Документы и Печать · 11 мин
Как в 1С сформировать акт сверки по всем договорам контрагента
Пошаговая инструкция: как в 1С:Бухгалтерии и Управлении торговлей сформировать акт сверки по всем договорам контрагента, сгруппировать данные и проверить результат.
Акт сверки взаиморасчётов — документ, который бухгалтерия формирует при подтверждении задолженности перед контрагентом или при подготовке к отчётности. Стандартная ситуация усложняется, когда с одним контрагентом заключено несколько договоров: поставка, оказание услуг, займы, агентские соглашения. В этом случае требуется акт сверки, который включает обороты и остатки по всем договорам сразу, а не по одному выбранному.
В типовых конфигурациях 1С — «1С:Бухгалтерия 8», «1С:Управление торговлей», «1С:Комплексная автоматизация», «1С:ERP» — эта задача решается без доработок. Документ «Акт сверки взаиморасчётов» позволяет либо не заполнять поле договора вовсе, либо явно указать режим сверки по всем договорам контрагента. Поведение зависит от версии конфигурации, поэтому ниже разобраны оба варианта.
Ключевой момент, который нужно понимать перед началом: акт сверки собирает данные из бухгалтерских или управленческих регистров по счетам расчётов (60, 62, 66, 67, 76 и другим). Если расчёты по разным договорам ведутся на разных счетах или с разными субконто, корректность результата зависит от того, как ведётся учёт, а не только от настроек самого акта.
Где находится документ «Акт сверки» в разных конфигурациях
В «1С:Бухгалтерии 8» акт сверки расположен в разделе «Покупки» или «Продажи» — подраздел «Акты сверки взаиморасчётов». Также документ доступен через «Все функции» → «Документы», если нужный раздел скрыт настройками интерфейса. Расположение не влияет на содержимое: это один и тот же документ, просто продублированный в разных подсистемах для удобства.
В «1С:Управлении торговлей» и «1С:ERP» документ называется «Сверка взаиморасчётов» или «Акт сверки взаиморасчётов» и находится в разделе «Казначейство» / «Расчёты с контрагентами». Там сверка может формироваться по данным управленческого учёта, что важно учитывать: цифры могут отличаться от бухгалтерских, если в программе ведутся оба вида учёта.
Если документа нет в интерфейсе, проверьте права пользователя — роль «Бухгалтер» или «Добавление и изменение актов сверки» должна быть назначена. В типовых конфигурациях ограничение прав — самая частая причина «пропавшего» документа.
Как сформировать акт сверки по всем договорам: пошаговый порядок
Основной приём прост: договор в документе не заполняется. Когда поле «Договор» пустое, программа при заполнении берёт все расчёты с указанным контрагентом за выбранный период, независимо от того, сколько договоров заведено в справочнике.
- 1Откройте раздел «Покупки» (или «Продажи») → «Акты сверки взаиморасчётов» и нажмите «Создать».
- 2Укажите организацию, контрагента и период сверки.
- 3Поле «Договор контрагента» оставьте пустым — это ключ к сверке по всем договорам.
- 4На закладке «По данным учёта» нажмите «Заполнить» → «По данным учёта».
- 5Проверьте табличную часть: обороты должны быть сгруппированы по договорам.
- 6Укажите счета учёта расчётов, если требуется ограничить или расширить состав.
- 7Проведите документ и выведите печатную форму кнопкой «Акт сверки».
После нажатия «Заполнить» табличная часть документа содержит строки по каждому договору, по которому были обороты в указанном периоде. В печатной форме данные группируются по договорам, а в конце выводится итоговое сальдо по контрагенту в целом — именно это и требуется контрагенту для подписания.
Если по какому-то договору оборотов не было, но есть остаток на начало периода, проверьте настройку вывода остатков: в типовых решениях сальдо на начало выводится, даже если движений не было, при условии что остаток ненулевой.
Группировка и детализация данных в печатной форме
Печатная форма акта сверки в типовых конфигурациях строится с группировкой по договорам автоматически, если договор в шапке не указан. Внутри каждой группы выводятся документы движений: поступления, реализации, оплаты, корректировки. Это позволяет контрагенту сверить каждую операцию отдельно.
В «1С:Бухгалтерии» доступна настройка детализации: можно вывести данные без расшифровки по документам (только обороты по договорам) или, наоборот, с полной расшифровкой. Вариант без документов удобен для длинных историй взаиморасчётов, когда полная форма занимает десятки страниц.
Обратите внимание на представление договоров в печатной форме: выводятся номер и дата договора из карточки справочника. Если эти поля не заполнены, в акте появятся пустые строки вместо реквизитов — перед массовой рассылкой актов стоит проверить заполненность карточек договоров.
Настройка счетов учёта расчётов
Акт сверки формируется по перечню счетов, указанных на соответствующей закладке документа. По умолчанию подставляются стандартные счета расчётов: 60, 62, 76 и другие в зависимости от конфигурации. Если с контрагентом есть расчёты по займам (66, 67) или депонированным суммам, эти счета нужно добавить вручную — иначе часть задолженности в акт не попадёт.
Обратная ситуация тоже возможна: в акт попадают счета, которые контрагенту показывать не нужно, например внутренние технические расчёты. Лишние счета удаляются из таблицы счетов перед заполнением документа.
