Как в 1С создать акт сверки с контрагентом

Акт сверки взаиморасчётов — документ, который подтверждает состояние расчётов между организацией и контрагентом на определённую дату. В 1С:Бухгалтерии 8.3 он формируется автоматически на основании проведённых документов, поэтому основная работа бухгалтера — правильно задать параметры и проверить результат перед отправкой контрагенту.

Акт сверки нужен при подготовке к инвентаризации расчётов, перед закрытием договора, при претензионной работе и по запросу контрагента. Юридически подписанный акт фиксирует признание задолженности, что важно для исчисления срока исковой давности.

Инструкция ниже ориентирована на 1С:Бухгалтерию 8.3 (редакция 3.0), но логика аналогична в 1С:Управление торговлей и 1С:Комплексная автоматизация — отличается только расположение документа в меню.

Где найти документ и какие данные подготовить

В 1С:Бухгалтерии 8.3 акт сверки находится в разделе «Покупки» → «Акты сверки расчётов» либо «Продажи» → «Акты сверки расчётов» — это один и тот же журнал, доступный из обоих разделов. Также документ можно открыть через «Главное меню» → «Все функции» → «Документы» → «Акт сверки расчетов», если пункт скрыт настройками интерфейса.

Перед созданием акта убедитесь, что все документы за сверяемый период проведены: реализации, поступления, оплаты, корректировки и возвраты. Непроведённые или помеченные на удаление документы в акт не попадут, и сальдо окажется неверным. Полезно предварительно сформировать оборотно-сальдовую ведомость по счетам 60, 62 и 76 в разрезе контрагента — это даст эталон для проверки.

Создание и заполнение акта сверки

Нажмите «Создать» в журнале актов сверки. В шапке документа укажите организацию, контрагента и период сверки. Если с контрагентом несколько договоров, выберите конкретный договор — тогда акт сформируется только по нему. Если договор не заполнен, в сверку попадут все расчёты с этим контрагентом.

Табличную часть заполняйте кнопкой «Заполнить» → «По данным учета». Программа подберёт все проведённые документы расчётов за период: реализации товаров и услуг, поступления, списания с расчётного счёта, корректировки долга. Колонки «Дебет» и «Кредит» отражают операции с точки зрения вашей организации.

После заполнения программа автоматически рассчитает сальдо на начало и конец периода и покажет итоговую задолженность: кто кому должен и сколько. Если задолженность нулевая, в акте будет указано, что расчёты закрыты.

1. 1
   Откройте «Покупки» или «Продажи» → «Акты сверки расчётов» и нажмите «Создать»
2. 2
   Заполните организацию, контрагента, договор и период сверки
3. 3
   Нажмите «Заполнить» → «По данным учета»
4. 4
   Сверьте итоговое сальдо с оборотно-сальдовой ведомостью по счетам 60/62/76
5. 5
   Проведите документ и выведите печатную форму кнопкой «Печать» → «Акт сверки расчетов»
6. 6
   Передайте акт контрагенту на бумаге, по ЭДО или сканом по согласованию

Проверка расхождений и ручная корректировка

Если контрагент сообщил свои данные, их можно внести в табличную часть вручную в соседние колонки — программа покажет расхождения по каждому документу. Это удобно, когда акт пришёл от контрагента и нужно найти, какой документ не совпадает.

Типичные причины расхождений: оплата прошла в банке, но выписка ещё не загружена в 1С; документ реализации проведён другой датой; счёт-фактура есть, а накладная не проведена; задвоился контрагент в справочнике (две карточки одной компании). Прежде чем править акт вручную, найдите первичный документ и исправьте учёт — ручная правка акта не изменяет бухгалтерские данные.

Печать и отправка контрагенту

Печатная форма вызывается кнопкой «Печать» → «Акт сверки расчетов». В форму попадают реквизиты обеих сторон, таблица операций, сальдо и строка о наличии или отсутствии расхождений. Подписывает акт руководитель или уполномоченное лицо; печать не обязательна, если организация от неё отказалась.

