Как в 1С составить доверенность

Доверенность в 1С оформляется отдельным документом, который фиксирует передачу полномочий сотруднику на получение товарно-материальных ценностей от поставщика. В типовых конфигурациях — «1С:Бухгалтерия 8», «1С:Управление торговлей», «1С:Комплексная автоматизация» — для этого предусмотрен документ «Доверенность» с печатной формой М-2 (или М-2а), а также возможность вывода произвольного бланка.

Корректно оформленная доверенность в программе решает сразу несколько задач: бухгалтер видит, кто и за какими ценностями отправлен, документ попадает в журнал учёта выданных доверенностей, а печатная форма соответствует требованиям к первичным документам. При этом важно понимать: 1С формирует именно бухгалтерскую доверенность на получение ТМЦ — для доверенностей на представление интересов в суде или нотариальных документов программа не предназначена.

Ниже разобран полный порядок работы: от проверки исходных данных до печати и регистрации документа, с разбором отличий между конфигурациями и типичных ошибок, из-за которых доверенность отклоняют поставщики или проверяющие.

Где находится доверенность в разных конфигурациях 1С

Расположение документа зависит от конфигурации и её версии. В «1С:Бухгалтерии 8» доверенность находится в разделе «Покупки» → «Доверенности». Если пункта нет в меню, откройте «Покупки» → настройки навигации раздела и добавьте документ в панель функций, либо воспользуйтесь общим списком документов через «Операции» → «Документы».

В «1С:Управлении торговлей» и «1С:Комплексной автоматизации» документ обычно доступен в разделе «Закупки» или «Склад и доставка» под названием «Доверенности на получение товаров». В старых версиях УТ 10.3 документ назывался «Доверенность» и находился в меню «Документы» → «Закупки».

Что подготовить перед оформлением

До создания документа убедитесь, что в программе корректно заполнены справочники, из которых доверенность подтянет данные. Неправильные исходные данные — главная причина ошибок в печатной форме.

Проверьте карточку организации: полное наименование, ИНН, КПП, юридический адрес и банковские реквизиты. Эти данные уходят в шапку доверенности, и расхождение с учредительными документами может стать основанием для отказа поставщика отгружать товар по такой доверенности.

Проверьте карточку сотрудника в справочнике «Физические лица» или «Сотрудники»: ФИО полностью, паспортные данные (серия, номер, кем и когда выдан), должность. В типовых конфигурациях паспортные данные хранятся в регистре сведений «Документы физических лиц» — заполняйте их там, а не в произвольном комментарии.

Определите срок действия доверенности. По общему правилу срок действия доверенности на получение ТМЦ ограничен, а доверенность без указания даты выдачи признаётся ничтожной. На практике разовые доверенности выдают на 10–15 дней; конкретный срок устанавливает внутренний порядок организации.

Пошаговое создание доверенности

Откройте список доверенностей и нажмите «Создать». Последовательно заполните поля формы. Порядок полей может немного отличаться между конфигурациями, но логика одна.

1. 1
   Укажите дату документа — она считается датой выдачи доверенности
2. 2
   Выберите организацию, от имени которой выдаётся доверенность
3. 3
   Выберите сотрудника (доверенное лицо) — программа подставит паспортные данные и должность
4. 4
   Укажите контрагента-поставщика, у которого получают ценности
5. 5
   Заполните основание: номер и дату договора, счёта или заказа
6. 6
   Установите срок действия доверенности
7. 7
   Заполните табличную часть: перечень материальных ценностей с количеством и единицами измерения
8. 8
   Проведите документ и распечатайте форму М-2

Табличную часть «Материальные ценности» заполняйте по документу поставщика: наименование ценности, единица измерения, количество. В некоторых конфигурациях доступен выбор номенклатуры из справочника, в других — только свободный текст. Если получаете ценности по конкретному счёту, переписывайте позиции дословно — поставщик сверяет доверенность со своим документом.

После заполнения нажмите «Провести». Проведение не формирует бухгалтерских проводок — доверенность не порождает хозяйственной операции, — но регистрирует документ в журнале учёта и делает его недоступным для случайного удаления.

Печать доверенности: форма М-2 и произвольный бланк

Кнопка «Печать» в документе предлагает форму М-2 (доверенность) или М-2а — для организаций с большим количеством выдаваемых доверенностей, где корешок остаётся в бухгалтерии. Формы М-2 и М-2а исторически утверждены для учёта доверенностей на получение ТМЦ; с обязательности унифицированных форм они сняты, но остаются удобным и привычным для контрагентов шаблоном.

Проверьте печатную форму до вывода на принтер: на ней должны быть дата выдачи, полные реквизиты организации, ФИО и паспортные данные доверенного лица, наименование поставщика, основание, срок действия, перечень ценностей и образец подписи доверенного лица. Доверенность подписывает руководитель организации (или иное уполномоченное лицо) с приложением печати, если организация её использует.

