Документы и Печать · 10 мин
Как в 1С сформировать акт сверки по договору
Пошаговая инструкция по формированию акта сверки взаиморасчётов по конкретному договору в 1С:Бухгалтерия 8.3: настройка отбора, проверка расхождений, печать и типичные ошибки.
Акт сверки взаиморасчётов по конкретному договору нужен, когда с контрагентом заключено несколько договоров и сверять задолженность требуется только по одному из них — например, по договору поставки, не затрагивая аренду или займы. В 1С:Бухгалтерии 8.3 для этого предусмотрен документ «Акт сверки взаиморасчётов», в котором можно ограничить данные одним договором и получить корректную печатную форму.
Стандартная сложность в том, что по умолчанию программа собирает в акт все обороты по контрагенту. Если не настроить отбор по договору, в документ попадут лишние суммы, и стороны получат расхождения, которых на самом деле нет. Ниже разобраны пошаговое формирование акта, настройка отбора по договору, проверка результата и типичные ошибки.
Инструкция ориентирована на 1С:Бухгалтерию 8.3 (редакция 3.0). В «Управлении торговлей» и «Комплексной автоматизации» документ выглядит похоже, но расположение команд может отличаться — общая логика отбора по договору сохраняется.
Где находится акт сверки и какие данные нужны заранее
Документ «Акт сверки взаиморасчётов» в 1С:Бухгалтерии 8.3 расположен в разделах «Продажи» и «Покупки» — журнал «Акты сверки взаиморасчётов» доступен из обоих разделов и содержит одни и те же документы. Также акт можно создать из карточки контрагента или договора по кнопке «Создать на основании».
Перед формированием акта подготовьте исходные данные: точное наименование контрагента, номер и дату договора, по которому проводится сверка, и период сверки. Период обычно совпадает с отчётным кварталом, годом или сроком действия договора. Если стороны договорились сверить конкретные даты, используйте именно их — от этого зависят начальное и конечное сальдо.
Пошаговое формирование акта сверки по договору
Основной сценарий — создание акта с нуля с отбором по договору. Последовательность действий одинакова и для покупателей, и для поставщиков: различаются только счета учёта, которые программа задействует автоматически.
- 1Откройте раздел «Продажи» (или «Покупки») → «Акты сверки взаиморасчётов» и нажмите «Создать».
- 2Укажите организацию, от имени которой формируется акт, и контрагента.
- 3В поле «Договор» выберите нужный договор из списка — это ключевой шаг для сверки по одному договору.
- 4Установите период сверки: даты начала и окончания.
- 5Нажмите «Заполнить» → «Заполнить по данным учёта» — табличная часть заполнится документами только по выбранному договору.
- 6Проверьте сальдо и расхождения, затем выведите печатную форму по кнопке «Печать» → «Акт сверки взаиморасчётов».
После заполнения табличная часть содержит все документы расчётов по договору: реализации, поступления, оплаты, возвраты, корректировки. Каждая строка привязана к первичному документу, поэтому любую сумму можно проверить, открыв документ двойным щелчком.
Поле «Договор» в шапке документа работает как фильтр: если оно заполнено, запрос к данным учёта ограничивается расчётами по этому договору. Если поле оставить пустым, в акт попадут все договоры контрагента, и сальдо будет общим.
Настройка счетов учёта и детализация данных
На вкладке «Дополнительно» (или в отдельной группе настроек, в зависимости от релиза) задаются счета учёта расчётов, по которым строится сверка. По умолчанию для покупателей используются счета 62.01 и 62.02, для поставщиков — 60.01 и 60.02. Если с контрагентом есть расчёты по счетам 76, 66, 67 (например, претензии или займы), их можно добавить в список.
При сверке по одному договору важно, чтобы счета соответствовали реальным расчётам по этому договору. Если по договору были только авансы и отгрузки, достаточно стандартных счетов 60/62. Если включить лишние счета, на которых есть обороты по другим договорам, отбор по договору всё равно отсечёт их — но итоговое сальдо при пустом поле «Договор» изменится.
Проверка результата перед отправкой контрагенту
Прежде чем печатать акт, сверьте итоговое сальдо с данными учёта. Самый быстрый способ — отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» (60 или 62) с отбором по контрагенту и договору на ту же дату, что и конец периода сверки. Сальдо по отчёту должно совпасть с конечным сальдо в акте.
Дополнительно полезен отчёт «Анализ субконто» по виду субконто «Договоры»: он покажет, нет ли по контрагенту «висящих» сумм без договора или на договоре с похожим названием. Такие суммы — частая причина расхождений, когда контрагент видит в акте одно сальдо, а по своим данным — другое.