Как проверить результат
Совпадает с сальдо по контрагенту в оборотно-сальдовой ведомости по выбранным счетам на конец периода
Суммы расходятся — проверьте перечень счетов и период
Каждый договор с оборотами представлен отдельной группой строк
Часть договоров отсутствует — возможно, по ним расчёты на счетах, не включённых в акт
Совпадает с конечным сальдо акта сверки за предыдущий период
Расхождение указывает на исправления задним числом в прошлом периоде
Акт сверки в разрезе договоров: альтернативные способы
Если типовой документ не даёт нужной детализации, есть запасные варианты. Первый — отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» с группировкой по договорам: он показывает остатки и обороты по каждому договору, но не является официальной формой акта сверки и не содержит расшифровки по первичным документам в привычном виде.
Второй вариант — отчёт «Анализ субконто» или «Карточка счёта» с отбором по контрагенту и группировкой по договорам. Это удобно для внутренней проверки перед отправкой акта контрагенту: можно быстро найти, по какому договору сидит расхождение.
Третий вариант — внешние печатные формы и обработки. Если требуется особый макет (например, с подписью ЭЦП, в валюте договора или с колонкой расхождений по данным контрагента), подключается внешняя печатная форма через «Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки».
Сравнение вариантов
Официальная печатная форма с расшифровкой по документам; подходит для отправки контрагенту. Ограничение — детализация только в рамках выбранных счетов.
Быстрый контроль остатков по всем договорам; не является формой для подписания контрагентом.
Гибкий макет под требования контрагента; требует подключения обработки и проверки корректности после обновлений конфигурации.
Типичные ошибки и расхождения при сверке по нескольким договорам
Самая частая проблема — расхождение сальдо акта с данными контрагента из-за незакрытых авансов. Если оплата прошла по одному договору, а отгрузка по другому, внутри вашего учёта сальдо по контрагенту в целом сходится, но в разрезе договоров возникают дебиторка и кредиторка одновременно. Контрагент, сверяющий по своим договорам, увидит расхождение.
Вторая причина — документы, где договор не заполнен или заполнен некорректно. В бухгалтерском учёте договор — обязательное субконто на счетах расчётов, но в загруженных из других систем документах встречаются пустые значения. Такие обороты попадают в акт без привязки к договору и «повисают» отдельной строкой.
Третья причина — ручные операции и корректировки, введённые напрямую в регистры. Они видны в акте сверки, но контрагенту непонятны, так как не имеют первичного документа. Перед отправкой акта такие строки стоит пояснить сопроводительным письмом.
Массовое формирование актов сверки
Когда акты нужны сразу по многим контрагентам (например, при годовой сверке), вручную создавать каждый документ долго. В типовых конфигурациях есть механизмы группового формирования: в «1С:Бухгалтерии» — обработка группового создания актов сверки, доступная из списка документов или через внешние обработки. Она создаёт акты по списку контрагентов с заданным периодом и счетами.
При массовом формировании особенно важен контроль: обработка создаёт документы по всем контрагентам с ненулевыми оборотами, и часть из них может быть не нужна (разовые поставщики, закрытые расчёты). Перед рассылкой список стоит отфильтровать вручную.
Перед годовой сверкой удобно сначала сформировать ОСВ по счетам расчётов с группировкой по контрагентам и договорам и сверить итоги с прошлогодними подписанными актами. Так большинство расхождений находится до рассылки, а не после ответов контрагентов.
Частые вопросы
Почему акт сверки по всем договорам формируется пустым?
Чаще всего причина в том, что за выбранный период по указанным счетам не было оборотов, а настройка вывода начального сальдо отключена. Также проверьте, что в документе выбрана правильная организация и что документы расчётов проведены. Если контрагент заведён в справочнике дважды, обороты могут числиться за дублём.
Можно ли сформировать акт сверки по всем договорам, но в валюте?
Да, если договоры валютные. В печатной форме суммы по валютным договорам выводятся в валюте расчётов, а рублёвое сальдо формируется по данным бухгалтерского учёта. Если нужна сверка строго в валюте, уточните настройки печатной формы в своей конфигурации — в части типовых решений валютный акт доступен только по одному договору.
Как вывести в акте сальдо по каждому договору отдельно, а не общее?
В типовой печатной форме при группировке по договорам сальдо выводится по каждой группе и итогом по контрагенту. Если ваша форма показывает только общий итог, проверьте настройки макета или используйте внешнюю печатную форму с нужной детализацией.
Что делать, если расчёты по одному договору ведутся на разных счетах?
Это нормальная ситуация: например, авансы на 60.02, а задолженность на 60.01. В акте сверки достаточно включить оба счета в перечень — программа сгруппирует обороты по договору независимо от счёта. Главное, чтобы не пропустить ни один из используемых субсчетов.
Можно ли сформировать акт сверки за период, который уже закрыт?
Да, документ создаётся за любой период. Однако если после закрытия периода в него вносились исправления задним числом, сальдо в акте может отличаться от ранее подписанных документов. Перед формированием сверьте текущие данные с предыдущим подписанным актом.
Имеет ли акт сверки из 1С юридическую силу?
Акт сверки не является первичным документом, но используется как доказательство признания долга при наличии подписей обеих сторон. Форма акта законодательно не урегулирована, поэтому типовая печатная форма 1С приемлема, если в ней указаны стороны, период, суммы и есть реквизиты подписантов.
Что важно запомнить
Акт сверки по всем договорам формируется документом «Акт сверки взаиморасчётов» с пустым полем договора. Проверьте перечень счетов расчётов, сгруппируйте данные по договорам и сверьте итог с оборотно-сальдовой ведомостью до отправки контрагенту.