Документы и Печать · 11 мин
Как сканировать документы в 1С: пошаговая инструкция
Как подключить сканер к 1С, настроить сканирование документов, прикрепить файлы к объектам и решить типичные проблемы с драйверами TWAIN/WIA.
Сканирование документов напрямую из 1С избавляет от лишнего шага «отсканировать — сохранить на диск — прикрепить вручную». В типовых конфигурациях (1С:Бухгалтерия, 1С:Управление торговлей, 1С:Документооборот и других) есть встроенный механизм работы со сканерами, который позволяет получить изображение и сразу привязать его к документу, договору или карточке контрагента.
Для работы потребуется сканер с установленными драйверами, права на запись в информационную базу (или в каталог хранения файлов, если используется хранение на диске) и включённая функциональность работы с файлами в настройках программы. Результат — электронная копия документа, доступная всем пользователям базы.
Ниже разобраны подготовка оборудования, настройка 1С, сам процесс сканирования, выбор формата и разрешения, типичные ошибки и варианты, когда штатное сканирование недоступно.
Подготовка сканера и драйверов
1С не работает со сканером напрямую — взаимодействие идёт через драйвер операционной системы. Поэтому первый шаг — убедиться, что сканер корректно определяется Windows. Откройте «Устройства и принтеры» или стандартное приложение «Сканер» (либо «Факсы и сканирование») и выполните тестовое сканирование. Если система видит устройство и получает изображение, половина работы сделана.
Устанавливайте драйвер с сайта производителя, а не только тот, что Windows подобрала автоматически. Автоматический драйвер часто поддерживает только WIA, тогда как многие механизмы сканирования в 1С стабильнее работают через TWAIN. Для сетевых МФУ дополнительно проверьте, что драйвер сканирования установлен на том компьютере, с которого работает пользователь 1С, — сетевое сканирование через драйвер принтера не работает.
Как проверить готовность сканера
Устройство отображается без жёлтого восклицательного знака
Устройство не найдено или отмечено как неисправное — переустановите драйвер
Изображение получено и открывается
Ошибка сканирования — проблема не в 1С, чините драйвер или подключение
В списке источников сканирования есть TWAIN-устройство
Есть только WIA — часть функций 1С может быть недоступна
Настройка 1С для работы с файлами
Прежде чем сканировать, включите хранение присоединённых файлов. В типовых конфигурациях это делается в разделе администрирования: «Настройки программы» → «Работа с файлами» (в некоторых версиях — «Общие настройки»). Установите признак хранения файлов и выберите способ: в информационной базе или в томах на диске.
Хранение в базе проще в настройке и резервном копировании, но быстро раздувает объём базы: один цветной скан формата А4 может занимать несколько мегабайт. Для активного документооборота разумнее настроить тома хранения — каталоги на сервере, куда 1С складывает файлы, оставляя в базе только ссылки. Учтите, что каталог тома должен быть доступен серверу 1С (или всем пользователям в файловом режиме) и включаться в резервное копирование отдельно.
Проверьте права пользователей: роль «Добавление и изменение файлов» (в типовых — «Работа с присоединенными файлами») должна быть назначена тем, кто будет сканировать. Без неё команда сканирования либо отсутствует, либо завершается ошибкой доступа.
Как отсканировать документ из карточки объекта
Стандартный сценарий выглядит так. Откройте документ, договор или карточку контрагента, к которому нужно прикрепить скан. Найдите команду работы с присоединёнными файлами — обычно это кнопка со скрепкой, ссылка «Присоединённые файлы» или пункт меню «Ещё». Выберите «Добавить» → «Со сканера» (в некоторых конфигурациях — «Сканировать»).
Программа предложит выбрать устройство и параметры: источник (планшетный или протяжный), цветность, разрешение, формат файла. После нажатия «Сканировать» изображение поступит в 1С и откроется в окне предпросмотра. Проверьте читаемость, при необходимости поверните или обрежьте, затем сохраните — файл появится в списке присоединённых.
Для многостраничных документов используйте автоподатчик и режим пакетного сканирования, если конфигурация его поддерживает. В 1С:Документооборот, например, есть потоковое сканирование с автоматическим разделением страниц по штрихкодам или пустым листам. В бухгалтерских конфигурациях механика проще: каждая страница сохраняется отдельным файлом либо объединяется в многостраничный PDF внешними средствами.
- 1Убедитесь, что сканер включён и проходит тестовое сканирование в Windows
- 2Откройте в 1С объект (документ, договор, контрагент)
- 3Нажмите кнопку присоединённых файлов (скрепка) и выберите «Со сканера»
- 4Выберите сканер, задайте разрешение 200–300 dpi и формат
- 5Выполните сканирование и проверьте изображение в предпросмотре
- 6Сохраните файл и убедитесь, что он открывается из карточки объекта
Выбор формата, разрешения и цветности
От параметров сканирования зависят читаемость документа и размер файла. Для большинства учётных документов достаточно 200–300 dpi: меньше — текст плохо распознаётся и мелкий шрифт «плывёт», больше — файл раздувается без выигрыша в качестве. Цветные документы с печатями и подписями сканируйте в цвете или оттенках серого; чисто текстовые можно в чёрно-белом режиме, он даёт минимальный размер.
