Документы и Печать · 11 мин
Как в 1С составить акт приема-передачи
Как составить акт приема-передачи в 1С: какие документы использовать, как заполнить реквизиты, распечатать форму и проверить проводки. Практическая инструкция.
Акт приема-передачи в 1С не существует как отдельный «волшебный» документ: он формируется на основе учетных документов — поступления, реализации, перемещения, передачи основных средств или оказания услуг. Задача пользователя — правильно выбрать тип документа, заполнить реквизиты и вывести печатную форму. В зависимости от конфигурации (1С:Бухгалтерия, Управление торговлей, ERP) названия пунктов меню отличаются, но логика везде одинакова.
Ниже разобраны основные сценарии: передача товаров, основных средств, материалов и результатов работ. Инструкции приведены для типовых конфигураций на платформе 1С:Предприятие 8.3. Если ваша конфигурация доработана, названия кнопок и расположение команд могут отличаться — ищите аналогичные по смыслу пункты.
Какие документы 1С используются для акта приема-передачи
Прежде чем создавать документ, определите, что именно передается и в рамках какой хозяйственной операции. От этого зависит и тип документа, и печатная форма акта, и бухгалтерские проводки.
| Что передается | Документ в 1С | Типовая печатная форма |
|---|---|---|
| Товары покупателю | Реализация (акты, накладные) | ТОРГ-12, УПД, акт |
| Услуги, работы | Реализация (акты, накладные), вид «Услуги» | Акт оказания услуг |
| Основное средство | Передача ОС | ОС-1 (акт приема-передачи ОС) |
| Материалы внутри организации | Требование-накладная, Перемещение товаров | М-11, внутренняя накладная |
| Товары между складами | Перемещение товаров | ТОРГ-13 |
| Материалы заказчику (давальческие) | Передача материалов в переработку / заказчику | Акт, М-15 |
Если нужна нестандартная форма акта — например, акт приема-передачи оборудования по договору аренды или акт приема-передачи документов — ее обычно добавляют как внешнюю печатную форму или создают документ «Передача материалов в эксплуатацию» с доработанным макетом. В типовой поставке произвольного «пустого» акта нет: программа всегда привязывает печатную форму к учетному событию.
Акт приема-передачи товаров через документ реализации
Самый частый сценарий — отгрузка товара покупателю с оформлением акта или накладной. В 1С:Бухгалтерии 8.3 откройте раздел Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД) и нажмите «Создать». Выберите вид операции «Товары (накладная)».
Заполните шапку документа:
- Контрагент — покупатель из справочника; если его нет, создайте карточку с ИНН, КПП и адресом, эти данные попадут в акт;
- Договор — договор с покупателем; реквизиты договора выводятся в основании акта;
- Склад — склад отгрузки, влияет на списание остатков;
- Номер и дата — присваиваются автоматически, но проверьте их: именно они будут напечатаны в акте.
В табличной части добавьте номенклатуру, укажите количество, цену и ставку НДС. Программа сама рассчитает суммы. После заполнения нажмите «Провести» — документ спишет товар со склада и сформирует задолженность покупателя. Затем кнопкой «Печать» выберите нужную форму: «Акт приема-передачи», «Товарная накладная (ТОРГ-12)» или «Универсальный передаточный документ (УПД)».
- 1Откройте Продажи → Реализация (акты, накладные, УПД) и создайте документ с видом «Товары» или «Услуги»
- 2Заполните контрагента, договор, склад и проверьте номер с датой
- 3Добавьте номенклатуру в табличную часть, укажите количество и цены
- 4Нажмите «Провести» и убедитесь в отсутствии ошибок проведения
- 5Через кнопку «Печать» выберите форму акта и выведите на принтер или в PDF
Акт приема-передачи основных средств (форма ОС-1)
Передача основного средства — отдельная операция, потому что затрагивает инвентарный учет. В 1С:Бухгалтерии перейдите в ОС и НМА → Выбытие ОС → Передача ОС. Создайте документ, укажите контрагента-покупателя, договор и в табличной части выберите основное средство из справочника.
Программа подтянет инвентарный номер, первоначальную и остаточную стоимость, накопленную амортизацию — эти данные обязательны для формы ОС-1. На закладке «Дополнительно» заполните сведения о комиссии и сдающей/принимающей сторонах, если они требуются в печатной форме. После проведения документа нажмите «Печать → Акт о приеме-передаче ОС (ОС-1)».
Если основное средство передается безвозмездно или внутри группы компаний, проверьте налоговые последствия заранее: документ сформирует проводки автоматически, и исправлять их вручную придется через операцию, что усложняет отчетность.
Акт при передаче материалов и внутренних перемещениях
Для передачи материалов со склада в подразделение используется документ Требование-накладная (раздел «Склад» или «Производство»). Заполните склад-отправитель, подразделение-получатель, добавьте материалы и проведите. Печатная форма — М-11, которая и служит актом внутренней приема-передачи.
