуру, убедитесь, что счет покупателю заполнен корректно. Ошибки в исходном документе автоматически перейдут в счет-фактуру, и исправлять их придется в двух местах.
Проверьте реквизиты контрагента: ИНН, КПП, юридический адрес — именно они попадут в поля покупателя. Убедитесь, что в табличной части указаны ставки НДС (20%, 10% или «Без НДС») и что валюта документа соответствует договору. Если организация работает по УСН без НДС, счет-фактура в стандартном режиме вообще не требуется, кроме специальных случаев (например, выставления счета-фактуры по просьбе покупателя с выделенным налогом).
Создание счета-фактуры на основании счета: пошагово
Откройте раздел «Продажи» → «Счета покупателям» и найдите нужный счет в списке. Откройте документ двойным щелчком — кнопка «Создать на основании» доступна и из формы списка, но из самого документа удобнее контролировать результат.
Нажмите кнопку «Создать на основании» в командной панели документа и выберите пункт «Счет-фактура выданный». Программа автоматически подставит контрагента, договор, сумму и ставки НДС из счета. Если по счету уже зарегистрирована оплата, создастся авансовый счет-фактура с кодом вида операции «02» (авансы полученные).
Проверьте дату и номер счета-фактуры: номер присваивается автоматически по журналу счетов-фактур, дата по умолчанию — текущая. При необходимости скорректируйте дату в пределах налогового периода. Затем нажмите «Провести и закрыть».
- 1Откройте «Продажи» → «Счета покупателям» и найдите нужный счет
- 2Откройте счет и нажмите «Создать на основании» → «Счет-фактура выданный»
- 3Проверьте контрагента, договор, сумму и ставки НДС
- 4Проверьте дату и номер счета-фактуры
- 5Нажмите «Провести и закрыть»
- 6Распечатайте или выгрузите счет-фактуру для покупателя
Авансовый счет-фактура по оплаченному счету
Если покупатель внес предоплату, в базе сначала должен появиться документ оплаты — «Поступление на расчетный счет» с видом операции «Оплата от покупателя», где указан тот же договор, что и в счете. Только после этого счет-фактура на основании счета корректно определит сумму аванса.
В авансовом счете-фактуре сумма НДС рассчитывается расчетным методом: при ставке 20% — как 20/120 от суммы аванса, при 10% — как 10/110. Программа делает это автоматически, но бухгалтеру стоит сверить итог с выпиской банка. Если оплата частичная, счет-фактура формируется только на фактически полученную сумму, а не на полную сумму счета.
Обратите внимание: в типовой «1С:Бухгалтерии» авансовые счета-фактуры часто регистрируются пакетно через обработку «Регистрация счетов-фактур на аванс» (раздел «Банк и касса» или «Операции» → «Регистрация счетов-фактур на аванс»). Этот способ удобнее, когда авансов много: обработка сама находит все оплаты за период и создает счета-фактуры одним действием.
Счет-фактура на отгрузку: правильная цепочка документов
Если товар уже отгружен, счет-фактуру следует создавать не на основании счета напрямую, а на основании документа реализации. Цепочка выглядит так: «Счет покупателю» → «Реализация (акты, накладные)» → «Счет-фактура выданный». Такой порядок обеспечивает корректное отражение выручки, списание себестоимости и начисление НДС.
Для этого в счете нажмите «Создать на основании» → «Реализация (акты, накладные)», проверьте и проведите документ реализации. Затем в самой реализации нажмите кнопку «Выписать счет-фактуру» внизу формы либо «Создать на основании» → «Счет-фактура выданный». Ссылка на созданный счет-фактуру появится в нижней части документа реализации.
Если ранее по этому счету был выставлен авансовый счет-фактура, при проведении реализации аванс зачтется автоматически, а НДС с аванса будет принят к вычету при формировании записей книги покупок. Убедиться в этом можно в отчете «Анализ учета по НДС» или в документе «Формирование записей книги покупок» за соответствующий квартал.