Если с контрагентом настроен обмен электронными документами (ЭДО), акт можно отправить напрямую из 1С через оператора ЭДО. Это ускоряет процесс: контрагент подписывает документ электронной подписью, и подписанный акт возвращается в базу автоматически. При бумажном обмене акт распечатывается в двух экземплярах.

Особенности в других конфигурациях

В 1С:Управление торговлей 11 документ называется «Сверка взаиморасчетов» и находится в разделе «Закупки» или «Продажи» → «Документы». Там сверка строится по расчётным документам, а расхождения можно зафиксировать отдельной таблицей «Данные контрагента» с автоматическим расчётом разницы.

В 1С:Комплексная автоматизация и 1С:ERP механизм аналогичен УТ 11. Если акт нужен в произвольной форме (например, с дополнительными колонками по договорам), используйте внешние печатные формы или отчёт «Анализ расчётов с контрагентом» как основу.

Сравнение вариантов

Акт сверки в 1С:Бухгалтерии 8.3

Подходит для бухгалтерской сверки по счетам расчётов; простая форма, но нет отдельной таблицы расхождений

Сверка взаиморасчётов в УТ 11 / ERP

Удобна при большом числе отгрузок: есть автоматическое сопоставление данных контрагента и вывод расхождений

Отчёт «Анализ расчётов» или ОСВ

Быстрый способ проверить сальдо без оформления документа, но не заменяет подписанный акт для контрагента

Контроль результата перед отправкой

Перед отправкой акта сверьте конечное сальдо с оборотно-сальдовой ведомостью по счетам 60, 62, 76 по данному контрагенту и договору. Цифры должны совпадать до копейки. Также проверьте период, реквизиты сторон и подписанта — ошибка в ИНН или номере договора делает акт спорным как доказательство.

Контрольные точки

Как проверить результат

Сальдо на конец периода в акте

Норма

Совпадает с ОСВ по счетам 60/62/76 по контрагенту и договору

Тревожный признак

Суммы различаются — ищите непроведённые документы или дубли контрагента

Состав табличной части

Норма

Все реализации и оплаты периода присутствуют с верными датами и номерами

Тревожный признак

Документов не хватает или есть лишние — проверьте период и отбор по договору

Подписанный акт от контрагента

Норма

Подписан без оговорок, расхождений нет

Тревожный признак

Контрагент указал свои цифры — требуется разбор расхождений по каждому документу

Часто задаваемые вопросы

Обязателен ли акт сверки по закону?

Нет, закон не обязывает составлять акт сверки. Это добровольный документ, но он важен на практике: подтверждает задолженность, прерывает течение срока исковой давности при подписании и запрашивается при инвентаризации расчётов и аудите.

Почему в акт не попадают некоторые документы?

Чаще всего документы не проведены, проведены другой датой вне периода сверки, относятся к другому договору или к дублю контрагента. Проверьте журнал документов по контрагенту и сравните с отбором в акте.

Можно ли сформировать акт сверки сразу по всем договорам?

Да. Оставьте поле «Договор» пустым — в табличную часть попадут расчёты по всем договорам с этим контрагентом. Однако для разбора расхождений удобнее формировать акты по каждому договору отдельно.

Что делать, если контрагент не подписывает акт?

Отсутствие подписи контрагента не делает акт недействительным для внутренних целей, но доказательственную силу он теряет. Зафиксируйте факт направления акта (письмо с уведомлением, отметка ЭДО) — в споре это подтвердит, что сверка предлагалась.

Как исправить ошибку в уже созданном акте?

Откройте документ, исправьте учётные данные (проведите или скорректируйте первичные документы), затем перезаполните акт кнопкой «Заполнить». Ручная правка цифр в самом акте не меняет данные бухгалтерского учёта.