По форматам ориентируйтесь на назначение файла. PDF удобен для многостраничных документов и передачи третьим лицам — его нельзя случайно отредактировать. JPEG подходит для цветных изображений, но даёт артефакты на тексте. TIFF и PNG сохраняют качество текста, но TIFF-файлы могут быть велики. Если планируется автоматическое распознавание (например, сервис 1С:Распознавание первичных документов), проверьте требования сервиса к разрешению и формату — обычно это PDF или TIFF с разрешением от 300 dpi.
Сравнение форматов для сканов
Многостраничные документы, передача контрагентам, архив. Ограничение: сложнее редактировать отдельные страницы.
Цветные документы с фото или печатями при малых объёмах. Ограничение: артефакты сжатия на мелком тексте.
Документы под распознавание и долгосрочное хранение. Ограничение: большой размер файлов.
Если команда сканирования недоступна или не работает
Частая ситуация — пункта «Со сканера» нет в меню. Причины: отключена работа с файлами в настройках, у пользователя нет нужной роли, либо конфигурация не поддерживает прямое сканирование для этого типа объектов. Проверьте настройки и права в первую очередь — это закрывает большинство случаев.
Если команда есть, но при сканировании возникает ошибка или пустой список устройств, проблема почти всегда в драйвере. Переустановите полный пакет драйверов производителя, проверьте разрядность: 64-разрядный клиент 1С может не видеть 32-разрядный TWAIN-драйвер и наоборот. Для тонкого клиента и веб-клиента прямое сканирование ограничено — потребуется толстый клиент или расширение работы с файлами/внешняя компонента сканирования.
Когда штатный механизм недоступен, используйте обходной путь: отсканируйте документ штатной утилитой сканера в папку, а затем прикрепите файл командой «Добавить из файла на диске» или простым перетаскиванием в список присоединённых файлов. Это на один шаг дольше, но работает в любой конфигурации и в любом клиенте.
Распознавание и автоматическая обработка сканов
Скан сам по себе — просто картинка. Чтобы данные из него попали в учёт, используется распознавание. В экосистеме 1С для этого есть сервис автоматической загрузки первичных документов: вы прикрепляете скан или PDF, сервис распознаёт реквизиты (номер, дату, контрагента, суммы, строки таблицы) и предлагает создать документ в базе. Пользователю остаётся проверить и подтвердить результат.
Качество распознавания напрямую зависит от качества скана: ровное освещение, отсутствие перекосов, разрешение от 300 dpi, контрастный текст. Мятые, скошенные или снятые телефоном под углом документы распознаются с ошибками, и время на ручную правку съедает всю выгоду. Если поток документов большой, настройте в сканере профиль с автовыравниванием и обрезкой краёв.
Как выбрать способ сканирования
Безопасность и организация хранения
Сканы договоров, актов и счетов — это конфиденциальные данные. Ограничьте доступ к присоединённым файлам правами 1С и разграничьте доступ к каталогам томов на уровне файловой системы. Помните: если пользователь имеет доступ к папке тома напрямую, он обходит права 1С.
Включите тома хранения в регламент резервного копирования и периодически проверяйте восстановление. Для юридически значимого архива дополнительно фиксируйте, какой документ был отсканирован и кем, — в 1С:Документооборот это делается автоматически через журнал, в бухгалтерских конфигурациях можно ориентироваться на автора и дату добавления файла.
Что важно запомнить
Сканирование в 1С работает через драйвер сканера и механизм присоединённых файлов: настройте хранение, выдайте права, используйте команду «Со сканера» из карточки объекта. Для больших потоков выносите файлы в тома, сканируйте на 200–300 dpi и подключайте распознавание. Резервное копирование томов обязательно.
Ответы на частые вопросы
Почему 1С не видит сканер, хотя Windows сканирует нормально?
Чаще всего несовпадение разрядности: 64-разрядный клиент 1С не работает с 32-разрядным TWAIN-драйвером. Установите драйвер подходящей разрядности или запустите клиент другой разрядности. Также проверьте, что используется толстый клиент — в тонком и веб-клиенте прямое сканирование ограничено.
Можно ли сканировать сразу в PDF из 1С?
Зависит от конфигурации и драйвера. Часть механизмов позволяет выбрать PDF как формат результата, часть — сохраняет страницы как изображения. Универсальный вариант: сканировать утилитой сканера в PDF и прикреплять готовый файл к объекту в 1С.
Как прикрепить многостраничный документ одним файлом?
Используйте автоподатчик сканера и сохранение в многостраничный PDF или TIFF. Если штатное сканирование из 1С создаёт по файлу на страницу, сформируйте PDF средствами драйвера сканера и прикрепите его как один файл.
Сильно ли сканы раздувают базу?
Да, при хранении внутри базы рост заметен: десятки мегабайт в день при активном сканировании. Решение — настроить тома хранения на диске и включить их в резервное копирование.
Можно ли распознать данные со скана и автоматически создать документ?
Да, для этого существуют сервисы распознавания первичных документов, интегрированные с 1С. Загруженный скан разбирается на реквизиты, программа предлагает готовый документ, пользователь проверяет и подтверждает. Качество зависит от чёткости и ровности скана.
Что делать, если скан прикрепился, но не открывается у другого пользователя?
Проверьте права пользователя на чтение присоединённых файлов и доступность тома хранения с его компьютера (или сервера, если база клиент-серверная). Если файл в томе, а папка недоступна по сети, 1С выдаст ошибку открытия.