Документы и Печать · 10 мин
Как в 1С сохранить документ или отчёт в PDF
Как сохранить в PDF документы, печатные формы и отчёты в 1С: через меню Файл, кнопку сохранения, виртуальный принтер и пакетную выгрузку. Разбор ошибок и настроек.
Сохранение в PDF — одна из самых частых операций при работе с 1С: счета, акты, накладные и отчёты регулярно нужно отправлять контрагентам, передавать в банк или хранить в электронном архиве. Формат PDF удобен тем, что документ выглядит одинаково на любом устройстве, его нельзя случайно отредактировать, и он принимается большинством контрагентов и государственных сервисов.
В типовых конфигурациях 1С (Бухгалтерия предприятия, Управление торговлей, Зарплата и управление персоналом и других) есть несколько способов получить PDF-файл: прямое сохранение печатной формы, выгрузка табличного документа, отправка по электронной почте с вложением в PDF и печать через виртуальный принтер. Выбор зависит от того, что именно вы сохраняете — один документ, отчёт или пакет файлов.
Ниже разобраны все рабочие способы с точными действиями, ограничениями каждого варианта и типичными ошибками, из-за которых файл не создаётся или открывается с искажениями.
Способ 1: сохранение печатной формы через «Сохранить как»
Самый прямой путь — открыть печатную форму документа и сохранить её в нужном формате. Этот способ работает практически во всех типовых конфигурациях и не требует дополнительных настроек.
- 1Откройте документ и нажмите кнопку «Печать», выберите нужную печатную форму (счёт, акт, ТОРГ-12 и т.д.).
- 2В открывшейся печатной форме нажмите кнопку «Сохранить» (значок дискеты) или используйте сочетание Ctrl+S.
- 3В диалоге сохранения укажите папку, имя файла и выберите тип файла «Документ PDF (*.pdf)».
- 4Нажмите «Сохранить» и откройте полученный файл для проверки.
Если кнопки «Сохранить» на панели печатной формы нет, откройте меню «Файл → Сохранить как» — эта команда доступна в режиме просмотра табличного документа. В списке типов файлов, помимо PDF, обычно доступны Excel, HTML, MXL (родной формат табличных документов 1С) и другие.
Обратите внимание: сохраняется именно та печатная форма, которая открыта на экране. Если в документе несколько вариантов печати (например, счёт с печатью и без), сначала сформируйте нужный вариант, а потом сохраняйте.
Способ 2: сохранение отчёта в PDF
Отчёты (оборотно-сальдовая ведомость, анализ счёта, карточка счёта и другие) сохраняются похожим образом, но с нюансом: сначала отчёт нужно сформировать кнопкой «Сформировать», и только после этого табличный документ становится доступен для сохранения.
Порядок такой: сформируйте отчёт, убедитесь, что период и отборы заданы верно, затем нажмите «Файл → Сохранить как» или Ctrl+S и выберите «Документ PDF». В некоторых конфигурациях на панели отчёта есть отдельная кнопка «Сохранить» или пункт «Сохранить в файл» в меню «Ещё».
Если отчёт широкий и не помещается на страницу, перед сохранением настройте параметры страницы: откройте «Файл → Параметры страницы» (или «Настройка печати»), выберите альбомную ориентацию и масштаб. В противном случае PDF получится с обрезанными колонками.
Способ 3: отправка по электронной почте с вложением PDF
Если PDF нужен, чтобы сразу отправить контрагенту, необязательно сохранять файл на диск. В типовых конфигурациях на панели печатной формы есть кнопка «Отправить» (конверт). При нажатии программа предложит выбрать формат вложения — отметьте PDF, и 1С сформирует письмо с уже прикреплённым файлом.
Условие работы способа — настроенная учётная запись электронной почты в программе (раздел «Администрирование → Органайзер» или «Настройки → Электронная почта», в зависимости от конфигурации). Без настройки почты кнопка отправки либо неактивна, либо откроет внешний почтовый клиент.
Этот вариант удобен при массовой работе: файл не засоряет папки на диске, а в истории документа остаётся факт отправки. Для контроля сохраните копию письма в папке «Отправленные».
Способ 4: виртуальный принтер PDF
Если в вашей версии 1С прямое сохранение в PDF недоступно (старые релизы платформы или сильно доработанные конфигурации), поможет виртуальный принтер. В Windows 10 и новее встроен принтер «Microsoft Print to PDF», также существуют сторонние решения.
Действия: откройте печатную форму, нажмите «Печать» (Ctrl+P), в списке принтеров выберите «Microsoft Print to PDF», задайте ориентацию и масштаб, нажмите «Печать» и укажите папку и имя файла. Результат — готовый PDF-документ.
Сравнение вариантов
Самый точный вариант: шрифты и разметка сохраняются корректно, файл можно делать многостраничным. Подходит для всех типовых конфигураций.
Удобно, когда файл сразу нужно отправить. Требует настроенной почтовой учётной записи в 1С.
Запасной вариант для старых версий платформы. Иногда даёт искажения шрифтов и разбивает широкие таблицы на страницы.
Подходит, если перед отправкой нужно подправить документ вручную. Дополнительный шаг и риск «поплывшей» вёрстки.