При перемещении между складами применяйте документ «Перемещение товаров» с печатной формой ТОРГ-13. В ней предусмотрены подписи сдавшего и принявшего материально ответственных лиц — именно эти подписи делают документ актом приема-передачи.
Для передачи материалов сторонней организации без перехода права собственности (например, давальческое сырье) используйте специальные документы передачи в переработку. Они формируют забалансовые проводки, и обычная накладная на реализацию здесь не подойдет — она ошибочно признает выручку.
Акт оказания услуг и выполненных работ
Для услуг создайте документ «Реализация (акты, накладные)» с видом операции «Услуги (акт)». Табличная часть заполняется номенклатурой с типом «Услуга» — склад здесь не указывается, потому что списания со склада не происходит.
После проведения нажмите «Печать → Акт об оказании услуг» или «Акт приема-передачи» в зависимости от доступных форм. Если акт должен содержать подробное описание работ, заполните поле содержания в строке услуги — текст попадет в печатную форму. Для работ со сложным составом в 1С:ERP и Управлении торговлей есть документ «Акт выполненных работ» с расширенными возможностями описания этапов.
Настройка и доработка печатной формы акта
Типовые формы не всегда подходят: нужен другой шаблон, дополнительные графы или двусторонний акт с подписями обеих организаций. Возможны три пути.
Первый — воспользоваться встроенным редактором макетов: в некоторых конфигурациях печатную форму после вывода можно отредактировать как табличный документ (кнопка с карандашом или «Еще → Изменить»). Это разовая правка, при следующей печати макет снова будет типовым.
Второй — подключить внешнюю печатную форму через Администрирование → Печатные формы, отчеты и обработки → Дополнительные отчеты и обработки. Готовые формы актов распространяются как файлы .erf/.epf, их загружает администратор или пользователь с правами настройки. Третий путь — заказать доработку макета у программиста 1С, если требования к форме сложные и постоянные.
Способы изменить форму акта
Подходит для разовых исправлений; изменения не сохраняются в макете
Подходит для постоянного использования своего шаблона; требует прав на подключение обработок
Подходит для сложных форм с расчетами; требует программиста и осложняет обновления
Проверка результата и типичные ошибки
После проведения документа и печати акта убедитесь, что учетные данные корректны. Откройте движения документа (кнопка «Дт/Кт» или «Показать проводки») и сверьте счета: при реализации товаров должно быть списание с 41 счета и задолженность по 62, при передаче ОС — списание с 01 и закрытие амортизации по 02.
Проверьте остатки по складу через отчет «Оборотно-сальдовая ведомость» или «Остатки товаров на складах»: количество после отгрузки не должно уходить в минус. Отрицательные остатки — признак того, что акт оформлен раньше оприходования товара или по неверному складу.
Как проверить результат
Счета и суммы соответствуют операции, документ проведен без ошибок
Документ не проведен или проводки сформированы вручную
Остаток номенклатуры уменьшился на количество из акта
Отрицательный остаток или остаток не изменился
Заполнены реквизиты обеих сторон, номер, дата, подписи
Пустые поля контрагента, договора или ответственных лиц
Частые вопросы
Можно ли в 1С сделать акт приема-передачи без привязки к товару или услуге?
В типовой конфигурации произвольного «пустого» акта нет — печатная форма всегда строится на учетном документе. Для нестандартных случаев (передача документов, ключей, оборудования в аренду) подключают внешнюю печатную форму к подходящему документу или оформляют операцию вручную с доработанным макетом.
Чем УПД отличается от обычного акта приема-передачи?
УПД объединяет счет-фактуру и передаточный документ: одной формой подтверждаются и передача товара, и право на вычет НДС. Обычный акт подтверждает только факт передачи. В 1С обе формы печатаются из одного документа реализации кнопкой «Печать».
Почему в акте не выводятся подписи руководителя?
Подписи подтягиваются из карточки организации и регистра ответственных лиц. Откройте Главное → Реквизиты организации и проверьте, что руководитель и главный бухгалтер указаны с действующими датами полномочий. После исправления перезаполните печатную форму.
Как исправить ошибку в уже подписанном акте?
Если период не закрыт, отмените проведение документа, исправьте данные и проведите заново, затем распечатайте новый акт и согласуйте замену с контрагентом. Если период закрыт, исправление оформляется корректировочным документом («Корректировка реализации»), а не редактированием исходного.
Можно ли отправить акт из 1С контрагенту электронно?
Да, если подключен сервис обмена электронными документами (ЭДО): акт или УПД отправляется прямо из документа кнопкой «ЭДО» и подписывается электронной подписью. Без ЭДО печатную форму можно сохранить в PDF через «Файл → Сохранить» и отправить обычной почтой.
Что важно запомнить
Акт приема-передачи в 1С — это печатная форма учетного документа: реализации, передачи ОС, требования-накладной или перемещения. Правильно выберите тип документа, заполните контрагента и договор, проведите документ и только потом печатайте. Перед подписанием сверьте проводки и остатки, а для нестандартных форм используйте внешние печатные обработки.