Как составить договор поставки в 1С

Договор поставки в 1С — это элемент справочника «Договоры контрагентов», который связывает все документы по сделке: заказы поставщику, поступления товаров, счета и взаиморасчёты. Правильно заведённый договор позволяет программе автоматически контролировать долги, подставлять условия в документы и строить отчёты по конкретному контракту. Если договор заполнен с ошибками или не заведён вовсе, расчёты с поставщиком «разваливаются» по виду «с контрагентом» в целом, и сверку приходится делать вручную.

Инструкция ниже написана на примере типовых конфигураций 1С:Управление торговлей 11 и 1С:Комплексная автоматизация 2, но логика создания договора в 1С:ERP и 1С:Бухгалтерии практически совпадает — отличаются только названия разделов меню и часть реквизитов. Перед началом работы убедитесь, что у вас есть права на запись справочника «Соглашения с поставщиками» и «Договоры контрагентов».

Какой документ в 1С соответствует договору поставки

В типовых конфигурациях 1С договор поставки не является отдельным документом с проведением. Это элемент справочника, который хранит реквизиты сделки: номер, дату, срок действия, валюту, порядок оплаты. Все «движения» по договору формируют другие документы — заказ поставщику, поступление товаров и услуг, оплата, — в которых договор указан как аналитика учёта.

В зависимости от конфигурации и настроек учёта используются два объекта. В 1С:Бухгалтерии и простых схемах торговли достаточно справочника «Договоры контрагентов». В 1С:Управление торговлей и 1С:ERP при включённом использовании соглашений сначала создаётся «Соглашение с поставщиком» (условия закупок: цены, сроки, порядок расчётов), а договор хранит юридические реквизиты контракта. Оба объекта могут использоваться вместе: соглашение отвечает за коммерческие условия, договор — за юридическую сторону и расчёты.

Подготовка: что проверить перед созданием договора

Прежде чем заводить договор, убедитесь, что в базе корректно создан контрагент-поставщик: заполнены ИНН, КПП, наименование и хотя бы один банковский счёт. Если контрагент создан с ошибками в реквизитах, они попадут в печатные формы и отчёты, а исправлять их потом придётся во всех связанных документах.

Второй шаг — проверить настройки учёта. В разделе «НСИ и администрирование» (в УТ 11 — «Настройка НСИ и разделов» → «Продажи/Закупки») посмотрите, включено ли использование договоров с контрагентами и соглашений с поставщиками. Если использование договоров отключено, программа будет вести расчёты «по контрагенту в целом», и отдельный учёт по договору поставки станет невозможен без изменения настроек.

Создание договора поставки: пошаговая инструкция

Самый надёжный способ — создать договор из карточки контрагента, тогда поле «Владелец» заполнится автоматически и договор не «повиснет» без привязки к поставщику.

1. 1
   Откройте справочник «Контрагенты» (раздел «Закупки» или «НСИ») и найдите поставщика по ИНН или наименованию.
2. 2
   В карточке контрагента перейдите по ссылке «Договоры» и нажмите «Создать».
3. 3
   Укажите вид договора «С поставщиком», номер и дату договора из бумажного оригинала.
4. 4
   Заполните организацию от своего лица, валюту расчётов и срок действия договора.
5. 5
   При необходимости укажите порядок расчётов: «По договорам», «По заказам» или «По накладным».
6. 6
   Запишите договор и проверьте, что он появился в списке договоров контрагента.

Заполнение основных реквизитов

Поле «Наименование» программа обычно формирует автоматически из номера и даты, но его можно отредактировать — например, «Поставка № 15 от 12.03 (металлопрокат)», чтобы договор легко находился в списках. Номер и дату вносите точно как в бумажном договоре: эти данные выводятся в печатные формы, счета-фактуры и отчёты для сверки с поставщиком.

Валюта расчётов критична: если договор в валюте или условных единицах, а вы указали рубли, программа не сможет корректно переоценивать задолженность, и курсовые разницы придётся считать вручную. Срок действия договора не является обязательным, но его заполнение помогает отсекать устаревшие договоры при выборе в документах.

Порядок расчётов по договору

В торговых конфигурациях в договоре задаётся детализация взаиморасчётов. Вариант «По договору в целом» подходит для разовых поставок с одной оплатой. «По заказам» удобен, когда по одному договору идёт много поставок с отдельной оплатой каждой — тогда долг контролируется по каждому заказу. «По накладным» применяется, когда оплата привязана к конкретным поступлениям, а заказы не оформляются.

Сравнение вариантов

Расчёты по договору в целом

Подходит для одной-двух поставок в рамках контракта. Ограничение: нельзя отследить долг по конкретной поставке.

