Как в 1С сформировать акт сверки по счетам-фактурам

Акт сверки по счетам-фактурам нужен, когда стандартного акта сверки взаиморасчётов недостаточно: контрагент просит подтвердить не суммы задолженности, а конкретный перечень выставленных и полученных счетов-фактур за период. Такая сверка особенно актуальна перед сдачей декларации по НДС, при закрытии квартала и при передаче дел новому бухгалтеру.

В типовых конфигурациях 1С (Бухгалтерия предприятия 3.0, Управление торговлей, Комплексная автоматизация) отдельного документа «Акт сверки счетов-фактур» обычно нет. Задачу решают тремя рабочими способами: через акт сверки взаиморасчётов с расшифровкой по документам, через отчёт по счетам-фактурам с отбором по контрагенту и через универсальный отчёт по регистру. Ниже разобраны все три варианта с точными действиями.

Что именно нужно сверять и какие данные готовить

Прежде чем формировать документ, определите предмет сверки. Сверка по счетам-фактурам может означать три разные задачи: проверка перечня выданных счетов-фактур (ваши продажи), проверка полученных счетов-фактур (покупки) и совмещённая сверка вместе с оплатами. От этого зависит выбор инструмента и состав колонок.

Подготовьте исходные данные: точное наименование контрагента и договора, период сверки, а также ответ на вопрос — сверяете ли вы только счета-фактуры или вместе с первичными документами (реализациями, поступлениями). Если у контрагента несколько договоров, решите, нужна ли разбивка по договорам или общий список.

Проверьте, что в базе по этому контрагенту корректно проведены документы: счета-фактуры выданные сформированы на основании реализаций, полученные — зарегистрированы с номером и датой поставщика. Непроведённые или помеченные на удаление документы в отчёты не попадут, и сверка «не сойдётся» уже на старте.

Способ 1: акт сверки взаиморасчётов с расшифровкой по документам

Самый формально корректный вариант — стандартный документ «Акт сверки взаиморасчётов». В 1С:Бухгалтерии 3.0 он находится в разделе «Покупки» или «Продажи» → «Акты сверки расчетов» (в некоторых релизах — «Покупки/Продажи» → «Сверка расчетов»). Создайте новый документ, укажите организацию, контрагента, договор и период.

Нажмите кнопку «Заполнить» — программа подберёт все документы расчётов за период: реализации, поступления, оплаты. В табличной части будут видны конкретные документы с номерами и датами. Счета-фактуры в акт напрямую не выводятся, но номера реализаций обычно совпадают или связаны с номерами счетов-фактур, что позволяет контрагенту идентифицировать документы.

Если контрагенту критично видеть именно номера счетов-фактур, дополните акт комментарием в поле «Дополнительная информация» или приложите отдельный реестр, сформированный вторым способом. Распечатайте акт по кнопке «Печать», подпишите и направьте контрагенту в двух экземплярах.

1. 1
   Откройте «Покупки» или «Продажи» → «Акты сверки расчетов»
2. 2
   Создайте документ, укажите организацию, контрагента, договор и период
3. 3
   Нажмите «Заполнить» и проверьте состав попавших документов
4. 4
   Проверьте сальдо на начало и конец периода
5. 5
   Распечатайте акт и приложите реестр счетов-фактур при необходимости

Способ 2: реестр счетов-фактур через отчёт с отбором

Когда нужен именно перечень счетов-фактур, удобнее отчёт. В 1С:Бухгалтерии 3.0 откройте раздел «Отчёты» → «Анализ расчётов» либо используйте журнал «Счета-фактуры выданные» (раздел «Продажи») и «Счета-фактуры полученные» (раздел «Покупки»). В журнале установите отбор по контрагенту через кнопку «Ещё» → «Настроить список» и задайте период.

Отобранный список можно вывести на печать: «Ещё» → «Вывести список». Отметьте нужные колонки — номер, дата, контрагент, сумма, сумма НДС — и сохраните результат в Excel или PDF через «Файл» → «Сохранить». Получившийся реестр прикладывается к акту сверки или отправляется контрагенту как самостоятельный документ для сверки.

Для более гибкой настройки подойдёт «Универсальный отчёт» (раздел «Отчёты»). Выберите объект «Документы» → «Счёт-фактура выданный» (или полученный), задайте период, добавьте отбор по контрагенту и выведите нужные поля. Этот способ позволяет добавить любые реквизиты, например номер входящего документа у полученных счетов-фактур.