Если счет-фактура создан на основании реализации, а не счета, в печатной форме автоматически подтянутся данные об отгрузке. Поэтому даже при наличии счета удобнее сначала провести реализацию — это избавит от ручной правки счета-фактуры и расхождений с книгой продаж.
Проверка результата и печать документа
После проведения откройте созданный счет-фактуру и сверьте ключевые поля: номер и дату, наименование и ИНН/КПП продавца и покупателя, сумму, ставку и сумму НДС, код валюты. Для авансового счета-фактуры проверьте, что указан код вида операции 02 и реквизиты платежного документа.
Для печати используйте кнопку «Печать» в форме счета-фактуры — типовая форма соответствует установленному образцу. Если документ отправляется контрагенту в электронном виде, воспользуйтесь сервисом обмена ЭДО, если он подключен к вашей базе.
Финальная проверка — попадание документа в регламентную отчетность. Откройте «Операции» → «Книга продаж» за нужный квартал и убедитесь, что счет-фактура там отражен. Если записи нет, проверьте, проведен ли документ и не отменена ли его регистрация.
Как проверить результат
Совпадают со счетом (или с суммой аванса по выписке)
Сумма отличается, ставка НДС пустая или неверная
Авансовый — код 02 и реквизиты платежки; отгрузочный — ссылка на реализацию
На аванс создан обычный счет-фактура или наоборот
Счет-фактура присутствует в книге
Записи нет — документ не проведен или дата вне периода
Типичные ошибки и как их избежать
Самая частая проблема — создание счета-фактуры на основании неоплаченного счета с полной суммой. В этом случае НДС начисляется дважды: один раз по этому документу и второй — при реализации. Всегда сверяйте факт оплаты по банковской выписке до ввода авансового счета-фактуры.
Вторая распространенная ошибка — дублирование документов: счет-фактура создан и на основании счета, и на основании реализации. Найти дубли помогает журнал «Счета-фактуры» с отбором по контрагенту: у одного основания должна быть одна действующая счет-фактура. Лишний документ следует пометить на удаление, а не просто распровести.
Третья ошибка — неверная дата. Счет-фактура, датированный другим кварталом, искажает декларацию по НДС. Перед проведением сверяйте дату документа с датой отгрузки или поступления оплаты.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли создать счет-фактуру на основании счета, если оплаты еще не было?
Технически программа позволит провести документ, но делать этого не следует: обязанность выставить счет-фактуру возникает при отгрузке или получении аванса. Для неоплаченного и неотгруженного счета счет-фактура не нужен — он создаст лишнее начисление НДС.
Почему кнопка «Создать на основании» не предлагает пункт «Счет-фактура»?
Чаще всего причина в правах пользователя или в том, что счет помечен на удаление либо не проведен. Проверьте статус документа и права доступа. В некоторых конфигурациях пункт называется «Счет-фактура выданный» и находится в подменю кнопки «Создать на основании».
Как выставить счета-фактуры на аванс сразу по всем оплатам за месяц?
Используйте обработку «Регистрация счетов-фактур на аванс»: укажите период, нажмите «Заполнить» — программа найдет все незакрытые авансы — и затем «Выполнить». Все счета-фактуры будут созданы и проведены одним действием.
Что делать, если созданный счет-фактура оказался с ошибкой?
Если документ еще не отправлен покупателю и период не закрыт, исправьте исходный счет или оплату, затем распроведите и перезаполните счет-фактуру. Если счет-фактура уже передан контрагенту, оформляется исправительный счет-фактура, а исходный документ не удаляется.
Нужен ли счет-фактура, если организация работает без НДС?
При применении УСН или патента в общем случае счета-фактуры не выставляются. Исключения — операции по договору комиссии/агентирования с НДС, импорт и добровольное выставление счета-фактуры с выделенным налогом, которое влечет обязанность уплатить НДС и подать декларацию.
Что важно запомнить
Счет-фактура на основании счета создается кнопкой «Создать на основании» и корректно работает при наличии оплаты (авансовый вариант) или через реализацию (отгрузочный вариант). Перед созданием проверьте договор, ставки НДС и факт оплаты, после — наличие документа в книге продаж и отсутствие дублей.