Как в 1С сохранить файл в PDF

Формат PDF нужен почти везде: отправить счёт контрагенту, приложить акт к письму, передать отчёт в банк или просто архивировать документы так, чтобы их нельзя было случайно изменить. В 1С есть несколько способов получить PDF-файл — от простой команды в печатной форме до программного сохранения через встроенный язык.

Выбор способа зависит от того, что именно вы сохраняете (печатную форму документа, отчёт, табличный документ), какая у вас конфигурация и есть ли возможность установить дополнительное ПО. Ниже разобраны все рабочие варианты с точными шагами, ограничениями и типичными ошибками.

Что нужно проверить перед сохранением

Способ сохранения в PDF зависит от режима работы 1С. В тонком клиенте и веб-клиенте набор доступных команд отличается: в веб-клиенте часть функций работы с файлами требует установки расширения работы с файлами, а в тонком клиенте она доступна сразу. Если команда сохранения «серая» или отсутствует, первым делом уточните, в каком клиенте вы работаете.

Второй момент — права. Если у пользователя ограниченные права, кнопка печати или сохранения может быть недоступна. В этом случае потребуется обратиться к администратору 1С, чтобы он выдал право на вывод документов или настройку печатных форм.

Третье — версия платформы. В современных версиях платформы 1С:Предприятие 8.3 поддержка записи PDF встроена и не требует сторонних программ. В старых релизах (и в 1С 7.7) встроенной записи PDF нет, поэтому там применяют виртуальные принтеры или сторонние компоненты.

Способ 1: сохранение из печатной формы документа

Это основной и самый частый сценарий: у вас есть документ (счёт, накладная, акт), и нужно получить его печатную форму в PDF. В типовых конфигурациях (Бухгалтерия, Управление торговлей, ERP) порядок действий одинаков.

Откройте нужный документ, нажмите кнопку «Печать» и выберите требуемую печатную форму. Откроется окно предварительного просмотра с табличным документом. Дальше есть два пути: либо в меню «Файл» (или кнопка сохранения на панели) выбрать «Сохранить» / «Сохранить копию», либо нажать сочетание клавиш Ctrl+S. В диалоге сохранения укажите имя файла, папку и в поле «Тип файла» выберите «Документ PDF (*.pdf)».

После сохранения откройте полученный файл и проверьте результат: весь ли текст на месте, корректно ли отображаются шрифты, логотипы, штампы и подписи, не обрезаны ли колонки широких таблиц. Особенно это важно для УПД и счетов-фактур, где много узких колонок.

1. 1
   Откройте документ и нажмите «Печать», выберите нужную форму
2. 2
   В окне предпросмотра нажмите «Файл → Сохранить» или Ctrl+S
3. 3
   В поле «Тип файла» выберите «Документ PDF (*.pdf)»
4. 4
   Укажите папку и имя файла, нажмите «Сохранить»
5. 5
   Откройте PDF и проверьте шрифты, таблицы и подписи

Способ 2: сохранение отчёта или любого табличного документа

Тот же приём работает не только для печатных форм документов, но и для любых отчётов: оборотно-сальдовой ведомости, карточки счёта, анализа продаж. Сформируйте отчёт, убедитесь, что результат выведен на экран, и сохраните его через «Файл → Сохранить копию» с типом PDF.

Для больших отчётов на сотни страниц учитывайте нюанс: PDF формируется по тому, что выведено в табличный документ. Если отчёт настроен с разбивкой на страницы, структура страниц перенесётся в PDF. Если разбивки нет, получите один длинный лист, который при печати из PDF придётся масштабировать. Практичнее заранее включить в настройках отчёта разбивку по страницам формата A4.

Также через «Сохранить копию» можно сохранить любой открытый табличный документ — например, прайс-лист, сформированный обработкой, или макет. Это универсальный приём для всего, что 1С показывает в виде таблицы на экране.

Способ 3: печать через виртуальный PDF-принтер

Если встроенное сохранение недоступно (старая версия платформы, веб-клиент без расширения, особенности конфигурации), поможет виртуальный PDF-принтер. Это программа, которая устанавливается в систему как обычный принтер, но вместо печати на бумаге создаёт PDF-файл. Распространённые варианты — PDFCreator, doPDF, а также встроенный в Windows принтер «Microsoft Print to PDF».

Порядок такой: откройте печатную форму, нажмите «Файл → Печать» (Ctrl+P), в списке принтеров выберите PDF-принтер и нажмите «Печать». Программа предложит указать папку и имя файла. Результат — PDF, внешне повторяющий печатный вывод.

У способа есть ограничения. Качество зависит от настроек виртуального принтера: при низком разрешении текст может быть сохранён как изображение, и его нельзя будет выделить и скопировать. Кроме того, для работы виртуального принтера нужны права на установку ПО, что на серверных и терминальных сессиях часто запрещено политиками безопасности.

Способ 4: программное сохранение в PDF

Разработчики и внедренцы могут сохранять табличный документ в PDF программно — например, при автоматической рассылке счетов клиентам или при формировании пакета документов обработкой. Для этого используется метод табличного документа «Записать» с указанием типа файла.

ТабДок = Новый ТабличныйДокумент;
// ... формирование табличного документа ...
ТабДок.Записать("C:\Документы\Счет.pdf", ТипФайлаТабличногоДокумента.PDF);

При программной записи доступна настройка параметров вывода: можно указать объект «ПараметрыЗаписиPDF» и задать, например, включение в файл вложенных шрифтов. Встраивание шрифтов важно, если PDF будет открываться на компьютерах, где не установлены использованные в документе шрифты — иначе текст может отобразиться «квадратами» или подменённым шрифтом.

Перед массовым запуском такой обработки протестируйте её на одном-двух документах и проверьте итоговые файлы вручную. Ошибки в макете (например, выход таблицы за границы страницы) при автоматической генерации никто не заметит, и контрагенты получат некорректные документы.

Как выбрать подходящий способ

Для разовой задачи «сохранить счёт и отправить по почте» достаточно встроенного сохранения из предпросмотра — это быстрее всего и не требует никаких установок. Для регулярной массовой выгрузки документов логичнее написать или заказать обработку с программной записью PDF и автоматическим именованием файлов по номеру и дате документа.

Виртуальный принтер — запасной вариант для старых платформ и ситуаций, когда встроенный способ недоступен. В веб-клиенте проверьте установку расширения работы с файлами: без него сохранение на локальный диск может быть заблокировано.

Типичные ошибки и их решение

Самая частая жалоба — «в PDF пропали русские буквы» или текст отображается нечитаемо. Причина обычно в том, что шрифт не встроен в файл, а на компьютере получателя его нет. Решение — включить встраивание шрифтов при сохранении (в программном способе — через параметры записи) или использовать стандартные шрифты в макетах.

Вторая проблема — обрезанные таблицы. Если макет шире страницы, часть колонок не попадает в PDF. Проверьте настройки масштаба и ориентацию страницы в табличном документе: для широких форм помогает альбомная ориентация или масштабирование «по ширине страницы».

Третья ошибка — сохранение не той формы. Пользователь сохраняет внутреннюю печатную форму вместо внешней, и контрагент получает документ с лишними служебными данными. Всегда открывайте итоговый PDF перед отправкой.

Часто задаваемые вопросы