Перед отправкой реестра контрагенту сверьте итоговую сумму по колонке «Всего» с оборотом по счёту 62 или 60 за тот же период. Если итоги расходятся, в базе есть документы без оформленных счетов-фактур или наоборот — найдите их до отправки, иначе контрагент вернёт акт с расхождениями.

Способ 3: сверка через книгу покупок и книгу продаж

Если цель сверки — НДС, логичнее формировать не просто реестр, а отчёты «Книга покупок» и «Книга продаж» (раздел «Отчёты» → «НДС») с отбором по конкретному контрагенту. В настройках отчёта добавьте отбор по полю «Контрагент» и выберите нужное значение.

Такой вариант показывает счета-фактуры именно в том виде, в каком они попали в налоговый учёт: с учётом корректировок, дополнительных листов и авансовых счетов-фактур. Это важно, потому что реестр из журнала и данные книги продаж могут отличаться — например, если счёт-фактура не проведён по регистрам НДС или восстановлен в другом периоде.

Проверка результата и типичные расхождения

После формирования сверки проверьте три контрольные точки: количество документов, итоговую сумму и сумму НДС. Сопоставьте их с данными оборотно-сальдовой ведомости по счетам 60 и 62 с субконто по контрагенту. Совпадение итогов — основной признак корректно собранной сверки.

Типичные причины расхождений: документ проведён в другом периоде, счёт-фактура создан, но не проведён, реализация оформлена на другой договор или другую организацию внутри вашей базы, а также исправительные и корректировочные счета-фактуры, которые контрагент мог не учесть. Каждое расхождение ищите по номеру документа, а не по сумме — суммы могут совпадать у разных документов.

Контрольные точки

Как проверить результат

Итог реестра против ОСВ по 62/60

Норма

Суммы совпадают до копейки

Тревожный признак

Разница — ищите непроведённые или лишние документы

Количество счетов-фактур

Норма

Совпадает с количеством в журнале за период

Тревожный признак

Пропущены документы другого договора или организации

Сумма НДС по реестру

Норма

Равна НДС по данным книги покупок/продаж

Тревожный признак

Есть документы, не попавшие в регистры НДС

Ограничения и когда нужна доработка

Типовые средства не дают готовой печатной формы именно «Акт сверки счетов-фактур» с подписями сторон и расшифровкой номеров счетов-фактур в одном документе. Если такая форма требуется регулярно — например, для крупных заказчиков или в рамках аудита — её делают внешней печатной формой к документу «Акт сверки взаиморасчётов» или отдельным отчётом на СКД.

Доработку поручайте специалисту по 1С и обязательно тестируйте на копии базы: регистры НДС и расчётов сложны, и ошибка в запросе может исказить данные сверки. Не редактируйте типовые макеты внутри конфигурации напрямую — при обновлении изменения будут потеряны, используйте механизм внешних печатных форм («Администрирование» → «Печатные формы, отчёты и обработки»).

Часто задаваемые вопросы

Можно ли в акте сверки вывести номера счетов-фактур вместо номеров реализаций?

В типовой печатной форме — нет, акт выводит документы расчётов. Обходной путь: приложить к акту реестр счетов-фактур из журнала или универсального отчёта, где номера счетов-фактур видны напрямую. Для постоянной потребности заказывают внешнюю печатную форму.

Как сверить счета-фактуры, если в базе несколько организаций?

Формируйте сверку отдельно по каждой организации: в акте сверки и в отчётах обязательно указывайте поле «Организация». Сводная сверка по всем организациям сразу введёт контрагента в заблуждение, так как юридически расчёты ведутся с конкретным лицом.

Что делать, если контрагент прислал свою сверку и суммы не сходятся?

Сформируйте свой реестр за тот же период и сравните построчно по номерам документов. Чаще всего расхождение — это документ, проведённый у сторон в разных периодах, либо корректировка, которую одна из сторон не отразила. Найденные различия укажите в акте в графе расхождений.

Нужно ли включать в сверку авансовые счета-фактуры?

Зависит от цели. Для сверки взаиморасчётов авансовые счета-фактуры обычно не включают — достаточно самих оплат. Для сверки НДС их включать необходимо, иначе суммы налога не сойдутся с книгой покупок и продаж.

Можно ли автоматизировать регулярную отправку сверок контрагентам?

Да: сохраните настройки отчёта или универсального отчёта как вариант и настройте рассылку отчётов по расписанию (раздел «Администрирование» → «Рассылка отчётов», при наличии подсистемы в конфигурации). Отчёт будет формироваться и отправляться по почте автоматически в заданный день.