Документы и Печать · 11 мин
Как в 1С сохранить печатную форму в PDF
Как сохранить печатную форму документа из 1С в PDF: через меню Файл, кнопку с дискетой, виртуальный принтер и пакетно. Разбор ошибок и ответы на вопросы.
PDF — универсальный формат для отправки счетов, актов и накладных контрагентам: файл одинаково открывается на любом устройстве, не «плывёт» при печати и защищён от случайного редактирования. В 1С сохранить печатную форму в PDF можно несколькими способами, и выбор зависит от версии платформы, конфигурации и того, нужен один документ или сразу пакет файлов.
В большинстве современных конфигураций (Бухгалтерия предприятия, Управление торговлей, Комплексная автоматизация, ERP) сохранение доступно прямо из окна печатной формы — без установки дополнительных программ. Если же штатная кнопка недоступна, сработает обходной путь через виртуальный PDF-принтер.
Ниже разобраны все рабочие варианты: стандартное сохранение, выгрузка нескольких документов, отправка по электронной почте напрямую из 1С, а также типичные ошибки — от пустых страниц до «битых» шрифтов.
Где находится функция сохранения печатной формы
Печатная форма в 1С — это табличный документ, который программа формирует при нажатии кнопки «Печать» в документе или журнале. Любой табличный документ можно сохранить на диск, и PDF входит в список поддерживаемых форматов наряду с Excel, MXL, HTML и другими.
Путь к сохранению зависит от интерфейса. В «такси» (современный интерфейс платформы 8.3) откройте меню «Файл» в левом верхнем углу окна печатной формы и выберите «Сохранить» или «Сохранить как». В управляемых формах также часто есть кнопка с пиктограммой дискеты на панели инструментов окна предпросмотра.
Во многих типовых конфигурациях рядом с кнопкой «Печать» есть отдельная команда «Сохранить» или кнопка с конвертом для отправки по почте — они работают с тем же табличным документом и позволяют сразу получить PDF без промежуточных шагов.
Стандартный способ: сохранение через «Файл → Сохранить как»
Это основной метод, который работает практически во всех конфигурациях на платформе 8.3. Он подходит, когда нужно сохранить один документ — счёт на оплату, акт, ТОРГ-12, УПД или отчёт.
- 1Откройте документ и нажмите кнопку «Печать», выберите нужную печатную форму.
- 2Дождитесь появления окна предпросмотра с готовым табличным документом.
- 3Откройте меню «Файл» и выберите «Сохранить как» (либо нажмите кнопку с дискетой).
- 4В диалоге сохранения укажите папку, введите имя файла и в списке «Тип файла» выберите «Документ PDF (*.pdf)».
- 5Нажмите «Сохранить» и откройте полученный файл для проверки.
Имя файла лучше сразу давать осмысленное — например, «Счёт 145 от 12.03 ИП Сидоров». Это избавит от путаницы, когда документов накапливается много, и упростит поиск нужного файла контрагентом, если вы пересылаете его повторно.
Обратите внимание: если в диалоге сохранения типа PDF нет, проверьте, что вы сохраняете именно из окна табличного документа, а не из формы документа. У формы документа команда сохранения либо отсутствует, либо предлагает другие форматы.
Сохранение сразу нескольких документов в PDF
Когда нужно выгрузить пакет документов — например, все акты за месяц для аудита или комплект счетов и накладных по сделке, — сохранять каждый по отдельности долго. В типовых конфигурациях есть инструменты пакетной печати.
В журнале документов выделите нужные строки (с зажатой Ctrl или Shift), нажмите «Печать» и выберите форму. Если конфигурация поддерживает групповую печать, программа сформирует один общий табличный документ, где каждая форма начинается с новой страницы. Сохраните его в PDF описанным выше способом — получите один файл с несколькими страницами.
Если нужен отдельный PDF на каждый документ, поищите в конфигурации обработку массовой печати или рассылки: в «Бухгалтерии предприятия», например, есть механизм отправки комплектов документов по электронной почте, который формирует отдельные PDF-вложения. Внешние обработки пакетного сохранения также существуют, но их подключение — задача администратора или специалиста по 1С.
Сравнение вариантов
Быстро и без настройки, подходит для одного-двух документов. Ограничение: каждый файл сохраняется вручную.
Один файл на весь пакет через групповую печать. Удобно для архива, но контрагенту сложнее выделить свой документ.
PDF формируется и прикладывается к письму автоматически. Требуется настроенная учётная запись электронной почты в программе.
Запасной вариант, когда кнопка сохранения недоступна. Качество и разметка зависят от настроек печати, файл может получиться тяжелее.
Отправка печатной формы по почте сразу в PDF
Если конечная цель сохранения — отправить документ контрагенту, промежуточное сохранение на диск можно пропустить. В типовых конфигурациях на панели окна предпросмотра есть кнопка с конвертом («Отправить»). При её нажатии программа предложит формат вложения — выберите PDF, и документ прикрепится к новому письму.
Для работы этой функции в 1С должна быть настроена учётная запись электронной почты (раздел администрирования, настройки органайзера или системной учётной записи — зависит от конфигурации). Если почта не настроена, кнопка отправки либо не сработает, либо предложит ввести параметры почтового сервера.
Преимущество способа в том, что имя вложения программа обычно формирует автоматически по номеру и дате документа, а само письмо можно сразу дополнить сопроводительным текстом. Минус — без настроенной почты метод недоступен, а настройку в корпоративной среде часто должен согласовать системный администратор.
Запасной вариант: печать через виртуальный PDF-принтер
Иногда штатное сохранение недоступно: устаревшая версия платформы, ограничения прав, редкая самописная конфигурация. В этом случае выручает виртуальный принтер, который вместо бумаги создаёт PDF-файл.