Расчёты по заказам

Подходит для регулярных поставок с оплатой каждого заказа. Требует обязательного оформления документов «Заказ поставщику».

Расчёты по накладным

Подходит, когда оплата привязана к факту поступления. Заказы не нужны, но контроль выполнения договора по этапам слабее.

Как привязать договор к заказам и поступлениям

Договор начинает «работать», когда на него ссылаются документы. В документе «Заказ поставщику» выберите контрагента — программа предложит список его договоров с видом «С поставщиком»; укажите нужный. Если договор у поставщика один, он подставится автоматически.

При оформлении «Поступления товаров и услуг» на основании заказа договор переносится автоматически. Если поступление создаётся без заказа, выберите договор вручную в шапке документа. То же правило действует для оплаты: в «Списании безналичных денежных средств» или «Поступлении безналичных ДС» договор указывается в расшифровке платежа, и от корректности этого поля зависит закрытие задолженности именно по нужному контракту.

Признак правильной привязки: в отчёте «Ведомость расчётов с партнёрами» или «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 60» задолженность по поставщику детализируется именно по вашему договору, а не общей суммой по контрагенту.

Контрольные точки

Как проверить результат

Отчёт по расчётам с поставщиком

Норма

Задолженность детализируется по договору поставки

Тревожный признак

Весь долг висит на контрагенте без договора или на пустом договоре

Заказ поставщику

Норма

В шапке указан нужный договор, статус заказа меняется при поступлении

Тревожный признак

Поле договора пустое или подставлен другой договор этого же поставщика

Печатная форма

Норма

Номер и дата договора совпадают с бумажным оригиналом

Тревожный признак

Реквизиты отличаются или отсутствуют

Печать текста договора из 1С

Типовые конфигурации не формируют полноценный юридический текст договора поставки — 1С хранит реквизиты, а не сам контракт. Однако есть несколько практических вариантов получить документ на бумаге.

Первый — использовать внешнюю печатную форму или шаблон договора в формате DOCX/Office Open XML, который подключается через механизм «Дополнительные отчеты и обработки». Шаблон готовит юрист, а программа подставляет в него реквизиты контрагента, организации и договора. Второй — в некоторых конфигурациях доступны встроенные шаблоны договоров в разделе «Печать» карточки договора. Третий — выгрузить реквизиты в Word вручную, если договоров немного.

Типичные ошибки и ограничения

Отдельное ограничение: один документ в типовых конфигурациях может ссылаться только на один договор. Если поставка идёт по двум контрактам с одним поставщиком, оформляйте отдельные поступления или отдельные строки заказа по каждому договору — в зависимости от настроек конфигурации.

Заведите правило: сначала договор, потом первый документ по нему. Если заказ или поступление уже проведены без договора, проще отменить проведение, указать договор и провести заново, чем потом разбирать расхождения в сверке с поставщиком в конце квартала.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли работать с поставщиком вообще без договора в 1С?

Да, если в настройках отключено использование договоров, расчёты ведутся по контрагенту в целом. Это допустимо при одном-двух поставщиках с разовыми закупками, но при росте числа сделок вы теряете возможность контролировать долг и исполнение по каждому контракту отдельно.

Чем соглашение с поставщиком отличается от договора?

Соглашение хранит коммерческие условия: цены, скидки, сроки поставки, порядок оплаты. Договор хранит юридические реквизиты контракта и используется как аналитика расчётов. В УТ 11 и ERP они дополняют друг друга; в 1С:Бухгалтерии соглашений нет — только договоры.

Как исправить ошибочно указанный договор в проведённом поступлении?

Отмените проведение документа, измените договор в шапке и проведите снова. Если по документу уже есть связанные оплаты или счета-фактуры, проверьте и их: договор в расшифровке платежа должен совпадать с договором поступления, иначе зачёт аванса не произойдёт.

Нужно ли заводить новый договор на каждый год с постоянным поставщиком?

Это зависит от бумажного документооборота. Если заключён рамочный договор с автоматической пролонгацией, в 1С достаточно одного элемента справочника. Если каждый год подписывается новый контракт с новым номером, заводите новый договор, чтобы реквизиты в печатных формах и сверках совпадали с оригиналами.

Почему договор не подставляется автоматически в заказ поставщику?

Чаще всего причина в том, что у контрагента несколько действующих договоров — программа не выбирает сама и ждёт указания пользователя. Также проверьте вид договора (должен быть «С поставщиком»), организацию в договоре и срок его действия: просроченные договоры могут не предлагаться к выбору.