Как проверить результат
Суммы совпадают до копейки
Разница есть — ищите документы без договора или с неверным договором
Равно конечному сальдо предыдущей сверки по этому договору
Сальдо «появилось из ниоткуда» — в прошлом периоде есть неразнесённые операции
Все строки относятся к выбранному договору
Есть документы другого договора — поле «Договор» не заполнено или очищено
Печать и выгрузка акта
Печатная форма вызывается кнопкой «Печать» → «Акт сверки взаиморасчётов». Форма содержит шапку с реквизитами сторон, таблицу операций с дебетом и кредитом, итоговое сальдо и строку для фиксации расхождений («по данным организации / по данным контрагента»). Если у контрагента своя форма акта, данные можно перенести вручную или выгрузить документ в Excel через кнопку сохранения табличного документа.
Для отправки контрагенту в электронном виде удобно сохранить печатную форму в PDF: в окне предварительного просмотра — «Файл» → «Сохранить» и выбор формата. Если между организациями настроен ЭДО, акт можно отправить через сервис 1С-ЭДО как неформализованный документ.
Перед массовой рассылкой актов по итогам квартала сформируйте один акт по самому «проблемному» контрагенту и сверьте его с ОСВ. Если методика заполнения верна на нём, остальные акты по той же схеме обычно не требуют ручной доработки.
Если в акте расхождения: что проверять
Расхождение сальдо в акте и в учёте контрагента почти всегда объясняется ограниченным набором причин: непроведёнными или удалёнными документами, оплатами, отнесёнными не на тот договор, и разницей в датах признания операций у сторон (отгрузка в одном квартале, поступление — в другом).
Начинайте поиск с отчёта «Обороты между субконто» или «Анализ субконто» по контрагенту: он покажет, на каких договорах «висят» суммы. Затем сопоставьте платёжные поручения с договорами в документах списания с расчётного счёта — авансы, зачтённые не на тот договор, дают расхождение ровно на сумму платежа.
Альтернативные способы сверки по договору
Если стандартного акта недостаточно, есть обходные варианты. Отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту» с группировкой по договорам можно вывести и распечатать как внутренний документ сверки — он не заменяет двусторонний акт, но подходит для предварительной проверки. Отчёт «Анализ расчётов с контрагентами» даёт похожую картину в разрезе договоров.
Сравнение вариантов
Полноценная двусторонняя печатная форма для подписания; требует аккуратного заполнения поля «Договор».
Быстрая внутренняя проверка сальдо; не является актом и не содержит расшифровки по документам в форме для контрагента.
Подходит, когда договор один или стороны сверяют все расчёты сразу; не подходит, если нужно выделить один договор из нескольких.
Частые вопросы
Почему в акт не попала оплата, хотя платёжное поручение есть?
Чаще всего в документе списания с расчётного счёта не указан договор или указан другой договор контрагента. Откройте платёжный документ, проверьте поле «Договор» в расшифровке платежа и исправьте его — после перезаполнения акта сумма появится.
Можно ли сформировать акт по нескольким договорам, но не по всем?
Штатный документ позволяет отобрать либо один договор, либо все договоры контрагента. Если нужно выбрать несколько конкретных, сформируйте отдельные акты по каждому договору либо используйте общий акт и вручную сгруппируйте строки в выгруженном файле Excel.
Начальное сальдо в акте не совпадает с прошлой сверкой. Что делать?
Проверьте, не вводились ли документы задним числом в уже сверенный период: отчёт «ОСВ по счёту» на дату начала сверки покажет текущее сальдо. Если документы добавлены задним числом, сторонам нужно заново сверить предыдущий период или зафиксировать разницу отдельной строкой.
Как вывести в акте сальдо с разбивкой «мы должны / нам должны»?
Стандартная печатная форма показывает свёрнутое сальдо. Развёрнутое сальдо по авансам и задолженности можно увидеть в ОСВ по счетам 60.01/60.02 или 62.01/62.02 с отбором по договору и при необходимости указать обе суммы в акте вручную в поле расхождений.
Работает ли отбор по договору в 1С:Управление торговлей?
Да, документ «Сверка взаиморасчётов» в УТ 11 также позволяет ограничить данные соглашением или договором с клиентом/поставщиком. Логика та же: заполненный договор работает как фильтр, пустой — собирает все расчёты партнёра.
Обязательно ли подписывать акт сверки у обеих сторон?
Акт сверки не относится к обязательным первичным документам, но для подтверждения задолженности (например, в суде или для списания безнадёжного долга) важен акт, подписанный обеими сторонами. Односторонний акт фиксирует только данные вашего учёта.
Что важно запомнить
Акт сверки по договору формируется документом «Акт сверки взаиморасчётов» с заполненным полем «Договор» — именно оно ограничивает выборку. Перед печатью сверьте итоговое сальдо с ОСВ по счетам 60/62 с тем же отбором, а расхождения ищите в документах без договора или с неверно указанным договором.