В Windows 10 и новее такой принтер встроен — он называется Microsoft Print to PDF. Порядок простой: откройте печатную форму, нажмите «Печать» (Ctrl+P), в списке принтеров выберите Microsoft Print to PDF и нажмите «Печать». Система попросит указать папку и имя файла.
Существуют и сторонние виртуальные принтеры с дополнительными настройками сжатия и водяных знаков. Устанавливать их на рабочий компьютер следует только с согласования администратора: непроверенное ПО на машине с базой 1С — это риск для данных.
Как проверить, что PDF получился корректным
Сам факт появления файла ещё не гарантирует качества. Откройте сохранённый PDF до отправки контрагенту и проверьте несколько моментов: весь ли текст на месте, не обрезаны ли столбцы таблицы, корректно ли отображаются подписи, печати и логотипы.
Частая проблема — «квадраты» или иероглифы вместо русских букв. Обычно это связано со шрифтами: в PDF шрифт либо не встроился, либо на компьютере отсутствует нужное начертание. Помогает сохранение через другой способ (например, виртуальный принтер) или замена шрифта в макете печатной формы — последнее уже задача для специалиста по 1С.
Ещё один типичный дефект — документ разъехался на лишние страницы: например, подписи уехали на второй лист, а сумма прописью разорвалась. Вернитесь в окно предпросмотра и проверьте разметку там: если в табличном документе всё нормально, а в PDF нет, попробуйте другой метод сохранения.
Как проверить результат
Все строки читаемы, русские буквы отображаются корректно
Квадраты, иероглифы, пропавшие символы
Документ умещается на ожидаемом числе листов, подписи на месте
Лишние пустые страницы, разорванные таблицы
Логотип, печать и подписи видны и чёткие
Картинки отсутствуют, размыты или заменены рамками
PDF открывается в стандартном просмотрщике без ошибок
Программа сообщает о повреждённом файле
Типичные ошибки и ограничения
Самая частая ошибка — попытка сохранить PDF из формы документа, а не из окна печатной формы. Команда «Сохранить как» работает именно с табличным документом, поэтому сначала всегда открывайте предпросмотр через кнопку «Печать».
Вторая распространённая ситуация — сохранение в формате MXL или Excel по умолчанию, потому что пользователь не переключил тип файла в диалоге сохранения. Контрагент без 1С такой файл не откроет. Всегда проверяйте расширение перед отправкой.
Есть и ограничения прав: если кнопки сохранения и печати неактивны, возможно, у вашей роли нет права вывода табличного документа. Это решается через администратора, который настроит профиль доступа. Самостоятельно «обходить» ограничения не стоит — они обычно установлены осознанно.
Когда стоит привлечь специалиста по 1С
Базовое сохранение в PDF не требует никаких доработок и доступно любому пользователю. Но есть задачи, где самостоятельных действий недостаточно: автоматическое именование файлов по шаблону, выгрузка PDF в заданную сетевую папку, прикрепление файла к документу в базе, массовая рассылка по расписанию.
Такие сценарии реализуются средствами встроенного языка 1С — либо через внешние обработки, либо доработкой конфигурации. Здесь важно не экспериментировать на рабочей базе: любые доработки сначала проверяются на копии.
Что важно запомнить
Основной путь: кнопка «Печать» → окно предпросмотра → «Файл → Сохранить как» → тип «Документ PDF». Запасной вариант — встроенный в Windows принтер Microsoft Print to PDF. Перед отправкой контрагенту всегда открывайте файл и проверяйте шрифты, разметку и изображения.
Частые вопросы
Почему в списке типов файлов нет PDF?
Чаще всего вы сохраняете не табличный документ, а находитесь в форме документа или списка. Откройте печатную форму через кнопку «Печать» и повторите «Файл → Сохранить как» уже из окна предпросмотра. Если PDF всё равно отсутствует, используйте виртуальный принтер Microsoft Print to PDF.
Можно ли сохранить в PDF сразу несколько разных печатных форм одного документа?
Да, если конфигурация поддерживает печать комплекта: выберите несколько форм в меню «Печать», программа сформирует общий табличный документ, и вы сохраните его одним PDF. Если такой возможности нет, сохраняйте каждую форму отдельным файлом.
PDF получается слишком большого размера. Что делать?
Обычно виноваты крупные изображения в макете — логотипы или сканы подписей в высоком разрешении. Попробуйте сохранить через виртуальный принтер с настройками сжатия или уменьшите размер картинок в макете (это делает специалист по 1С). Сторонние «сжималки» PDF используйте осторожно: они могут ухудшить читаемость печатей.
Как отправить PDF контрагенту прямо из 1С, не сохраняя на диск?
Нажмите кнопку с конвертом в окне печатной формы и выберите формат вложения PDF — программа создаст письмо с прикреплённым файлом. Для этого в 1С должна быть настроена учётная запись электронной почты; её параметры задаются в разделе администрирования.
Почему в PDF вместо русских букв отображаются квадраты?
Причина в шрифтах: нужный шрифт не установлен в системе или не встроился в файл. Попробуйте альтернативный способ сохранения — через Microsoft Print to PDF. Если проблема повторяется у всех пользователей, потребуется замена шрифта в макете печатной формы, это работа для специалиста по 1С.
Можно ли автоматически прикреплять PDF к документу в базе?
Штатно печатная форма при сохранении просто записывается на диск. Автоматическое прикрепление файла к документу реализуется доработкой или внешней обработкой — в ряде конфигураций есть механизм присоединённых файлов, к которому можно подключить такую автоматизацию. Доработку следует выполнять и тестировать на копии базы.