Пакетное сохранение нескольких документов
Когда PDF нужны сразу для десятков документов (например, все акты за месяц), сохранять каждый вручную долго. В некоторых конфигурациях есть групповая печать: выделите несколько документов в списке (с Shift или Ctrl), нажмите «Печать» и выберите форму — 1С сформирует один общий табличный документ со всеми печатными формами, который можно сохранить в один PDF.
Ограничение: получится один общий файл, а не отдельные PDF на каждый документ. Если контрагентам нужны отдельные файлы, придётся либо сохранять по одному, либо разбивать общий PDF в стороннем редакторе, либо использовать специализированные обработки пакетной выгрузки.
Перед массовой выгрузкой проверьте на 2–3 документах, что печатная форма сформирована правильно: актуальный шаблон, корректные подписи и печать. Исправлять ошибку в одном документе проще, чем переделывать весь пакет.
Настройка качества и вида PDF-файла
Перед сохранением полезно проверить несколько параметров, от которых зависит итоговый вид файла. Во-первых, ориентация и поля страницы: задаются через «Файл → Параметры страницы» или в настройках печатной формы. Во-вторых, масштаб: если таблица широкая, включите автоподбор ширины или уменьшите масштаб, иначе колонки обрежутся.
В-третьих, колонтитулы и нумерация страниц: для многостраничных отчётов включите номера страниц, чтобы распечатанный или просмотренный на экране документ было удобно листать. В-четвёртых, шрифты: при сохранении через виртуальный принтер нестандартные шрифты могут подменяться, из-за чего текст «съезжает». Прямое сохранение из 1С этой проблемы обычно лишено.
Как проверить результат
PDF открывается в браузере или просмотрщике без ошибок
Файл не открывается или имеет нулевой размер — сохраните заново
Все страницы и колонки на месте, ничего не обрезано
Правая часть таблицы отсутствует — смените ориентацию или масштаб
Шрифты отображаются корректно, текст выделяется
Квадраты вместо букв — проблема со шрифтами, сохраните напрямую из 1С
Совпадает с предпросмотром в 1С
Страниц больше из-за пустых листов — проверьте область печати
Частые ошибки и их решение
Самая распространённая жалоба — в списке типов файлов нет пункта «Документ PDF». Причины: устаревшая версия платформы 1С (поддержка выгрузки в PDF появилась в платформе 8.3), либо вы пытаетесь сохранить не табличный документ, а, например, форму списка. Решение — обновить платформу или использовать виртуальный принтер.
Вторая типичная ситуация — PDF сохраняется пустым или обрезанным. Обычно это следствие неверной области печати: в табличном документе задана область, выходящая за пределы данных, или наоборот. Проверьте предварительный просмотр перед сохранением — то, что видно в нём, попадёт и в файл.
Ещё одна ошибка — попытка сохранить в PDF при отсутствии прав. Если учётная запись пользователя ограничена (например, запрещён вывод печатных форм или сохранение файлов), команды сохранения могут быть недоступны. В этом случае обратитесь к администратору 1С для проверки ролей и прав доступа.
FAQ
Почему в 1С нет пункта «Документ PDF» при сохранении?
Чаще всего причина в старой версии платформы 1С:Предприятие — выгрузка в PDF поддерживается начиная с платформы 8.3. Также пункт отсутствует, если открыт не табличный документ. Обновите платформу или используйте виртуальный принтер «Microsoft Print to PDF».
Можно ли сохранить в PDF сразу несколько документов отдельными файлами?
Штатная групповая печать формирует один общий файл. Отдельные файлы на каждый документ получают либо ручным сохранением по одному, либо с помощью специальных обработок пакетной выгрузки, которые внедряет разработчик или администратор 1С.
PDF сохраняется, но шрифты отображаются квадратами. Что делать?
Такое бывает при сохранении через виртуальный принтер, если в системе нет нужного шрифта. Сохраните документ напрямую из 1С через «Сохранить как → Документ PDF» — при прямой выгрузке шрифты встраиваются корректно.
Как уменьшить размер PDF-файла из 1С?
Размер зависит от объёма документа и встроенных шрифтов. Уберите лишние страницы и пустые области печати перед сохранением, не включайте в файл ненужные листы отчёта. При необходимости сожмите готовый PDF сторонним сервисом или программой, проверив после сжатия читаемость.
Можно ли настроить 1С, чтобы документы автоматически сохранялись в PDF?
Штатной автоматической выгрузки «по расписанию» в типовых конфигурациях обычно нет. Такую задачу решают программно: разработчик добавляет регламентное задание или обработку, которая формирует печатные формы и выгружает их в PDF в указанную папку.
Чем отличается сохранение в PDF от сохранения в MXL?
MXL — внутренний формат табличных документов 1С: он открывается только в 1С, но сохраняет структуру и позволяет редактировать документ. PDF — универсальный формат для передачи внешним получателям: открывается везде, но редактировать его в 1С нельзя.
Что важно запомнить
Основной способ — «Сохранить как → Документ PDF» из открытой печатной формы или сформированного отчёта. Для отправки контрагенту удобна кнопка «Отправить» с вложением PDF, а запасной вариант для старых версий — виртуальный принтер. Всегда проверяйте предпросмотр: ориентацию, масштаб и полноту таблицы, прежде чем сохранять и отправлять файл.