Контрольные точки

Как проверить готовую доверенность

Дата выдачи

Норма

Дата проставлена и совпадает с датой документа

Тревожный признак

Дата отсутствует — доверенность ничтожна

Паспортные данные

Норма

Серия, номер, кем выдан — всё заполнено полностью

Тревожный признак

Пустые поля или текст «данные не указаны»

Срок действия

Норма

Дата окончания позже даты выдачи и разумна по срокам поставки

Тревожный признак

Срок истёк или не указан

Перечень ценностей

Норма

Позиции совпадают с документом поставщика

Тревожный признак

Расхождения в наименованиях или количестве — поставщик может отказать в отгрузке

Учёт и контроль выданных доверенностей

Выданные доверенности подлежат учёту: бухгалтерия должна знать, какие доверенности выданы, какие использованы, а какие просрочены без исполнения. В 1С журнал документов «Доверенности» выполняет роль такого регистра — по нему можно отфильтровать документы по сотруднику, поставщику и периоду.

Если ценности получены, оприходуйте их документом «Поступление товаров и услуг» и приложите использованную доверенность к первичным документам поставщика — накладной или акту. Неиспользованные доверенности с истёкшим сроком следует вернуть в бухгалтерию и хранить вместе с корешками.

Удобно завести нумерацию доверенностей с префиксом года или подразделения (настраивается в механизме нумерации документов): тогда по номеру в журнале сразу видно, к какому периоду и отделу относится документ, а поиск просроченных доверенностей занимает минуты.

Типичные ошибки и как их избежать

Отдельная группа проблем связана с редактированием документа после выдачи. Если доверенность уже распечатана и подписана, любое изменение в программе делает электронную версию не соответствующей бумажной. Правильный путь — отменить проведение старого документа, пометить его на удаление (или оставить с пометкой «аннулировано» в комментарии) и создать новую доверенность.

Если типовой формы недостаточно

Когда поставщик требует доверенность по собственному бланку или нужна форма, отличная от М-2, есть три пути. Первый — использовать внешнюю печатную форму, подключаемую через «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки» (в конфигурациях на БСП). Второй — отредактировать макет в конфигураторе, что требует снятия конфигурации с полной поддержки и навыков разработчика. Третий — выгрузить данные и оформить документ в текстовом редакторе, но тогда в 1С останется только запись в журнале без печатного образа.

Маршрут решения

Как выбрать способ оформления

Нужна стандартная доверенность на получение ТМЦИспользуйте типовой документ «Доверенность» с печатью М-2

Поставщик требует свой бланкПодключите внешнюю печатную форму через механизм дополнительных обработок

Нужна доверенность на представление интересов (не ТМЦ)Оформите текст в редакторе, а в 1С зафиксируйте факт выдачи в журнале или задачах

Макет М-2 нужно изменить постоянноПривлеките разработчика для доработки макета — не правьте печатную форму вручную каждый раз

FAQ

Можно ли оформить в 1С доверенность на физическое лицо, не являющееся сотрудником?

Типовой документ ориентирован на сотрудников организации, так как данные подтягиваются из кадровых справочников. Если доверенное лицо не оформлено в штате, заведите его как физическое лицо с паспортными данными; в ряде конфигураций документ позволяет выбрать любое физлицо, а не только сотрудника. Проверьте поведение своей версии на тестовом документе.

Почему на печать не выводятся паспортные данные сотрудника?

Почти всегда причина в том, что документ удостоверения личности не заполнен в регистре сведений «Документы физических лиц» (открывается из карточки физлица по гиперссылке «Личные данные» или «Документы»). Заполните серию, номер, кем и когда выдан паспорт, затем перезаполните документ доверенности.

Формирует ли доверенность бухгалтерские проводки?

Нет. Выдача доверенности — не хозяйственная операция, она не меняет ни активы, ни обязательства. Проводки появятся позже, при оприходовании полученных ценностей документом поступления. Доверенность в программе служит для печати бланка и учёта выданных полномочий.

Как аннулировать ошибочно выданную доверенность?

Если бланк не выдавался сотруднику — пометьте документ на удаление. Если доверенность была на руках, но не использована — получите оригинал обратно, храните его с отметкой об аннулировании, а в программе укажите в комментарии документа причину отмены. Удалять проведённый документ в этом случае не стоит: нарушится непрерывность журнала учёта.

Можно ли выписать доверенность сразу на нескольких поставщиков?

Типовой документ рассчитан на одного контрагента: поле поставщика и основание заполняются один раз. Для нескольких поставщиков создайте отдельные доверенности — это и юридически корректнее, поскольку каждый поставщик оставляет доверенность у себя.

Обязательна ли форма М-2 или можно печатать доверенность в свободной форме?

Унифицированные формы первичных документов не являются обязательными, организация вправе использовать самостоятельно разработанный бланк при наличии обязательных реквизитов. Однако форма М-2 привычна поставщикам и снижает риск отказа в отгрузке, поэтому на практике её используют чаще всего.